Stichting Acis openbaar primair onderwijs Hoeksche Waard Vastgesteld door College van Bestuur d.d. 6 februari 2013 Biezenvijver 5 3297 GK Puttershoek Telefoon: (078) 629 59 99 Fax: (078) 629 59 98 E-mail: info@acishw.nl Website: www.acishw.nl
1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: Stichting : Stichting Acis openbaar primair onderwijs Hoeksche Waard Raad van Toezicht : het toezichthoudend orgaan van de stichting College van Bestuur : het orgaan belast met het besturen van de stichting en de onder de stichting ressorterende scholen Statuten : de statuten van de stichting 2. Reglement 1. Het Reglement College van Bestuur is een aanvulling op de statuten. Het reglement wordt goedgekeurd door de Raad van Toezicht en vastgesteld door het College van Bestuur. 2. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop het door het College van Bestuur is vastgesteld. 3. Dit reglement geldt voor onbepaalde duur en wordt in samenhang met de statuten en het reglement Raad van Toezicht geëvalueerd en indien nodig, door het College van Bestuur, aangepast. 4. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het College van Bestuur met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de statuten van de stichting. 3. Algemene verantwoordelijkheden 1. Het College van Bestuur is verantwoordelijk voor de statutair aan hem toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden en het besturen van de stichting binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden. 2. Het College van Bestuur dient primair het belang van de stichting bij het realiseren van de doelen en de maatschappelijke functie van de stichting en maakt secundair bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die betrokken zijn bij de stichting. 3. Het College van Bestuur zorgt in het bijzonder voor de realisatie van de doelen van de stichting. 4. De leden van het College van Bestuur zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zullen uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten, die het belang of de reputatie van de stichting schaden. Het College van Bestuur bevordert dat medewerkers van de stichting zich ook volgens deze norm gedragen. 4. Specifieke verantwoordelijkheden 1. Een lid van het College van Bestuur is afzonderlijk verantwoordelijk voor de aan hem toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden. Het betreffende lid is als eerstverantwoordelijke aanspreekbaar, door de Raad van Toezicht en het College van Bestuur, voor wat betreft het concipiëren, plannen, voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het beleid. 2. De voorzitter van het College van Bestuur is in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden van het College van Bestuur, het proces van besluitvorming en voor de communicatie en het overleg met de Raad van Toezicht. 3. De leden van het College van Bestuur ontwerpen onderling een toedeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, binnen de door de Raad van Toezicht aangegane contractuele relaties met de daarbij vastgestelde benoemingsvoorwaarden en arbeidsvoorwaarden. De toedeling wordt van kracht nadat deze ter kennis gebracht is aan de Raad van Toezicht, zodat op een mogelijke contractuele tegenstrijdigheid getoetst kan worden. 4. Mocht de in het vorige lid bedoelde toedeling naar de mening van de Raad van Toezicht, na overleg met het College van Bestuur, aanleiding zijn tot aanpassing van de aangegane contractuele relaties met de daarbij vastgestelde benoemingsvoorwaarden en arbeidsvoorwaarden, dan zorgt de Raad van Toezicht daarvoor. 5. Het College van Bestuur is bevoegd een deel van zijn taken en bevoegdheden bij mandaatbesluit te doen uitvoeren door andere functionarissen die onder zijn gezag staan, in overeenstemming 2
met een daartoe op te maken regeling. 5. Doelen van het besturen 1. Het College van Bestuur realiseert de doelen die in samenspraak met de interne geledingen en na verkregen goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn vastgesteld, dan wel die door de overheid in wet- en regelgeving zijn vastgelegd en voorgeschreven. 2. Het College van Bestuur legt de verwerkelijking van de doelen vast in een cyclus van planning en control. 6. Taken bij het besturen Het College van Bestuur heeft tot taak: de visie op het besturen te ontwikkelen en te implementeren; de doelen van het beleid en van de uitvoering daarvan vast te stellen voor de onderwijsinstelling(en); de strategie te vormen, te implementeren, te voeren en te evalueren; te beslissen als eindverantwoordelijke in de besluitvorming; het geheel of gedeeltelijk schorsen of vernietigen van besluiten van functionarissen en/of eenheden wegens onbevoegdheid tot het nemen van het besluit, dan wel wegens strijdigheid met de statuten, het beleid van de stichting of het Reglement College van Bestuur; intern en extern te communiceren; leiding te geven en medewerkers te motiveren; als werkgever van de medewerkers op te treden; overleg te voeren met de GMR en vakcentrales in het Decentraal Georganiseerd Overleg zoals bepaald in de Wet op het Primair Onderwijs (WPO); de continuïteit te waarborgen; de organisatieontwikkeling van het management te beheersen; de organisatie in al zijn facetten te beheren; de onderwijsinstelling extern als bestuur te verantwoorden en aan te merken als het bevoegd gezag in de zin van de Wet op het Primair Onderwijs (WPO). 