Gedragscode Bestuurders Gemeente Bergen 2007 Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie gemeente Bergen Officiële naam regeling Gedragscode Bestuurders Gemeente Bergen 2007 Citeertitel Gedragscode Bestuurders 2007 Besloten door gemeenteraad Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Onderwerp Personeel en Organisatie Opmerkingen m.b.t. de regeling Geen. Grondslagen 1. Gemeentewet, art. 15, derde lid, 41c, tweede lid en 69, derde lid Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1. Geen. Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht Betreft Ontstaansbron: datum ondertekening; bron bekendmaking 1-3-2007 nieuwe regeling 13-2-2007 Maas en Niersbode, 2007, 9 Inwerkingtreding: datum ondertekening; bron bekendmaking 13-2-2007 Maas en Niersbode, 2007, 9 Voorstel gemeenteraad 13-2-2007, 7327 Gedragscode Bestuurders Gemeente Bergen 2007. (geconsolideerde tekst) De raad van de gemeente Bergen, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 november 2006; gelet op artikel 15, lid 3, artikel 41c, lid 2 en artikel 69, lid 3 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen navolgende Gedragscode Bestuurders Gemeente Bergen 2007. Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Deze gedragscode geldt voor bestuurders, zijnde de leden van het college van burgemeester en wethouders en de raadsleden. 2. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college van burgemeester en wethouders. 3. De code is openbaar en door derden te raadplegen. 4. De bestuurders ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. 1
Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding 1. Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. 2. Bij privaat publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 3. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente. 4. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 5. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. Artikel 3 Nevenfuncties 1. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente. 2. Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. 3. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (dus een qualitate qua nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. 4. Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. Artikel 4 Informatie 1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. 2. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 3. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Artikel 5 Aannemen van geschenken 1. Geschenken, giften of gunsten die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden in principe gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. 2. In afwijking van het bepaalde in het vorige lid kunnen geschenken, giften of gunsten met een waarde van minder dan 70,--, die per kalenderjaar van één buitenstaander worden ontvangen, worden behouden. Melding en registratie dient wel plaats te vinden. 3. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college van burgemeester en wethouders, waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven 1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan worden aangetoond. 2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd: Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en De uitgave vloeit voort uit de functie. Artikel 7 Declaraties 1. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. 2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. 2
3. Een declaratie wordt schriftelijk ingediend, waarbij (zo nodig) een betalingsbewijs wordt gevoegd en de functionaliteit van de uitgave wordt vermeld. 4. Gemaakte kosten worden uiterlijk binnen drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend. 5. De gemeentesecretaris respectievelijk de griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld via het afdelingshoofd Managementondersteuning. 6. Zijn er vragen omtrent een declaratie dan vindt rechtstreeks overleg plaats tussen het hoofd Managementondersteuning en de indiener van de declaratie. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Artikel 8 Creditcards 1. Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt. 2. De gemeentesecretaris of de griffier draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. 3. De afhandeling van betalingen verricht met een creditcard geschiedt enkel schriftelijk, waarbij (zo nodig) een betalingsbewijs wordt gevoegd en de functionaliteit van de uitgave wordt vermeld. 4. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. 5. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd. 6. Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven. Artikel 9 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen 1. Gemeentelijke goederen voor privé-gebruik mogen slechts voor bijzondere gelegenheden geleend worden. Het gebruik maken van gemeentepersoneel voor privé-gebruik bínnen werktijd, is niet toegestaan. 2. Gemeentelijke goederen voor eigen privé-gebruik mogen alleen geleend worden voor eigen gebruik, dus niet voor familieleden en/of kennissen. 3. Als een gemeentelijk goed wordt geleend geldt dat de verantwoordelijkheid/ aansprakelijkheid voor het gemeentelijke goed nadrukkelijk ligt bij diegene die het goed heeft geleend. 