Algemene voorwaarden Involved Search inzake werving & selectie en executive search 1. Definities In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: 1.1 Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Involved Search, daaronder tevens begrepen alle aan Involved Search gelieerde vennootschappen en ondernemingen. 1.2 Kandidaat: iedere natuurlijke persoon die door Involved Search wordt benaderd en/of gesproken, waarbij de totstandkoming van een arbeidsovereenkomst dan wel een aanstelling tot ambtenaar bij de opdrachtgever wordt beoogd. 1.3 Opdracht: de opdracht door de opdrachtgever aan Involved Search om een of meerdere kandidaten te vinden en te selecteren voor een door de opdrachtgever opgegeven vraag of vacature, met als doel dat een of meerdere kandidaten ten behoeve van de opdrachtgever door tussenkomst van Involved Search werkzaamheden zullen verrichten. 1.4 Functieprofiel: een - met ondersteuning van Involved Search - door de opdrachtgever te leveren omschrijving van functie-inhoud en functie-eisen die van toepassing zijn op de door de opdrachtgever opgegeven vraag of vacature. 1.5 Introductie: het mondelinge dan wel schriftelijke bericht waarbij Involved Search de gegevens van een kandidaat aan de opdrachtgever doet toekomen. 1.6 Indiensttreding: elke vorm van feitelijke tewerkstelling bij de opdrachtgever van een door Involved Search geïntroduceerde kandidaat. 1.7 Opdrachthonorarium: honorarium dat de opdrachtgever verschuldigd is aan Involved Search bij het verlenen van de opdracht. 1.8 Benoemingshonorarium: honorarium dat de opdrachtgever verschuldigd is aan Involved Search op het moment dat de opdrachtgever voor zich, middels en/of voor derden een arbeidsverhouding van welke aard dan ook aangaat met een door Involved Search voorgedragen kandidaat. 2. Toepasselijkheid 2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten inzake de search- en selectieactiviteiten door Involved Search voor de opdrachtgever. 2.2 De opdrachtgever met wie eenmaal op deze voorwaarden werd gecontracteerd, wordt geacht stilzwijgend met de toepasselijkheid daarvan op een later met Involved Search gesloten overeenkomst in te stemmen. 2.3 Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing. 2.4 Indien enige bepaling uit deze voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen partijen in onderling overleg treden teneinde nieuwe bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling in acht zal worden genomen. 3. Opdrachten en offertes 3.1 Offertes van Involved Search gelden tot dertig dagen na dagtekening en zijn vrijblijvend, tenzij het tegendeel uitdrukkelijk in een individueel gerichte schriftelijke offerte is kenbaar gemaakt. 3.2 Ingrijpend wijzigen van een functieprofiel, in het bijzonder de functie-eisen, door de opdrachtgever wordt geacht te zijn het beëindigen van de bestaande opdracht en het verstrekken van een nieuwe opdracht. Involved Search is in verband met het beëindigen van de oorspronkelijk opdracht gerechtigd kosten in rekening te brengen zoals genoemd in artikel 5.9. 3.3 De opdracht eindigt op het moment dat de opdracht is vervuld of door het verstrijken van de door partijen overeengekomen duur van de opdracht (indien van toepassing). 3.4 De opdrachtgever is te allen tijde bevoegd een gegeven opdracht te beëindigen. Bij opzegging van de overeenkomst dienen de door Involved Search gemaakte wervingskosten te worden vergoed (gefactureerd en nog te factureren) alsmede het afhankelijk van de fase waarin de uitvoering van de 5-5-2010 Algemene Voorwaarden Involved Search KvK 32169841 1/5
overeenkomst zich bevindt, gedeelte van het totale overeengekomen honorarium, zoals genoemd in artikel 5.10 van deze algemene voorwaarden. 3.5 Involved Search accepteert opdrachten uitsluitend op basis van exclusiviteit, tenzij anders overeengekomen. 3.6 Eigen kandidaten van de opdrachtgever - Indien de opdrachtgever bij aanvang of gedurende de uitvoering van een opdracht rechtstreeks in contact komt met kandidaten voor de vacature, zal hij deze kandidaten doorverwijzen naar Involved Search. Hierbij worden met name maar niet limitatief genoemd a) kandidaten uit het relatienetwerk van de opdrachtgever die zich bij de opdrachtgever gemeld hebben, b) kandidaten die door de opdrachtgever op de vacature geattendeerd zijn, c) kandidaten die door andere intermediairs bij de opdrachtgever worden voorgedragen en d) kandidaten die rechtstreeks met de opdrachtgever contact opnemen met betrekking tot de opdracht of een advertentie die in het kader van de opdracht is geplaatst. Involved Search neemt hen vervolgens mee in de procedure en zal hen toetsen op geschiktheid. Indien een van deze kandidaten bij de opdrachtgever in dienst treedt is het reguliere volledige honorarium bij benoeming verschuldigd. 