Van document management naar artificial intelligence. GOVERNANCE - Dé stap naar toekomstgericht werken

Van document management naar artificial intelligence GOVERNANCE - Dé stap naar toekomstgericht werken

Documentbeheer maakt een significante transformatie door. Van een noodzakelijk archiefstuk is het document uitgegroeid tot een waardevolle bron van informatie, essentieel voor besluitvormingsprocessen en procesautomatisering. Alleen is de informatie binnen archieven veelal ongestructureerd en verstopt' in onleesbare bestandtypen. Hyarchis Artificial Intelligence geeft een nieuwe dimensie aan informatie zoeken, ontsluiten en lezen. Artificial intelligence: het antwoord op AVG De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) houdt kortweg in dat persoonsgegevens met de grootste zorg moeten worden verwerkt. Persoonsgegevens mogen enkel worden opgeslagen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor uw bedrijfsdoeleinden. U dient zoveel mogelijk te werken met geanonimiseerde gegevens om de privacy van uw klanten te waarborgen. Bovendien is het van groot belang dat u precies weet welke gegevens u opslaat en waar deze gegevens zich bevinden. 100% voldoen aan wetgeving Hyarchis heeft, op basis van artifical intelligence, praktische tools ontwikkeld om informatie binnen uw archief te ontsluiten én uw archief op een flexibele manier te beheren. Of dit nu om enkele tienduizenden of om tientallen miljoenen documenten gaat, onze technologie heeft een bewezen staat van dienst in uiterst complexe archiefomgevingen. Met onze tools voldoet u aan de huidige AVG-wetgeving en speelt u flexibel in op toekomstige wet- en regelgeving. U weet met één druk op de knop welke persoonsgegevens zich op welke plaats bevinden. Hiermee beoordeelt u of de data correct is opgeslagen en of de opslag hiervan noodzakelijk is voor uw bedrijfsdoeleinden. Vervolgens kunt u deze data volledig geautomatiseerd uit het archief verwijderen en indien nodig op een veilige plek opslaan. Voorkom incorrecte opslag en datalekken AVG vereist dat u aantoonbaar controles uitvoert op de juistheid van documenten binnen persoonsgebonden dossiers. Deze controles zijn noodzakelijk om het opslaan van documenten die niet zijn toegestaan te voorkomen, bijvoorbeeld een medisch document. Tevens voorkomen deze controles een datalek, bijvoorbeeld wanneer een document van persoon A zich in het dossier van persoon B bevindt. In plaats van een grote hoeveelheid dossiers handmatig of steekproefsgewijs te doorlopen, controleert de artificial intelligence techniek volledig geautomatiseerd uw complete archief op de juistheid van deze documenten.

HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Blurrify Uw archief snel en betrouwbaar AVG-proof door gegevensvervaging Hyarchis Blurrify verzorgt de blurring van persoonsgevoelige informatie. Gegevens worden zodanig vervaagd, dat deze niet langer leesbaar zijn, waardoor u voldoet aan het principe van data-minimalisatie. Hyarchis Blurrify leest uw volledige archief uit en blurt persoonsgevoelige informatie die u niet nodig heeft voor uw bedrijfsdoeleinden. Denk aan een BSN-nummer, geboortedatum, adresgegevens, bankgegevens, inkomensgegevens of andere privacygevoelige informatie. Op basis van een kunstmatig neuraal* netwerk wordt de inhoud van documenten uitgelezen ongeacht het bestandstype of jaar van uitgifte. Of het nu om een afbeelding, PDF of ander bestandtype gaat, Hyarchis Blurrify herkent de gegevens en geeft de opdracht om deze te blurren. Voorbeeld In uw dossier bevindt zich een paspoort, waarmee u jaren geleden éénmalig de identiteit van uw klant hebt vastgesteld. Dit paspoort dient inmiddels geen functie meer en volgens de AVG moet u dit verwijderen. U heeft de gegevens in het paspoort immers niet langer nodig. Hyarchis Blurrify vindt dit soort gegevens automatisch terug, waarbij zelfstandig onderscheid wordt gemaakt tussen bijvoorbeeld een verloopdatum en een geboortedatum op een paspoort. Hyarchis Blurrify vervaagt deze gegevens zodanig, dat documenten onbruikbaar worden terwijl u kunt aantonen dat u destijds de identiteit hebt gecontroleerd. *Hyarchis Artificial Intelligence maakt gebruik van een kunstmatig neuraal netwerk, wat betekent dat het menselijk brein wordt nagebootst door middel van het vermogen tot associatief denken. Dit is essentieel voor het functioneren en de betrouwbaarheid van de techniek. Het systeem is, in relatie tot rules-based programming, aangeleerd om bepaalde verbanden te leggen en op basis hiervan conclusies te trekken. Het systeem is geleerd te begrijpen uit welke componenten bijvoorbeeld een paspoort bestaat en de optelsom hiervan leidt tot een conclusie.

