Algemene voorwaarden Intense AV Projecten en (freelance) werkzaamheden Versie geldig vanaf: 01 oktober 2014 Artikel 1 Definities en toepasselijkheid 1.1 Intense AV: de gebruiker van deze algemene voorwaarden. Intense AV is statutair gevestigd te Boskoop en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52434885. 1.2 Opdrachtgever: een natuurlijk- of rechtspersoon die aan Intense AV een opdracht heeft verstrekt voor het uitvoeren van Werkzaamheden. 1.3 Werkzaamheden: alle activiteiten die Intense AV uitvoert in opdracht van de Opdrachtgever. Hieronder valt zeker te verstaan doch niet uitsluitend: het plaatsen en verzorgen van licht-, geluid- en beeldtechniek ten behoeve van een door de Opdrachtgever georganiseerd Evenement en het uitvoeren van overige werkzaamheden onder toezicht van de Opdrachtgever. 1.4 Evenement: een door de Opdrachtgever georganiseerd evenement waar Intense AV Werkzaamheden zal uitvoeren. 1.5 Locatie: de feitelijke plaats waar een Evenement wordt georganiseerd/gehouden en/of Werkzaamheden worden uitgevoerd. Hieronder dient men zeker (doch niet uitsluitend) te verstaan alle terreinen, ruimten, velden etc. eromheen, die deel uitmaken van het complex, waarbinnen het Evenement plaatsvindt. 1.6 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en op alle overeenkomsten van Intense AV die strekken tot het verlenen van diensten, het verkopen van producten of het verhuren van producten. 1.7 De door de Opdrachtgever gehanteerde algemene (inkoop)voorwaarden, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, en zijn zodoende niet van toepassing op overeenkomsten aangegaan met Intense AV 1.8 Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijven de overige algemene voorwaarden volledig van toepassing. 1.9 Indien Intense AV op enig moment geen strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, kan daar door de Opdrachtgever nimmer enig (toekomstig)recht aan ontleend worden. Artikel 2 Offertes en aanbiedingen 2.1 Alle door Intense AV uitgevaardigde offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend en dertig (30) dagen geldig voor aanvaarding, daarna zijn zij van louter informatieve waarde. 2.2 De door Intense AV gehanteerde prijzen, in offertes en aanbiedingen, zijn in euro ( ), exclusief BTW en andere belastingen van overheidswege. www.intense-av.nl 1
2.3 Een samengestelde aanbieding of offerte verplicht Intense AV niet tot het verrichten van een gedeelte tegen de opgegeven werkzaamheden in deze aanbiedingen of offerte. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige orders. 2.4 Alle documenten die door Intense AV worden verstrekt, waaronder offertes, licht-, beeld-, decor- en geluidsontwerpen blijven ten allen tijden het intellectuele eigendom van Intense AV. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan deze documenten op enige wijze te openbaren aan derden. Artikel 3 Tot stand komen van een overeenkomst & annulering 3.1 Een overeenkomst tussen Intense AV en Opdrachtgever komt tot stand nadat een door Intense AV uitgevaardigd aanbod door de Opdrachtgever wordt aanvaard en Intense AV akkoord is gegaan met deze aanvaarding. 3.2 Aanvaarding door de Opdrachtgever dient schriftelijk te geschieden, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven door Intense AV. 3.3 Wijzigingen in de overeenkomst dienen schriftelijk te worden gemeld aan Intense AV en moeten schriftelijk worden aanvaard door Intense AV. 3.4 Indien de Opdrachtgever een opdracht annuleert of wijzigt is in beginsel hetgeen bepaald in artikel 3.5 t/m 3.9 van toepassing, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen tussen de Opdrachtgever en Intense AV. 3.5 In dit artikel wordt onder aanvangsdatum de datum verstaan zoals die is vastgesteld tussen Intense AV en de Opdrachtgever overeenkomstig hetgeen bepaald in artikel 4.1. 