Pension Fund Governance TRANSPARANTIE DOCUMENT UITLEG GEKOZEN PRINCIPES VOOR GOED PENSIOENFONDSBESTUUR Stichting Pensioenfonds voor Dierenartsen 19 februari 2008
Beschrijving van de bestuurskeuzes van Stichting Pensioenfonds voor Dierenartsen in het kader van goed pensioenfondsbestuur. 1. Algemeen Het bestuur van het pensioenfonds streeft als eindverantwoordelijk uitvoerder van de pensioenregeling naar een optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid met betrekking tot die uitvoering. Het bestuur onderschrijft dan ook de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur (Pension Fund Governance) die de Stichting van de Arbeid in 2005 heeft vastgesteld en zal deze principes naleven. Met betrekking tot de in de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur opgenomen mogelijkheden heeft het bestuur de hierna beschreven keuzes gemaakt. 2. De besturing van het pensioenfonds 2.1 Bestuur Het bestuur van het pensioenfonds bestaat uit ten minste vijf en maximaal zeven leden. Alle bestuursleden worden gekozen uit de deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden die lid zijn van de deelnemersvereniging DPD en wel door de algemene vergadering van de deelnemersvereniging DPD. Een bestuurslid kan niet tevens bestuurslid zijn van de Deelnemersvereniging. Twee of drie van de bestuursleden dienen voort te komen uit de beroepsgroep Geneeskunde Landbouw Huisdieren en twee of drie bestuursleden uit de beroepsgroep Geneeskunde Gezelschapsdieren. Eén bestuurslid is afkomstig uit het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor Diergeneeskunde. Dit bestuurslid is aan het pensioenfonds verbonden als (gewezen) deelnemer of gepensioneerde, maar hoeft in afwijking van het hiervoor bepaalde geen lid te zijn van DPD. Het bestuur van het pensioenfonds is belast met het besturen van het pensioenfonds en is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten welke voor het functioneren van het pensioenfonds nuttig of noodzakelijk zijn, respectievelijk als dienstbaar aan het doel van het Pensioenfonds kunnen worden aangemerkt en voor zover haar handelen in overeenstemming is met de geldende actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN). Het bestuur van het pensioenfonds is bevoegd een administrateur te benoemen en deze te machtigen tot het verrichten van zodanige administratieve en vertegenwoordigingshandelingen als binnen de bevoegdheden van het bestuur van het pensioenfonds vallen. Een uitgebreide toelichting van de bestuurs- en besluitvormingsprocessen is opgenomen in de ABTN van het pensioenfonds, welke eveneens op de website is opgenomen. Transparantiedocument SPD februari 2008 2
2.2 Uitbesteding Het bestuur heeft met inachtneming van de Beleidsregel uitbesteding pensioenfondsen er voor gekozen om de uitvoering van het pensioenbeheer, de beleidsvoorbereiding hiervoor en de ondersteuning van het bestuur uit te besteden. Het fonds heeft hiertoe een contract met de uitvoeringsorganisatie Interpolis Pensioenbeheer BV. Het vermogensbeheer is eveneens uitbesteed. Hiertoe heeft het fonds een contract met Syntrus Achmea Vermogensbeheer. Het pensioenfonds heeft met alle uitvoeringsorganisaties overeenkomsten en Service Level Agreements vastgelegd. De afzonderlijke SLA s zijn zodanig ingericht dat het bestuur inzicht heeft in de wijze van inrichting en uitvoering van de uitbestede bedrijfsprocessen en de daarin door de uitvoeringsorganisatie verankerde maatregelen van interne controle en risicobeheersing inclusief maatregelen gericht op fraudepreventie. Handhaving van de getroffen maatregelen gericht op een beheerste en integere bedrijfsvoering vindt plaats via interne en/of externe audits bij de uitvoeringsorganisaties. Omtrent de uitkomsten van deze audits wordt het bestuur geïnformeerd. Daarnaast heeft de externe accountant van de stichting toegang tot alle gegevens en informatie betreffende de aan de pensioen- en vermogensbeheerders uitbestede werkzaamheden. 