Algemeen Huisreglement MR Berkenschool 27 januari 2014 1
Huishoudelijk reglement Artikel 31 van het reglement MR Berkenschool schrijft voor dat de MR, met inachtneming van de voorschriften uit het MR-reglement en de Wet medezeggenschap op scholen, een huishoudelijk reglement vaststelt. Dit huishoudelijk reglement is hierop een aanvulling; de drie documenten kunnen niet los van elkaar worden gezien en bevatten samen de spelregels voor de MR van de Berkenschool. Het huishoudelijk reglement is op 15 januari 2008 door de MR vastgesteld, op 1 februari 2011 herzien en op 27 februari 2014 met enkele wijzigingen opnieuw vastgesteld. Medezeggenschapsraad de Berkenschool: De leden van de medezeggenschapsraad bestaan uit personeel met een vast dienst verband en ouders, voogden of verzorgers. De medezeggenschapsraadvergadering vindt plaats op twee organisatorische niveaus te weten: De Berkenschool. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad bijeenkomsten. Algemene doelstelling Medezeggenschapsraad: Het doel van de medezeggenschapsraad is het in stand houden en verbeteren van de kwaliteit van de school en het onderwijs. Met elkaar wordt er gesproken over het gevoerde en te voeren beleid. Het is een wettelijk recht dat op deze wijze zowel ouders als personeel invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur, aangaande de gang van zaken binnen de eigen school. Besluitvorming: Alle besluiten die de MR neemt betreffende advies en instemming zullen genomen worden door middel van een meerderheid van stemmen. Werkwijze van het overleg van de Medezeggenschapsraad: De raad: Vergadert ongeveer eenmaal per zes schoolweken, waarbij op de laatste vergadering voorafgaand aan een schooljaar het rooster voor dat schooljaar wordt vastgesteld. Het al dan niet doorgaan van een vergadering is situatie-afhankelijk. Indien de vergadering een informeel c.q. informatief karakter heeft kan deze in elke setting plaats vinden. In het geval van zgn. hamerstukken dient van beide geledingen minimaal de helft van de leden aanwezig te zijn. Indien een vergadering komt te vervallen zal de voorzitter een nieuwe datum vaststellen. Afmelding voor een vergadering vindt plaats bij de voorzitter, zo spoedig mogelijk na vaststelling van de vergadering doch minimaal één week voor de vergadering (onvoorziene omstandigheden daargelaten). In geval van afwezigheid behoort het geven van een stemvolmacht aan een ander MR-lid of het inbrengen van een memo met advies nadrukkelijk tot de mogelijkheden. Aangaande beleidsstukken zal één lid als aanspreekpunt fungeren. Deze is eventueel tezamen met een of meerdere andere leden verantwoordelijk voor het verzamelen en uitzoeken van informatie. Om vroegtijdig geïnformeerd te kunnen worden aangaande te verwachten beleidsstukken zal een standaard agendapunt toegevoegd worden op de agenda, te weten: Aandachtspunten komende periode (zie ook hierna onder voorbereiding MR-besluit). Voor het opvoeren van een agendapunt dient een mail verstuurd te worden naar de voorzitter. De agenda wordt in de week voorafgaand aan de vergadering toegezonden door de voorzitter. 2
De vergaderingen worden op school in de lerarenruimte gehouden. De directie wordt voor iedere vergadering uitgenodigd. Stemming: De stemprocedure voor het instemmen met of adviseren over een voorstel is in principe openbaar, tenzij de aard van het voorstel om een geheime schriftelijke stemming vraagt. Het inventariseren van de stemmen op een voorstel via e-mail behoort tot de mogelijkheden, wanneer besluitvorming afgerond wordt tussen twee MR-vergaderingen. Wanneer er binnen een gestelde termijn geen tegenstemmen zijn binnengekomen bij de secretaris, dan is het betreffende voorstel aangenomen. Wanneer een voorstel meer dan de helft van de stemmen van de MR of een geleding krijgt, dan stemt de MR in of adviseert positief. Het is wel mogelijk dat, wanneer er niet unaniem wordt gestemd, met dit positieve advies of instemming een overweging wordt meegegeven aan de directie. Wanneer er geen meerderheid van stemmen wordt behaald dient er een nieuwe stemronde plaats te vinden. Wanneer er over zaken niet gestemd kan worden, wordt het onderwerp de eerst volgende vergadering wederom besproken. Verslaglegging: Van iedere vergadering zullen notulen worden gemaakt. Schriftelijke verslaglegging wordt in de week na de vergadering