RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Registratienummer raad 1444998 Datum: 28 mei 2019 Portefeuillehouder: Domein / Team: Griffie Onderwerp: Wijziging Reglementen van orde voor de raad en raadscommissies 2019 en ondertekening stukken die uitgaan van de raad Samenvatting: Er is een werkgroep vanuit de raad bijeen geweest om het Reglement van orde voor de raad te actualiseren. Daarnaast heeft de VNG nieuwe modelverordeningen gestuurd voor o.a. de actualisering van de Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Het gaat grotendeels om technische verbeteringen en actualiseringen, deels naar aanleiding van verzoek en opmerkingen van gemeenten. In een aantal artikelen zijn ook enkele inhoudelijke zaken gewijzigd. De aanpassingen hebben betrekking op zowel het reglement zelf als de toelichting daarbij. Daarnaast worden extra aanpassingen voorgesteld, voortkomend uit eigen ervaringen met het reglement van orde. Ook wordt voorgesteld om de burgemeester toe te staan het ondertekenen van stukken die uitgaand van de raad op te dragen aan de griffier of andere medewerkers van de griffie.
Purmerend, 8 mei 2019 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: Er is een aantal keer een werkgroep vanuit de raad bijeen geweest om verbeterpunten/veranderingen te bespreken voor het Reglement van orde voor de raad en raadscommissies. Daarnaast heeft de VNG nieuwe modelverordeningen gestuurd voor o.a. de actualisering van de Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Het gaat grotendeels om technische verbeteringen en actualiseringen, deels naar aanleiding van verzoek en opmerkingen van gemeenten. In een aantal artikelen zijn ook enkele inhoudelijke zaken gewijzigd. De aanpassingen hebben betrekking op zowel het reglement zelf als de toelichting daarbij. Daarnaast worden extra aanpassingen voorgesteld, voornamelijk voortkomend uit de bestaande praktijk. Dit raadsvoorstel is de uitwerking van alle wijzigingen. Ook wordt voorgesteld om de burgemeester toe te staan het ondertekenen van stukken die uitgaan van de raad op te dragen aan de griffier of andere medewerkers van de griffie. Voorgestelde wijzigingen: Hieronder worden de wijzigingen per artikel beschreven. Qua nummering wordt verwezen naar de documenten, waarin de wijzigingen zijn aangegeven. RvO raad: Op basis van de werkgroep: Artikel 20 lid 4 Interrupties N.a.v. overeenstemming in de werkgroep, is aan het artikel over spreektijd een vierde lid toegevoegd, waarin is bepaald dat interrupties in de eerste en tweede termijn zijn toegestaan, verlevendiging van het debat. Hierbij is expliciet de verwijzing naar artikel 23 lid 1 onder b opgenomen: De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. Dit, zodat het spreken niet in zijn geheel wordt belemmerd. Artikel 22 Spreektijd In de werkgroep is uitgebreid gediscussieerd over het onderwerp spreektijd. Voorstellen om de spreektijd aan te passen, kregen in de werkgroep geen meerderheid. Wel was een meerderheid voor het vastleggen van de bestaande afspraken. Ook was de wens van de werkgroep om een lid toe te voegen, waarin staat dat de spreektijd evenredig wordt verdeeld, als er sprake is van een splitsing van fracties. Dat is verwoord in een nieuw lid 2. Artikel 38 Vragenuur De werkgroep heeft uitgesproken dat het mogelijk moet zijn om moties in te dienen bij het vragenuur. Door toe te voegen aan het artikel, dat de raad kan besluiten om van het onderwerp een extra agendapunt voor diezelfde raadsvergadering te maken, wordt dit mogelijk gemaakt. Daarnaast is een definitie toegevoegd over wat actueel is en is het artikel op een aantal punten verduidelijkt. Artikel 40 Interpellatie De werkgroep heeft meer ruimte gegeven voor behandeling van het interpellatie-onderwerp door het nieuwe lid 3. Verder is toegevoegd dat de interpellant een slotverklaring mag blz. 2 van 9