2.3 Adviseurs Het bestuur laat zich bijstaan door externe adviseurs op actuarieel, juridisch en fiscaal terrein. Het bestuur blijft evenwel te allen tijde eindverantwoordelijk voor alle activiteiten van het pensioenfonds. Als adviserend/certificerend actuaris treedt op Watson Wyatt Brans & Co. Als adviserend/certificerend accountant treedt op PricewaterhouseCoopers Accountants NV. Daarnaast kent het fonds nog een adviseur in de persoon van de heer K. Schipper, voormalig voorzitter van het fonds. 2.4 Commissies en werkgroepen Om zijn werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren heeft het bestuur commissies en werkgroepen ingesteld die onder meer tot taak hebben besluiten die het bestuur moet nemen voor te bereiden en genomen besluiten op verzoek van het bestuur uit te voeren. Zij kunnen ook toezien op de uitvoering van door het bestuur genomen besluiten. Het bestuur kan besluiten dat externe deskundigen en niet-bestuursleden deel uit maken van een commissie. In het jaarverslag van het pensioenfonds zijn alle commissies opgenomen. Daarnaast heeft het pensioenfonds diverse aandachtsgebieden verdeeld onder de bestuursleden (zoals de deelnemersvereniging, de Unie van Beroepspensioenfondsen). Verder kent het fonds een Commissie van Geschillen. Deze onafhankelijke commissies worden niet door bestuursleden van SPD ingevuld. Het bestuur publiceert de taakopdracht, de bevoegdheden en de samenstelling van de commissies op de website van het pensioenfonds en houdt deze actueel. 2.5 Nevenactiviteiten van het pensioenfonds Het pensioenfonds voert de pensioenregeling van de beroepsgroep Dierenartsen uit in opdracht van de Deelnemersvereniging Pensioenfonds Dierenartsen. Daarnaast oefent het pensioenfonds geen nevenactiviteiten uit. Transparantiedocument SPD februari 2008 3
2.6 Onafhankelijkheid van bestuursleden Het bestuur publiceert in overleg met de compliance officer alle relevante (neven)functies van bestuurs- en commissieleden op de website van het pensioenfonds en houdt deze actueel. 2.7 Transparantie, openheid en communicatie Het bestuur informeert de aangesloten beroepsgenoten, waaronder actieve deelnemers en de gepensioneerden conform het communicatieplan over algemene zaken het pensioenfonds betreffende. Het gaat hierbij onder meer over ontwikkelingen in: - de pensioenregeling; - het premie-, beleggings- en toeslagenbeleid; - samenwerkingsverbanden van het pensioenfonds. Over individuele zaken wordt schriftelijk of, op verzoek, via e-mail binnen de in de SLA Pensioenbeheer gestelde termijnen naar betrokkene toe gecommuniceerd. Belanghebbenden kunnen onder meer het jaarverslag, de statuten en de reglementen van het pensioenfonds bij het secretariaat van het pensioenfonds opvragen. Het bestuur publiceert de hoofdlijnen van zijn communicatie- en voorlichtingsbeleid op de website van het pensioenfonds en houdt deze actueel. Het bestuur neemt in zijn jaarverslag een hoofdstuk op over hoe het pensioenfonds de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur naleeft, gebaseerd op dit transparantiedocument. 2.8 Deskundigheid Het bestuur heeft een deskundigheidsplan opgesteld. Dat plan is zodanig dat het bestuur als collectief over de vereiste deskundigheid beschikt. In het deskundigheidsplan is een niveau van deskundigheid (niveau 1) aangegeven waaraan een individuele bestuurder na 1 jaar functie moet voldoen. Het niveau 1 komt overeen met de afspraken met betrekking tot deskundigheidseisen die gemaakt zijn tussen STAR en CSO. Voor het voltallige bestuur is een niveau vastgesteld (niveau 2) waaraan het bestuur te allen tijde moet voldoen. Ook dit niveau komt overeen met de afspraken tussen STAR en CSO. Het niveau waaraan de leden van het verantwoordingsorgaan moeten voldoen is gelijk aan niveau 1, maar dan geldend voor het hele orgaan en aangevuld met kennis over de specifieke taak. Bij elke mutatie in het bestuur gaat het bestuur na of niveau 2 nog steeds aanwezig is. Tenminste éénmaal per jaar gaat het bestuur na of het bestuur als collectief actuele ontwikkelingen op pensioengebied in voldoende mate volgt. Bestuursleden maken jaarlijks een opleidingsplan passend binnen de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur, waarin zij aangeven op welke onderdelen zij hun deskundigheid via cursussen op peil willen houden dan wel willen uitbreiden. De bestuursleden volgen onder meer periodiek en roulerend de opleidingen van de Unie van Beroepspensioenfondsen (basisopleiding en verdiepingscursus), welke voldoen aan de nieuwe eisen van deskundigheid zoals opgenomen in het Plan van Aanpak Deskundigheidsbevordering van de pensioenkoepels. 