SUMMER family experience usa boston los angeles new york san francisco oriëntatiehandleiding TVNNFS GBNJMZ FYQFSJFODF ŭ VTB Learn and discover the world!
INHOUDSTAFEL INLEIDING HOOFDSTUK I : VOOR JE VERTREK Informatie over je gastgezin Internationaal paspoort & visum Je bagage Je zakgeld Je telefoongesprekken Internet Je medische reisverzekering Je vertrek / terugreis HOOFDSTUK II : JE VERBLIJF Je aankomst in de Verenigde Staten De oriëntatievergadering De aanpassing De omgang met jouw gastfamilie De plaatselijke coördinator Voorzorgsmaatregelen tijdens je verblijf Je verblijfsprogramma De regels van het programma! De 4 magische woorden HOOFDSTUK III : JE GASTLAND Het cultuurogramma USA van A tot Z Belgische ambassades en consulaten in de USA BIJLAGEN: Before you go! Voorbeeld van een e-ticket Het voorkomen en rapporteren van seksueel misbruik 2
INLEIDING Beste wepper, Je vertrek nadert met rasse schreden en het wordt tijd je op je ervaring voor te bereiden. Wij hopen jou en je ouders met deze handleiding zo volledig mogelijk in te lichten over het verblijf en de voorbereiding ervan. Dit dossier bevat nuttige informatie betreffende je verblijf. De informatie die we hier geven vloeit voort uit zowel onze ervaring als organisator, alsook uit de ervaringen van onze ouddeelnemers. Aangezien jouw ervaring natuurlijk veel gelijkenissen zal tonen met de ervaring van andere deelnemers, zal er in deze handleiding ook veel algemene informatie voorkomen. Maar desondanks blijft het een unieke belevenis, die zal evolueren afhankelijk van je karakter, gastgezin, enz. Vanaf de administratieve stappen in het begin voor je vertrek, waaronder een beschrijving van je verblijf en praktische informatie over je gastland, zal deze gids je bijstaan bij de voorbereiding van je reis. Vergeet nooit dat het programma waaraan je deelneemt, een uitwisselingsprogramma is. Jouw gastgezin brengt je veel bij: genegenheid, aandacht, gastvrijheid, cultuur, enz. Vergeet ook niet iets in de plaats terug te geven: respect, aandacht en dankbaarheid. Deze wisselwerking is van groot belang om een intercultureel leerproces te kunnen garanderen. Het is wellicht de eerste keer dat je een dergelijke ervaring zal meemaken. Wij weten dat je misschien een beetje aanpassingsproblemen zal hebben in het begin; dit is niet erg, het is volkomen normaal. Wij vragen je niet perfect te zijn maar wel je beste beentje voor te zetten. Ook voor de gastfamilie is het misschien de eerste keer dat zij iemand ontvangen en ook zij zijn niet perfect. Iedereen heeft zijn gebreken en zijn kwaliteiten... Het succes van deze ervaring hangt af van hoe jij je integreert en verzoent. Vergelijk je gastland niet met je land van oorsprong. Oordeel niet het is niet beter, het is niet minder goed, het is eenvoudigweg anders. Wij wensen je een heel aangenaam verblijf en veel succes! WEP GOEDE REIS! 3
HOOFDSTUK I : VOOR JE VERTREK Informatie over je gastgezin Je vertrek nadert en je bent benieuwd om te weten in welke gastgezin je juist zult terechtkomen en waar je gastgezin exact woont. Geen paniek! Alle deelnemers worden 3 of 4 dagen voor vertrek exact op de hoogte gehouden wat hun gastgezin betreft. Ook al kan dit een korte termijn lijken, wij verzekeren jou dat wij elk jaar dezelfde procedure hanteren en elkeen van onze deelnemers heeft steeds zijn plaatsing in het gastgezin ontvangen voor vertrek. Na jou inschrijving in het programma, hebben wij de lokale partner hierover geïnformeerd en heeft hij jouw dossier voorgelegd aan verschillende coördinatoren die op zoek gaan naar een gepast gastgezin waar je je Amerikaans avontuur in kan beleven. Wij vragen jou om nu nog een beetje geduld uit te oefenen Internationaal paspoort & visum Doordat je geen officiële lessen ter plaatse volgt, is je zomerverblijf in de Verenigde Staten van toeristische aard. Alle reizigers die naar de Verenigde Staten willen reizen zonder