4. Benodigde gegevens en wederzijdse verplichtingen 4.1 De opdrachtgever verstrekt aan Involved Search alle benodigde gegevens die nodig zijn voor de goede vervulling van de opdracht alsmede die (eventueel vertrouwelijke) gegevens die als relevante informatie gezien kunnen worden vanuit de zijde van de kandidaat. Indien de opdrachtgever niet tijdig de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens bij Involved Search heeft aangeleverd, heeft Involved Search het recht uitvoering van de opdracht op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten in rekening te brengen. 4.2 De opdrachtgever zorgt voor een goede beschik- en bereikbaarheid van sleutelpersonen in haar organisatie. 4.3 Involved Search spant zich in om binnen zes weken (tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen) nadat de opdrachtgever de opdrachtbevestiging / overeenkomst voor akkoord heeft ondertekend, naar beste kunnen en op basis van de door de opdrachtgever verstrekte gegevens, één of meerdere geschikte kandidaten te introduceren. 5. Honorarium, (wervings)kosten en beëindigingkosten 5.1 De opdrachtgever is aan Involved Search voor de opdracht een honorarium verschuldigd. De berekeningsgrondslag maakt deel uit van de opdrachtbevestiging die bij opdracht door Involved Search wordt verstuurd. 5.2 Indien het honorarium afhankelijk is gesteld van het bruto jaarinkomen van de kandidaat wordt onder het totale bruto jaarinkomen verstaan het vaste bruto jaarsalaris op full-time basis, vermeerderd met vakantietoeslag, de gegarandeerde of logischerwijs te verwachten bonus, tantième en winstdeling in het eerste volledige dienstjaar. 5.3 Het opdrachthonorarium is verschuldigd bij het verlenen van de opdracht aan Involved Search. 5.4 Het benoemingshonorarium is verschuldigd op het moment dat de opdrachtgever en kandidaat schriftelijke overeenstemming bereiken over het aangaan van een arbeidsovereenkomst dan wel een aanstelling tot ambtenaar bij de opdrachtgever. Het benoemingshonorarium is gelijk aan het overeengekomen honorarium voor de opdracht, verminderd met reeds in rekening gebrachte honoraria. 5.5 Kosten inzake wervingsuitingen in gedrukte media worden, inclusief ontwerp- en opmaakkosten aan de opdrachtgever in rekening gebracht. Vooraf worden de teksten alsmede de keuzes van de betreffende media in overleg met de opdrachtgever vastgesteld en wordt een kostenraming gegeven. 5.6 Kosten inzake wervingsuitingen op externe vacaturesites op het internet worden aan de opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. 5.7 Door Involved Search gemaakte kosten voor reizen binnen Nederland, representatie, post en telecommunicatie komen geheel voor rekening van Involved Search tenzij van geval tot geval anders is overeengekomen. 5.8 De kosten van reizen van kandidaten worden niet door Involved Search vergoed. Desgewenst kan de opdrachtgever besluiten deze kosten voor eigen rekening te nemen. 5.9 De beëindigingkosten die als gevolg van het bepaalde in artikel 3.2 en 3.4 in rekening worden gebracht, zijn afhankelijk van de fase waarin de opdracht zich tot dan bevindt: 5-5-2010 Algemene Voorwaarden Involved Search KvK 32169841 2/5
Fase 1, werkzaamheden van Involved Search bevinden zich in de fase van intakegesprekken, opstellen functieprofiel en werving van kandidaten en reiken maximaal tot aan de fase van interviews door Involved Search: verschuldigd is 1/3 van het overeengekomen percentage van het honorarium, te berekenen over het te verwachten totale bruto jaarinkomen Fase 2, werkzaamheden van Involved Search bevinden zich in de fase van interviews door Involved Search met kandidaten en reiken maximaal tot aan de fase van presentatie van kandidaten aan de opdrachtgever: verschuldigd is 2/3 van het overeengekomen percentage van het honorarium, te berekenen over het te verwachten totale bruto jaarinkomen. Fase 3, werkzaamheden van Involved Search bevinden zich in de fase van gesprekken tussen de opdrachtgever en Kandidaten en mogelijke afronding: verschuldigd is het volledige overeengekomen honorarium, te berekenen over het te verwachten totale bruto jaarinkomen. 5.10 Indien de opdrachtgever met een voorgedragen kandidaat overeenkomt dat deze werkzaamheden anders dan in dienstverband bij de opdrachtgever gaat uitvoeren (b.v. op basis van een management overeenkomst) bedraagt het honorarium 25% van de totale vergoeding die de opdrachtgever en kandidaat met elkaar zijn overeengekomen. Dit honorarium wordt vervolgens maandelijks in rekening gebracht. 