COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN Brussel, 1.10.2004 COM(2004) 603 definitief VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD, HET EUROPEES PARLEMENT EN HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad inzake de betekening en kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken {SEC(2004)1145} NL NL
1. ACHTERGROND Dit verslag van de Commissie is voorbereid overeenkomstig artikel 24 van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken 1. Sinds de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 1348/2000 op 31 mei 2001 heeft de Commissie ernaar gestreefd zoveel mogelijk informatie over de toepassing van de verordening te verkrijgen. De Commissie heeft daarom informatie verzameld en bij verschillende gelegenheden gediscussieerd over de toepassing van de verordening. Tevens heeft zij opdracht gegeven voor een studie over de toepassing van de verordening, die door een contractant is voorbereid. Dit verslag over de toepassing van de verordening is dus gebaseerd op de aan de Commissie verstrekte informatie en op de studie, die betrekking had op 14 lidstaten. 1.1. Bijeenkomst van het Europees justitieel netwerk op het gebied van burgerlijke zaken (december 2002) In december 2002 werd een vergadering in het kader van de eerste bijeenkomst van het Europees justitieel netwerk op het gebied van burgerlijke en handelszaken gewijd aan een bespreking van de eerste ervaringen met de toepassing van de verordening. Er werden verschillende soorten problemen vastgesteld, die als volgt kunnen worden samengevat: praktische problemen, die te wijten zijn aan het feit dat de verordening pas kort voordien in werking was getreden (er werd bijvoorbeeld geen gebruik gemaakt van de modelformulieren of de bepalingen inzake de te gebruiken talen werden verkeerd begrepen); overschrijding van de in de verordening opgelegde termijnen door de nationale overheidsdiensten; hoge kosten en een gebrek aan transparantie over de precieze aard van deze kosten. 1.2. Openbare hoorzitting (juli 2003) In juli 2003 heeft de Commissie een openbare hoorzitting over de toepassing van de verordening georganiseerd. Er waren ongeveer 70 deelnemers, voor het merendeel vertegenwoordigers van de lidstaten, toetredende landen en belanghebbenden (met name verenigingen van bij de toepassing van de verordening betrokken beroepen, zoals deurwaarders en advocaten). De openbare hoorzitting heeft de autoriteiten en degenen die beroepshalve betrokken zijn bij de toepassing van de verordening (zoals degenen die belast zijn met de betekening of de kennisgeving van de stukken, overheidsdiensten in de lidstaten die verantwoordelijk zijn voor de toepassing van de verordening, verenigingen van advocaten en rechters, enz.) de 1 PB L 160 van 30.06.2000, blz. 37. NL 2 NL
gelegenheid geboden ideeën uit te wisselen. De Commissie verkreeg daarbij zeer waardevolle informatie over de toepassing van de verordening. De punten die tijdens de discussie het meest onder de aandacht stonden, waren de tijd die nodig was voor de verzending en betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken, de doeltreffendheid van de verzendende en ontvangende instanties en de centrale instanties, en de kosten van betekening of kennisgeving. Verschillende lidstaten gaven uiting aan hun bezorgdheid over het feit dat de formulieren verkeerd of helemaal niet werden gebruikt. 