specifiek visum (Belgen op doorreis of met verblijf minder dan 90 dagen), moeten wel een elektronische reistoestemming (ESTA) aanvragen. Je moet ook een machineleesbaar paspoort hebben dat geldig is tot minimum 6 maanden na je terugkeer. Een machineleesbaar paspoort kan je herkennen aan de 2 rijen die bestaan uit cijfers en <<<. De aanvraag kan op elk moment gebeuren, maar wij raden je aan dit ten laatste 72u voor vertrek in orde te brengen. Een bijdrage van 14 USD wordt gevraagd aan de reizigers. De betaling moet in orde worden gebracht met een kredietkaart bij de ESTA aanvraag. Om deze aanvraag in orde te brengen en je reistoestemming te bekomen, moet je een on-line formulier invullen op de officiële website van de Amerikaanse overheid: ESTA (Electronic System for Travel Authorization) https://esta.cbp.dhs.gov Hieronder vindt u de aanvraagprocedure voor de reistoestemming: 4
Van zodra je de reistoestemming ontvangt, gelieve dit dan onmiddellijk door te mailen naar: info@wep.be Alle eerder vermelde aanwijzingen zijn louter informatief. Je zult meer preciezere aanwijzingen terugvinden op de hierboven vermelde link. Indien je jouw paspoort (bordeaux boekje) nog niet hebt, dan moet je dit zo snel mogelijk op je gemeentehuis aanvragen. De formaliteiten om een paspoort te bekomen kunnen enkele weken (2 tot 3 weken) in beslag nemen. Wij raden je aan om een paspoort aan te vragen dat geldig is voor alle landen. Indien je minderjarig bent, dien je eveneens een schriftelijke reistoestemming van je wettelijke voogd (ouders) mee te nemen. Deze toestemming moet door het gemeentehuis wettelijk verklaard worden en je moet ze meenemen naar de Verenigde Staten. OPMERKING: Heb je de Belgische nationaliteit niet; neem dan contact op met de Amerikaanse Ambassade om te weten of je een visum nodig hebt. Je bagage Luchtvaartmaatschappijen laten reizigers toe een koffer van 23 kg mee te nemen (deze wordt ingecheckt en gaat vervolgens naar het laadruim van het vliegtuig) en een reistas, handbagage genoemd (deze wordt niet ingecheckt maar neem je mee op het vliegtuig). Vergeet niet om je bagage te labelen (met de luggage tags van WEP). Op het etiket vul je je naam en adres in (het adres van je gastgezin voor je vertrek en je domicilieadres voor je terugkeer. Afmetingen en praktische tips Afmetingen valiezen : de lineaire afmetingen (lengte + hoogte + diepte) mogen over het algemeen maximum 153 cm bedragen per valies. De bepalingen zijn afhankelijk van luchtvaartmaatschappij tot luchtvaartmaatschappij. Afmetingen handbagage : dit verandert van vlucht tot vlucht, afhankelijk van het vliegtuig. Als je de WEP zak neemt, zal je nooit problemen hebben, bovendien kunnen wij je gemakkelijk herkennen! Gewicht valiezen : max. 1 x 23kg check-in bagage. Gewicht handbagage : 6kg maximum ((conform de condities van jouw luchtvaartmaatschappij). Denk er aan om de informatie over de bagage altijd goed na te kijken op de website van de luchtvaartmaatschappij. Deze informatie wordt ter titel van inlichting gegeven. WEP kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele veranderingen op dit gebied. Je valies: Wij raden je aan je valies niet vol te proppen. Zo zal je bij je terugkeer nog wat plaats hebben om souvenirs mee te brengen. Neem zo veel mogelijk lichte kledij mee. ( vergeet echter ook niet enkele warme truien en regenkledij mee te nemen; je weet maar nooit...) Goede (wandel)schoenen zijn onontbeerlijk voor de excursies omdat er toch redelijk gestapt wordt. Verspil de beschikbare plaats in je koffer niet met dingen die je ook in je gastland kan vinden zoals toiletartikelen 5