2.9 Evaluatie functioneren Het bestuur bespreekt jaarlijks zijn eigen functioneren en het functioneren van de door het bestuur ingestelde commissies. Elk jaar vindt een aparte bestuursevaluatie plaats binnen het bestuur als geheel. Transparantiedocument SPD februari 2008 4
Hierin wordt ook de rapportage van de externe compliance officer over de naleving van de gedragscode betrokken. De bestuurssessie wordt desgewenst door een externe gesprekspartner begeleid. Tevens vinden functioneringsgesprekken met alle individuele bestuursleden plaats. Voor een correcte gang van zaken is er een helder protocol opgesteld. 2.10 Gedragscode en compliance officer De bestuursleden van het pensioenfonds houden zich aan een gedragscode welke jaarlijks ook door hen wordt ondertekend. Deze gedragscode ziet onder meer toe op regels over gedragstoezicht en belangenverstrengeling en het zogenaamde effectentypisch gedrag. Het bestuur baseert zich hierbij zoveel mogelijk op de model-gedragscode zoals die door de pensioenkoepels is opgesteld. Ook de medewerkers van de uitvoeringsorganisaties zijn gehouden aan een strikte gedragscode. Het bestuur heeft per 1 maart 2008 een externe compliance officer aangesteld via het Nederlands Compliance Instituut welke toeziet op de naleving van de gedragscode en die jaarlijks hierover rapporteert. 2.11 Risicobeheersing Het bestuur heeft een inventarisatie gemaakt van de risico s waarmee het fonds geconfronteerd kan worden en die het bereiken van de doelstellingen van het fonds kunnen bedreigen. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling van de risico s zoals die door DNB gebruikt zijn in FIRM. De vastgestelde risico s worden kwalitatief beoordeeld op basis van waarschijnlijkheid van het optreden van de gebeurtenis en de impact daarvan op het behalen van de doelstellingen van het fonds. Er wordt onderscheid gemaakt tussen inherent risico en residurisico. Door deze beoordeling grafisch weer te geven, wordt zichtbaar op welke gebieden het fonds meer beheersmaatregelen moeten nemen en waar de beheersmaatregelen wellicht kunnen worden verminderd. Risicobeheersing is een continu proces dat jaarlijks wordt geëvalueerd (zijn de beheersmaatregelen nog voldoende of moeten deze aangepast worden). 2.12 Klachtenregeling en geschillenregeling Het bestuur heeft een heldere klachtenprocedure en geschillenprocedure opgesteld. Deze procedures zijn ook op de website geplaatst zodat het voor alle belanghebbenden eenvoudig te vinden is hoe en waar men een klacht of geschil kan indienen. De klacht wordt namens het bestuur door de uitvoeringsorganisatie volgens een vastgestelde procedure afgehandeld. Een geschil wordt door de commissie van geschillen behandeld. Transparantiedocument SPD februari 2008 5
3. Verantwoording 3.1 Verantwoordingsorgaan Het bestuur legt verantwoording af aan haar opdrachtgever, zijnde de Deelnemersvereniging. Het bestuur heeft hiervoor een verantwoordingsorgaan ingesteld,dat bestaat uit het bestuur van de Deelnemersvereniging Pensioenfonds Dierenartsen (DPD). Het bestuur heeft de inrichting (onder meer samenstelling en stemverhouding) en de bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan vastgelegd in het reglement van het verantwoordingsorgaan. Het bestuur heeft dit reglement voor het verantwoordingsorgaan gepubliceerd op de website van het pensioenfonds. 