verstuurd naar alle leden van de medezeggenschapsraad. Hiernaast is er een jaarverslag beschikbaar en ter inzage voor een ieder die hier belangstelling voor heeft of er belang bij heeft. Opleiding: Het verdient de aanbeveling om als MR-lid de cursus MR gevolgd te hebben. Taken binnen de MR en taakomschrijving: Binnen de MR bestaan in ieder geval de volgende taken: -Voorzitter -Vice-voorzitter -Secretaris -GMR-lid De overige MR-leden zijn flexibel inzetbaar in de voorbereiding van besluiten (zie Werkwijze van het overleg van de Medezeggenschapsraad hierboven). De taakomschrijvingen van de diverse functies is hieronder weergegeven. Taakomschrijvingen: De voorzitter: Bepaalt de agenda van de MR-vergaderingen, met inachtneming van onder andere de initiatieven hiertoe vanuit de leden, de achterban, de directie en wettelijk bepaalde onderwerpen. Doet een voorstel met betrekking tot het vergaderrooster van het komend schooljaar en zet de vaststelling hiervan op de agenda van de laatste vergadering van het schooljaar. Zit de MR-vergadering voor. Voert, indien nodig, overleg met de directie. Voert regelmatig overleg met de secretaris, de vice-voorzitter en het GMR-lid. Onderhoudt namens de MR externe contacten waar dat vereist is. 3
Draagt zorg voor het juist uitvoeren van de werkzaamheden van de MR, conform de Wet medezeggenschap op scholen, het MR-reglement en dit huishoudelijk reglement. Voert aan het begin van een vergaderjaar de benoemingsprocedure uit. Wanneer leden tussentijds besluiten de MR te verlaten, kan deze procedure lopende het vergaderjaar herhaald worden. Stelt aan het einde van een vergaderjaar een jaarverslag op van de werkzaamheden van de MR. De secretaris: Notuleert de MR-vergaderingen. Beheert de in- en uitgaande post van de MR tussen de vergaderingen. Bepaalt welk MR-lid aanspreekpunt wordt voor een beleidsstuk en met welke verdere leden de behandeling wordt voorbereid. Voert regelmatig overleg met de voorzitter en waar nodig de vice-voorzitter. De vice-voorzitter: Vervangt de voorzitter wanneer deze verhinderd is. Daar waar de vice-voorzitter de voorzitter vervangt, geldt dezelfde taakomschrijving als hierboven omschreven voor de voorzitter. Voert regelmatig overleg met de voorzitter en waar nodig de secretaris en het GMR-lid. Draagt er zorg voor zich op de hoogte te blijven stellen van het functioneren van de MR. GMR-lid: Vertegenwoordigt de school bij de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) Brengt relevante informatie van de GMR over aan de MR-leden. Voert regelmatig overleg met de voorzitter en waar nodig de vicevoorzitter. Benoeming nieuwe MR-leden: Ten behoeve van het benoemen van leden in de MR doorloopt de voorzitter van de MR in januari voorafgaand aan een vergaderjaar de volgende procedure: Inventariseren van welke leden de ambtstermijn aan het eind van het vergaderjaar afloopt. Inventarisatie onder deze leden wie het lidmaatschap wil en kan (de maximale termijn is zes jaar!) voortzetten. Indien blijkt dat er voor het komende vergaderjaar een of meerdere nieuwe leden voor de Personeelsgeleding nodig is/zijn stelt de voorzitter de directie hiervan op de hoogte en verzoekt de directie zo spoedig mogelijk doch uiterlijk voor het einde van het vergaderjaar voor een nieuw lid zorg te dragen. Indien blijkt dat er voor het komende vergaderjaar een of meerdere nieuwe leden voor de Oudergeleding nodig is/zijn verzoekt de voorzitter de directie zorg te dragen voor publicatie van de vacature in de nieuwsbrief van de school. Indien zich meer kandidaten melden dan dat er nodig zijn, zal door middel van verkiezing worden vastgesteld wie er uiteindelijk plaats neemt/nemen in de MR (zie hiervoor ook MR-reglement). De voorbereiding van een MR-besluit: Wanneer een voorstel tot nieuw beleid, beleidswijziging of een ander beleidsstuk binnenkomt bij de secretaris van de MR, dan volgt overleg met de voorzitter. Het gaat dan om de vraag of het voorstel voldoet aan de eisen die eraan gesteld zijn en hoe de tijdsplanning verloopt. Alle leden ontvangen het voorstel met daarbij de vraag welke van de MR-leden deel wil nemen aan de voorbereiding. 4