Hyarchis Blurrify: Proces 1 2 3 4 Selecteer de documenten, waarbinnen u data wilt blurren. Geselecteerde documenten worden, via een REST API over een versleutelde https-verbinding verzonden naar Hyarchis Blurrify. Documenten worden in een wachtrij geplaatst en verwerkt. Zodra een document is aangeboden voor verwerking, wordt deze in uw documentmanagement systeem bevroren. Hiermee wordt het ontstaan van nieuwe, niet AVG-conforme versies voorkomen. De leesbaarheid van de documenten wordt vergroot door eventuele ruis te verwijderen, text skew correction toe te passen (het rechtzetten van gescande tekstvakken) en het contrast tussen tekst en beeld, voor- en achtergrond te vergroten. Het netwerk herkent volledig automatisch het documenttype en maakt het gereed om de privacygevoelige persoonsgegevens te blurren. 5 6 7 8 Optical Character Recognition (tekstherkenning) vindt de tekstvelden en zet deze om naar computer-readable data. De tekstvelden worden uitgelezen en automatisch wordt vastgesteld welke gegevens het betreft. Het systeem is in staat om hierbij geheel zelfstandig onderscheid te maken tussen bijvoorbeeld een verloopdatum en een geboortedatum op een paspoort. De velden die persoonsgegevens bevatten die u onleesbaar wilt maken, worden Gaussiaans vervaagd, waardoor deze zelfs met de meest agressieve hackingmethoden niet kunnen worden teruggedraaid. Voor ieder geblurd document wordt een zogenaamde confidence score afgegeven. Enkel wanneer deze score boven de 99% is, wordt het document als succesvol geblurd beschouwd. In geval van succesvolle blurring plaatst Hyarchis Blurrify het document terug op diens originele locatie binnen uw documentmanagementsysteem. Dit gebeurt samen met relevante metadata en het geblurde document vervangt het originele document om er zeker van te zijn dat uw archief AVG-proof is.

HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Blurrify: Workflow

Hyarchis Check-it De juiste documenten op het juiste dossier door automatische analyse Alle documenten binnen uw archief worden door Hyarchis Check-it op tekstniveau doorzoekbaar gemaakt. Op basis van de inhoud van een document wordt vastgesteld of het om een niet-toegestaan document gaat. Bovendien worden alle relevante datapunten onderling geverifieerd. Op deze manier stelt u vast of alle documenten binnen een dossier behoren tot de persoon op wiens naam het dossier is gearchiveerd. Documenten die hier niet thuishoren worden aangeboden voor handmatige verificatie. Voorbeeld U weet aan welke klant een dossier toebehoort, maar niet of alle documenten binnen dit dossier aan deze klant toebehoren. Dit kan problemen geven wanneer een klant zijn dossier opvraagt of als er een audit plaatsvindt. U loopt het risico op boetes en/of reputatieschade door schending van de AVG. Om er zeker van te zijn dat uw dossiers op orde zijn en er geen niet-toegestane documenten of verkeerd opgeslagen documenten in uw klantdossier zitten, kunt u Hyarchis Check-it gebruiken.

HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Check-it: Proces 1 Selecteer de dossiers die u wilt controleren. 5 De ongestructureerde data in het document wordt georganiseerd met behulp van een zogenaamd data frame dat de locatie, structuur en samenhang van de tekstvelden in kaart brengt. 2 De dossiers worden, samen met de relevante metadata, via een REST API over een versleutelde https-verbinding verzonden naar Hyarchis Check-it. 6 De doorzoekbare documenten worden uitgelezen door het neurale* netwerk en een groot aantal datapunten in de verschillende documenten worden onderling vergeleken. 3 Optical Character Recognition (tekstherkenning) vindt de tekstvelden binnen een document. 7 Op basis van de vergelijking van de datapunten kan worden vastgesteld of alle documenten binnen het juiste dossier zijn opgeslagen en of de documenten de juiste gegevens bevatten. 4 Op basis van de tekstherkenning wordt het document automatisch geclassificeerd en kan Hyarchis Check-it beoordelen om wat voor document het gaat en of dit document thuishoort binnen het dossier. 8 Volgend op de dossiercontrole wordt er in het Hyarchis Document Management systeem een melding geplaatst. Wanneer het dossier volledig en correct is, wordt er melding gemaakt van een succesvolle check. Is een dossier incompleet of bevat het niet-toegestane documenten en/of onjuiste documenten, dan wordt deze geoormerkt voor handmatige verificatie. Hyarchis Check-it: Workflow

Voordelen Blurrify & Check-it Laat technologie in uw voordeel werken Kostenbesparing Hyarchis Artificial Intelligence technologie maakt handmatige dossiercontrole overbodig. U doorloopt deze processen sneller en accurater. Hierdoor bespaart u significant op uw personeelskosten. Schaalgrootte Het grondig doorlopen van duizenden dossiers is een ontmoedigende taak voor medewerkers. Hyarchis Artificial Intelligence technologie schrikt niet terug voor dergelijke projecten. Hierdoor is deze techniek uitermate geschikt voor snelle uitvoering van projecten die de menselijke maat overstijgen. Maximale accuratesse Waar mensen werken worden vanzelfsprekend fouten gemaakt. Hyarchis Artificial Intelligence technologie reduceert uw foutmarges, doordat deze technologie meer ziet dan het menselijk oog. Het doorloopt uw archieven grondiger, mist niets en handelt altijd correct. Flexibiliteit Wanneer wet- en regelgeving of interne beleidsbepalingen veranderen, stelt Hyarchis Artificial Intelligence u snel en gemakkelijk in staat om op deze veranderingen in te spelen. Product Owner Hyarchis Artificial Intelligence Adriaan Hoogduijn COO T +31 6 11 60 82 69 E a.hoogduijn@hyarchis.com