Het is niet helemaal niet nodig om wc handdoekjes of lakens mee te nemen. Je gastgezin zal je er wel ter beschikking stellen. Ook is het niet nuttig om overbodige dingen zoals een haardroger of een enorme hoeveelheid toiletartikelen mee te nemen, omdat je meestal alles wat je nodig hebt ter plaatse kan vinden. Vergeet niet op je bagagelabel te vermelden dat WEP je reis verzorgt en je adres in de USA te vermelden wanneer je vertrekt (en je adres in België te vermelden wanneer je terugkomt) Let op: Het is ten strengste verboden door de douane om bederfbare levensmiddelen, graan, planten of dieren in de USA in te voeren. Dit is om de verspreiding van eventuele bacteriën op Amerikaans grondgebied te vermijden. Droge voedingsmiddelen, die luchtledig verpakt zijn of chocolade zijn wel toegestaan. Daarnaast is de USA ook heel streng op het vlak van het gebruik van alcohol en tabak door minderjarigen (illegaal). Bijgevolg is het ook verboden dergelijke artikelen in bezit te hebben. Je handbagage: Behalve je koffer, mag je eveneens je WEP rugzak meenemen op het vliegtuig. Deze wordt jou of op afspraak in ons bureau overhandigd. Scherpe of snijdende voorwerpen (vb. schaar, zakmes,...) horen in je koffer en NIET in je handbagage. Volgens de nieuwe veiligheidsmaatregelen is het voortaan enkel toegelaten om kleine hoeveelheden vloeistof mee te nemen in je handbagage. Deze vloeistoffen moeten zich elk in een apart flesje van 100ml bevinden en op hun beurt verpakt worden in een 1 doorzichtige en afsluitbare plastic zak. Per reiziger mag je maximaal 1liter vloeistof meenemen (max.10 x 100ml.) Belangrijke nota: Wanneer de afmetingen of het gewicht van de bagage overschreden worden, kan een belangrijke boete aangerekend worden (afhankelijk van de vliegtuigmaatschappij). 2 kleine koffers worden niet aanvaard (zelfs als de afmetingen en totaal gewicht inferieur zijn aan de hierboven vermelde criteria) Indien je specifieke medicijnen moet meenemen, vergeet dan niet om een schrijftelijke toelating (in het Engels) te vragen aan je huisarts. Wanneer je je koffer niet kan terugvinden bij aankomst, moet je niet panikeren. Begeef je naar de informatiebalie van de luchtvaartmaatschappij, om hulp te vragen.in sommige luchthavens bestaat er zelfs een helpdesk speciaal voor verloren bagage. Meestal is de ontbrekende bagage weer terecht binnen de 24 uur na aankomst. Ga vooral niet door de douane voordat je het verlies van je bagage aangegeven hebt en zonder het nummer van je dossier van aangifte (omdat je erna niet meer terugkunt). Deze informatie wordt ter titel van inlichting gegeven. WEP kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele veranderingen op dit gebied >> Praktische info : www.brusselsairport.be 6
Je zakgeld HOEVEEL & WAAROM? Wij raden je aan om minimum 400 tot 600 US$ zakgeld te voorzien voor de duur van je verblijf. Dit zakgeld is bestemd voor : toiletartikelen postzegels, telefoongesprekken souvenirs, restaurant, bioscoop,... sommige maaltijden tijdens de excursies en persoonlijke uitgaven facultatieve excursies (voor sommige bestemmingen) Opgelet! Je moet voldoende geld mee hebben bij vertrek, want wij verbieden de gastfamilies geld uit te lenen aan de deelnemers. Bovendien, als je ouders je geld moeten verschaffen, kan het wat tijd in beslag nemen en het kan zelfs zijn dat je reeds terug bent. HOE? Bankkaart De banken die aangesloten zijn bij de organisatie Febelfin leggen sinds 17 januari 2011 beperkingen op voor het gebruik van de gewone debetkaart in het buitenland. Om je bankkaart in de Verenidge Staten te gebruiken moet je de Maestro functie minstens 2 weken voor vertrek bij je bank activeren. Deze service laat je toe om geld uit de muur te halen vanuit bancontact automaten. Wij raden je echter af om te veel geld cash mee te nemen. Kredietkaart Deze vorm van betalen wordt meer en meer populair, men kan bijna elke betaling gratis uitvoeren met een kredietkaart. VISA, MASTERCARD en AMERICAN EXPRESS zijn het meest verspreid. Het grootste nadeel van een kredietkaart is dat je met dergelijk betaalsysteem soms meer uitgeeft dan je wel zou denken. De kosten van een kredietkaart bedragen bij sommige banken een jaarlijkse kost (+/- 20 euro) plus +/- 5 à 10 euro wanneer je geld afhaalt aan een betaalautomaat. Over het algemeen kan je een kredietkaart aanvragen op je eigen naam die gekoppeld is aan de bankrekening van je ouders. Gebruik ze verstandig om onprettige verrassingen te voorkomen! Prepaid kaart (Bpaid) De post heeft een nieuwe oplossing voor het verrichten van betalingen door het gebruik van prepaid kaarten toe te laten. De prepaid kaart kan enkel aangekocht worden door minderjarigen, maar deze kaart is niet op naam en je kan ervan meegenieten. Je vindt alle informatie over dit betalingssysteem op de site van de post: http://bpost.be (financiële diensten bpaid). Andere banken bieden dit soort dienst ook. Aarzel niet om je bank te contacteren voor meer informatie hierover. IN GEVAL VAN NOOD: Western Union (enkel te gebruiken wanneer je als meerderjarige beschouwd wordt in het land waar je geld opneemt) 7
Indien het voorvalt dat je zonder geld komt te staan tijdens je verblijf (bijvoorbeeld omdat je portefeuille gestolen werd) en je geen bankkaart hebt, dan bestaat er een oplossing waarmee je ouders je zeer snel (binnen de 15 minuten) geld kunnen overmaken naar de Verenigde Staten. Dit is het systeem Money transfer van Western Union. Een som geld kan in enkele minuten overgeschreven worden naar bijna alle landen van de wereld, zonder dat er een identiteitskaart voorgelegd moet worden. De kosten van de overschrijving ( tussen 20 en 50 euro voor een overschrijving van 250 tot 1000 euro) liggen hoger dan die van een gewone overschrijving, maar gebeurt veel sneller en het is zelfs mogelijk om geld op te nemen bij een Western Union agent (wisselkantoren, het station, tankstation, hotel,...) en dat op om het even welk uur. Over de hele wereld bestaan er duizenden van dit soort bureaus. Om de locaties van deze bureaus te weten te komen kan je gaan kijken op hun site www.westernunion.com. FACULTATIEVE EXCURSIES: In sommige gevallen worden naast de dagelijkse activiteiten facultatieve excursies aangeboden. Voor de optionele excursies die aangeboden worden moet een bijkomend budget voorzien worden (deelnemingskost voor de excursie maar ook zakgeld tijdens de excursie). Om je een idee te geven vind je hieronder een lijst van aanvullende excursies die dit jaar voorzien zijn De optionele uitstappen die hieronder vermeld staan kunnen zonder voorafgaande verwittiging geannuleerd of gewijzigd worden. Om een idee te geven vind je hieronder een prijsvoorbeeld voor deelname aan de facultatieve uitstappen (afhankelijk van de grote van de groep): - PROGRAMMA REGIO VAN LOS ANGELES Los Angeles Universal Studios (inbegrepen in de prijs van het programma) uitstap naar Disney World (inbegrepen in de prijs van het programma) - PROGRAMMA REGIO VAN SAN FRANCISCO 1 dag uitstapje naar Six Flags (pretpark) à +/- 60$ (+/- 45 ) (vervoer en ingangsticket, maaltijden NIET inbegrepen) 1 halve dag bezoek aan de California University en aan Berkeley campus en stad (vervoer inbegrepen) à +/- 13$ (+/- 10 ) Reservatie en betaling: Deze optionele uitstap kan ENKEL TER PLAATSE in cash worden betaald aan de plaatselijke coördinator. - PROGRAMMA REGIO VAN NEW YORK Mini-uitstap naar Washington D.C. (2 nachten, 2 keer ontbijt, 2 diners) met een bezoek aan Baltimore en Philadelphia (in de prijs inbegrepen) een show in Broadway (in de prijs inbegrepen) - PROGRAMMA REGIO VAN BOSTON Mogelijkheid voor mini-uitstap naar New York (te bevestigen) OPGELET! De bedragen worden ter inlichting en onder voorbehoud gegeven. De maaltijden tijdens de excursies en de facultatieve uitstappen zijn niet inbegrepen. Daarvoor moet dus een extra budget voorzien worden. De optionele excursies kunnen steeds geannuleerd of gewijzigd worden zonder enige verwittiging. 8
