Verantwoording van de Jaarrekening 2018 Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard (Controleprotocol voor de verantwoording van de jaarrekening 2018) 1
Inhoudsopgave INLEIDING... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 1.1. DOELSTELLING... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 1.2. WETTELIJK KADER... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 2. NORMENKADER... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3. TOETSINGSKADER... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3.1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3.2. TE HANTEREN GOEDKEURINGSTOLERANTIES... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3.3. OPERATIONALISERING RECHTMATIGHEID... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3.4. REIKWIJDTE RECHTMATIGHEID... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 4. RAPPORTERING ACCOUNTANT... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. BIJLAGE 1: INVENTARISATIE WET- EN REGELGEVING... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. BIJLAGE 2: COMMUNICATIE EN PERIODIEK OVERLEG... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. BIJLAGE 3: RAPPORTAGE... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 2
Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient het algemeen bestuur een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit vindt in dit controleprotocol plaats. De GR SOHW zal aan een accountantskantoor de opdracht verlenen om de accountantscontrole 2018 als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet uit te voeren. Object van controle is of de jaarrekening 2018 en daarmee het financieel beheer over het jaar 2018 rechtmatig is uitgevoerd. Dat wil zeggen, dat in het verantwoordingsjaar is gehandeld in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Voor deze rechtmatigheidcontrole dient het algemeen bestuur de accountant een normenkader te verschaffen. Leidend in dit controleprotocol zijn de voor 2018 geldende en opgenomen adviezen van de commissie BBV in de kadernota Rechtmatigheid 2018 en de regelgeving zoals die door de wetgever of het algemeen bestuur zijn vastgesteld. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2018 van de Gemeenschappelijke regeling SOHW. 1.2 Wettelijk kader Het algemeen bestuur heeft op 21 december 2017 de verordening ex artikel 212 en op 23 december 2010 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de SOHW vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2018. 2. Normenkader De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2018 is gericht op alle wetten, in formele en in materiële zin die betrekking hebben op financiële beheerhandelingen van de gemeenschappelijke regeling en de daarop geldende uitvoeringsregels. De hier bedoelde wetten en regels zijn als dynamisch overzicht in bijlage 1 opgenomen (met zo veel mogelijk aanduiding van de bepalingen die onderdeel uitmaken van de controle van de accountant). De AO/IB van de GR moet de goede naleving hiervan waarborgen. 3. Toetsingskader 3.1 Algemene uitgangspunten voor de controle Bij de controle zullen de zwaarwegende adviezen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en gedaan door de Commissie BBV bepalend zijn. 3.2 Te hanteren goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die maximaal in een jaarrekening mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie voor het controlejaar 2018 zijn overeenkomstig de minimumeisen zoals in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is opgenomen. 3
Strekking accountantsverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening ( % lasten) Onzekerheden in de controle ( % lasten) < 1% > 1% < 3% - > 3% < 3% > 3% < 10% > 10% - 3.3. Operationalisering Rechtmatigheid Aanvullend op de kadernota worden de rechtmatigheidcriteria in deze alinea geoperationaliseerd. De controle vindt plaats op programmaniveau. I. Het begrotingscriterium A. Begrotingsonderschrijdingen Deze zijn in principe niet onrechtmatig tenzij deze in strijd zijn met het beleid dat het algemeen bestuur heeft vastgesteld. Er is sprake van in strijd met het beleid als: - het beleid, zonder dat exogene factoren er ten grondslag aan liggen, bewust niet wordt uitgevoerd en hierover geen verantwoording is afgelegd; - het beleid indruist tegen de formele wil van het algemeen bestuur en hierover geen verantwoording is afgelegd. B. Begrotingsoverschrijdingen Begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau, welke zijn opgevangen door de post onvoorzien zijn rechtmatig. II Het voorwaardencriterium In de interne regelgeving zijn verschillende voorwaarden opgenomen, waarbij de vraag centraal staat of voldaan is aan de voorwaarden die gesteld zijn. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de door het algemeen bestuur vastgestelde regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur bepalingen, tenzij tegenover derden aanvullende voorwaarden met financiële consequenties zijn opgenomen. Borging van naleving op rechtmatigheidaspecten Het rechtmatigheidsbeheer wordt binnen de organisatie toegepast door middel van een aantal controle maatregelen. Hierbij zijn te onderscheiden: - Interen controles (financiële controles) op juistheid, tijdigheid en volledigheid; - Interne audits als bijzondere controle op het totale proces en rechtmatigheid 3.4. Reikwijdte rechtmatigheid De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2018 is limitatief gericht op het normenkader zoals opgenomen in de bijlage 1. Op enige voorbereidende handelingen na, wordt een project pas opgestart als er financieringsbronnen (subsidie of bijdragen van derden) zijn toegezegd. Bij het maken van de begroting zijn vaak de bijdragen van derden c.q. subsidies nog onduidelijk en worden de projectkosten bruto geraamd. Na de toezegging van de externe financieringsbronnen worden de baten en lasten netto verwerkt. Conform de kadernota worden de extra geraamde lasten niet als onrechtmatig beschouwd, als die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. 4
4. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur. Bestuurlijk relevante zaken worden op initiatief van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gerapporteerd. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Naast de in hoofdstuk 3 opgenomen goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringtolerantie onderkend. Bij de controle worden fouten en onzekerheden onderkend. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de begroting wordt de rapporteringtolerantie op programmaniveau beoordeeld. De rapporteringtolerantie voor eventuele specifieke uitkeringen (SISA) gelden de minimumtoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeenschappelijke regeling gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het bestuur, zodat deze de door het Dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd Aldus vastgesteld: De secretaris, De voorzitter, G.J. Metselaar Mr. Drs. A.J. Borgdorff Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij GR s 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportagemomenten 5
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenschappelijke regelingen In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenschappelijke regelingen relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt de activiteiten omschreven welke onder een programma/product zou kunnen vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling. In de kolom regelgeving intern zijn de door de GR vastgestelde regelingen en verordening opgenomen. Programma Specifieke acitviteit Wetgeving extern Regelgeving intern van GR SOHW Regionale beleidsafstem ming/bestuur szaken Vitaliteit in de dorpen Ontwikkeling van het ommeland Alg. Fin. Middelen beheer - Algemene wet bestuursrecht 1 Financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) - Besluit accountantscontrole decentrale 2 Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) overheden (Bado) - Besluit Begroting en Verantwoording 3 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur (art 213a GW) - Besluit financiële verhoudingen 2001 4 Begroting 2018 - Burgerlijk Wetboek 5 Verordening Regiofonds 2015 - Financiële-verhoudingswet 6 Dienstverleningsovereenkomst - Gemeentewet - Grondwet - Kadernota Rechtmatigheid 2018 - Wet gemeenschappelijke regelingen - Wet Hof - Wet Markt en Overheid - Wet op de omzetbelasting 1968 - Wet op het BTW-compensatiefonds - Wet revitalisering generiek toezicht - Wet op de Vennootschapsbelasting Organisatie - Gemeentewet 1 Gemeenschappelijke Regeling - Algemene wet bestuursrecht Treasurybeheer - Wet financiering decentrale overheden 1 Treasuryverordening - Uitvoeringsregeling financiering Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid Inkopen en contractbeheer Wonen en economie Milieubeheer Ruimtelijke ordening decentrale overheden - Ambtenarenwet - Fiscale wetgeving - Sociale verzekeringswetten - CAR/UWO - Pensioenwetgeving - Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector - EU- aanbestedingsregels - Gids Proportionaliteit - EG Verdrag inzake staatssteun - Leegstandswet 1 Structuurvisie Hoeksche Waard - Woningwet 2 Uitvoeringsprogramma Structuurvisie 2015-2018 - Huurprijzenwet woonruimte - Huisvestingswet - Huurwet - Huursubsidiewet - Besluit woninggebonden subsidies - Wet bevordering eigen woningbezit - Wet belastingen op milieugrondslag - Wet op de waterhuishouding - Wet milieubeheer - Wet ruimtelijke ordening - Besluit op de ruimtelijke ordening - Wet ISV Groenbeheer - Boswet - Kaderwet LNV-subsidies Verkeer en vervoer - Wegenverkeerswet 1994 - Wegenwet - Besluit administratieve bepalingen wegverkeer 6
Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2018. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Bestuur Aantal per jaar Twee Toelichting Het algemeen bestuur is opdrachtgever van de accountant. Met het algemeen bestuur (of afgevaardigde) zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het preaudit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar het algemeen bestuur. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in het dagelijks bestuur. Regiosecretaris / Controller Periodiek De regiosecretaris en de controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeenteschappelijke regeling. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Controller Minimaal drie De controller is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek en de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Organisatie PM Binnen de organisatie zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met directeuren/ hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Dagelijks en Bestuur PM Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van dagelijks en algemeen bestuur. 7
Bijlage 3: Rapportagemomenten De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Verslag van bevindingen Na afronding van de controle van de jaarrekening. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het Bestuur Controleverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening. Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Het Bestuur 8