afleggen. Daarnaast is lid 2 geoptimaliseerd t.b.v. een goede vergaderorde. Artikel 41 Schriftelijk vragen In de werkgroep is gesproken over de termijn voor de beantwoording en is geconcludeerd dat het niet haalbaar is de termijn te verkorten. Op basis van de VNG: Artikel 1. Begripsomschrijvingen Sub l is toegevoegd; het begrip wet Artikel 3. Griffier Toegevoegd dat de griffier bij commissievergaderingen aanwezig kan zijn, wat in de praktijk al zo is. En als bedoeld in dit reglement is ter verduidelijking veranderd in raadsvergaderingen. Artikel 6. Agendacommissie Technische aanvulling dat de agendacommissie de vergadercyclus vaststelt, wat in de praktijk al gebeurt. Lid 3 van het artikel uit de modelverordening wordt niet overgenomen in ons RvO voor de raad, aangezien dit al in artikel van het RvO voor de raadscommissies staat. Artikel 7. Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging Technische, tekstuele aanpassing n.a.v. de modelverordening, conform bestaande praktijk. Hierbij is niet de volledige tekst van de modelverordening overgenomen, maar is dicht bij de bestaande tekst van het RvO gebleven. Artikel 7a. Benoeming wethouders Dit onderwerp kwam nog niet voor in het RvO. Voorgesteld wordt om die elementen uit de modelverordening over te nemen, die al bestaande praktijk zijn. Artikel 8. Fracties Taalkundige, technische verbeteringen n.a.v. modelverordening. Artikel 10. Oproep, agenda en stukken Aangepast n.a.v. modelverordening, wetswijziging m.b.t. initiatiefvoorstellen en taalkundige verbeteringen. Er is voor gekozen om zo dicht mogelijk bij de bestaande tekst te blijven. Artikel 12 Ter inzage leggen en publiceren van stukken Aangepast naar bestaande praktijk, gekozen om dicht bij de bestaande tekst te blijven. Artikel 13 Openbare kennisgeving Toegevoegd o.b.v. de modelverordening dat in geval van spoed, de aankondiging uitsluitend langs elektronische weg kan plaatsvinden. Artikel 18 Digitaal verslag en Besluitenlijst Update n.a.v. modelverordening en bestaande praktijk. Er is bijvoorbeeld gekozen om lid 2 sub d en lid 3 van de modelverordening niet over te nemen, aangezien de raad werkt met een digitaal verslag (een opname) en zodra verslagen en besluitenlijsten beschikbaar zijn, worden ze online geplaatst, zodat iedereen daarvan kennis kan nemen. Artikel 19 Ingekomen stukken Aangepast naar de bestaande praktijk, dat de griffie afdoeningsvoorstellen doet. Artikel 21 Spreektermijnen Aangepast n.a.v. modelverordening, met behoud met elementen van het bestaande RvO. blz. 3 van 9
Artikel 21a Deelname aan beraadslaging door anderen N.a.v. modelverordening toegevoegd dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 27 Algemene bepalingen over stemming Artikel is geüpdatet n.a.v. modelverordening. Ook is een lid toegevoegd, zodat bij hoofdelijke stemming op afroeping niet altijd op dezelfde (alfabetische) volgorde hoeft te beginnen. Artikel 17 RvO komt daarmee te vervallen. Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties Aantal taalkundige verbeteringen. Gekozen is om lid 3 van de modelverordening, waarin wordt gesteld eerst te stemmen over het meest verstrekkende (sub)amendement niet over te nemen en het bepalen van de volgorde bij de voorzitter te laten. Aan lid 4 is toegevoegd dat de raad kan besluiten af te wijken van de volgorde van stemmen. Soms kan een motie dermate zwaar wegen voor een fractie dat de steun voor het gehele voorstel hiervan afhangt. Dan is het nuttig als de raad in de praktijk op voorstel van de betreffende fractie of de voorzitter kan besluiten om van de voorgeschreven stemvolgorde af te wijken. Dit gebeurt ook al in de praktijk. Artikel 29 Stemming over personen Taalkundige aanpassingen n.a.v. modelverordening. In lid 6 is veranderd, dat het stembureau in geval van twijfel een voorstel doet over de inhoud van het stembriefje, in plaats van de voorzitter. Dit is logischer, aangezien het stembureau de stembriefjes onder ogen heeft. Het artikel van het huidige Rvo is uitgebreider dan het modelreglement. Voorgesteld wordt om dit te behouden (lid 4, 5 en 7). Artikel 32 Amendementen Update n.a.v. modelverordening, vooral taalkundige aanpassingen. Artikel 33 Moties Taalkundige verbeteringen, met behoud van de bestaande praktijk, n.a.v. modelverordening en toegevoegd dat de voorzitter kan oordelen dat mondelinge indiening van een motie volstaat. Artikel 37 Raadsvoorstel van het college N.a.v. modelverordening is toegevoegd dat een voorstel niet wordt ingetrokken zonder toestemming van de raad. Artikel 39 Inlichtingen Lid 1 is taalkundig veranderd. Daarnaast is veranderd dat verzoeken bij de griffier worden ingediend, conform bestaande praktijk. Ook lid 2 is conform bestaande praktijk. Voorgesteld wordt om de bestaande leden 3 en 4 te behouden. Artikel 41 Schriftelijke vragen Lid 4 is taalkundig anders verwoord, conform modelverordening. Daarnaast wordt voorgesteld om de formulering van dit artikel dicht bij de bestaande praktijk te houden (en is daarmee anders dan de modelverordening). De door de VNG voorgestelde leden 4 en 6 worden in Purmerend gedekt door het vragenuur. Artikel 49 Opheffen geheimhouding Aangepast n.a.v. modelverordening Ambtelijke voorstellen: Artikel 5 Fractievoorzittersoverleg Dit artikel is aangepast n.a.v. het veranderen van de naam seniorenconvent in fractievoorzittersoverleg. Ook wordt in lid 3 onder a een andere omschrijving van het blz. 4 van 9
