PERSONEELSDIENST VOORBEREIDING EVALUATIEGESPREK Beste medewerker Op het einde van de evaluatieperiode hebben jij en je functionele chef een evaluatiegesprek. Hier wordt gekeken of de doelstellingen bereikt zijn. Je chef maakt een evaluatieverslag op met als resultaat zeer goed, goed, voldoende, te verbeteren of onvoldoende. Jij kan opmerkingen aan dit verslag toevoegen als je dat wil. Wat zegt de ministeriële omzendbrief? In dit gesprek wordt de evaluatie van het personeelslid gerealiseerd door de functionele meerdere. De evaluatie gebeurt op basis van een individueel evaluatiedossier, met hierin de volgende documenten : - De functiebeschrijving; - Het verslag van het functiegesprek ; - De documenten betreffende vaststellingen en gunstige of ongunstige beoordelingen. Dit kan aangevuld worden door de volgende documenten : - Het verslag van een eventueel functioneringsgesprek - Het verslag van het vorige evaluatiegesprek. Het model voor het verslag van het evaluatiegesprek is vastgelegd in bijlage 4 van het KB van 19 april 2014. In het verslag worden 11 evaluatiepunten besproken. Voor het invullen van de eerste 9 evaluatiepunten (Loyaliteit, Plichtsgevoel, Integriteit, Persoonsgebonden, Relationele, Taakgericht, Management, Kwaliteit en veiligheid, Instructie en didactische vaardigheden) dient rekening gehouden te worden met het competentiewoordenboek en de competentiematrix. In het competentiewoordenboek worden per gedragscompetentie telkens 3 niveaus geformuleerd. In de competentiematrix wordt per functie bepaald welk niveau van van toepassing is. De zones dienen een zonaal beleid te ontwikkelen rond de vaktechnische : - fysieke paraatheid, - accreditatie voor het dragen van adembescherming, - permanente/voortgezette opleiding,... (evaluatiepunt 10), zodat er een maatstaf bestaat waaraan de kunnen worden afgemeten en zodat de personeelsleden de mogelijkheden hebben om hun te ontwikkelen en te onderhouden. Als dit niet het geval is, kunnen de personeelsleden hierop niet geëvalueerd worden en dient "niet van toepassing" te worden ingevuld. De beschikbaarheid (evaluatiepunt 11) dient te worden geëvalueerd in functie van de regels die zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement ter zake.(* ) Dit kan bestaan uit zowel een bepaald percentage van beschikbaarheid als de mate waarin men effectief opkomt in geval van een oproep wanneer men zich beschikbaar heeft gesteld. Wanneer er op evaluatiepunt 10 of 11 een negatieve score wordt gehaald, dan kan de conclusie van de hele evaluatie enkel 'te verbeteren' of `onvoldoende' zijn.
