UITTREKSEL UIT HET NOTULENBOEK VAN DE GEMEENTERAAD Zitting van maandag 18 november 2013 Aanwezigen : De Pooter Sonja - voorzitter Hofmans Lode - burgemeester Muyshondt Tine, Verhaegen Jef, Bossaerts Fernand, Vermeesch Roel, Goris Hilde, De Schutter Stan - schepenen Beirinckx Monique, Van Dessel Lutgart, Caers Yves, Damen Nicole, Redig Luc, Engelen Christel, Helsen Kevin, Baeten Marleen, Raeymaekers Sylvain, De Ryck Johan, Van Camp Lotte, Willems Ann, Dillen Jan, Huysmans Fons, Welz Jörg, Oliviers John, Teurfs Patrik - raadsleden Van der Schoot Wim - gemeentesecretaris 0034 Huishoudelijk reglement beheersorgaan gemeenschapscentrum Den Boomgaard Gelet op het gemeentedecreet; Gelet op de wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt; Gelet op het decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact; Gelet op artikel 7, 4 van het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012; Gelet op artikel 5 van het besluit van de Vlaamse regering van 26 oktober 2012 ter uitvoering van het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012; Gelet op de bespreking van de vernieuwde statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard in haar vergadering van 3 september 2013; Gelet op de beslissing van heden met de aanpassing van de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard en in het bijzonder art. 23, 2; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen. Besluit met eenparigheid van stemmen: ------------------------------------------------- Enig artikel: Het huishoudelijk reglement van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard als volgt vast te stellen: Titel I: Definities Art. 1: Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: 1 statuten: de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard. 2 beheersorgaan: het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard. 3 lid / leden: de persoon / personen vermeld onder artikel 8, 8 van de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard.
4 waarnemers: de personen vermeld onder artikel 14 van de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard. 5 volstrekte meerderheid: meer dan de helft van de stemgerechtigde leden is aanwezig op het ogenblik van de stemming en het voorstel behaalt meer dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen. Geldig uitgebrachte stemmen zijn: de ja-stemmen of de stemmen uitgebracht op de naam van een kandidaat. -de nee-stemmen. 6 gewone meerderheid (bij een herstemming over personen of functies): meer dan de helft van de stemgerechtigde leden is aanwezig op het ogenblik van de herstemming en één van de twee kandidaten behaalt meer dan de helft van de ja-stemmen (stemmen uitgebracht op een kandidaat). 7 inrichtende overheid: college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad. Titel II: Doel van het huishoudelijk reglement Art. 2: Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling van de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard en regelt alle verdere aangelegenheden in verband met de werking van het beheersorgaan die door de statuten niet of onvoldoende worden omschreven. Titel III: Voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris Art. 3: De voorzitter leidt het beheersorgaan. Hij/Zij roept de leden van het beheersorgaan in vergadering samen en opent en sluit de vergaderingen. Hij/Zij staat in voor de goede werking van het beheersorgaan. Art. 4: De ondervoorzitter staat de voorzitter bij in zijn functie en vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Art. 5: De penningmeester wordt door het beheersorgaan belast met de uitvoering van de financiële verrichtingen van het beheersorgaan. Hij/Zij houdt het kasboek bij met gedetailleerde opgave van inkomsten en uitgaven. Telkens wanneer een lid van het beheersorgaan hier om verzoekt, brengt de penningmeester verslag uit over de financiële situatie van het beheersorgaan. In het eerste trimester van een nieuw kalenderjaar, maakt de penningmeester een financieel verslag op van het afgelopen jaar. Ter ontlasting van de penningmeester wordt dit jaarverslag ter goedkeuring voorgelegd aan het beheersorgaan. Het goedgekeurd jaarverslag wordt vervolgens overgemaakt aan de inrichtende overheid. Art. 6: De secretaris staat in voor de administratie, inherent aan de goede werking van het beheersorgaan. Hij/Zij is verantwoordelijk voor de verslagen van de vergaderingen en voor de verspreiding ervan. Hij houdt de ledenlijst en de aanwezigheidslijsten bij en staat in voor het versturen van de oproepingsbrieven met bijbehorende agenda. Titel IV: Bijeenroeping Art. 7: Het beheersorgaan komt ten minste éénmaal per kwartaal en zo dikwijls als de belangen van het gemeenschapscentrum het vereisen, samen.