1.3. Studie over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1348/2000 Zoals reeds aangegeven, heeft de Commissie ter voorbereiding van dit verslag opdracht gegeven voor een studie over de toepassing van de verordening, die door een contractant is voorbereid. Deze studie kan worden geraadpleegd op het volgende internetadres: http://europa.eu.int/comm/justice_home/doc_centre/civil/studies/doc/study_ec1348_2000_en.pdf De studie had in de eerste plaats tot doel te komen tot een empirische analyse van de toepassing van de verordening, waarbij met name werd gekeken naar de vraag of de betekening en de kennisgeving van documenten tussen de lidstaten door de toepassing van de verordening is verbeterd en versneld. De studie bestaat uit twee delen: een onderzoek betreffende de praktische toepassing van de verordening en een aantal statistische gegevens. Het onderzoek door de contractant liep van december 2003 tot en met februari 2004 en is gebaseerd op 528 antwoorden op een vragenlijst betreffende de toepassing van verschillende artikelen van de verordening. De vragenlijst werd ingevuld door bij de toepassing van de verordening betrokken overheidsdiensten van de lidstaten, rechters, openbare aanklagers en betrokkenen van de beroepen die instaan voor de betekening of kennisgeving van stukken, zoals de deurwaarders uit de lidstaten waar de verordening van toepassing is. De statistische gegevens werden door de contractant opgevraagd bij de centrale autoriteiten van de lidstaten en bij belanghebbende instanties, zoals de Union Internationale de Huissiers de Justice. Deze gegevens hebben betrekking op de tijd die nodig is voor de verzending en betekening of kennisgeving van stukken en op het aantal stukken waarvan in de loop van één jaar (2002) tussen de lidstaten betekening of kennisgeving is verricht. De studie concludeert dat de verordening de verzending en betekening of kennisgeving van stukken heeft versneld en dat zij, door een betere justitiële samenwerking tussen de lidstaten, aanzienlijk heeft bijgedragen tot de totstandbrenging van een Europese justitiële ruimte. De beroepsbeoefenaars die momenteel bij de toepassing van de verordening betrokken zijn, bevinden zich evenwel nog in een aanpassingsfase en er is nog onvoldoende kennis over de verordening. De studie benadrukt dat er behoefte is aan een opleiding voor bij de toepassing van de verordening betrokken beroepsbeoefenaars. Verwacht wordt dat de Europese gerechtelijke atlas op het gebied van burgerlijke zaken 2, een gebruiksvriendelijke databank die relevante informatie bevat voor de justitiële samenwerking in burgerlijke zaken, de 2 Zie http://europa.eu.int/comm/justice_home/judicialatlascivil/html/index.htm NL 3 NL
toepassing van de verordening zal vergemakkelijken. De studie heeft betrekking op de toepassing van verschillende specifieke artikelen van de verordening. 1.4. Bijeenkomst van het Raadgevend comité voor de betekening of kennisgeving van stukken (april 2004) In april 2004 heeft de Commissie overeenkomstig artikel 18 van de verordening een bijeenkomst georganiseerd van het Raadgevend comité voor de betekening of kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke en handelszaken met het oog op de bespreking van de resultaten van de studie en mogelijke aanpassingen van de verordening en om verdere informatie van de lidstaten over de werking van de verordening te vergaren. 2. DE TOEPASSING VAN SPECIFIEKE BEPALINGEN VAN DE VERORDENING Dit onderdeel heeft betrekking op de toepassing van verschillende bepalingen van de verordening en suggereert mogelijke oplossingen voor de bij de toepassing ervan gerezen problemen. 2.1. Snelheid van verzending en betekening of kennisgeving (artikelen 2, 4 en 7) De studie geeft aan dat de toepassing van de verordening de verzending en de betekening of kennisgeving van stukken versneld heeft (zie bijlage I en hoofdstuk 7.3 3 van de studie). De invoering van rechtstreekse contacten tussen lokale diensten, de mogelijkheid van betekening of kennisgeving per post en van rechtstreekse betekening of kennisgeving en de invoering van modelformulieren (die de taalproblemen hebben verminderd) worden als de belangrijkste redenen voor de versnelling beschouwd. De tijd die voor verzending en betekening of kennisgeving vereist is, werd algemeen beperkt tot één à drie maanden (in sommige gevallen zijn evenwel nog zes maanden nodig). De studie