Notulen eerste Algemene Ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout Datum: woensdag 21 november 2007 Plaats: Utrecht Aanwezig: 70 toekomstige bewoners van de wijk Rijnsche Hout, waaronder de zes leden van het bestuur (zie onderstaand) Notulist: Karin Kramer Agenda: 1. Opening en voorstellen bestuur 2. Doelstellingen VRH 3. Verenigingsvorm 4. Actueel: prognose opleveringstermijn 5. Statuten en huishoudelijk reglement 6. Begroting 7. Pauze 8. Presentatie Vereniging Eigen Huis 9. Afronding 10. Borrel 1. Opening De voorzitter, Lenno Maris, opent de vergadering om 19.00 uur. Hij heet alle aanwezigen hartelijk welkom en geeft aan dat het doel van de vergadering is elkaar en de vereniging te leren kennen. Vervolgens stelt hij het bestuur voor: 1. Voorzitter: Lenno Maris 2. Waarnemend voorzitter: vacature 3. Secretaris: Karin Kramer 4. Waarnemend secretaris: Geke Bloksma 5. Penningmeester: Stefan van Essen 6. Waarnemend penningmeester: Katy Praet 7. Algemeen bestuurslid: Pascal van Onna Het bestuur is tot nu toe bezig geweest met de formele oprichting van de vereniging, het leggen van contacten met diverse instellingen (waaronder de gemeente Utrecht, Bouwfonds, Slokker, Mitros, Doenja, Vereniging Eigen Huis) en het voorbereiden van deze vergadering.
2. Doelstellingen VRH Het belangrijkste doel van de Vereniging Rijnsche Hout is de belangen te behartigen van alle leden door krachten te bundelen. Concreet betekent dit dat de vereniging (zoals verwoord in de statuten artikel 2 lid 2): - informatie verstrekt aan leden en aspirant-leden (kennisdeling); - controles (doet) uitoefent(en) tijdens de bouw van de woningen; - overleg voert met Bouwfonds en Slokker omtrent de bouw; - overleg voert met de gemeente omtrent de inrichting van de woonomgeving en openbare ruimten; - gezamenlijk inkopen verricht of kortingen bedingt voor de leden (zoals bv. voor dakkapellen, tuinen, verzekeringen); - gezamenlijk onderhoud verricht; - de sociale cohesie bevordert in de wijk. Het lidmaatschap van de vereniging betekent dus dat je invloed kan uitoefenen op bovenstaande activiteiten én er de vruchten van plukt (kostenvoordelen, maar ook op andere vlakken). Vraag: wat is het verschil tussen een kopers- en bewonersvereniging? Lenno licht toe dat gezien de doelstellingen heel bewust is gekozen voor de naam Vereniging Rijnsche Hout en niet voor kopers- of bewonersvereniging. We starten als kopersvereniging en gaan na de oplevering van de woningen over in een bewonersvereniging. De vereniging houdt dus niet op te bestaan na de oplevering. Na oplevering kunnen ook huurders lid worden van de vereniging. Vraag: is een lid een bouwnummer? Ja, dat is inderdaad het geval. In die zin dat de vereniging bestaat uit natuurlijke personen, maar per woning kan bij stemming maar één stem worden uitgebracht (zie statuten artikel 3). Vraag: mag Mitros lid worden van de vereniging? Mitros is eigenaar van de huurwoningen in het project en kan als zodanig lid worden van de vereniging (met 1 stem). Ook zij hebben immers een belang bij een oplevering volgens afspraak en bij de inrichting van de woonomgeving. Het lidmaatschap van Mitros kan ons voordelen bieden gezien hun jarenlange ervaring met dit soort projecten. Vraag is wel of zij überhaupt lid willen worden. We hebben een afspraak met Mitros dat we na deze vergadering contact opnemen om een afspraak te maken. De huurders zelf kunnen zoals eerder aangegeven pas lid worden als de huurwoningen zijn opgeleverd.