3.6 In dit artikel wordt onder opdrachtwaarde verstaan het totaalbedrag voor de Werkzaamheden zoals genoemd in de offerte en/of opdrachtbevestiging. 3.7 Annulering van een reeds tot stand gekomen overeenkomst kan uitsluitende schriftelijk worden gedaan. Bij annulering van een overeenkomst: tussen zes (6) en drie (3) kalenderweken voor aanvangsdatum dient de Opdrachtgever 25% van de opdrachtwaarde te vergoeden; tussen drie (3) en twee (2) kalenderweken voor aanvangsdatum dient de Opdrachtgever 50% van de opdrachtwaarde te vergoeden en binnen twee (2) kalenderweken voor aanvangsdatum dient de Opdrachtgever de volledige opdrachtwaarde te vergoeden. 3.8 Wijziging of verschuiving van een aanvangsdatum van de zijde van de Opdrachtgever wordt, tenzij anders overeengekomen, eveneens als annulering aangemerkt. 3.9 Zonder daarmee in gebreke te komen, kan Intense AV een verzoek tot wijziging van de overeenkomst op redelijke gronden weigeren, indien dit in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht negatief gevolg zou kunnen hebben op het resultaat van de door Intense AV geleverde Werkzaamheden. 3.10 Indien een Evenement voortijdig beëindigd wordt, behoudt Intense AV zijn recht op het volledige overeengekomen bedrag. 3.11 Intense AV is gerechtigd de overeenkomst in verschillende fasen uit te voeren en het aldus uitgevoerde gedeelte afzonderlijk te factureren. www.intense-av.nl 2
3.12 Indien de overeenkomst in fasen wordt uitgevoerd kan Intense AV de werkzaamheden opschorten totdat de Opdrachtgever de voorafgaande fase heeft goedgekeurd. 3.13 Intense AV behoudt zich het recht om derden in te huren voor het uitvoeren van een overeenkomst en deze prijzen door te rekenen aan de Opdrachtgever. 3.14 Indien Intense AV derden inschakelt, zullen de bepalingen uit deze algemene voorwaarden van overeenkomstige toepassing zijn op deze derden. Artikel 4 Aanvang van de Werkzaamheden 4.1 De locatie, duur en aanvangsdatum van door Intense AV te verrichten Werkzaamheden worden bij het tot stand komen van een overeenkomst vastgesteld. 4.2 Opdrachtgever dient Intense AV minimaal anderhalf uur voorafgaand aan het Evenement toegang te geven tot de Locatie. 4.3 Indien Intense AV door toedoen van de Opdrachtgever niet op de afgesproken datum kan aanvangen met de Werkzaamheden, is Opdrachtgever aansprakelijk voor alle door Intense AV te maken en reeds gemaakte kosten die ontstaan door de vertraging. Artikel 5 Verplichtingen Opdrachtgever 5.1 Opdrachtgever dient zich te gedragen conform de in deze voorwaarden neergelegde richtlijnen. Indien Opdrachtgever deze verplichting niet nakomt is Intense AV gerechtigd de Werkzaamheden voor de Opdrachtgever op te schorten of te beëindigen, zonder dat Intense AV daarbij op enige wijze schadeplichtig wordt jegens Opdrachtgever. 5.2 Opdrachtgever dient zorg te dragen voor een adequate elektriciteitsvoorziening die vanaf het moment dat Intense AV arriveert op de Locatie tot en met het verlaten van de Locatie deugdelijk functioneert. Intense AV zal de Opdrachtgever voorafgaand informeren over de benodigde elektriciteitsvoorziening. 5.3 Alle kosten voor het gebruik van de elektriciteitsvoorzieningen als bedoeld in artikel 5.2 zijn voor rekening van de Opdrachtgever. 5.4 Opdrachtgever zorgt dat de locatie vrij van obstakels is op het moment dat Intense AV aanvangt met de Werkzaamheden. 5.5 De Opdrachtgever is, in aanvulling op hetgeen bepaald in artikel 5.4, verplicht om de toegankelijk tot de Locatie te waarborgen voor de door Intense AV gebruikte voertuigen (waaronder eventueel vrachtwagens) bij de uitvoering van Werkzaamheden. Indien Intense AV onverhoopt geen toegang heeft tot de Locatie zijn alle daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van de Opdrachtgever. 