geeft tevens aan dat door de invoering van rechtstreekse contacten tussen lokale diensten bepaalde problemen worden veroorzaakt (zie bijlage II). Met name hebben velen die bij de toepassing van de verordening betrokken zijn, inzonderheid in de lokale diensten, in de huidige aanpassingsperiode nog onvoldoende kennis over de verordening. De studie suggereert dan ook dat meer opleiding over de verordening moet worden gegeven. De efficiëntie van de lokale diensten werd tijdens een bijeenkomst van het raadgevend comité besproken. Sommige delegaties waren van mening dat de keuze tussen een gecentraliseerd en een gedecentraliseerd systeem door de lidstaten diende te worden gemaakt. Sommige delegaties benadrukten dat problemen met de toepassing van de verordening (bijv. bij het invullen van de formulieren of in verband met de kosten) en onvoldoende kennis van de verordening extra tijdverlies veroorzaakten en benadrukten dat er behoefte was aan meer opleiding over de verordening. Om de vertragingen te beperken, stelde één delegatie voor om een bijkomend formulier in te voeren, dat moet worden gebruikt indien de in de verordening vastgelegde termijnen niet worden nageleefd. 3 Hoofdstuk 7.3 van de studie bevat statistische gegevens over de tijd die vereist is voor de verzending en de betekening of kennisgeving van stukken tussen verschillende lidstaten. NL 4 NL
Op basis van de in de studie en door de lidstaten verstrekte informatie is de Commissie van oordeel dat de vertragingen in het algemeen zijn verminderd, maar dat dit evenwel nog niet overal het geval is. Er is geen reden om de betrokken bepalingen van de verordening aan te passen, maar waar nodig dienen verdere inspanningen te worden gedaan om de vertragingen te verminderen. 2.2. Toepassing van artikel 8 (Weigering van ontvangst van een stuk) Uit de studie blijkt dat in de praktijk gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid betekening of kennisgeving te verrichten van stukken die in een andere taal zijn gesteld dan de officiële taal of talen van de aangezochte lidstaat (zie bijlage III). Verder blijkt uit de studie dat de toepassing van artikel 8 niet geheel bevredigend is, met name omdat de persoon voor wie het stuk bestemd is niet steeds op de hoogte is van zijn recht de ontvangstname van het stuk te weigeren (zie bijlage IV). De studie stelt een punt aan de orde dat dient te worden besproken, gelet op de uiteenlopende aanpak in de lidstaten 4 en op het feit dat voor het Europees Hof van Justitie een zaak aanhangig is betreffende de rechtsgevolgen van de weigering een stuk in ontvangst te nemen 5. Het betreft met name de vraag, of in de verordening een regeling moet worden opgenomen inzake termijnen voor de weigering een stuk in ontvangst te nemen en inzake de rechtsgevolgen van de weigering een stuk in ontvangst te nemen. Tijdens de bijeenkomst van het comité liepen de meningen van de delegaties uiteen: sommigen waren voor de invoering van een dergelijke regeling, anderen meenden dat dit aan het nationale recht diende te worden overgelaten en nog anderen stelden dat deze kwestie verder diende te worden besproken. De Commissie is geïnteresseerd in verdere commentaren over deze kwestie en met name in voorstellen om de huidige bepaling van de verordening duidelijker te maken. 2.3. Toepassing van artikel 9 (Datum van betekening of kennisgeving) Een kwestie waaraan in de context van de toepassing van de verordening veel aandacht is besteed, is de in artikel 9 vastgelegde "dubbele-datumregel" 6. Dienaangaande blijkt uit de studie dat de toepassing van de verordening niet geheel bevredigend is, omdat de bepaling als ingewikkeld wordt beschouwd en het in bepaalde gevallen niet eenvoudig is de datum van betekening of kennisgeving te bepalen (zie bijlage V). Op de bijeenkomst van het raadgevend comité liepen de meningen van de lidstaten over de behoefte aan deze bepaling