Vraag: is al bekend welke plannen Mitros heeft met het verhuren van de woningen, bv. m.b.t. het verplaatsen van huurders uit andere delen van Utrecht? Nee, dit is nog niet bekend. We nemen dit mee in de bespreking met Mitros. Lenno geeft tenslotte aan dat het bestuur zich voorlopig inhoudelijk gaat bezighouden met: - de bouw en de bouwbegeleiding; - de wijkinrichting en bestemmingsplannen; - communicatie. Er zijn nog vrijwilligers nodig voor diverse commissies, zoals voor de kascommissie, activiteiten en inkoop. Heb je interesse om je actief in te zetten voor de vereniging, meld je dan aan bij het bestuur via infovrh@rijnschehoutforum.nl. 3. Verenigingsvorm Er zijn verschillende oprichtingsvormen voor een vereniging mogelijk: - informeel: o.b.v. mondelinge of eigen schriftelijke afspraken, gecombineerd met bv. een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; - formeel: o.b.v. inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een notariële akte. Nadeel van de informele vorm is dat de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk zijn. Om die reden wordt bij de meeste kopersverenigingen gekozen voor een formele vorm, waar dit niet het geval is. Ook de Vereniging Rijnsche Hout is een formele vereniging, ingeschreven bij de notaris. 4. Actueel: prognose opleveringstermijn Een van de aanwezigen doet de suggestie om als vereniging bij de besprekingen met Slokker en Bouwfonds aanwezig te zijn. Het bestuur geeft aan dit een goed idee te vinden en geeft aan uit te gaan zoeken wat de mogelijkheden zijn. Een andere aanwezige merkt op dat we juist blij moeten zijn met Bouwfonds, omdat we tenminste elke 8 weken een prognose ontvangen en Bouwfonds veel communiceert met ons. Er zijn genoeg andere projecten waar dit niet het geval is en je alleen twee weken voor de oplevering bericht krijgt. Verdere discussie over de eerste prognose die we allemaal hebben ontvangen en de daarmee samenhangende (tussentijdse) keuringen wordt geparkeerd tot de presentatie door de Vereniging Eigen Huis. Een groot aantal vragen zal dan beantwoord worden, is de verwachting.
5. Statuten en huishoudelijk reglement De statuten zijn gebaseerd op een standaarddocument voor statuten van een kopersvereniging van de Vereniging Eigen Huis. Waar nodig zijn ze aangepast en vervolgens gecontroleerd door twee juristen onder de kopers. Tenslotte zijn ze gecontroleerd door de notaris. In de statuten is ondermeer het volgende vastgelegd: - Doel van de vereniging; - Lidmaatschap van de vereniging (wie is lid en wanneer eindigt het lidmaatschap); - Bestuurslidmaatschap, bestuursfuncties en benoeming van het bestuur; - Bestuurstaken en bevoegdheden; - Jaarverslag, rekening en verantwoording; - Algemene ledenvergadering, stemrecht en besluitvorming; - Statutenwijziging. Het huishoudelijk reglement is aanvullend op de statuten. Hierin zijn allerlei zaken geregeld die door de algemene ledenvergadering gewijzigd kunnen worden zonder dat er opnieuw een gang naar de notaris nodig is. In het reglement staan aanvullende bepaling m.b.t. het lidmaatschap, de contributie, de taken van het bestuur, stemprocedures, de begroting en de kascommissie. 6. Begroting Stefan licht de begroting voor 2007 en 2008 toe. De begroting is als volgt tot stand gekomen: de vereniging heeft te maken met aanloopkosten, zoals voor de oprichting (zie hieronder). Om die te bekostigen heeft elk bestuurslid 75 gestort op de bankrekening van de vereniging, waarmee de belangrijkste kosten gedekt zijn. Vervolgens is op basis van een aantal uitgangspunten de begroting voor het laatste kwartaal van 2007 vastgesteld aan de hand waarvan het inschrijfgeld en de eerste contributie is vastgesteld. De uitgangspunten voor 2007 waren: - eind december verwachten we 50 leden te hebben; - voor 2007 hebben we rekening gehouden met twee ledenvergaderingen; - er is sprake van een formele vereniging, dus van oprichtingskosten; - we hebben rekening gehouden met één steekproefsgewijze bouwinspectie door de Vereniging Eigen Huis (de keuze voor de keuringsinstantie is nog niet gemaakt, maar we hebben dit als uitgangspunt gehanteerd).