OPMERKINGEN : De deelnemers mogen ABSOLUUT geen geld lenen van hun gastgezin of welke andere persoon ook. De deelnemers mogen ook ABSOLUUT geen geld uitlenen aan hun gastgezin of enig ander persoon. Indien de deelnemers deze aanbevelingen niet in acht nemen, kunnen WEP noch de plaatselijke organisatie in de Verenigde Staten verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele gevolgen die hieruit vloeien. WEP, noch de Amerikaanse organisatie, kunnen op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele schulden van de deelnemer of zijn gastfamilie; ook niet voor de nalatigheid van de deelnemer bij het beheer van zijn financiën, verlies of diefstal van geld onder welke vorm ook. WEP, noch de Amerikaanse organisatie, kunnen op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor alle aspecten of geschillen die direct of indirect verband houden met de financiële situatie van de deelnemer en/ of de gastfamilie 9
Je telefoongesprekken Tijdens je verblijf zal je misschien je ouders of je vrienden willen bellen in België. Aangezien je gastgezin vrijwillig is en niet betaald wordt, dien jij volledig in te staan voor alle telefoonkosten. De kosten voor een gesprek tussen de Verenigde Staten en België kunnen hoog oplopen en de minuten gaan vlug voorbij! Om te vermijden dat je kosten hebt bij je familie stellen we je enkele systemen voor: GSM: Het is nuttig om ter plaatse een gsm te hebben om een SMS naar je ouders te sturen, bij voorbeeld. Het is niet zeker dat je telefoon in het buitenland werkt. (dualband versus triband) We raden je aan om je te informeren bij je Belgische operator. PREPAID PHONE CARD (BUITENLAND > BELGIË): Dit is een kaart die je in veel winkels ter plaatse kan kopen. Volgens de waarde van de kaart zijn er 10, 20, 30 of 50 eenheden. De kaart functioneert eveneens met een gratis nummer dat je moet opbellen, een persoonlijke code die je moet invoeren en vervolgens dien je het gewenste telefoonnummer in te tikken. De prepaid phone cards functioneren via om het even welke toetsentelefoon en kunnen herlaad worden met een kredietkaart. TELEFONEREN VIA DE COMPUTER: Tegenwoordig kan je via de computer telefoneren, Skype bijvoorbeeld. Dit systeem laat je toe om te telefoneren van de ene computer naar de andere via het internet, of om een rekening op te laden (met je kredietkaart) om te telefoneren naar een vast toestel of een GSM. Dit kan interessant zijn, maar je moet beschikken over een bepaald programma en over een hoofdtelefoon met micro. OPMERKING : Wees verstandig met het gebruik van de telefoon en hang geen uren aan de lijn met het thuisfront. Je integratie wordt moeilijker als je steeds in contact met België bent... 10
Internet Meer en meer kan er gebruik gemaakt worden van internet wereldwijd. Veel gastgezinnen hebben toegang tot internet. Toegang tot internet is een privilege, geen recht! De families of de school zijn niet verplicht om ervoor te zorgen dat de deelnemers via het internet kunnen communiceren. Wij raden je aan om eerder een lange nieuwsbrief te schrijven (eventueel met foto s) die je in 1 keer kan doorsturen naar je hele adressenlijst, of een internetblog bij te houden met een soort van e-dagboek zodat familie en vrienden jouw avontuur kunnen volgen, in plaats van tientallen mails te sturen naar verschillende vrienden en familieleden... want je zal toch telkens hetzelfde vertellen. Beperken is de boodschap! Let op de inhoud van je emails die je stuurt en ontvangt, de chatboxen die je bezoekt, de sites naar waar je surft of op wat je post op Facebook of andere sociale netwerken. Het cachegeheugen of de harde schijf van je computer onthoudt" dit alles. Vaak controleren ouders de computer om na te gaan welke sites bezocht zijn. Wees dus uiterst voorzichtig als je bepaalde informatie bekendmaakt op facebook en consulteer enkel websites die algemeen worden getolereerd. GEMATIGD GEBRUIK 1) Gebruik van het internet : Eén van de grootste frustraties van de gastgezinnen is dat de deelnemers te veel op de computer zitten. Als je de computer van je familie mag gebruiken, is het logisch dat je de afspraken van de familie hieromtrent nakomt. Je mag geen programma s downloaden zonder toelating te vragen (Skype, MSN, etcetera). Jouw gastfamilie kan eventueel je internetgebruik inperken, en zelfs je persoonlijke computer tijdelijk in beslag nemen indien zij vinden dat je daar misbruik van maakt. Wij raden het gebruik van een eigen laptop volledig af, gelieve deze thuis te laten! 