uiteen. Ingevolge de belangrijke verschillen in de nationale wetgevingen met betrekking tot de datum van betekening of kennisgeving 7, achten sommige 4 5 6 7 Oostenrijk en Duitsland hebben in hun nationale wetgeving termijnen ingevoerd voor de weigering een stuk in ontvangst te nemen. Zaak C-443/03 (Götz Leffler/de vennootschap naar Duits recht Berlin Chemie AG). Overeenkomstig lid 1 is de datum van betekening of kennisgeving van artikel 7 de datum waarop betekening of kennisgeving overeenkomstig het recht van de aangezochte lidstaat is geschied. Lid 2 bepaalt, dat wanneer in het kader van een in de lidstaat van herkomst in te leiden of hangende procedure de betekening of kennisgeving van een stuk binnen een bepaalde termijn moet worden verricht, de datum die ten aanzien van de aanvrager in aanmerking moet worden genomen, wordt bepaald door het recht van deze lidstaat. Zie dienaangaande het gedetailleerde overzicht in hoofdstuk 4.6.3. van de studie. NL 5 NL
lidstaten artikel 9 overbodig, terwijl andere het als een bepaling van cruciaal belang beschouwen. Dit in acht genomen en gelet op het feit dat er in de praktijk weinig probleemgevallen zijn, lijkt een wijziging van deze bepaling noch realistisch, noch een onmiddellijke noodzaak te zijn. 2.4. Toepassing van artikel 11 (Kosten van betekening of kennisgeving) De kostenkwestie is reeds kort na de inwerkingtreding van de verordening onder de aandacht van de Commissie gebracht en is reeds verschillende malen uitvoerig besproken. Uit de studie blijkt, dat de toepassing van deze bepaling niet bevredigend is (zie bijlage VI), hoofdzakelijk doordat in bepaalde landen zeer hoge kosten worden aangerekend voor de betekening of kennisgeving van stukken (meer dan 150 EUR) en dat de kosten niet geheel transparant zijn (aangezien de aanvrager de bedragen niet op voorhand kent). De in de lidstaten toepasselijke systemen voor betekening of kennisgeving van stukken verschillen aanzienlijk. In veel lidstaten wordt de betekening of kennisgeving verricht door de rechtbanken, die in de praktijk vaak gebruik maken van de betekening of kennisgeving per post. In dat geval zijn er weinig of geen kosten verbonden met de betekening of kennisgeving. Anderzijds zijn er een aantal lidstaten waar de betekening of kennisgeving van stukken is opgedragen aan de beoefenaars van een vrij beroep, zoals de deurwaarders. Deze rekenen kosten aan voor de betekening of kennisgeving 8. De Commissie is van mening dat de verordening met verschillende systemen voor betekening of kennisgeving van stukken moet kunnen werken en dat geen van beide systemen moet worden aangemoedigd of ontraden. Anderzijds kan op basis van de in de studie verschafte informatie en de commentaren van de delegaties niet worden ontkend dat de verordening met betrekking tot sommige lidstaten problemen heeft veroorzaakt omdat de kosten niet volledig transparant zijn en in sommige gevallen als zeer hoog worden beschouwd. Deze kwestie is opnieuw besproken op de bijeenkomst van het raadgevend comité, waar de schrapping van lid 2, onder a), 9 en de invoering van een gemeenschappelijk Europees tarief, een vast tarief of een maximumtarief als mogelijke oplossingen werden overwogen en besproken. Er werd overeengekomen dat de transparantie van de kosten van groot belang was en dat informatie van de lidstaten betreffende de berekening van de kosten in het kader van het justitieel netwerk ter beschikking diende te worden gesteld 10. Met betrekking tot de eventuele wijziging van de verordening verzoekt de Commissie - als mogelijke tussenoplossing - om te overwegen of de verordening in die zin moet worden 8 9 10 De hoofdstukken 4.1.3. en 4.1.4. van de studie bevatten een overzicht. Dit zou inhouden dat de aanvrager de kosten van het optreden van een deurwaarder of van een volgens de wet van de aangezochte lidstaat bevoegde persoon niet moet betalen. De Commissie heeft de lidstaten inmiddels gevraagd deze informatie in het kader van het netwerk mee te delen. NL 6 NL
aangepast, dat lidstaten die kosten aanrekenen een vast en transparant tarief zouden moeten invoeren. De Commissie zal alle dienaangaande voorgelegde argumenten in overweging nemen. 2.5. Toepassing van artikel 14 (Betekening of kennisgeving per post) De studie bevestigt dat de betekening of kennisgeving van stukken vaak rechtstreeks per post wordt verricht (zie bijlage VII). Uit de studie blijkt bovendien dat de toepassing van artikel 14 niet geheel bevredigend is (zie bijlage VIII). De problemen houden hoofdzakelijk verband met de ontvangstbevestiging. Een belangrijk probleem in dit verband is dat de informatie van de ontvangstbevestiging (die door de Wereldpostunie is vastgelegd) betreffende de betekening of kennisgeving van het stuk en de persoon voor wie het stuk bestemd is, minder gedetailleerd is dan in het in artikel 10 van de verordening bedoelde modelformulier. Met betrekking tot artikel 14 meent de Commissie dat bij een eventuele toekomstige herziening van de verordening zou moeten worden verduidelijkt dat de taalvoorschriften van artikel 8 ook gelden voor de betekening of kennisgeving per post (wat uit de huidige formulering van de verordening niet duidelijk blijkt). Bovendien moet de invoering van uniforme regels voor de voorwaarden (bijv. aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging, onder bijvoeging van een modelformulier waarin de geadresseerde wordt geïnformeerd over zijn recht de ontvangst van het stuk te weigeren) worden overwogen om de toepassing van de verordening te vergemakkelijken. Momenteel kunnen de in een bepaalde lidstaat toepasselijke voorwaarden 11 niet op een gebruiksvriendelijke manier worden vastgesteld. 2.6. Toepassing van artikel 15 (Rechtstreekse betekening of kennisgeving) De studie geeft geen duidelijk antwoord op de vraag, of belanghebbenden bij een rechtsgeding de betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken vaak rechtstreeks doen verrichten door de deurwaarders, ambtenaren of andere bevoegde personen in de aangezochte lidstaat (zie bijlage IX). Het raadgevend comité heeft gediscussieerd over de vraag, of de schrapping van lid 2 12 (met eventueel toevoeging van voorwaarden aan het huidige lid 1) kon worden overwogen om de toepassing van de verordening door het invoeren van een uniforme regel te vergemakkelijken. De meningen van de delegaties hierover liepen uiteen. Sommige delegaties waren voor een schrapping van lid 2, voor andere was dit daarentegen onaanvaardbaar. De Commissie meent dat verder moet worden onderzocht of lid 2 kan worden geschrapt, eventueel door het invoeren van nieuwe voorwaarden in (het huidige) lid 1. 11 12 Hoofdstukken 4.8.2. van de studie geeft een overzicht. Dit zou betekenen dat de lidstaten zich niet langer tegen de rechtstreekse betekening of kennisgeving van stukken kunnen verzetten. NL 7 NL
2.7. Toepassing van artikel 19 (Niet-verschenen verweerder) Eén lidstaat heeft de schrapping van lid 2 voorgesteld 13, aangezien - onder meer gelet op het feit dat er op grond van de verordening in beginsel rechtstreeks contact is tussen de autoriteiten en de mogelijkheid bestaat om moderne communicatietechnologie te gebruiken - de in die bepaling vastgelegde voorwaarden inzake de betekening of kennisgeving van stukken niet overeenstemmen met de voorwaarden van Verordening (EG) nr. 805/2004 van het Europees parlement en de Raad van 21 april 2004 tot invoering van een Europese executoriale titel voor niet-betwiste schuldvorderingen 14. De Commissie is bijzonder geïnteresseerd in opmerkingen ter zake. 2.8. Toepassing van artikel 17 (Toepassing) en artikel 23 (Bekendmaking) De Commissie meent dat de vereiste vaststelling van de handleiding van ontvangende instanties en van de lijst bij besluit van de Commissie (artikel 17) dient te worden geschrapt, evenals de vereiste bekendmaking van de door de lidstaten meegedeelde gegevens in het Publicatieblad (artikel 23). Dit zou dienen te worden vervangen door een met artikel 19, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad inzake bewijsverkrijging overeenstemmende bepaling, aangezien de artikelen 17 en 23 de terbeschikkingstelling van door de lidstaten meegedeelde gegevens onnodig compliceren. De door de lidstaten meegedeelde gegevens zijn nu beschikbaar in de Europese gerechtelijke atlas op het gebied van burgerlijke zaken en worden voortdurend bijgewerkt 15. De Commissie meent dat het ook belangrijk is, dat in de Atlas een lijst wordt bijgehouden van de wijzigingen en van de perioden waarin verschillende verklaringen achtereenvolgens van toepassing zijn geweest. 2.9. Toepassing van de bijlagen (Formulieren) Uit de studie blijkt, dat de toepassing van de formulieren niet geheel bevredigend is, met name omdat de formulieren geheel niet worden gebruikt, of omdat zij niet altijd correct of volledig worden ingevuld of met de hand zijn ingevuld en onleesbaar zijn (zie bijlage X). In de studie wordt de verwachting geuit, dat de invoering van de Europese gerechtelijke atlas op het gebied van burgerlijke zaken ter zake zal bijdragen tot een betere toepassing van de verordening. Op de bijeenkomst van het raadgevend comité stelde één delegatie dat er reeds te veel formulieren zijn en dat sommige formulieren overbodig zijn, terwijl een andere delegatie van oordeel was dat een bijkomend formulier diende te worden ingevoerd, dat zou kunnen worden gebruikt ingeval de in de verordening opgelegde termijnen niet worden nageleefd. 3. CONCLUSIES Op basis van de studie en van de door de lidstaten en andere belanghebbende partijen bij verschillende gelegenheden meegedeelde informatie komt de Commissie tot de volgende 13 14 15 Dit zou betekenen dat rechters geen beslissing kunnen geven wanneer geen bewijs, hetzij van betekening of kennisgeving, hetzij van afgifte is ontvangen. PB L 143 van 30.04.2004, blz. 15. Zie http://europa.eu.int/comm/justice_home/judicialatlascivil/html/docservinformation_nl.htm NL 8 NL
conclusies betreffende de toepassing van Verordening nr. 1348/2000 sinds haar inwerkingtreding in 2001: De toepassing van de verordening heeft de verzending en de betekening en kennisgeving van stukken tussen de lidstaten algemeen verbeterd en versneld. De belangrijkste redenen van de snellere verzending en betekening of kennisgeving zijn de invoering van rechtstreekse contacten tussen lokale diensten, de mogelijkheid van betekening of kennisgeving per post en van rechtstreekse betekening of kennisgeving en de invoering van modelformulieren. Niettemin is de toepassing van de verordening niet geheel bevredigend: In de nog aan de gang zijnde aanpassingsperiode hebben velen die bij de toepassing van de verordening betrokken zijn, inzonderheid in lokale diensten, nog onvoldoende kennis over de verordening. Er is dan ook duidelijk behoefte aan meer opleiding over de verordening. Daarenboven is de toepassing van een aantal bepalingen van de verordening, met name van artikel 11, niet geheel bevredigend. Aanpassingen van deze bepalingen dienen te worden overwogen om de toepassing van de verordening verder te verbeteren en vergemakkelijken. Dit geldt met name voor de artikelen 8, 11, 14, 15, 17, 19 en 23. De Commissie verwelkomt alle reacties op dit verslag. Suggesties betreffende twee kwesties zijn voor de Commissie van bijzonder belang: suggesties voor mogelijke oplossingen van de in dit verslag aan de orde gestelde problemen in verband met de toepassing van de verordening; suggesties over hoe meer opleiding met betrekking tot de verordening zou kunnen worden gegeven aan de bij de toepassing van de verordening betrokken personen. Op basis van de reacties op dit verslag zal de Commissie de indiening van een wetgevingsvoorstel in 2005 overwegen. NL 9 NL