6. Betaling 6.1 Indien de opdrachtgever en de kandidaat overeenstemming bereiken over een dienstverband, dient de opdrachtgever Involved Search hieromtrent binnen één week na overeenstemming te informeren. Bij deze gelegenheid dient de opdrachtgever Involved Search eveneens te informeren over alle elementen uit eerder genoemde overeenstemming die van belang zijn voor de vaststelling van het door Involved Search te ontvangen honorarium. 6.2 De opdrachtgever is gehouden door Involved Search ingediende facturen te voldoen binnen 14 dagen na factuurdatum. 6.3 Reclames omtrent facturen moeten binnen 1 week na factuurdatum door middel van aangetekend schrijven bij Involved Search zijn ingediend. Enig bezwaar tegen in rekening gebrachte bedragen ontslaat de opdrachtgever niet van verplichting tot tijdige betaling. Alle vermelde bedragen zijn exclusief BTW. 6.4 Indien een factuur niet binnen de gestelde termijn voldaan wordt, behoudt Involved Search zich het recht voor de wettelijke handelsrente in rekening te brengen. 6.5 Zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke kosten met betrekking tot de invordering en inning van niet tijdig betaalde betalingen zijn voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden gefixeerd op 15% van het openstaande bedrag. 6.6 De opdrachtgever is niet gerechtigd tot enige verrekening van facturen met vorderingen op Involved Search. 7. Garantiebepaling 7.1 Garantiebepaling bij voortijdige beëindiging arbeidsovereenkomst - Involved Search voert de opdracht eenmalig voor eigen rekening eventuele advertentie- en andere in de opdrachtbevestiging genoemde wervingskosten uitgezonderd opnieuw uit indien een benoemde kandidaat binnen zes maanden na indiensttreding besluit ontslag te nemen of verzocht wordt ontslag te nemen en de reden voor dit vertrek buiten de schuld van de opdrachtgever ligt, niet te wijten is aan een verandering van het functieprofiel noch het gevolg is van een wijziging van de bedrijfsorganisatorische- en/of economische omstandigheden bij de opdrachtgever. De opdrachtgever zal Involved Search onverwijld op de hoogte stellen indien een dergelijke situatie zich voordoet, waarna Involved Search haar werkzaamheden uit hoofde van deze garantiebepaling zo spoedig mogelijk zal aanvangen. Indien de opdrachtgever het vertrek van een benoemde kandidaat en/of de redenen van dat vertrek niet of niet tijdig meldt, kan hij geen aanspraak maken op de garantie. De opdrachtgever die besluit geen beroep te doen op de garantiebepaling, heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling door Involved Search van het in rekening gebrachte honorarium. 5-5-2010 Algemene Voorwaarden Involved Search KvK 32169841 3/5
8. Vertrouwelijkheid 8.1 Op Involved Search rust een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie die omtrent het bedrijf van de opdrachtgever ontvangen is en waarvan aangenomen kan worden dat deze van vertrouwelijke aard is. 8.2 Involved Search verstrekt de persoonsgegevens van een kandidaat enkel na verlening van diens instemming. 8.3 De opdrachtgever is niet gerechtigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Involved Search informatie over een kandidaat openbaar te maken dan wel aan derden te verstrekken. 8.4 Gegevens c.q. curriculum vitae van door Involved Search voorgestelde kandidaten blijven eigendom van Involved Search. Zij mogen, behoudens uitdrukkelijke toestemming van Involved Search, niet worden vermenigvuldigd. In het bijzonder mag er geen gelegenheid worden geboden c.q. gelegenheid ontstaan dat bedoelde gegevens worden vermenigvuldigd ten behoeve van- of ter inzage worden gegeven aan medewerkers van bureaus voor werving & selectie c.q. persoonlijkheidstesten. 8.5 Involved Search zal door hem voorgedragen kandidaten die werkzaam zijn bij een actieve opdrachtgever niet actief benaderen binnen een periode van 2 jaar na het eindigen van de laatste opdracht van deze opdrachtgever. 9. Non-discriminatie 9.1 Bij de werving en selectie werkzaamheden van Involved Search hebben kandidaten, ongeacht leeftijd, sekse, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, levens- of geloofsovertuiging, politieke keuze, ras, etnische afkomst of nationaliteit gelijke kansen, een en ander onverminderd de objectieve en reële functie-eisen en mits de kandidaat ten principale voldoet aan de criteria van de opdracht. 10. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid 10.1 Involved Search voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uit. 10.2 De opdrachtgever is en blijft formeel en materieel verantwoordelijk voor de beslissing wie van de voorgedragen kandidaten wordt uitgenodigd voor een gesprek met de opdrachtgever alsmede welke kandidaat door de opdrachtgever wordt aangenomen voor de vacature. 