Er dient te worden opgemerkt dat bij de evaluatie van een beroepspersoneelslid van het basis- of middenkader bij punt 11 "niet van toepassing" moet worden ingevuld. Bij evaluatiepunt 10 kan eveneens "niet van toepassing" worden ingevuld, b.v. wanneer het personeelslid tewerkgesteld is in FOD Binnenlandse Zaken A.D. Civiele Veiligheid Kenniscentrum Documentatiedienst M.O. 8 oktober 2016 p. 5/36 III/VIII een administratieve functie of wanneer het een ambulancier nietbrandweerman betreft. In ieder geval kunnen specifieke vaktechnische worden toegevoegd in de categorie "andere". Net als in het functiegesprek, moet ook bij het evaluatiegesprek rekening worden gehouden met het aantal functies dat een personeelslid opneemt. Bij de evaluatie van een personeelslid met veel functies moet rekening worden gehouden met die polyvalentie. In geval van langdurige afwezigheid (b.v. ziekte, loopbaanonderbreking,...) is het mogelijk dat bepaalde punten niet kunnen geëvalueerd worden. Dit kan onder het rooster zo gemotiveerd worden. In het rooster dient dan "niet van toepassing" te worden ingevuld. Indien de totaliteit van de afwezigheidsperiodes meer dan de helft van de minimale evaluatiecyclus bedraagt, moet de functionele meerdere vaststellen dat het onmogelijk is om een evaluatie te doen. Een personeelslid met een vermelding `voldoende', `goed' of `zeer goed' is in dit geval na een afwezigheid van minstens 9 maanden, een personeelslid met een vermelding `te verbeteren' of `onvoldoende' is in dit geval na minstens 4,5 maanden afwezigheid. Het personeelslid behoudt het resultaat van zijn vorige evaluatie. Er is dus geen vermelding voor de voormelde afwezigheidsperiode. Binnen de maand na de afwezigheid dient een nieuw functiegesprek te worden georganiseerd om een nieuwe evaluatiecyclus op te starten. De conclusie van de evaluatie is de toekenning van de vermelding zeer goed', goed', voldoende', te verbeteren' of onvoldoende' waarbij een motivering van deze vermelding noodzakelijk is. Bij een voldoende', goed' of zeer goed' vindt het evaluatiegesprek om de twee jaar (minimaal na 18 maanden en maximaal na 24 maanden) plaats. Als het evaluatieresultaat te verbeteren' of onvoldoende' is, dan vindt het na één jaar (minimaal na 9 maanden en maximaal na 12 maanden) opnieuw plaats. Bij een vermelding onvoldoende' wordt beter een actieplan opgenomen in het verslag. Ook hier wordt aangeraden om tussen twee evaluaties een functioneringsgesprek in te plannen. Het verslag wordt binnen de 14 kalenderdagen naar het personeelslid gestuurd. Het personeelslid tekent hier dan voor ontvangst'.(**) Tegen de conclusie van de evaluatie kan het personeelslid binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf de betekening van het evaluatieverslag in beroep gaan. Deze beroepsprocedure is beschreven in Titel 3 van Boek 7 van het KB van 19 april 2014 (artikelen 165 tot 168). (*) Zie ook : Ministeriele omzendbrief van 22 april 2014 betreffende de organisatie van de beschikbaarheid van de vrijwilligers van de openbare brandweerdiensten. (**) Indien het personeelslid weigert te tekenen, zelfs "voor ontvangst" (dit is dus niet "voor akkoord"), is het aangewezen dat dit verslag per aangetekend schrijven bezorgd wordt aan het personeelslid. Het "tekenen voor ontvangst" betekent geenszins dat er later geen beroepsmogelijkheid meer is. Wat betekent dit voor jou? In de periode tussen 1 oktober 2019 en 31 december 2019 vindt het evaluatiegesprek plaats. Het is een éénrichtingsgesprek. Je functionele chef overloopt de evalutiepunten met jou tijdens het gesprek. Je kan opmerkingen toevoegen aan het verslag. Als je niet akkoord gaat met het resultaat van je evaluatie, kan je beroep indienen bij een beroepscommissie, die wordt voorgezeten door de zonecommandant.