7. Verantwoording 1. Het College van Bestuur verantwoordt zijn collectieve verantwoordelijkheid. Elk lid verantwoordt zich primair voor de aan dit bestuurslid toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden. 2. Het College van Bestuur is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht over de doelrealisatie, het daartoe ontwikkelde en gevoerde beleid en de strategie, over de bedrijfsvoering en over de gehele organisatie. 3. Het afleggen van verantwoording vindt plaats in de vergadering van de Raad van Toezicht. Het College van Bestuur verantwoordt zich niet in individuele contacten met de voorzitter of met één of meer leden van de Raad van Toezicht. 8. Bereikbaarheid en waarneming 1. Het College van Bestuur draagt er zorg voor dat te allen tijde ten minste één lid van het College van Bestuur in functie bereikbaar is. Wanneer het College van Bestuur (tijdelijk) eenhoofdig is, kan dit lid namens het College van Bestuur besluiten nemen en kan in voorkomende gevallen een medewerker uit de organisatie met de waarneming worden belast op basis van schriftelijk vastgestelde taken en bevoegdheden. 2. De Raad van Toezicht bepaalt, in overleg met het College van Bestuur, welke medewerker uit de organisatie met de waarneming wordt belast. 3. Bij afwezigheid langer dan een maand kan de Raad van Toezicht, op advies van het College van Bestuur, besluiten tot een eventuele waarneming. 9. Vergaderingen van het College van Bestuur 1. Het college van bestuur stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar de vergaderdata vast 3
van de vergaderingen voor het komend jaar. 2. De leden van het College van Bestuur zijn gerechtigd agendapunten voor te stellen voor de vergadering van het College van Bestuur. 3. De agendapunten worden waar mogelijk voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval wordt alle beschikbare informatie ter vergadering ingebracht. 4. De voorzitter van het College van Bestuur stelt de agenda vast, de leden gehoord hebbende. 5. Het College van Bestuur kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door hiertoe, door het College van Bestuur uitgenodigde medewerkers van de stichting of derden, niet zijnde leden van de Raad van Toezicht. 6. Van de vergaderingen van het College van Bestuur wordt een schriftelijk verslag gemaakt. De verslaglegging is geen woordelijke weergave, maar vermeldt per onderwerp: de gevraagde en gegeven informatie, de gehanteerde argumentatie en de gemaakte afspraken alsmede de genomen besluiten. 10. Besluitvorming 1. De besluitvorming van het College van Bestuur vindt in de regel plaats in de vergaderingen van het College van Bestuur. 2. Besluiten die als gevolg van de statuten onderworpen zijn aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht worden in een vergadering van het College van Bestuur genomen. 11. Medezeggenschap en inspraak 1. Uitgaande van het belang van de stichting en het belang van de gebruikers van de onderwijsinstelling(en) streeft het College van Bestuur in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 2. Het College van Bestuur onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens de medewerkers en ouders (medezeggenschapsraad) als een functioneel element in de organisatie en benut dit overleg ten volle. 3. Het College van Bestuur bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen. 12. Openheid en externe verantwoording 1. Het College van Bestuur draagt er zorg voor, dat de activiteiten van de stichting en van de onderwijsinstelling(en) bestuurlijk, juridisch, organisatorische, financieel, inzichtelijk en goed geregeld zijn en verantwoord worden. 2. Het College van Bestuur biedt openheid over het beleid, het geboden onderwijs en de prestaties. Het College van Bestuur legt verantwoording af aan degenen waartoe de wet- of regelgeving oproept en bevordert actief, intern en extern, informatieverstrekking. 3. Het College van Bestuur stelt vast wie de belanghebbenden bij de realisatie van de doelstellingen van de stichting zijn en raadpleegt hen volgens wettelijk voorschrift over: de vaststelling of wijziging van de missie, doelstelling of grondslag van de onderwijsorganisatie; het overdragen van de zeggenschap over de onderwijsorganisatie of over een belangrijk deel daarvan en over besluiten tot fusie of tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere onderwijsorganisatie; opheffing of een belangrijke inkrimping van, dan wel een belangrijke uitbreiding van de werkzaamheden van de onderwijsorganisatie; structurele sluiting van afdelingen of locaties, de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van het onderwijs; het College van Bestuur bevordert dat medewerkers niet alleen intern, maar ook extern verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met inachtneming van de vigerende weten regelgeving. 4. De belanghebbenden worden gekend in de hoofdfuncties en nevenfuncties van de leden van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. 4
