1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 19/2009 van 25 maart 2009 Betreft: Aanvraag van de Dienst "Sanitair Beleid, Dieren en Planten" van het DG4 van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu om toegang te krijgen tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken voor het beheer van de databank met de lijst van de erkende dierenartsen (RN/MA/08/073). Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Dienst "Sanitair Beleid, Dieren en Planten" van de DG4 van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu ontvangen op 04/12/2008; en de bijkomende informatie ontvangen op 16 februari 2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 03/03/2009; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging RR 19/2009-2/9 Beslist op 25 maart 2009, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG De Dienst "Sanitair Beleid, Dieren en Planten" van het DG4 van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu, hierna de aanvrager, heeft bij het Comité een aanvraag ingediend om toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken voor het beheer van de databank met de lijst van de erkende dierenartsen. De gegevens betreffende de erkende dierenartsen die in deze databank zijn opgenomen zijn de volgende: geslacht, naam en voornaam en geboortedatum, adres, telefoon, fax, GSM, E-mail, nationaliteit, diploma +land, nationaal nummer, BTW-nummer, rekeningnummer, erkend datum van erkenning geschorst geschrapt uit de Orde afgezet. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu beschikt reeds over enkele machtigingen om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken ingevolge: - de beraadslaging RR nr. 06/2005 van 13 april 2005, uitgebreid door de beraadslaging RR nr. 02/2006 van 18 januari 2006; - de beraadslaging RR nr. 20/2008 van 20 mei 2008, uitgebreid door de beraadslaging RR nr. 41/2008 van 30 juli 2008; - de beraadslaging RR nr. 45/2008 van 8 oktober 2008.
Beraadslaging RR 19/2009-3/9 Het onderzoek van het comité kan bijgevolg beperkt worden tot het onderzoeken of de doeleinden van de onderhavige verwerking welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP en of de gegevens van het Rijksregister waartoe toegang gevraagd wordt en het gebruik van het nummer van het bedoeld register, proportioneel zijn in het licht van die doeleinden (artikel 4, 1, 3 van de WVP). A. DOELEINDEN De aanvrager wenst het Rijksregister te raadplegen voor het beheren van zijn databank van de dierenartsen. Aangezien hij verplicht wordt om contact op te nemen met erkende dierenartsen wenst de aanvrager de gegevens van het Rijksregister te gebruiken om zijn databank bij te werken en er zich van te verzekeren dat de oorspronkelijk door de dierenartsen zelf bij hun erkenning meegedeelde identificatiegegevens (voornamelijk het adres), nog actueel zijn. In toepassing van artikel 4 van de Wet van 8 augustus 1991 op de uitoefening van de diergeneeskunde, erkent de minister die de Volksgezondheid de dierenartsen die meewerken aan de uitvoering van wets- en verordeningsbepalingen betreffende de gezondheid, de bescherming en het welzijn van dieren en hun geschiktheid voor consumptie. Inspectie- en controleopdrachten of functies van sanitair dierenarts kunnen aan de erkende dierenartsen toevertrouwd worden. Deze laatsten oefenen het hiërarchisch gezag uit over de diergeneeskundige helpers 1 (art. 7 van de Wet van 28/08/1991) en zijn in principe de enigen die de geneesmiddelen mogen toedienen die gebruikt worden in toepassing van de Dierengezondheidswet van 24 maart 1987 (art. 4 en 12 van de wet van 28/08/1991). Zij zijn eveneens gehouden tot het naleven van de specifieke rechten en plichten die voorzien zijn in het Koninklijk besluit van 3 mei 1999 houdende organiek reglement van de Veterinaire Diensten en zijn in dit verband vatbaar voor disciplinaire sancties in geval van nietnaleving van de erkenningsvoorwaarden. De aanvrager werd belast met het beheer van deze erkenningsdossiers, met het beheer van de contacten met de dierenartsen in het raam van de opdrachten die hen worden toevertrouwd en met het administratief beheer van de disciplinaire dossiers ingeval sancties tegen hen worden genomen. Gelet op wat voorafgaat stelt het comité het welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd karakter vast in de zin van de artikelen 4, 1, 2 en 5 van de WVP van het door de aanvrager beoogde doeleinde. 1 Dierenarts die in het raam van de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen gemachtigd is om sommige handelingen te stellen op dieren die toebehoren aan derden.