2) Opgelet : Niet te veel is de boodschap : Internet en email zijn dé communicatiemiddelen van vandaag. De grote voordelen van de telecommunicatie, namelijk het gemak en de snelheid van de communicatie, zijn tegelijkertijd de grote nadelen voor een goede integratie in een uitwisselingsprogramma. Je zal nooit geïntegreerd raken als je in permanent contact blijft met het thuisfront. We kunnen de klok niet terugdraaien dus dienen we met verstand om te springen met internet en email. Het is aangeraden maximaal één keer per week te e-mailen. Eenmaal je je voor het scherm zet, hang je er veelal aan vast voor verschillende uren. Tijdens die tijd voelt je omgeving (je gastfamilie, je vrienden,...) zich uitgesloten. Daarenboven is communicatie via internet vaak veel oppervlakkiger en minder genuanceerd waardoor men een situatie vaak volledig verkeerd inschat, daar komt bij dat internet een onmiddellijke reactie verwacht en dit doet de stress stijgen bijgevolg zullen er meer frustraties zijn! 11
Je medische reisverzekering BESCHRIJVING VAN DE VERZEKERING WEP deelnemers worden automatisch gedekt door een speciale reisverzekering. Wij sluiten een akkoord met de verzekeringsmaatschappij die naar onze mening de beste dekking biedt volgens de hoogste ratings (opgelegd door de Department of State in de Verenigde Staten). Wij kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor de afhandeling van schadeclaims, terugbetaling van kosten en het beheer van de dossiers. Wij handelen als tussenpersoon tussen de deelnemer en een verzekeringsagent die gespecialiseerd is in het domein van jongerenreizen voor lange duur. Wij hebben geen enkele invloed op de beslissing van de verzekeraar over het al dan niet terugbetalen van een schadeclaim. De precieze voorwaarden van de medische verzekering zullen doorgegeven worden op de luchthaven, de dag van vertrek, tegelijkertijd met het verzekeringskaartje van de deelnemer. Een tijdelijke en niet-contractuele beschrijving kan geraadpleegd worden op de volgende website: www.wep.be (rubriek algemene voorwaarden en verzekeringen). De definitieve voorwaarden van de verzekering die worden toegepast tijdens het verblijf van de deelnemer zullen worden beschreven in de algemene voorwaarden, die de deelnemer zal ontvangen op de dag van vertrek. De verzekeringsmaatschappijen evalueren immers jaarlijks het percentage schadegevallen en zoals voor bijvoorbeeld een auto verzekering van een particulier kan het aantal opgelopen schadegevallen de verzekeringsmaatschappij ertoe in staat stellen om het lopende contract stop te zetten. In dit geval moeten wij dan op zoek gaan naar een soortgelijke dekking bij een andere maatschappij. Hieronder vindt u een beknopt overzicht van wat de medische verzekering juist dekt (bepaalde toepassingsvoorwaarden): medische kosten als gevolg van ongeval of ziekte die zich voordoen tijdens het verblijf (zonder limiet, vrijstelling of franchise mogelijk ) repatriëringkosten bij ongeval, ziekte of overlijden (zonder limiet tenzij bij een sterfgeval), burgerlijke aansprakelijkheid (beperkt bedrag) verlies, schade of diefstal van je bagage (beperkt bedrag) rechtsbijstand (beperkt en enkel bepaalde gevallen) burgerlijke aansprakelijkheid in geval van fysische of materiële schade Er bestaan verschillende uitsluitingen waarbij de verzekering niet tussenbeide komt, o.a. vooraf bestaande ziektes, het gebruik of het besturen van gemotoriseerde voertuigen, het gebruik van alcohol/drugs, het uitoefenen van risicosporten, enz... Je zult een uitgebreide lijst hiervan terugvinden in de beschrijving van je verzekering. Over het algemeen zijn tandarts- en oogartskosten erg beperkt (geen dekking voor brillen, prothese, ). Bijgevolg is het aangeraden om voor vertrek contact op te nemen met je tandarts en/of oogarts om een laatste check-up te doen. Het is onwaarschijnlijk dat u een vergelijkbare verzekering kan afsluiten op de particulierenmarkt. 12