5.6 Opdrachtgever dient er voor te zorgen dat door derden uit te voeren werkzaamheden die niet tot de Werkzaamheden van Intense AV behoren, zodanig worden verricht dat de uitvoering van de door Intense AV te verrichten Werkzaamheden geen vertraging ondervindt. 5.7 Indien de door Intense AV te verrichten Werkzaamheden toch vertraging oplopen door omstandigheden als beschreven in artikel 5.6, dient de Opdrachtgever de daarmee veroorzaakte schade en kosten aan Intense AV te vergoeden. www.intense-av.nl 3
5.8 Opdrachtgever dient zorg te dragen dat Intense AV tijdig alle juiste gegevens in haar bezit heeft om de Werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Tevens dient Opdrachtgever te beschikken over eventuele goedkeuringen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Werkzaamheden, zoals vergunningen etc. Opdrachtgever vrijwaart Intense AV voor de gevolgen voortvloeiend uit het niet juist en/of onvolledig zijn van de gegevens en/of goedkeuringen. 5.9 De Opdrachtgever is verplicht zich te verzekeren tegen eventueel (letsel)schade die derden mochten lijden gedurende een Evenement. De Opdrachtgever zal op het eerste verzoek van Intense AV een kopie van de betreffende verzekeringspolis aan Intense AV doen toekomen. 5.10 Eventuele schade die ontstaat aan de door Intense AV geleverde zaken (apparatuur, vervoersmiddelen en personeel) door toedoen van de Opdrachtgever dient door de Opdrachtgever vergoed te worden. 5.11 Intense AV is gerechtigd om gedurende het Evenement promotiemateriaal van Intense AV te plaatsen op de Locatie. De Opdrachtgever is niet gerechtigd deze promotiematerialen tussentijds te verwijderen, tenzij de Opdrachtgever en Intense AV schriftelijk anders overeenkomen. 5.12 In aanvulling op hetgeen bepaald in artikel 5.11 is Intense AV eveneens gerechtigd om gedurende het Evenement foto- en video-opname te maken en deze opnamen te publiceren op de Website van Intense AV en/of overige promotionele uitingen van Intense AV. Artikel 6 Verplichtingen Intense AV 6.1 Intense AV verplicht zich tot het deugdelijk verrichten van de Werkzaamheden zoals die omschreven staan in de offerte/aanbieding en dat alle door Intense AV ter beschikking gestelde zaken deugdelijk functioneren. 6.2 Intense AV verplicht zich om bij de uitvoering van de Werkzaamheden daarop van toepassing zijnde voorschriften en regelgeving in acht te nemen, zoals die van kracht zijn of zullen zijn ten tijde van de uitvoering van de Werkzaamheden. 6.3 Intense AV is verplicht de schade te vergoeden die door toedoen of een nalaten van Intense AV aan de kant van de Opdrachtgever is ontstaan en die Intense AV aangerekend kan worden. 6.4 Intense AV zorgt dat de te verrichten Werkzaamheden worden verricht door bekwame/deskundige personen. Artikel 7 Prijzen 7.1 De door Intense AV gehanteerde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen in het kader van de overeenkomst te maken kosten, daaronder begrepen reis-, verblijf-, verzend- en administratiekosten, tenzij anders aangegeven. 7.2 Naast de prijzen voor de te leveren Werkzaamheden, dient de Opdrachtgever een borg aan Intense AV te doen toekomen waarvan de hoogte door Intense AV wordt vastgesteld voor het tot stand komen van een overeenkomst. www.intense-av.nl 4