13. Klokkenluidersregeling 1. Het College van Bestuur stelt een regeling vast betreffende het omgaan met een vermoeden van een misstand bestemd voor medewerkers van de stichting. De regeling wordt in concept ter advies voorgelegd aan de medezeggenschapsraad. 2. Het reglement treedt in werking na goedkeuring door de Raad van Toezicht en vaststelling door het College van Bestuur. 14. Deskundigheid 1. Het College van Bestuur houdt zijn kwaliteit op peil door middel van deskundigheidsbevordering. 2. Elk lid draagt er zorg voor dat zijn kennis en kunde ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling. 3. De Raad van Toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het College van Bestuur, conform de hiervoor in de stichting geldende procedure. 4. De Raad van Toezicht spreekt met het College van Bestuur dan wel de individuele leden van het College van Bestuur voorafgaand aan een beoordelingsperiode een beoordelingskader af. Na afloop van de beoordelingsperiode komt de Raad van Toezicht aan de hand van dit beoordelingskader tot een oordeel. De beoordelingsprocedure wordt vastgesteld conform de in de stichting gebruikelijke beoordelingsprocedures. 5. Wanneer een lid van het College van Bestuur in specifieke gevallen kennis en/of ervaring mist om adequaat te handelen, dan laat hij zich bij staan door de overige leden van het College van Bestuur dan wel door andere deskundigen. 15. Evaluatie 1. Het College van Bestuur evalueert ten minste éénmaal per jaar, buiten aanwezigheid van de Raad van Toezicht, zowel het eigen functioneren als een collegiaal orgaan, alsmede zijn omgang met de Raad van Toezicht en stelt zijn werkwijze op grond daarvan eventueel bij. 2. Het College van Bestuur evalueert ten minste éénmaal per jaar in aanwezigheid van de Raad van Toezicht zijn functioneren, alsmede de omgang met de Raad van Toezicht. Ook de hieraan verbonden conclusies worden daarbij besproken. Het College van Bestuur maakt een verslag van deze bespreking. 16. Gedragscode van het College van Bestuur 1. Elk lid van het College van Bestuur heeft de plicht te vermijden dat er een belangenverstrengeling tussen de stichting en het lid van het College van Bestuur ontstaat, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling door het bestuurslid wordt opgeroepen. 2. Een lid van het College van Bestuur zal geen nevenfunctie(s) bekleden dan na daarvoor vooraf verkregen goedkeuring van de Raad van Toezicht. 3. Indien een lid van het College van Bestuur voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of een ander lid zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Indien naar het oordeel van het College van Bestuur zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet, waarvan de bezwaren kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betrokken lid aan die voorziening mee. Indien zich naar het oordeel van het College van Bestuur een meer dan incidentele onverenigbaarheid voordoet, dan zorgt het betreffende bestuurslid onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen. Wanneer het College van Bestuur eenhoofdig is wordt (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid gemeld aan de Raad van Toezicht. 4. Elke afwijking van hetgeen bepaald is in lid 2 wordt onverwijld aan de Raad van Toezicht gemeld. De meldingsplicht betreft ook tijdelijke voorzieningen. 5. De leden van het College van Bestuur zijn verplicht tot geheimhouding van wat hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van het College van Bestuur. 6. De leden van het College van Bestuur doen geen publieke uitspraken over het beleid en besluiten van het College van Bestuur, noch over die van de Raad van Toezicht, tenzij op verzoek van dan 5
wel na overleg met de voorzitter, die het aanspreekpunt van het College van Bestuur is. 7. De leden van het College van Bestuur zullen zich ervan onthouden: middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen van de stichting; middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de stichting werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de stichting; zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht door personen in dienst van de stichting voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten of iets dat aan de stichting toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken; zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht deel te nemen aan het toezicht of bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk producten en/of diensten te behoeve van de stichting of onderdelen daarvan kunnen offreren dan wel samenwerking met de stichting dan wel voor samenwerking in aanmerking komen. Aldus vastgesteld door het College van Bestuur d.d. 6 februari 2013 na goedkeuring van de Raad van Toezicht d.d. 18 december 2012 na ingewonnen advies van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad d.d. 5 februari 2013 Puttershoek, 6 februari 2013 de voorzitter College van Bestuur, L.J. van Heeren 6