takenpakket van het fractievoorzittersoverleg voorgesteld, wat beter past bij de praktijk. Artikel 8. Fracties Lid 5 over de naamgeving van nieuwe fracties bij splitsing is toegevoegd, n.a.v. voorbeelden van andere gemeenten en omdat hierover nog niets geregeld was. Daarnaast is de plaatsvervanger van de fractievoorzitter geschrapt, aangezien hier geen sprake van is in de praktijk. Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken Aangepast n.a.v. bestaande praktijk. Artikel 14 Presentielijst Aangepast naar bestaande praktijk. Artikel 19 Ingekomen stukken Voorgesteld wordt om geen lijsten meer te maken van de ingekomen stukken, maar te volstaan met de vermelding op de website. In de raadsvergadering stelt de raad de wijze van afdoening vast, voor de periode tussen 2 raadsvergaderingen in. Artikel 35. Initiatiefvoorstel Toegevoegd dat de indiener 2 minuten extra spreektijd krijgt vanaf het spreekgestoelte. Uit het aan de Gemeentewet toegevoegde vierde lid van artikel 147a volgt dat de gemeenteraad geen besluit mag nemen over een initiatiefvoorstel dan nadat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. De griffie stelt als uitwerking voor om alle initiatiefvoorstellen eerst in een commissievergadering te bespreken. Hier (en voorafgaand aan) heeft het college dan de mogelijkheid om wensen en bedenkingen (als niet schriftelijk) te uiten. Artikel 36 Kaderstellende werkgroep Voorgesteld wordt dit artikel te schrappen. Hierdoor is er meer vrijheid voor de raad om, passend bij het onderwerp, eigen werkvormen te vinden. Het huidige instrumentarium van de raad voldoende handvatten om een werkgroep te vormen om kaders vast te stellen. Denk bijvoorbeeld aan de werkgroep Communicatie, de werkgroep over Inspraak en de werkgroep Subsidiebeleid. Al deze werkgroepen betroffen informele werkgroepen. Hiervoor is geen regeling in het RvO nodig. Artikel 42 Vragenuur raadsleden/fracties onderling Voorgesteld wordt dit artikel te schrappen en aan te sluiten bij het (nieuwe) artikel 38, Vragenuur, voor vragen aan raadsleden/fracties onderling. Vanuit het presidium: Artikel 4 Het presidium Het presidium stelt voor dat het RvO van de raad zodanig wordt aangepast dat als het presidium vergadert vanuit zijn rol als werkgeverscommissie er geen raads- en commissieleden als toehoorder aanwezig mogen zijn, mede omdat het dan veelal over personele aangelegenheden gaat. Dit geldt niet voor de plaatsvervangende leden. RvO raadscommissies: Op basis van de werkgroep: Artikel 16 Spreekrecht burgers De werkgroep heeft besloten om dit artikel op een paar punten aan te passen / te verduidelijken, conform bestaande praktijk. blz. 5 van 9
Op basis van de VNG: Artikel 3 Doelstellingen commissievergaderingen Toevoeging o.b.v. de modelverordening. Verder zijn geen aanpassingen overgenomen omdat het huidige artikel beter aansluit bij de werkwijze van de commissies. Artikel 4 Samenstelling De VNG stelt voor om de verwijzing naar artikel 15 van de Gemeentewet ( verboden handelingen ) is geschrapt. Dit omdat het enerzijds veel te ver lijkt gaan ten aanzien van commissieleden die niet ook raadslid zijn en anderzijds omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben. Voorgesteld wordt om dit niet over te nemen, omdat de Purmerendse praktijk is dat ook commissieleden de eed en belofte afleggen voor het commissielidmaatschap en dat zij worden gedacht de gedragscode na te leven. Hier past ook de verwijzing naar artikel 15 Gemeentewet bij. Daarnaast toegevoegd naar bestaande praktijk: dat commissieleden door de raad worden benoemd. Verder zijn geen aanpassingen overgenomen n.a.v. de modelverordening, omdat deze uitgaat van een ander systeem voor de samenstelling van commissies. Artikel 6 Zittingsduur en vacatures Twee leden toegevoegd n.a.v. modelverordening; dat het commissielidmaatschap van rechtswege eindigt als niet meer wordt