10.3 Involved Search is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, die de opdrachtgever of derden mochten ondervinden als gevolg van enig handelen of nalaten van een door Involved Search aan de opdrachtgever voorgedragen kandidaat. Bovendien is Involved Search niet aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de door Involved Search aan de opdrachtgever overlegde, door de voorgedragen kandidaat aangeleverde, cv-informatie. 10.4 Involved Search is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Involved Search is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid haar bekend was. 10.5 Involved Search is slechts aansprakelijk voor directe schade, geleden door de opdrachtgever als rechtstreeks en uitsluitend gevolg van opzet of grove schuld aan de zijde van Involved Search. Aansprakelijkheid voor indirecte, bedrijfs- en gevolgschade is uitgesloten. 10.6 In alle gevallen geldt voorts dat de aansprakelijkheid van Involved Search is beperkt tot het bedrag dat wordt uitgekeerd op basis van de door Involved Search afgesloten (beroeps)- aansprakelijkheidsverzekering. Een kopie van de polisvoorwaarden zal op verzoek door Involved Search aan de opdrachtgever worden verstrekt. Indien de aansprakelijkheidsverzekering de schade niet dekt, is de aansprakelijkheid van Involved Search beperkt tot het totaal van de aan de opdrachtgever in het kader van de betreffende opdracht verzonden en door de opdrachtgever aan Involved Search betaalde nota s. 5-5-2010 Algemene Voorwaarden Involved Search KvK 32169841 4/5
11. Derdenwerking 11.1 Kandidaten worden onder confidentialiteit aan de opdrachtgever gepresenteerd. Indien de opdrachtgever die kandidaten aan derden presenteert zal, bij een eventuele aanstelling, het overeengekomen honorarium verschuldigd zijn. Dit geldt ook indien kandidaten, na een eerste afwijzing dan wel in portefeuille gehouden, door de opdrachtgever mits binnen 18 maanden na de introductie door Involved Search alsnog bij die de opdrachtgever worden aangesteld. Bovenstaande geldt eveneens voor aanstelling van kandidaten bij een bedrijf gelieerd aan opdrachtgever, alles in de ruimste zin des woords. 11.2 Mocht de opdrachtgever binnen 18 maanden na datum van de opdrachtbevestiging één of meer door Involved Search geïntroduceerde, echter destijds door de opdrachtgever niet aangestelde, kandidaten toch aanstellen, dan is de opdrachtgever verplicht Involved Search hiervan in kennis te stellen en is de opdrachtgever het volledige honorarium verschuldigd. 12. Overmacht 12.1 Onverminderd het bepaalde in artikel 75 van het Boek 6 Burgerlijk Wetboek zullen als overmacht gelden omstandigheden buiten wil en toedoen van Involved Search, welke van dien aard zijn, dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijs niet van Involved Search kan worden verlangd. Als overmacht zal bijvoorbeeld gelden oorlog, oproer, sabotage, overstroming, brand, lock out, werkstaking. 12.2 Involved Search zal in zulke gevallen met de opdrachtgever overleggen omtrent te nemen maatregelen, die tot doel hebben schade voor zowel Involved Search als de opdrachtgever te voorkomen of althans zoveel mogelijk te beperken. 12.3 Zolang de overmachtsituatie voortduurt, zullen de verplichtingen van Involved Search worden opgeschort. 12.4 Indien zich een geval voordoet als in het vorig lid beschreven, is de opdrachtgever niet gerechtigd tot enigerlei schadevergoeding. 13. Opschorting of ontbinding 13.1 Indien de opdrachtgever niet, niet behoorlijk of niet tijdig voldoet aan enige verplichting voortvloeiend uit deze overeenkomst en/of Algemene Voorwaarden en bij ingebreke stelling door Involved Search dat verzuim niet heeft hersteld, alsmede in geval van faillissement, surséance van betaling, stilleggen of liquidatie van de opdrachtgever, wordt deze geacht van rechtswege in verzuim te zijn en heeft Involved Search het recht zonder enige ingebrekestelling, de uitvoering van de overeenkomst tot dienstverlening met de opdrachtgever op te schorten of deze geheel of ten dele te ontbinden of ontbonden te verklaren, te harer keuze, zonder dat zij tot enige schadevergoeding of garantie is behouden en onverminderd haar recht op schadevergoeding. In deze gevallen is elke vordering welke Involved Search ten laste van de opdrachtgever heeft of krijgt dadelijk en ineens opeisbaar. 14. Geschillen 14.1 Op alle opdrachten, aanbiedingen en overeenkomsten waarbij Involved Search partij is, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. 14.2 Geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de Rechtbank in Amsterdam. Opgemaakt en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Gooi- en Eemland op 5 mei 2010 5-5-2010 Algemene Voorwaarden Involved Search KvK 32169841 5/5