Beraadslaging RR 19/2009-4/9 B. PROPORTIONALITEIT Artikel 4 1, 3 van de Privacywet stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. B.1. Betreffende de gegevens B.1.1. De aanvrager wenst toegang tot de gegevens van het Rijksregister, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 5 en 6 van de WRR (de plaats van overlijden uitgezonderd), van iedere erkende dierenarts, zijnde: - de naam en voornamen; - de hoofdverblijfplaats; - de datum van overlijden. B.1.2. De gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5 van de WRR, zijnde de naam en voornamen alsook de hoofdverblijfplaats van de erkende dierenartsen vormen noodzakelijke basisidentificatiegegevens om de aanvrager toe te laten zijn opdrachten uit te voeren. Zoals uitdrukkelijk geformuleerd hierboven is hij inderdaad verplicht contact op te nemen met de erkende dierenartsen teneinde hen specifieke opdrachten toe te vertrouwen. Hij wordt eveneens genoopt vragen om inlichtingen tot de dierenartsen te richten of hen in kennis te stellen van disciplinaire sancties in toepassing van het voormelde KB van 3 mei 1999. De aanvrager dient dus over een actueel adres te beschikken. B.1.3. De "datum van overlijden kan eveneens noodzakelijk blijken voor het bijwerken van de databank van de erkende dierenartsen. Gelet op wat voorafgaat meent het comité dat in het licht van de opgesomde doeleinden een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 5 en 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd) van de WRR, conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. B.2. Gebruik van het identificatienummer B.2.1. De aanvrager wenst gemachtigd te worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de erkende dierenartsen in zijn databank in te voeren teneinde hun gegevens in het Rijksregister te raadplegen voor de voormelde doeleinden. Af en toe zal dit nummer eveneens gebruikt worden als zoekcriterium in de databank van de erkende dierenartsen in de plaats van de
Beraadslaging RR 19/2009-5/9 gebruikelijke zoekcriteria zoals de naam van de bedoelde dierenarts en zijn inschrijvingsnummer bij de Orde der dierenartsen. B.2.2. Het identificatienummer van het Rijksregister is een persoonlijk identificatienummer van nationale omvang waarvan het eenduidig karakter gewaarborgd wordt door het Rijksregister. Het wordt toegekend aan alle personen die ingeschreven zijn in het bevolkingsregister, het vreemdelingenregister, het wachtregister alsook in de registers die bijgehouden worden in de diplomatieke afvaardigingen en Belgische consulaten in het buitenland. Het identificeert deze personen op een unieke wijze en sluit elk risico op homonymie uit. B.2.3. Bovendien kan met dit nummer op efficiënte wijze de juistheid van de persoonsgegevens van de betrokkene worden nagegaan in het Rijksregister als authentieke bron. In de mate dat het identificatienummer gebruikt wordt om de juistheid van gegevens na te gaan in het Rijksregister en eventueel als zoekcriterium in de databank van de erkende dierenartsen, is het duidelijk dat dit in het licht van het beoogde doeleinde conform is aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. B.3. Betreffende de frequentie van toegang en duur waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd B.3.1. De aanvrager wenst over een permanente toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te beschikken. Gelet op het beoogde doeleinde en de opdracht van de aanvrager, zal deze vaak het Rijksregister moeten raadplegen. Een permanente toegang is dus conform aan artikel 4, 1, 3 van de WVP. B.3.2. De machtiging voor toegang en gebruik van de gegevens van het Rijksregister wordt gevraagd voor onbepaalde duur. Het comité stelt vast dat het voor het verwezenlijken van het voormelde doeleinde niet mogelijk is een termijn te bepalen tijdens welke de aanvrager een machtiging nodig heeft, aangezien zijn opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. Een machtiging voor onbepaalde duur is dus conform aan artikel 4, 1, 3 van de WVP.
Beraadslaging RR 19/2009-6/9 B.4.. Betreffende de bewaringstermijn De aanvrager wenst de gegevens voor een onbepaalde duur te bewaren, zelfs tot na het overlijden van de dierenarts en voert hiertoe als argument de strijd aan tegen frauduleus gebruik van de naam van een overleden erkende dierenarts of nog het illegaal uitoefenen van de veeartsenijkunde. Het comité herinnert er in dit verband aan dat de bewaringstermijn van gegevens de termijn niet mag overschrijden die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van het (de) doeleinde(n) waarvoor de gegevens oorspronkelijk werden ingezameld, in onderhavig geval het contacteren van erkende dierenartsen om hen specifieke opdrachten toe te vertrouwen (als vervangend inspecteur-dierenarts, als controledierenarts) en/of het uitoefenen van de disciplinaire macht tegenover hen. Gelet op dit doeleinde meent het comité dat de dierenartsen die hun activiteit als dierenarts niet langer uitoefenen of die overleden zijn, moeten geschrapt worden uit de databank van de aanvrager aangezien deze dierenartsen niet meer gecontacteerd moeten worden voor het verwezenlijken van de voormelde doeleinden. Een dergelijke bewaringstermijn is conform aan artikel 4, 1, 5 van de WVP. Deze schrapping belet evenwel niet dat de aanvrager in zijn archieven de lijst bijhoudt van de dierenartsen die erkend werden, om in voorkomend geval toegang te verlenen aan hiertoe gemachtigde personen ingeval van vermoedens van frauduleus gebruik van de naam van een overleden of niet langer actieve dierenarts. B.5.. Intern gebruik en/of mededeling aan derden eventuele ontvangers Uit informatie, verkregen bij de aanvrager blijkt dat de gegevens van de databank "erkende dierenartsen" intern zullen worden gebruikt voor het beheer van de tuchtdossiers alsook voor de nodige contacten met erkende dierenartsen voor het toevertrouwen van specifieke opdrachten. Naast het uitwisselen van informatie met de Orde der dierenartsen voor het bijwerken van de databank ingeval van schorsing of schrapping van een dierenarts uit de Orde, deelt de aanvrager de gegevens van de dierenartsen mee aan de ambtenaren van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen) om het FAVV toe te laten zijn opdrachten te vervullen.