4. Het lenen van gemeentelijke goederen voor eigen privé-gebruik wordt vooraf geregistreerd. Om problemen achteraf te voorkomen wordt ook gekeken naar de staat van onderhoud. Registratie vindt plaats door: Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken, voor zover het goederen van de binnendienst aangaat. Te denken valt aan de hangtafels en aan een typemachine. Automatiseringsapparatuur, zoals de beamer (met projectiescherm & laptop) en de back-upapparatuur worden niet uitgeleend. Het afdelingshoofd Ruimtelijk Beheer (voor deze de opzichter buitendienst), voor zover het goederen van de buitendienst aangaat. Hierbij wordt het volgende onderscheid gemaakt: Klein materieel voor zover dat niet aan te veel slijtage onderhevig is, er geen bijzondere gebruikseisen aan worden gesteld en ook niet te snel kan stukgaan mag wel worden uitgeleend (bijvoorbeeld een grondboor, een bladblazer, een aanhanger, een heggenschaar en dergelijke). Een motorkettingzaag mag niet worden uitgeleend. Rijdend groot materiaal wordt niet uitgeleend (bijvoorbeeld een busje, de vrachtwagen of de laadschop). 5. Indien een van beide afdelingshoofden van mening is, dat de uitlening niet gebruikelijk dan wel buitenproportioneel is, dan overleggen zij met de burgemeester en wordt zo nodig in het college ter besluitvorming voorgelegd. 6. Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen. 3
Artikel 10 Reizen buitenland 1. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college. De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld. 2. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. 3. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. 4. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. 5. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. 6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. 7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder. 8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht. Artikel 11 Onkostenvergoedingen 1. Naast declarabele vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben bestuurders aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van die vaste of forfaitaire onkostenvergoeding zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd: Representatie Onder representatie wordt verstaan koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties en dergelijke. Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als bestuurder. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties. Vakliteratuur Hieronder vallen uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven en naslagwerken. Contributies (verenigingen) Het betreft hier contributie en/of lidmaatschap van een vakbond, een belangenvereniging, een beroepsvereniging, een bestuurdersvereniging en dergelijke. Telefoonkosten Onder deze kosten vallen kosten van zakelijke gesprekken via vaste én mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding. Bureaukosten en porti Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda en dergelijke, de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken vallen hieronder. Giften Dit zijn zakelijke giften die de bestuurder louter als zodanig doet aan inzamelingsacties, collectes en dergelijke (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden) en die men niet als privé-persoon zou hebben gedaan. Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit. Fractiekosten 4
Het betreft hier bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat of een fractieweekend. Representatieve ontvangsten aan huis Hieronder vallen de kosten voor ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in eigen huis (consumptieve verstrekkingen en dergelijke). Excursies Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten). 2. De daadwerkelijke samenstelling van de onkostenvergoedingen en de hoogte van de bedragen verschilt voor de diverse categorieën bestuurders. Artikel 12 1. Dit besluit treedt in werking per 1 maart 2007. 2. Dit besluit kan worden aangehaald als Gedragscode Bestuurders 2007. Bergen, 13 februari 2007 De griffier Th.J.M. Pierik De voorzitter C.W.H.M. Klaverdijk Toelichting Het doel van deze gedragscode is om bestuurders een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. De code bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel als voor bestuurders afzonderlijk. Onder bestuurders worden verstaan de burgemeester, de wethouders en de raadsleden. De code geeft niet per definitie regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Bestuurders zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Overigens is de rechtskracht van de code versterkt, omdat deze een nadere uitvoering is van de Nota bestuurlijke en ambtelijke integriteit Gemeente Bergen, vastgesteld door de gemeenteraad op 21 augustus 2001. Niet voor alle regels ligt een dergelijke juridische verankering echter voor de hand. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en over nevenfuncties. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen. Deze code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd. Behalve de feitelijke gedragsregels genoemd onder een aantal artikelen wordt de gedragscode in een breder kader geplaatst door een aantal kernbegrippen van bestuurlijke integriteit. Zij vormen als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Een uitgangspunt is dat bestuurders bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal stellen. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders of de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen. 5
Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief: Dienstbaarheid Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken. Functionaliteit Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur. Onafhankelijkheid Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden. 6