Art. 8: 1. De oproepingsbrieven worden minstens tien kalenderdagen voor de vergadering aan ieder stemgerechtigd lid en aan de waarnemers vermeld onder artikel 14 van de statuten verstuurd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. 2. De oproepingsbrief vermeldt steeds de agenda van de vergadering. De agendapunten dienen voldoende duidelijk omschreven te zijn. 3. De oproeping gebeurt per email. Enkel indien ze dit uitdrukkelijk aanvragen, zullen leden de oproepingsbrief met agenda via de post toegestuurd krijgen. Art. 9: 1. Eén derde van de stemgerechtigde leden van het beheersorgaan kan de bijeenroeping eisen met een door hen opgestelde agenda. Deze samenkomst moet plaatsvinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek bij de voorzitter. 2. Buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden kunnen niet plaatsvinden tijdens de maanden juli en augustus. Titel V: Quorum Art. 10: 1. Het beheersorgaan kan slechts geldig beraadslagen en besluiten indien meer dan de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. 2. Het beheersorgaan kan echter, indien het bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden is opgekomen, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en besluiten over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. Art. 11: 1. In principe wonen alle leden alle vergaderingen bij. 2. Elke mogelijke voorziene afwezigheid zal op voorhand aan de voorzitter of de secretaris mondeling of schriftelijk gemeld worden. 3. In het geval van een niet-gemotiveerde afwezigheid van een lid op drie achtereenvolgende samenkomsten van het beheersorgaan, kan de voorzitter dit bij de eerstvolgende vergadering op de agenda plaatsen en het beheersorgaan verzoeken om uitsluiting van het betreffende lid. De uitsluiting zal per aangetekend schrijven aan het lid worden meegedeeld. Titel VI: Wijze van vergaderen Art. 12: De vergaderingen van het beheersorgaan zijn niet openbaar. Art. 13: 1. De vergaderingen van het beheersorgaan worden voorgezeten door de voorzitter, bij afwezigheid van de voorzitter door de ondervoorzitter en bij afwezigheid van de voorzitter en de ondervoorzitter door het aanwezige stemgerechtigde lid met de hoogste leeftijd. 2. De vergadering wordt door de voorzitter of door zijn onder artikel 13, 1 vermelde plaatsvervanger geopend en gesloten. Art. 14: 1. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. 2. Indien 15 minuten na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Art. 15: 1. De voorzitter geeft kennis van de tot het beheersorgaan gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die het beheersorgaan aanbelangen.
2. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda conform de artikelen 23 tot en met 25. Art. 16: 1. Bij de behandeling van de agendapunten verleent de voorzitter het woord volgens de volgorde van de aanvragen. In geval van gelijktijdige aanvragen, bepaalt de voorzitter de volgorde. 2. De voorzitter kan leden of waarnemers verzoeken om een toelichting te geven. Art. 17: 1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergaderzaal. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in het verslag. 2. Als een lid of waarnemer, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Wie, in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. 3. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren Art. 18: 1. De voorzitter mag niemand het woord weigeren, tenzij voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot orde. 2. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, tenzij voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot orde. Art. 19: Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van het beheersorgaan en de waarnemers moeten dan onmiddellijk de vergaderzaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in het verslag. Art. 20: Het beheersorgaan bepaalt tijdens zijn bijeenkomst in de mate van het mogelijke de voorlopige datum voor de volgende vergadering en de voorlopige agenda. De definitieve datum en agenda worden vastgelegd door de voorzitter in overleg met de secretaris. Art. 21: De stemgerechtigde leden van het beheersorgaan kunnen zich op de vergaderingen niet laten vertegenwoordigen door een ander stemgerechtigd lid of plaatsvervanger. Titel VII: Agenda Art. 22: Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat ten minste tien dagen voor de samenkomst schriftelijk door een stemgerechtigd lid wordt ingediend bij de secretaris. Art. 23: 1. Het beheersorgaan kan enkel geldig beraadslagen over punten die op de agenda voorkomen. 2. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits akkoord van twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden. Art. 24: De op de agenda gestelde punten worden besproken in de volgorde waarin zij op de oproepingsbrief voorkomen, tenzij minstens twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden akkoord gaan met een wijziging van de volgorde.