Beraadslaging RR 19/2009-7/9 Aangezien het FAVV bij beraadslaging van 25 november 2004 (34/2004) door het comité gemachtigd werd om toegang te hebben tot het Rijksregister en om het nummer ervan te gebruiken voor het uitvoeren van zijn eigen opdrachten, stelt het Comité vast dat dergelijke mededelingen aanvaardbaar lijken. B.6. Netwerkverbindingen Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat er een netwerkverbinding tot stand gebracht wordt tussen hem en het FAVV. De aanvrager besteedt de hosting van zijn databank uit op de servers van het FAVV dat trouwens over leesrechten beschikt op deze databank (de schrijfrechten zijn exclusief voorbehouden aan de aanvrager aangezien hij alleen de bevoegdheid bezit om de dierenartsen te erkennen). De leesrechten van het FAVV laten deze laatste toe de toepassing van de ter zake geldende wetgeving op heel het grondgebied te controleren en erkende dierenartsen te contacteren in het raam van zijn opdrachten. Dit laat de verenigingen die onder het FAVV ressorteren eveneens toe hun officiële taken te vervullen die verbonden zijn aan de identificatie van dieren en de sanitaire controle. Op basis van de door de aanvrager meegedeelde informatie lijkt deze netwerkverbinding conform aan artikel 4 van de WVP. Aangezien elektronische mededelingen tussen instellingen die ressorteren onder de Federale Overheid niettemin onderworpen zijn aan de voorafgaande machtiging van het Sectoraal comité voor de Federale Overheid, vestigt het comité de aandacht van de aanvrager op het feit dat een aanvraag tot machtiging bij het bedoelde comité moet ingediend worden. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
Beraadslaging RR 19/2009-8/9 E. VEILIGHEID E.1. Consulent inzake informatieveiligheid In toepassing van artikel 10 van de WRR is de aanvrager verplicht een consulent inzake informatieveiligheid aan te duiden. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld aan het comité. Volgens de aanvraag en de meegedeelde informatie blijkt dat de betrokkene kan aanvaard worden als consulent inzake informatieveiligheid. H.2. Informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het comité neemt hiervan akte en stelt op basis van de door de aanvrager meegedeelde elementen vast dat bijkomende informatie met betrekking tot de loggings door deze laatste nog moeten meegedeeld worden. E.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer gebruiken, en lijst van deze personen Uit de aanvraag blijkt dat binnen de diensten van de aanvrager een personeelslid, belast met het beheer van de databank en met de mededeling van informatie betreffende de erkende dierenartsen in het raam van de opdrachten die aan de betrokken dierenartsen worden toevertrouwd of in het raam van de disciplinaire procedures, aangeduid is om de nodige opzoekingen in het Rijksregister uit te voeren. Zoals voorgeschreven door artikel 12 van de WRR dient de aanvrager een lijst op te stellen van de personen die toegang krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het comité gehouden worden. Bovendien zal de persoon of zullen de personen die op deze lijst voorkomen een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren.
Beraadslaging RR 19/2009-9/9 OM DEZE REDENEN, Het comité, 1 machtigt de aanvrager om voor de verwezenlijking van het doeleinde vermeld onder punt A voor onbepaalde duur en onder de voorwaarden van de onderhavige beraadslaging: - een permanente toegang te hebben tot de informatie vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 5 en 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Deze machtiging zal slechts uitwerking krijgen nadat het comité heeft vastgesteld dat de aanvrager de passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen op het niveau van de loggings. 2 bepaalt dat wanneer het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt aan een begunstigde van onderhavige machtiging, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon