Oudercommissie (OC) Begripsbepalingen Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de Stichting Meander; Statuten: de statuten van genoemde Stichting; Locatie: voorziening waarin kinderen worden gehuisvest, verzorgd en opgevoed; Raad van Bestuur: de door de Raad van Toezicht benoemde functionarissen die aan het hoofd staan van de organisatie, bestaande uit de locaties en het centraal bureau van genoemde Stichting; Directeur: de leidinggevende van een locatie; Oudercommissie: de aan een bepaalde locatie verbonden vertegenwoordiging van ouders en/of voogden; Doelstelling en taak Artikel 2 De oudercommissie heeft ten doel het behartigen van de belangen van de kinderen en hun ouders die op de locatie verblijven. De oudercommissie draagt mede zorg voor een optimaal verzorgings- en opvoedingsklimaat in de instelling. Artikel 3 1. De taak van de oudercommissie is: het, in goed overleg met de directeur, ontplooien van activiteiten gericht op de realisering van het in artikel 2 en 3 van de statuten omschreven doel en grondslag van de stichting. 2. een goede communicatie en samenwerking tussen ouders, personeel en leidinggevenden inzake opvoeding, verzorging, onderwijs en huisvesting te bewerkstelligen. Samenstelling oudercommissie Artikel 4 De Oudercommissie wordt gevormd uit en door ouders en/of voogden van de op de locatie verblijvende kinderen overeenkomstig de in artikel 11 geregelde procedure. Artikel 5 Het aantal leden van de oudercommissie bedraagt minimaal vier en maximaal 2 x zoveel leden als er leefgroepen zijn binnen de locatie. De oudercommissie bepaalt zelf het aantal leden. Artikel 6 1. De oudercommissie kiest uit haar midden een voorzitter, zo nodig een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. 2. De oudercommissie kiest uit haar midden drie leden die haar vertegenwoordigen in de Landelijke Oudercommissie, waarvan samenstelling, werkwijze, taken en bevoegdheden geregeld zijn in het Landelijke Oudercommissie. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 1 van 6
3. Tevens benoemt de oudercommissie uit haar midden één van haar leden als lid van het bestuur van de Stichting Steunfonds (alleen van toepassing voor de voormalige internaten van de stichting Hervormde Internaten voor Schippersjeugd) en een ander als tweede afgevaardigde (vaste toehoorder) naar de vergadering van dat bestuur. 4. De oudercommissie vaardigt leden af naar het LOVT. Vergaderingen en verslagen Artikel 7 De voorzitter en/of secretaris van de oudercommissie dragen in overleg met de directeur zorg voor de samenstelling van de agenda. Verzending van convocaties en andere stukken wordt op verzoek van de oudercommissie verzorgd door de locatie. Artikel 8 1. De oudercommissie vergadert in aanwezigheid van de directeur en desgewenst een staflid. 2. Indien de oudercommissie zulks in voorkomende en zwaarwegende gevallen wenselijk acht, vergadert zij buiten aanwezigheid van de directeur en staflid. 3. In overleg tussen de oudercommissie en de directeur kan worden besloten dat een personeelslid van de locatie als notulist optreedt. Artikel 9 1. De oudercommissie komt tenminste driemaal per jaar op de locatie bijeen. Bovendien is de voorzitter tot het uitschrijven van een vergadering gehouden, wanneer tenminste de helft van het aantal oudercommissieleden, of de directeur hem dit schriftelijk verzoeken. 2. De leden wonen de vergadering zoveel mogelijk bij. Bij verhindering geven zij daarvan tijdig kennis. 3. Gestemd kan slechts worden door leden die ter vergadering aanwezig zijn. Besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de in een vergadering uitgebrachte stemmen, waarin tenminste de helft van het aantal zittende leden aanwezig is. Bij het staken der stemmen, wordt het voorstel geacht verworpen te zijn. 4. De notulen van de vergadering inclusief separaat besluitenlijst worden aan iedere ouder, de Raad van Bestuur en de directeur toegezonden. Artikel 10 1. De oudercommissie brengt aan de ouders jaarlijks schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden, middels een jaarverslag. 2. Eenmaal per jaar, als regel op de ouderdag, geeft de oudercommissie een mondelinge toelichting op dit verslag. 3. Na vaststelling van het jaarverslag wordt deze binnen vier weken na de in het tweede lid bedoelde vergadering toegezonden aan de Raad van Bestuur, de ouders, de Landelijke Oudercommissie en de directeur. Artikel 11 De leden van de oudercommissie zijn gehouden informatie betreffende personen en/of de organisatie vertrouwelijk te behandelen. Dit houdt in dat zonder vooraf gemaakte afspraken binnen de oudercommissie informatie niet wordt gedeeld met anderen dan de leden van de oudercommissie. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 2 van 6
Kandidaatstelling/verkiezing Artikel 12 1. Jaarlijks vindt een verkiezing plaats van leden van de oudercommissie ter voorziening in de wegens periodiek aftreden ontstane vacatures. 2. De in artikel 4 bedoelde ouders en/of voogden worden in de gelegenheid gesteld zich schriftelijk kandidaat te stellen. 3. Stemgerechtigd zijn de in artikel 4 bedoelde ouders en/of voogden, met dien verstande dat elk van beide ouders stemrecht heeft. 4. De verkiezing vindt plaats tijdens een daartoe belegde bijeenkomst, die onder leiding staat van de voorzitter van de oudercommissie. De verkiezing geschiedt door geheime schriftelijke stemming, door middel van genummerde stembriefjes. 5. De vergadering benoemt een stembureau van drie leden, dat de uitslag vaststelt. 6. Tot leden van de oudercommissie zijn gekozen de personen die achtereenvolgens de meeste stemmen hebben verkregen. Bij een gelijk aantal stemmen wordt herstemming gehouden. Indien bij een tweede herstemming tussen twee personen de stemmen wederom staken, beslist het lot. 7. In een vacature, ontstaan wegens tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap, wordt voorzien op de voet van het bepaalde in de vorige leden. Zittingsduur/rooster van aftreden Artikel 13 1. De leden van de oudercommissie hebben zitting voor een periode van drie jaar. 2. Aftredende leden zijn terstond en één maal herkiesbaar. Indien het totale aantal ouders kleiner is dan vijf maal het aantal oudercommissieleden, kunnen aftredende leden vaker dan eenmaal herkozen worden. Beëindiging lidmaatschap Artikel 14 1. Onverminderd het in artikel 12, eerste lid bepaalde, eindigt het lidmaatschap van een lid van de oudercommissie met onmiddellijke ingang a. bij schriftelijke mededeling van bedanken van het lid aan de oudercommissie; b. bij schriftelijke opzegging door de oudercommissie op grond van artikel 14; c. wanneer het lid ophoudt te behoren tot de in artikel 4 bedoelde ouders en/of voogden; d. bij overlijden en andere zwaarwegende situaties. 2. In bijzondere gevallen kan het bestuur op schriftelijk verzoek van de oudercommissie bepalen dat het eerste lid onder c buiten toepassing wordt gelaten. Artikel 15 1. Indien een oudercommissielid zijn taak niet naar behoren vervult, kan hij door de oudercommissie voor maximaal twee vergaderingen, maar ten hoogste drie maanden worden geschorst of uit het lidmaatschap worden ontzet. 2. In afwijking van het in artikel 9 lid 3 bepaalde kan een besluit als bedoeld in het eerste lid worden genomen indien minstens de helft van het aantal leden plus één zich daarvoor verklaart. Het lid van de oudercommissie, waarvan schorsing of ontzetting uit het lidmaatschap wordt overwogen, onthoudt zich van stemmen. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 3 van 6
Bevoegdheden Artikel 16 De Raad van Bestuur en de directeur zijn verplicht uit zichzelf dan wel desgevraagd aan de oudercommissie tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die deze voor de vervulling van haar taak nodig heeft. De inlichtingen en gegevens worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Recht van advies Artikel 17 1. De oudercommissie is bevoegd de directeur van de locatie waaraan zij is verbonden, schriftelijk en mondeling te adviseren over zaken die tot de verantwoordelijkheid van de oudercommissie behoren. 2. Indien de oudercommissie bij een schriftelijk advies de wens daartoe te kennen heeft gegeven, neemt de directeur, geen van dat advies afwijkend besluit, dan nadat daarover met de oudercommissie overleg is gepleegd. De Raad van Bestuur is, na overleg met de oudercommissie, bevoegd het in de vorige zin bedoelde overleg zijnerzijds te doen voeren door één of meer bestuursleden 3. De directeur deelt het besluit aangaande het onderwerp, waarover de oudercommissie advies heeft uitgebracht, uiterlijk binnen vier weken aan haar mede. Daarbij wordt een afwijking van het advies gemotiveerd, tenzij bij het overleg als bedoeld in het tweede lid anders is overeengekomen. Recht van raadpleging Artikel 18 g. De Raad van Bestuur raadpleegt de oudercommissie alvorens een besluit te nemen inzake: a. inkrimping of uitbreiding van de locatie of delen daarvan; b. het aangaan, verbreken of belangrijk wijzigen van duurzame samenwerking met een andere instelling; c. een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de locatie; d. de procedure met betrekking tot het in dienst nemen van personeel. Hij stelt daarvoor een aanstellingsprocedure in, in ieder geval conform algemeen beleid. De procedure is zo ingericht dat de oudercommissie of een door haar daartoe aan te wijzen lid met stemrecht wordt betrokken bij de indienstneming van stafleden en groepsleiding; e. de procedure met betrekking tot het ontslag van een directeur; f. inzake voor de kinderen geldende regelingen en voorzieningen. h. De Raad van Bestuur of de directeur nemen geen van het door de oudercommissie uitgebrachte advies afwijkend besluit, dan nadat daarover met de oudercommissie overleg is gepleegd. De Raad van Bestuur is, na overleg met de oudercommissie, bevoegd in de vorige zin bedoelde overleg zijnerzijds te doen voeren door één of meer bestuursleden. i. De Raad van Bestuur of de directeur delen het besluit over het onderwerp, waarover de oudercommissie advies heeft uitgebracht, zo spoedig mogelijk aan haar mede. Daarbij wordt een afwijking van het advies gemotiveerd, tenzij bij het overleg bedoeld in het tweede lid anders is overeengekomen. Recht van instemming Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 4 van 6
Artikel 19 Een besluit van De Raad van Bestuur inzake: a. opheffing van de locatie; b. overdracht van de locatie aan een andere rechtspersoon; c. fusie of een duurzame samenwerking van de locatie met een ander internaat, al dan niet van de Stichting uitgaand, dan wel groep van locaties; d. de pedagogische uitgangspunten van de locatie; e. verandering van identiteit van de locatie; f. huisvesting op de locatie van andere doelgroepen in de leefgroep omschreven in de statuten van de stichting (kinderen van ouders met een trekkend bestaan); g. het uitbesteden van huisvesting, verzorging en opvoeding van de kinderen aan derden verkrijgt eerst rechtsgeldigheid, nadat de betrokken oudercommissie daarmee heeft ingestemd. Indien de opheffing, overdracht, fusie of duurzame samenwerking het plaatselijk belang overstijgen, verkrijgt het besluit eerst rechtsgeldigheid nadat de betrokken oudercommissie, respectievelijk de Landelijke Oudercommissie daarmee hebben ingestemd. Het voorafgaande is niet van toepassing op besluiten die van overheidswege worden opgelegd of het directe gevolg zijn van door de overheid opgelegde bezuinigingsmaatregelen. Onder de term locatie wordt in dit artikel verstaan: het internaatsgedeelte. Geldelijke zaken Artikel 20 De verantwoordelijkheid voor het beheer en de besteding van de oudercommissiegelden berust bij de oudercommissie. Om praktische redenen kan de Raad van Bestuur op verzoek van de oudercommissie de directeur met de administratieve uitvoering van het beheer belasten. Artikel 21 De in verband met de activiteiten van de oudercommissie gemaakte reis- en verblijfkosten worden vergoed uit de jaarlijks door de aan de oudercommissie toegekende gelden. Artikel 22 De oudercommissie stelt jaarlijks een begroting vast van haar ontvangsten en uitgaven voor het komende jaar en legt daarvan zo spoedig mogelijk, na afloop van het jaar, een gespecificeerde verantwoording af aan de ouders. De ontvangsten en uitgaven van de oudercommissie worden jaarlijks gecontroleerd door een door de ouders ingestelde kascommissie, die daarvan op de overeengekomen wijze een schriftelijke verklaring geeft aan de Stichting Meander. Slotbepalingen Artikel 23 1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet en bij verschil van mening over de uitleg van dit reglement, beslist op verzoek van de meest gerede partij een geschillencommissie. De Raad van Bestuur en de Landelijke Oudercommissie wijzen daartoe elk een arbiter aan, die tezamen een derde arbiter zullen benoemen. 2. De geschillencommissie beslist nadat de betrokken partijen gehoord zijn. Het besluit van de geschillencommissie levert een bindende uitspraak op voor betrokken partijen. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 5 van 6
3. De geschillencommissie deelt het besluit mee aan de Raad van Bestuur en de Landelijke Oudercommissie. Artikel 24 Dit reglement kan door de Raad van Bestuur gewijzigd, aangevuld of ingetrokken worden nadat de Landelijke Oudercommissie met gewone meerderheid van stemmen daarmee heeft ingestemd. De Landelijke Oudercommissie kan het bestuur suggesties doen voor wijziging of aanvulling van het reglement. Artikel 25 Het reglement treedt in werking met ingang van: 1 juli 2010. Alle eerdere reglementen oudercommissies komen hiermee te vervallen. Datum: 01-11-2012 Versienummer: 01 Blad 6 van 6