De secretaris stelt op basis van de respons een voorbereidingsgroep samen waarbij een lid van de groep wordt aangewezen als aanspreekpunt. Met de MR-leden wordt gecommuniceerd wat de samenstelling van de groep is en wat de tijdsplanning is die bij de behandeling van het betreffende voorstel hoort. De termijn die staat voor het bovenstaande proces van binnenkomst tot verdeling is maximaal tien werkdagen. De voorbereidingsgroep zendt vervolgens, na uitvoering van de nodige werkzaamheden, een voorstel tot een besluit aan de overige MR-leden. Dit voorstel is altijd voorzien van een duidelijke motivatie. Verzending van dit voorstel gebeurt via het secretariaat van de MR. Het inkopen van extern advies behoort nadrukkelijk tot de mogelijkheden. Evenals het raadplegen van externe deskundigen, al dan niet afkomstig uit de achterban van alle ouders en alle leerkrachten. De termijn die staat voor het proces van verdeling tot advisering is vijftien werkdagen. De overige MR-leden kunnen op dit voorstel wijzigingen voorstellen, alvorens het wordt behandeld in de MR-vergadering. Deze wijzigingen worden verzonden naar het secretariaat van de MR. De termijn die staat voor het proces tussen het voorstel van de voorbereidingsgroep tot een besluit op de MR-vergadering is maximaal tien werkdagen. Besluiten worden genomen op een MR-vergadering. Wanneer een voorstel tot nieuw beleid of wijziging van beleid op een zodanig tijdstip binnenkomt bij het secretariaat van de MR, dat de bovenstaande werkwijze en planning niet gerealiseerd kunnen worden, dan overlegt de voorzitter eerst met de directie over de mogelijkheden het voorstel door te schuiven naar een volgende vergadering. Een snellere verwerking door ofwel het proces in te korten, ofwel alle leden zelf tot een oordeel te laten komen, behoort tot de mogelijkheden. Bij de laatste optie is stemmen via e-mail een mogelijkheid. Tijdstip Actie Wie Week... Hoe eerder een voorstel binnenkomt, hoe Week... eerder onderstaand proces in gang wordt gezet. Week... Week 1 Overleg na binnenkomst leden verzoeken voor voorbereidingsgroep Secretariaat/voorzitter Voorzitter en leden Week 2 Werkzaamheden uitvoeren die nodig zijn om tot Week 3 een goed advies aan de MR-leden te komen. Voorbereidingsgroep Week 4 Advies naar de leden verzenden. Voorbereidingsgroep Week 5 De leden kunnen via secretariaat reageren Secretariaat/leden Week 6 MR-vergadering Bovenstaande is vastgelegd in het document bijlage bij behandeling van een beleidsstuk dat als bijlage aan dit huishoudelijk reglement is toegevoegd. Dit document zal door de secretaris als bijlage aan elk te behandelen stuk worden toegevoegd. Communicatie: De informatie op de website betreft de samenstelling van de MR, het MR-reglement en het huishoudelijk reglement. De vergaderdata worden vermeld op de jaarkalender van de Berkenschool. Op school is een papieren map of een digitaal bestand aanwezig met daarin de notulen en de jaarverslagen. Deze is op aanvraag in te zien door ouders, leerkrachten en andere belanghebbenden. Na afloop van de MR-vergadering wordt een kort verslag opgenomen in de Nieuwsbrief. 5
De openbaarheid van de MR-vergadering kan worden beperkt door het belang van de Berkenschool. Geldigheidsduur: Dit huishoudelijk reglement heeft een geldigheidsduur van drie jaar. Na deze periode zal het huishoudelijk reglement worden geëvalueerd om daarna in al dan niet gewijzigde vorm te worden voortgezet voor de duur van opnieuw drie jaar. Het is mogelijk gedurende de looptijd van dit reglement wijzigingen voor te stellen, waarna door de MR-vergadering zal worden besloten al dan niet over te gaan tot tussentijdse wijziging van het huishoudelijk reglement. 6
Bijlage bij de behandeling van een beleidsstuk De werkwijze omtrent de voorbereiding van een MR-besluit is omschreven in het huishoudelijk reglement. Deze bijlage is een uitwerking daarvan en wordt met elk voorstel meegestuurd. Stap 1 binnenkomst en informeren MR-leden (termijn 1 week) Titel stuk: Datum binnenkomst MR: Vraag aan de MR: Geleding: informatie/bespreking/advisering/instemming ouders/personeel/beide geledingen Onderwerp: Termijn: (6 weken) Stap 2 behandeling door: (termijn1 week) Stap 3 reageren door de overige MR-leden naar bovengenoemde (termijn 2 weken) Reageren voor: Stap 4 opstellen gezamenlijke reactie MR (termijn 1 week) De gezamenlijke reactie namens de MR naar de afzender en naar de overige MR leden voor: Stap 5 reactie afzender (termijn 1 week) Reactie ofzender voor: Stap 6 besluiten Het beleidsstuk komt op de agenda van MR-vergadering van:. 7