Intussen weten we dat een aantal zaken gewijzigd zijn t.o.v. het moment dat we de begroting vastgesteld hebben: - we hebben een aantal meevallers op overheadposten, zoals de kosten voor de mailing aan alle kopers die Bouwfonds voor zijn rekening heeft genomen; - de oprichtingskosten waren iets hoger dan verwacht; - gezien het feit dat het openen van een girorekening niet verliep zoals verwacht, hebben we iets hogere kosten voor bancaire zaken moeten maken; - we ontvangen subsidie voor de huur van een ruimte voor onze ledenvergaderingen. De begroting voor 2007 is opgenomen in bijlage 1. Ook de voorlopige begroting voor 2008 is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: - eind december verwachten we 90 leden te hebben (is circa 3/4 van het aantal koopwoningen); - in 2008 verwachten we 6 ledenvergaderingen nodig te hebben; - we hebben rekening gehouden met 3 steekproefsgewijze inspecties door de Vereniging Eigen Huis (of een andere instantie). De voorlopige begroting voor 2008 is opgenomen in bijlage 2. Stefan benadrukt dat deze niet vaststaat. In de volgende ledenvergadering zullen we de begroting voor 2008 in stemming brengen. Vraag: waarom gaan we uit van 3 keuringen in 2008 en 1 in 2007, dus 4 in totaal? Stefan geeft aan de verwachting is dat dit voldoende gezien de bouwperiode van 15 maanden. Vraag: waarom steekproefsgewijs en waarom niet alle woningen keuren? We hebben te maken met veel verschillende typen woningen (A t/m H). Daarbinnen kennen we verschillende varianten. Als we die allemaal zouden willen keuren (of zelfs alle afzonderlijke woningen zouden willen keuren), zouden de kosten zeer hoog oplopen. Bovendien is bv. G2 hetzelfde als G1, maar dan gespiegeld. We gaan dus wel alle typen woningen laten keuren, maar niet alle varianten. Vraag: wat als we meer keuringen willen of individuele keuringen? Extra keuringen zijn altijd mogelijk op eigen initiatief. De vereniging zal wel een bemiddelende rol kunnen spelen t.a.v. een gunstige prijsstelling of andere voorwaarden. Meer informatie m.b.t. de keuringen volgt bij de presentatie van de Vereniging Eigen Huis.
Vraag: zijn de geschatte inkomsten voor 2008 wel correct? Want als we verwachten 90 leden in december te hebben, zullen die niet allemaal voor een geheel jaar betaald hebben. Stefan constateert dat dat een terechte opmerking is en de begroting zal hierop aangepast worden. 8. Presentatie Vereniging Eigen Huis (VEH) De VEH licht haar dienstverlening toe en geeft aan wat zij kunnen betekenen voor kopersverenigingen. Hieronder zijn de belangrijkste zaken uit de presentatie van de VEH opgenomen. Bouwtijd De bouwtijd is 220 werkbare werkdagen vanaf het storten van de ruwe begane grond vloer. Het GIW geeft aan dat er gemiddeld 184 werkbare werkdagen in een jaar zitten, wat betekent dat 220 dagen overeen komt met ongeveer 15 maanden. Vraag: wat is de definitie van een werkbare werkdag? Een werkbare werkdag is in ieder geval een maandag t/m vrijdag, geen bouwvak en feestdagen (incl. regionale feestdagen) en de weerssituatie moet zodanig zijn dat er minstens 4 uur achter elkaar gewerkt kan worden. Dit is direct een lastige voorwaarde en afhankelijk van of er binnen of buiten gewerkt wordt. Op www.bouwkosten.nl kun je voor 25 per maand een maandelijkse rapportage van het aantal werkbare werkdagen bijhouden. Vraag: hoe zit het met de periode voorafgaand aan het storten van de begane grond vloer? Juridisch gezien is er niets geregeld. De bouwer moet in ieder geval binnen 3 maanden na het tekenen van het koopcontract starten met de bouw mits aan de opschortende voorwaarden is voldaan. Dit betekent echter niet dat de ruwe begane grond vloer van elke woning binnen 3 maanden gestort is. Er kan wel 6 maanden zitten tussen start van de bouw en het gereed komen van de begane grond vloeren van alle woningen. Wijzigingen tijdens de bouw Deze kunnen voorkomen (artikel 6 van de algemene voorwaarden), bv. een ander type glas. Dan kun je als kopersvereniging eisen dat er een gelijkwaardig alternatief komt. Als de vereniging lid wordt van de VEH, is het mogelijk telefonisch ruggespraak te houden over dit soort zaken.