Wanneer je in een periode van drie jaar twee keer een onvoldoende als resultaat hebt gekregen, spreekt de zoneraad je ontslag uit. Als je hiermee niet akkoord gaat, kan je beroep indienen bij een federale beroepskamer. De details over de procedure mbt beroep vind je inhet administratief statuut art. 165 171 TITEL 3. - DE BEROEPSPROCEDURE Art. 165. Het personeelslid kan binnen een termijn van tien werkdagen, vanaf de betekening van het evaluatieverslag, beroep indienen per aangetekend schrijven of via elke andere drager met bewijskracht en vaste datum bij de evaluatiecommissie. Dit beroep heeft opschortende werking. Art. 166. De evaluatiecommissie is paritair samengesteld met : 1 een afgevaardigde per representatieve syndicale organisatie van de zone; 2 de commandant en de door de raad aangeduide personeelsleden, houders van een graad die ten minste gelijk is aan de graad van het betrokken personeelslid. Geen enkel lid van de commissie mag de echtgenoot, de ouder of een bloedverwant tot en met de derde graad zijn van het personeelslid. Als er niet voldoende houders zijn van een graad die ten minste gelijk is aan de graad van het betrokken personeelslid, zetelen personeelsleden van andere hulpverleningszones, houders van de betreffende graden, in de commissie, na aanduiding door de raad waartoe het betrokken personeelslid behoort. De functionele meerdere, vermeld in artikel 153, mag niet zetelen in de commissie. De commandant is voorzitter. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Art. 167. De commissie geeft een gemotiveerd advies binnen de twee maanden volgend op het indienen van het beroep. Binnen de twee maanden na ontvangst van het advies bevestigt de raad, op basis van dit advies, de evaluatie van de functionele meerdere of kent zij een van de andere vermeldingen vermeld in artikel 163 toe. De beslissing van de raad die afwijkt van het advies van de commissie moet met bijzondere redenen worden omkleed. Wanneer de commissie geen advies gegeven heeft binnen de termijn vermeld in het eerste lid, beslist de raad binnen de twee maanden volgend op het verstrijken van deze termijn. De commandant neemt niet deel aan de beraadslagingen van de raad wanneer deze ertoe gebracht wordt om dergelijke uitspraak te doen. Art. 168. Het personeelslid heeft toegang tot het dossier en wordt op eigen verzoek of wanneer de evaluatiecommissie dit nodig acht, gehoord. Het personeelslid kan zich laten bijstaan door een persoon naar keuze. Deze persoon maakt geen deel uit van de commissie. Indien, hoewel hij het zelf gevraagd heeft, het personeelslid of zijn verdediger, zonder geldig excuus, niet verschijnt, geeft de commissie haar advies. Zelfs indien het personeelslid een geldig excuus kan inroepen, zodra de zaak het voorwerp van de tweede zitting uitmaakt, geeft de commissie advies. TITEL 4. - GEVOLGEN VAN DE VERMELDING «ONVOLDOENDE» Art. 169. Indien het personeelslid twee «onvoldoende» vermeldingen krijgt in een periode van drie jaar, spreekt de raad zijn ambtshalve ontslag uit. Art. 170. Binnen de tien werkdagen volgend op de datum van kennisname van de beslissing van de raad, kan het personeelslid dat van ambtswege werd ontslagen een beroep indienen bij een federale onafhankelijke en paritair samengestelde beroepskamer bij de FOD Binnenlandse Zaken. TITEL 5. - DE BEROEPSKAMER Art. 171. De beroepskamer spreekt zich uit over de beroepen tegen de evaluaties als vermeld in artikel 169 en de [maatregelen] 1 uitgesproken overeenkomstig de artikelen 255 en 296. [Het beroep is schorsend.] BIJLAGE
BIJLAGE 4 MODEL VAN EVALUATIEVERSLAG EVALUATIEVERSLAG DATUM GESPREK: NAAM VAN DE FUNCTIONELE MEERDERE (FM):.. NAAM VAN HET PERSONEELSLID (PL):.. HANDTEKENING FM: HANDTEKENING PL: voor ontvangst FUNCTIE(S)VAN HET PERSONEELSLID: Competenties 1. Loyaliteit 2. Plichtsgevoel 3. Integriteit 4. Persoonsgebonden 5. Relationele 6. Taakgerichte 7. Management 8. Kwaliteit- en veiligheidsbewustzij n 9. Instructie geven en didactiek 10. Vaktechnische overeenkomstig het zonale beleid: Fysieke paraatheid Adembeschermin Niveau _ + ++ +++
g Permanente opleiding Voortgezette opleiding Andere. -.. -.. 11. Beschikbaarheid vrijwilligers en beroepsofficieren Motivering Sterke punten: Aandachtspunten: Algemene conclusie: Evaluatiescore: Onvoldoende Te verbeteren Voldoende Goed Zeer goed