voldaan aan de vereisten, en dat het lidmaatschap eindigt als de fractie niet meer vertegenwoordigd is in de raad. Artikel 7 Griffier en commissiegriffier N.a.v. modelverordening toegevoegd dat de commissiegriffier aan beraadslagingen kan deelnemen, op uitnodiging van de voorzitter. Artikel 12 Versturen en ter inzage leggen vergaderstukken N.a.v. modelverordening toegevoegd dat in spoedeisende gevallen de voorzitter een aangepaste agenda kan sturen. Ook is e.e.a. toegevoegd over het ter inzage leggen van stukken, conform bestaande praktijk. Artikel 12a Openbare kennisgeving N.a.v. modelverordening wordt voorgesteld dit artikel toe te voegen, conform regeling voor de raad. Artikel 13 Verslaglegging Voorgesteld wordt dit artikel aan te vullen n.a.v. de modelverordening, voor zover van toepassing. Artikel 13a Presentielijst Voorgesteld wordt dit artikel toe te voegen, conform bestaande praktijk. Artikel 14 Opening vergadering, quorum Voorgesteld wordt het artikel aan te passen naar bestaande praktijk en taalkundige te verbeteren. Artikel 20 Handhaving orde; schorsing Voorgesteld wordt het artikel aan te vullen n.a.v. de modelverordening. Artikel 21 Sluiting beraadslaging en advies N.a.v. modelverordening wordt voorgesteld een lid toe te voegen, dat er geen stemmingen plaatsvinden in de commissie. Behalve over geheimhouding en over de orde. blz. 6 van 9
Voorgesteld wordt het overige van de modelverordening niet over te nemen, aangezien het artikel uit het huidige RvO beter aansluit bij de huidige werkwijze. Ambtelijke voorstellen Artikel 9 Besluitvorming Voorgesteld wordt sub c te schrappen, aangezien het betreffende artikel in het RvO voor de raad wordt geschrapt. Artikel 16a Rondvraag Voorgesteld wordt om dit artikel toe te voegen, naar bestaande praktijk. De rondvraag wordt nu alleen in de toelichting genoemd, niet in RvO zelf. 19c Spreekregels Voorgesteld wordt om de regeling uit de toelichting te halen, en dit in het RvO zelf te regelen. Het artikel is, voor zover van toepassing, gelijk aan het artikel voor de raad. Artikel 19a Aantal spreektermijnen Voorgesteld wordt om de regeling uit de toelichting te halen, en dit in het RvO zelf te regelen. Het artikel is, voor zover van toepassing, gelijk aan het artikel voor de raad. Artikel 19b Spreektijd Voorgesteld wordt om de regeling uit de toelichting te halen, en dit in het RvO zelf te regelen. Het artikel is, voor zover van toepassing, gelijk aan het artikel voor de raad. Artikel 23 Afsprakenlijst besloten vergadering Voorgesteld wordt om dit artikel aan te passen, zodat het aansluit bij de bestaande praktijk. Ondertekening raadsbesluiten: In de ledenbrief van 29 juni 2016 wordt tevens gewezen op de mogelijkheid dat de gemeenteraad de burgemeester kan toestaan de ondertekening van raadsbesluiten over te laten aan de griffier/griffie. Dit kan administratieve lasten besparen en kan in een enkel geval, dat de burgemeester afwezig is, handig zijn. Daarbij wordt opgemerkt dat besluiten altijd door burgemeester en griffier kunnen worden ondertekend. Vanwege technische redenen m.b.t. de publicatie van besluiten, is hierover een apart besluit bijgevoegd. Bijlagen: - VNG-ledenbrief 29 juni 2016 - VNG-ledenbrief 27 februari 2018 - Concept Reglement van orde voor de raad 2019 wijzigingen aangegeven - Concept Reglement van orde voor de raadscommissies 2019, wijzigingen aangegeven - Concept Reglement van orde voor de raad 2019, definitieve versie ter vaststelling - Concept Reglement van orde voor de raadscommissies 2019, definitieve versie ter vaststelling - Reglement van orde voor de raad 2014 - Reglement van orde voor de raadscommissies 2014 blz. 7 van 9
De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel d.d. 28 mei 2019, B E S L U I T: 1. Het Reglement van Orde voor de raad Purmerend 2019 vast te stellen 2. Het Reglement van Orde voor de raadscommissies Purmerend 2019 vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. de griffier, de voorzitter, blz. 8 van 9
De raad van de gemeente Purmerend, Gelet op artikel 32a Gemeentewet, gelezen het voorstel d.d. 28 mei 2019, B E S L U I T: 1. Op grond van artikel 32a lid 2 Gemeentewet de burgemeester toe te staan de ondertekening op te dragen aan de griffier of aan een of meer andere bij de griffie werkzame ambtenaren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. de griffier, de voorzitter, blz. 9 van 9