Art. 25: Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verwezen naar de agenda van de volgende bijeenkomst, en dan bij prioriteit behandeld. Titel VIII: Wijze van stemmen Art. 26: 1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid genomen. Art. 27: 1. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen: 1 de mondelinge stemming 2 de geheime stemming Art. 28: Als er gestemd wordt over personen of functies, of op verzoek van tenminste één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In alle andere gevallen is de stemming mondeling. Art. 29: Wanneer bij geheime stemming over personen of functies de volstrekte meerderheid niet is verkregen bij de eerste stemming, heeft herstemming plaats over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Indien bij de eerste stemming twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben behaald, komt (komen) tussen hen de oudste(n) in aanmerking voor herstemming. De kandidaat die bij een herstemming een gewone meerderheid van stemmen behaalt, wordt verkozen. Wanneer bij een herstemming geen van de kandidaten een gewone meerderheid van stemmen behaalt, krijgt de oudste kandidaat de voorkeur. Art. 30: De waarnemers vermeld onder artikel 14 van de statuten bezitten geen stemrecht. Titel IX: Het verslag van de vergadering: Art. 31: Van elke bijeenkomst van het beheersorgaan wordt door de secretaris of door één van de gemeentelijke ambtenaren vermeld onder artikel 13, 2 en 3 van de statuten een voorlopig verslag opgesteld dat ten laatste op de eerstvolgende bijeenkomst van het beheersorgaan ter goedkeuring wordt voorgelegd. Art. 32: De verslagen van de vergaderingen van het beheersorgaan vermelden ten minste: 1 de aanwezigheden en verontschuldigingen. 2 de essentie van de besprekingen. 3 de gemotiveerde adviezen die over bepaalde onderwerpen werden geformuleerd. 4 de uitslag van eventuele stemmingen. Art. 33: Zo snel mogelijk wordt het verslag ter goedkeuring rondgestuurd naar de leden van het beheersorgaan. Elk lid heeft het recht om bezwaren in te brengen tegen de redactie van het verslag. Indien binnen tien dagen geen opmerkingen worden gegeven, wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd. Worden de bezwaren gegrond bevonden, dan is de secretaris of zijn plaatsvervanger gehouden uiterlijk in de eerstvolgende vergadering een nieuwe redactie voor te leggen die in overeenstemming is met de beslissing van het beheersorgaan.
Art. 34: 1. Alle stemgerechtigde leden en alle personen vermeld onder artikel 14, 2 van de statuten ontvangen het voorlopig verslag van de samenkomst van het beheersorgaan binnen één maand na de samenkomst. 2 Van zodra het verslag is goedgekeurd, wordt het ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Titel X: Adviesbepalingen Art. 35: Hetzij op vraag van de inrichtende overheid, hetzij op eigen initiatief kan het beheersorgaan gemotiveerde, schriftelijke adviezen uitbrengen over alle materies vermeld onder artikel 6, 1, 2 en 3 van de statuten. Art. 36: 1. Wanneer de inrichtende overheid om een advies verzoekt, verplicht het beheersorgaan zich ertoe dit advies uiterlijk drie maanden na de ontvangst van het verzoek aan de inrichtende overheid over te maken. 2. De inrichtende overheid verplicht zich er toe een gemotiveerd, schriftelijk antwoord te geven binnen de maand nadat het advies aan het college werd voorgelegd. Art. 37: Bij de aan de inrichtende overheid overgemaakte adviezen kunnen minderheidsnota s worden gevoegd, die een onafscheidelijk deel uitmaken van de adviezen. Titel XI: Goedkeuring en wijzigingen Art. 38: 1. Het huishoudelijk reglement van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard is slechts geldig na goedkeuring door de gemeenteraad. 2. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum kunnen slechts door de gemeenteraad goedgekeurd worden na schriftelijk advies van het beheersorgaan. Titel XII: slotbepalingen Art. 39: Voor alle gevallen die in dit reglement niet zijn voorzien, wordt de beslissing getroffen door het beheersorgaan. Art. 40: Het gemeenteraadsbesluit ter bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van het beheersorgaan wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de diensten van het provinciebestuur en van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Gedaan te Ranst in zitting datum als boven De secretaris De voorzitter (get.) Wim Van der Schoot (get.)sonja De Pooter ----------------------------------------------------------------------------------------------------------