Gang van zaken oplevering - voorschouw: het is mogelijk dat we een uitnodiging voor de voorschouw krijgen. VEH adviseert daar altijd gebruik van te maken. Het is geen juridisch moment (het is geen oplevering of opleveringskeuring), maar je kunt dan wel bv. zaken opmeten en/of controleren of alle meer- en minderwerk is uitgevoerd. - Bij het accorderen van het opleveringsrapport bij oplevering vindt overdracht van het risico plaats. Voorwaarde is wel dat het pand voor bewoning gereed moet zijn. Als dat niet zo is, kun je de sleutel weigeren. - 5%-regeling: 5% van de koopsom mag bij de notaris in depot worden gehouden (in de vorm van een bankgarantie). Dit mag worden achtergehouden totdat alle gebreken opgelost zijn. Gebreken uit het opleveringsrapport en alles wat binnen 3 maanden wordt gemeld, moeten binnen 3 maanden zijn verholpen. Als dit niet het geval is, moet je dit zelf melden bij de notaris! Nieuwbouwcoach - Inschakelen van een projectbouwkundige en eventueel een projectjurist: beide worden gekoppeld aan het project en aan de VRH. De projectbouwkundige verricht werkzaamheden op verzoek van de vereniging. Wat kan hij voor ons betekenen? Controles tijdens de bouw in de volgende fasen: skeletfase, fase wind- en waterdicht maken en afbouwfase. Dit kun je individueel doen of vanuit de vereniging. De bouwkundige haalt vaak repeterende fouten eruit. VEH adviseert nu al te starten met de controles. Een controle duurt 3 uur en kost 345,-. Als de bouwkundige eerder klaar, blijft het restantbedrag in een potje voor de volgende keuring of andere begeleiding. Overige begeleiding: bv. checken of nota s aan de kopers op het juiste moment verstuurd worden (niet te vroeg). Informeer het bestuur van de vereniging als je denkt dat je een nota hebt ontvangen terwijl de bouwfase nog niet gereed is. Vraag: is Bouwfonds verplicht aan de controles mee te werken? Nee, maar de bouwkundige van VEH wordt vrijwel altijd toegelaten. Vraag: is er al contact geweest met Bouwfonds over de steekproefcontroles? Ja, Bouwfonds geeft aan een keuring toe te staan als bij de eerste 100 woningen de vloer van de eerste verdieping ligt. Dit zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2008 zijn.
- Opleveringskeuring: kost 199 voor 2 uur. VEH verstrekt geen korting aan leden van de VRH. Tijdens de keuring loopt de bouwkundige achter de uitvoerder aan. Hij rapporteert aan het eind van de keuring. - Nazorg, bv. bij collectieve gebreken in veel woningen. VEH geeft dan advies hoe om te gaan met de 5%-regeling. Er zijn geen kosten voor het lidmaatschap van de VRH. VEH eist wel dat alle leden van de VRH ook lid worden van de VEH (kosten: 29,75 voor het eerste jaar, 19,75 voor volgende jaren). Er worden geen keuringen uitgevoerd bij niet-leden. Tip Als kopersvereniging kun je vaak aantrekkelijke kortingen bedingen bij doe het zelf zaken, tuincentra, lokale middenstand e.d. 9. Afronding Lenno doet een oproep om je te melden als je interesse hebt in de kascommissie. Daar hebben we in ieder geval 2 leden voor nodig. Cindy Yin (bouwnr. 119) en Gieta Moese (bouwnr. 153) melden zich aan. Bedankt! Daarnaast hebben we een vacature in het bestuur. Meld je aan bij het bestuur als je interesse hebt! En tenslotte verzoekt Lenno alle leden die zich hebben ingeschreven, maar nog niet betaald, alsnog zorg te dragen voor de betaling van het inschrijfgeld en de contributie. Lenno bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. Tijd om te borrelen met de nieuwe buren! Actielijst Nr. Actie Wie 1 Afspraak maken met Mitros Bestuur 2 Uitzoeken wat de mogelijkheden zijn om bij de Bestuur periodieke voortgangsbesprekingen met Slokker en Bouwfonds te zijn 3 Aanpassen begroting 2008 Stefan van Essen 4 Nagaan of het zinvol is een abonnement te nemen op Bestuur www.bouwkosten.nl 5 In kaart brengen van mogelijkheden voor andere keuringsinstanties Bestuur