Overzichtslijst besluiten Raad van Bestuur 16/09/2015 Verslag nr.: 69 09/2015 Verslaggever: Peter Standaert Datum: 07/10/2015 PRESENTIEOVERZICHT Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldig d/afwezig Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldigd/ afwez ig Bestuurders BAERT Michel, voorzitter RAMPELBERGH Lut REVIERS Benny, ondervoorzitter SANNEN Arlette ALLARD Elke SMETS Theo BEEKEN Rudi VAN GOOLEN Magda BOOGAERTS Stephan VAN NUFFELEN Frank DE BACKER Rosa VANBESELAERE Brigitte GELEYNS Johan VANBESIEN Dieter KINDEKENS Chris VANBORREN Jan LECOCQ Marc VANDEREYKEN Bernard LEFEVRE Marleen VANLAER Josette MERTENS Roger VANW EDDINGEN Nicole MICHIELS Jonas VANW INKELEN Kris MULS Gilberte VERMIJLEN Katrien NEVENS Bart VERVLIET Chris PUES Paul W IJNANTS Marc Deskundigen CARDOEN Mark DEWELDE Bruno VANDERMOLEN Hans Bestuurders met raadgevende stem NOE Sandra VALGAEREN Griet PIERRE Herwig VANDIKKELEN Jos TROMPET Gaby Vertegenwoordigers EcoW erf STANDAERT Peter, algemeen directeur - secretaris HALLEZ Marielle, diensthoofd Juridische dienst JANSSENS W outer, diensthoofd Administratie & financiën COESSENS Sara, projectleider Afvalpreventie DELVAUX Jeroen, diensthoofd Eploitatie KINDERS Martina, diensthoofd VMK HEYKANTS Paul, diensthoofd Personeel De Raad van Bestuur werd samengeroepen bij brief van 9 september 2015 en had plaats in vergaderzaal De Vunt van EcoWerf aan de Aarschotsesteenweg 210 te 3012 Leuven. De bijlagen die bij de uitnodiging waren gevoegd, maken integraal deel uit van het huidige verslag. De vergadering wordt om 18.05 uur geopend door de voorzitter, Michel Baert. Aangezien er een gewone meerderheid van stemmen vertegenwoordigd was, zowel globaal als in de groep van de gemeentelijke deelnemers (67%), kan de vergadering geldig beraadslagen. RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 1/6
1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De Raad van Bestuur keurt het verslag nr. 68 08/2015 van de vergadering van de Raad van Bestuur van 26 augustus 2015 goed. 2. Financiën 2.1. Afsluiting eerste semester 2015 Wouter Janssens, diensthoofd Administratie en financiën, licht de financiën van EcoWerf toe voor het eerste semester van 2015. Hij geeft aan dat er nog geen rekening werd gehouden met de impact van een eventuele vennootschapsbelasting. De pre-rulingcommissie heeft inmiddels een positief advies uitgebracht. Het definitieve dossier werd ingediend. Verder geeft hij tekst en uitleg bij de personeelskosten en de afschrijvingen en vervolgens overloopt hij de kostenplaatsen. Bijlage 2 aan de uitnodiging maakt integraal deel uit van het huidige verslag. De Raad van Bestuur neemt kennis van de afsluiting per 30/06/2015. 2.2. Personeelsbehoefteplan 2016 Paul Heykants, diensthoofd Personeel, licht het personeelsbehoefteplan 2016 toe. In 2016 verandert er heel wat bij EcoWerf, onder andere: - Start inzameling huisvuil en gft in Scherpenheuvel-Zichem vanaf 01/01/2016 - Start DifTar-inzamelingen in Scherpenheuvel-Zichem vanaf 01/01/2016 Oud-Heverlee vanaf 02/02/2016 Huldenberg vanaf 19/02/2016 - Stopzetting opdracht Van Gansewinkel: vanaf 2016 zal EcoWerf terug zelf het huisvuil inzamelen in de niet-diftar gemeenten. EcoWerf staat garant voor een kwaliteitsvolle inzameling. Door de inzameling opnieuw zelf te doen, hebben we de kwaliteit van de inzameling meer in de hand. Dit betekent dat er een heel aantal inzamelrondes bijkomen. Hiervoor wenst EcoWerf tegen 2016 volgende nieuwe medewerkers aan te werven: 6 chauffeurs 11 laders Daarnaast zou er ook versterking komen in enkele andere diensten: - Dienst Containerparken: een etra technisch-administratief medewerker zal vooral operationele taken ondersteunen. Dit is nodig aangezien voor de uitvoering van het Masterplan Containerparken er heel wat etra taken bijkomen op de dienst Containerparken. - Dienst Verwerking: er komt een etra projectverantwoordelijke die onder meer de uitwerking van het Masterplan Containerparken en het project Ondergrondse containers zal opvolgen. - Technische dienst: er komt een etra mecanicien die wordt ingezet voor de etra interventies die er zijn door de uitbreiding van DifTar en als etra ondersteuning voor het onderhoud van de composteerinstallatie en de gebouwen van EcoWerf. - Klantenonthaal en secretariaat: een etra administratief medewerker zal de dienst versterken en onder andere ook instaan voor de back-up van de portiers vanaf 2016. blz. 2/6 RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf
- Dienst Veiligheid, milieu en kwaliteit: binnen deze dienst komt er een nieuwe functie voor een deskundige kwaliteitsbewaking. Deze deskundige zal de kwaliteit opvolgen van de EcoWerf dienstverlening en toezien op het naleven van interne procedures. Bijlage 3, inclusief het organigram, maakt integraal deel uit van het huidige verslag. De Raad van Bestuur keurt het personeelsbehoefteplan voor 2016 unaniem goed (18.57 uur). 2.3. Budgetten 2016 Wouter Janssens geeft aan welk budget nodig is voor 2016. Hij verwijst hierbij naar de handout die bijlage 4 aan de uitnodiging vervangt, en integraal deel uitmaakt van het huidige verslag. De Raad van Bestuur beslist met eenparigheid van stemmen om het budget voor te leggen aan de Algemene Vergadering (19.28 uur). 2.4. Werkingsbijdragen 2016 Wouter Janssens licht de berekening van de werkingsbijdragen voor preventie, inzameling en verwerking toe aan de hand van de hand-out die bijlage 5 aan de uitnodiging vervangt en integraal deel uitmaakt van het huidige verslag. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De Raad van Bestuur beslist unaniem om de werkingsbijdragen voor 2016 voor te leggen aan de Algemene vergadering (19.34 uur). 3. Personeel 3.1. Groepsverzekering: goedkeuring bestek De Raad van Bestuur keurde eind 2014 de overgang naar een nieuwe groepsverzekering op basis van vaste werkgeversbijdragen à rato van 2% van het bruto jaarloon goed. De nieuwe groepsverzekering maakt niet langer een onderscheid tussen arbeiders en bedienden. EcoWerf werkt hiermee een discriminatie weg die over een aantal jaren verboden zal zijn. De nieuwe polis gaat in vanaf 1 januari 2016. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 4. Eploitatie 4.1. OO 2014-AP-01 Leveren van compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken : gunning Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 3 september 2015 voor de opdracht Leveren van compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken, opgesteld door Afvalpreventie. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieders, zijnde: * Perceel 1 (Leveren van compostvaten en beluchtingsstokken): Plastic Omnium N.V., Ring Oost 14 te 9400 Ninove, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 64.917,50 ecl. btw of 78.550,18 incl. 21% btw; * Perceel 2 (Leveren van compostbakken uit kunststof): EKOL nv, Europark 1075 te 3530 Houthalen-Helchteren, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 170.360,00 ecl. btw of 206.135,60 incl. 21% btw; RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 3/6
* Perceel 3 (Levering compostbakken hout): VAN DEN BERGH RUDI bvba, Hoogkamerstraat 108 S te 9140 Temse, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 51.645,00 ecl. btw of 62.490,45 incl. 21% btw. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. OO 2014-AP-01. De Raad van Bestuur keurt unaniem de gunning van de opdracht goed (19.50 uur). 5. Varia 5.1. Afvalcijfers De Raad van Bestuur neemt kennis van de afvalcijfers. De Voorzitter dankt de leden van de Raad van Bestuur van EcoWerf en sluit de vergadering om 19.53 uur. Echt verklaard, Leuven, 7 oktober 2015 Peter Standaert secretaris directeur Michel Baert voorzitter blz. 4/6 RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf
DETAIL STEMOPNEMING 16/09/2015 Onderstaande tabel geeft een detail van de stemming voor de punten waarover diende gestemd te worden Gemeente Naam 1. Goedkeuring verslag vergadering nr. 68-08/2015 2.2. Personeelsbehoefteplan 2016 2.3. Budget 2016 2.4. Werkingsbijdragen 2016 4.1. Overheidsopdracht OO 2014-AP-01 'Leveren van compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken': gunning Tijdstip van stemming 18:08 18:57 19:28 19:34 19:50 Begijnendijk VAN GOOLEN Magda Bekkevoort REVIERS Benny Bertem DE BACKER Rosa Bierbeek VANBESELAERE Brigitte niet aanwezig Boortmeerbeek BAERT Michel Boutersem VERVLIET Chris Geetbets ALLARD Elke verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Glabbeek VANWINKELEN Kris Haacht VANBESIEN Dieter Herent RAMPELBERGH Lut Hoegaarden LEFEVRE Marleen verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Holsbeek VERMIJLEN Katrien niet aanwezig Huldenberg VANWEDDINGEN Nicole verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Keerbergen VAN NUFFELEN Frank verontschuldigd/afwezig vergadering verlaten Kortenaken VANLAER Josette niet aanwezig Kortenberg NEVENS Bart Landen LECOCQ Marc Leuven GELEYNS Johan Linter MICHIELS Jonas Lubbeek MULS Gilberte Oud-Heverlee PUES Paul Rotselaar VANBORREN Jan Scherpenheuvel-Zichem SANNEN Arlette Tielt-Winge BEEKEN Rudi Tienen VANDEREYKEN Bernard verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Tremelo SMETS Theo Zoutleeuw MERTENS Roger verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Deskundige Bierbeek CARDOEN Mark Deskundige Leuven DEWELDE Bruno verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Deskundige Tienen VANDERMOLEN Hans verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Provincie Vlaams-Brabant BOOGAERTS Stephan Provincie Vlaams-Brabant KINDEKENS Chris verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Provincie Vlaams-Brabant WIJNANTS Marc verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Aantal JA stemmen 20 24 24 24 23 Aantal NEE stemmen 0 0 0 0 0 Aantal onthoudingen 0 0 0 0 0 Totaal stemming 20 24 24 24 23 Aanwezigheidsquotum - globaal 61% 73% 73% 73% 70% Aanwezigheidsquotum - gemeenten 67% 81% 81% 81% 78% Percentage ja-stemmen 100% 100% 100% 100% 100% RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 5/6
BIJLAGEN AAN HET VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR D.D. 17/06/2015 Bijlage 1. Afsluiting 1 ste semester 2015: Overzicht resultaten per 31/06/2015 en verklarende nota Bijlage 2. Personeelsbehoefteplan: Organigram en toelichting Bijlage 3. Budgetten 2016: Overzicht 2016 en verklarende nota blz. 6/6 RVB 2015-09-16 - Overzichtslijst EcoWerf