4. Intern toezicht 4.1 Inrichting intern toezicht Voor de inrichting van het intern toezicht heeft het bestuur gekozen voor intern toezicht door een visitatiecommissie. Deze visitatiecommissie, die bestaat uit 3 leden en een secretaris, bezoekt eens in de drie jaar het bestuur van SPD. SPD wordt voor de eerste maal gevisiteerd op 22 april 2008. Er is een uitgebreid plan van aanpak beschikbaar. Acht beroepspensioenfondsen hebben de handen ineen geslagen om gezamenlijk vanuit de Stichting Dienstverlening Beroepspensioenfondsen (SDB) het intern toezicht in het kader van Pension Fund Governance (PFG) te organiseren. De Stichting Dienstverlening Beroepspensioenfondsen (SDB) oefent het intern toezicht uit in het kader van Pension Fund Governance op de besturen van aangesloten beroepspensioenfondsen. De basis voor het intern toezicht is neergelegd in de Code Pension Fund Governance van de Stichting van de Arbeid en wettelijk verankerd in de Wet verplichte beroepspensioenregeling. Het toezicht richt zich met name op het beoordelen van de beleids- en bestuursprocedures en -processen, op de checks and balances, de wijze waarop de uitvoering van de regeling wordt bestuurd en aangestuurd en op de wijze waarop wordt omgegaan met de risico s op de langere termijn voor (de dekkingsgraad van) het pensioenfonds. Het SDB-bestuur benoemt de leden uit een pool van kandidaten die zijn voorgedragen door de aangesloten leden op basis van dit profiel. De SDB-directeur treedt op als secretaris van de commissies. De leden hebben een zittingsperiode van drie jaar met de mogelijkheid tot verlenging. In geen geval zal een persoon die verbonden is of is geweest aan een pensioenfonds intern toezicht op dat pensioenfonds uitoefenen. Transparantiedocument SPD februari 2008 6
4.2 Deskundigheid van de leden van de visitatiecommissie. De visitatiecommissie als collectief heeft een deskundigheid die ten minste vergelijkbaar is met die door De Nederlandsche Bank wordt verlangd van het bestuur als collectief. De leden van de visitatiecommissie moeten voldoen aan een profielschets. Een individueel lid beantwoordt aan het volgende profiel: een bestuurder of oud-bestuurder van een beroepspensioenfonds; ruime bestuurlijke ervaring; aantoonbare bestuurlijke kennis op één van de gebieden: - pensioenbeheer - vermogensbeheer - communicatie - bedrijfsvoering solide persoonlijkheid met gezag; beschouwende oordeelsvorming; ervaring met het voeren van supervisie en intervisie strekt tot aanbeveling. 4.3 Overleg De visitatiecommissie overlegt ten minste één keer per drie jaar met zo mogelijk het voltallige bestuur van het pensioenfonds. De visitatiecommissie kan het bestuur van het pensioenfonds vragen frequenter dan éénmaal per drie jaar te overleggen en andersom. Bij het overleg komen tenminste de volgende punten ter sprake: Indien van toepassing: wat is er gebeurd met de opmerkingen van vorige keer door het intern toezicht? Kan het bestuur in grote lijnen zijn geformuleerde beleid beschrijven? Kan het bestuur in grote lijnen zijn procedures beschrijven? Worden beleid en procedures nageleefd, beoordeeld op actualiteit en onderhouden? Wat heeft het bestuur gedaan met de rapportage van de compliance officer? Wat heeft het bestuur gedaan met de management letter van de accountant? Hoe verloopt de evaluatie van het functioneren van bestuurders (proces + follow up)? Wat hebben de individuele bestuursleden het afgelopen jaar gedaan aan hun deskundigheid? Wat zijn de top-thema s bij Pensioenbeheer en wat is hun status / hoe verloopt overleg? Wat zijn de top-thema s bij vermogensbeheer en wat is hun status / hoe verloopt overleg? Wat zijn de top-thema s bij het bestuur en wat is hun status? Welke risico s ziet het bestuur voor de langere termijn en hoe gaat het daarmee om? Welke onderwerpen wil het bestuur bespreken met het intern toezicht? Specifieke punten uit de aangeleverde stukken? Welke punten zijn door het pensioenfonds aan de orde gesteld? Transparantiedocument SPD februari 2008 7
4.4 Rapportage De visitatiecommissie rapporteert tenminste na elke visitatie schriftelijk aan het bestuur van het pensioenfonds. In deze rapportage worden de bevindingen van de visitatiecommissie beschreven. Er wordt aangegeven op welke manier het onderzoek is gedaan en of de medewerking van het bezochte bestuur daarin voldoende was. Het overleg met het bestuur wordt nauwkeurig beschreven. Transparantiedocument SPD februari 2008 8