7.3 Indien na het tot stand komen van een overeenkomst tussen Intense AV en Opdrachtgever zich prijsverhogingen voordoen voor de door Intense AV te gebruiken materialen, energie of overige zaken die nodig zijn voor de uitvoer van de Werkzaamheden is Intense AV gerechtigd deze kosten door te berekenen aan de Opdrachtgever. Artikel 8 Betaling 8.1 Alle door Intense AV verzonden facturen dienen binnen de op de factuur aangegeven betalingstermijn voldaan te worden op een door Intense AV te bepalen wijze. Indien er geen betalingstermijn op de factuur staat aangegeven, is de betalingstermijn 14 dagen na factuurdatum. 8.2 Bij een opdrachtwaarde van meer dan 500 exclusief BTW, zal Intense AV vijftig procent van het verschuldigd factuurbedrag voorafgaand aan de Werkzaamheden factureren en de resterende vijftig procent na afronding van de Werkzaamheden. 8.3 Indien de Opdrachtgever niet voldoet aan de door Intense AV gestelde betalingsverplichting, heeft Intense AV het recht om de uitvoering van Werkzaamheden te staken tot het moment dat de Opdrachtgever wel aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan. 8.4 Indien Intense AV zijn verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst opschort door omstandigheden omschreven in artikel 8.3, is Intense AV op geen enkele wijze aansprakelijk voor daaruit voorvloeiende schade die de Opdrachtgever mocht lijden. 8.5 Indien de Opdrachtgever niet voldoet aan zijn betalingsverplichting is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is. De Opdrachtgever is dan de wettelijke (handels)rente verschuldigd. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de Opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag. Daarnaast zal Intense AV incassokosten in rekening brengen welke in beginsel 10% van het verschuldigde factuurbedrag bedragen met een minimum van 100,-. 8.6 In uitzondering op hetgeen bepaald in artikel 8.5 zal bij een Overeenkomst tussen Intense AV en een Opdrachtgever die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf eerst een schriftelijke ingebrekestelling verstuurd worden, waarbij de Opdrachtgever een laatste mogelijkheid krijgt om aan de door Intense AV gestelde betalingsverplichtingen te voldoen. Indien de Opdrachtgever daarna nog steeds in gebreke blijft zal Intense AV de wettelijk incassokosten in rekening brengen, met een minimum van 40,-. 8.7 Alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, door Intense AV gemaakt indien Intense AV op enigerlei wijze in een gerechtelijke procedure tegen de Opdrachtgever verwikkeld raakt zijn voor rekening van de Opdrachtgever. 8.8 Intense AV kan de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst door schriftelijke kennisgeving met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk beëindigen indien zich dringende redenen voordoen, waaronder in ieder geval worden begrepen de gevallen waarin: www.intense-av.nl 5
Aan de Opdrachtgever (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend; Ten aanzien van de Opdrachtgever faillissement wordt aangevraagd of uitgesproken; Het vermoeden bestaat dat de Opdrachtgever niet aan zijn of haar betalingsverplichting kan voldoen; De Opdrachtgever handelt in strijd met de openbare orde of de goede zeden, of enige uit de Overeenkomst met Intense AV voortvloeiende verplichting; De Opdrachtgever inbreuk maakt op rechten van derden; De Opdrachtgever handelt in strijd met redelijke richtlijnen of aanwijzingen van Intense AV; De Opdrachtgever niet reageert op correspondentie per e-mail, telefoon en/of schriftelijk wel alsdan niet aangetekend schrijven; Bij terugkerende betalingsproblemen. 8.9 Indien Intense AV overgaat tot ontbinding van de Overeenkomst, zoals bepaald in artikel 8.8 wordt al hetgeen door de Opdrachtgever aan Intense AV verschuldigd is, dadelijk en volledig opeisbaar Artikel 9 Opneming en goedkeuring van Werkzaamheden 9.1 Voorafgaand aan een Evenement zullen de Opdrachtgever en Intense AV op de Locatie de geleverde Werkzaamheden inspecteren en opnemen. Eventuele klachten dienen door de Opdrachtgever direct gemeld te worden aan Intense AV. Indien de Opdrachtgever klachten niet direct ten gehore brengt worden de Werkzaamheden geacht te zijn goedgekeurd. 9.2 Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met de door Intense AV geleverde Werkzaamheden dient Intense AV direct de mogelijkheid worden geboden om de Werkzaamheden in overeenstemming met de wensen van Opdrachtgever te brengen. 9.3 De Opdrachtgever, of een vertegenwoordiger van de Opdrachtgever, dient minimaal één uur voorafgaand aan het Evenement op de Locatie aanwezig te zijn en beschikbaar te zijn voor de opneming en goedkeuring van de Werkzaamheden en eventuele vragen van Intense AV af te handelen die nodig zijn voor een deugdelijke uitvoering van de Werkzaamheden. Artikel 10 Klachten 10.1 Indien de Opdrachtgever gedurende een Evenement klachten heeft naar aanleiding van de Werkzaamheden dienen deze direct aan Intense AV gemeld te worden. 10.2 Indien er geen redelijke mogelijkheid meer bestaat voor Intense AV om de gebreken te verhelpen, ontstaat er op geen enkele wijze schadeplichtigheid aan de kant van Intense AV jegens Opdrachtgever. www.intense-av.nl 6
Artikel 11 Overmacht 11.1 Wanneer Intense AV een Evenement als gevolg van overmacht annuleert, zal Intense AV op geen enkele wijze gehouden zijn tot voldoening van enige schadevergoeding aan de Opdrachtgever. 11.2 Onder overmacht wordt verstaan al hetgeen daaromtrent in wet- en regelgeving, alsmede jurisprudentie is aangenomen. Slechte weersomstandigheden zullen nimmer worden aangemerkt als overmacht. Artikel 12 Aansprakelijkheid 12.1 Intense AV sluit iedere aansprakelijkheid uit voor indirecte schade die geleden wordt door toedoen van de door Intense AV verrichte Werkzaamheden, met uitzondering van situaties waarin de schade direct te wijten is aan opzet of grove nalatigheid aan de kant van Intense AV, haar directie en/of leidinggevend personeel. 12.2 De Opdrachtgever vrijwaart Intense AV tegen eventuele (letsel)schade claims die derden die deelnemen aan een Evenement mochten lijden. 12.3 Indien Intense AV aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is iedere aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van directe schade en tot maximaal het bedrag dat in het desbetreffende geval krachtens de toepasselijke verzekeringsovereenkomst wordt uitgekeerd. 12.4 Mocht er in uitzondering op hetgeen bepaald in artikel 12.4 om welke reden dan ook onverhoopt geen uitkering krachtens genoemde verzekering plaatsvinden, is de aansprakelijkheid van Intense AV beperkt tot maximaal de factuurwaarde van de overeenkomst. 12.5 Onder directe schade dient men uitsluitend te verstaan: de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Intense AV aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Intense AV toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in dit artikel. 12.6 De Opdrachtgever vrijwaart Intense AV tegen aanspraken van derden, welke voortvloeien uit - dan wel verband houden met de uitvoering van de overeenkomst. 12.7 Intense AV is nimmer aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, die ontstaat doordat Intense uitgaat van door de opdrachtgever verstrekte onjuist of onvolledige informatie. Artikel 13 Toepasselijk recht & klachten 13.1 Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Intense AV partij is, is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. 13.2 Opdrachtgever en Intense AV zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten. www.intense-av.nl 7
13.3 Eventuele geschillen tussen de Opdrachtgever en Intense AV die niet in onderling overleg beslecht kunnen worden, zullen uitsluitend kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag, tenzij regels van dwingend recht zich hiertegen verzetten. www.intense-av.nl 8