HOE WERKT DE VERZEKERING? Bij vertrek ontvang je een verzekeringskaartje dat aantoont dat je wel degelijk verzekerd bent. Dit kaartje moet je voortdurend bij je hebben, gedurende je hele verblijf in de Verenigde Staten. Je zult eveneens een kleine brochure met de definitieve voorwaarden van de verzekering ontvangen. > HOE GA JE TE WERK ALS JE EEN GENEESHEER MOET RAADPLEGEN? Betaal de consultatie; Laat het schadeformulier van de verzekeringsmaatschappij invullen door de geneesheer; Vraag een ontvangstbewijs of een factuur, met naam en adres van de geneesheer, de aard van de consultatie, het betaalde bedrag en het polisnummer van de verzekeringskaart; Stuur het schadeformulier samen met de betalingsbewijzen en een begeleidende brief naar de verzekeringsmaatschappij met vermelding van je polisnummer (vergeet geen fotokopie voor jezelf te maken!) Enkele weken later zal je in principe een terugbetaling ontvangen van de verzekeringsmaatschappij (indien de medische kosten terugbetaalbaar zijn volgens de algemene voorwaarden) > HOE GA JE TE WERK ALS JE MOET WORDEN OPGENOMEN IN HET ZIEKENHUIS? Je overhandigt je verzekeringskaart aan de verantwoordelijke geneesheer. Het ziekenhuis moet contact opnemen met de verzekeringsmaatschappij (binnen de 24 uur). Het gratis noodnummer van de verzekeringsmaatschappij staat op je verzekeringskaartje vermeld. Sommige ziekenhuizen hebben geen directe relaties met de verzekering en eisen een onmiddellijke betaling door de patiënt. In dat geval moet je ter plaatse betalen, alle facturen betreffende de behandeling opvragen en deze naar de verzekeringsmaatschappij opsturen om een terugbetaling te verkrijgen zoals hierboven vermeld. BELANGRIJKE OPMERKING: WEP NOCH DE SPONSORORGANISATIE HEBBEN VERANTWOORDELIJKHEID INZAKE DE VERZEKERING. OM EEN DEKKING OF EEN TERUGBETALING TE VERKRIJGEN, MOET DE VERZEKERINGSMAATSCHAPPIJ IN ELK GEVAL ONMIDDELLIJK OP DE HOOGTE GESTELD WORDEN DOOR DE DEELNEMER. AAN DE ANDERE KANT MOETEN DE DEELNEMER EN ZIJN WETTELIJKE VERTEGENWOORDIGERS ZICH ERAAN HOUDEN ELKE MEDEWERKING TE VERLENEN AAN DE VERZEKERAAR OM AAN DEZE ALLE NODIGE GEGEVENS TE VERSTREKKEN ZODAT KAN WORDEN UITGEMAAKT OF DE VERZEKERDE AL DAN NIET RECHT HEEFT OP EEN TEGEMOETKOMING. HET IS ABSOLUUT VEREIST DAT JE EERST DE VOORWAARDEN VAN JE VERZEKERING CONSULTEERT VOORALEER JE RISICOACTIVITEITEN ONDERNEEMT. 13
Je vertrek / terugreis JE VERTREK Je vluchtschema (reservatienummer, uurschema, meetingpunt ) zal je op tijd worden meegedeeld zodat je de nodige maatregelen kan nemen. Op de dag van vertrek, vragen wij jou tenminste tweeënhalf uur op voorhand aanwezig te zijn in de vertrekhal van de luchthaven van Zaventem. Wij zullen je opwachten voor het loket van de luchthavenmaatschappij (behalve indien anders afgesproken). De check-in van de deelnemers gebeurt geleidelijk aan. Je meld je aan voorzien van je paspoort, vliegtuigticket (die wij je op de luchthaven zullen overhandigen) en al je bagage. Van zodra je instapkaart uitgegeven is en je bagage is ingecheckt, ben je klaar om naar de transitzone te gaan. Inscheping in het vliegtuig gebeurt ongeveer 45 minuten voor vertrek (verlies dus niet te veel tijd in de Tax Free zone). Opgelet! Het is niet altijd mogelijk dat je naast iemand van de groep zit op het vliegtuig, dit hangt volledig af van de eventuele mogelijkheid en de goodwill van de persoon die je incheckt. Het kan gebeuren dat je verschillende aansluitingsvluchten moet nemen tijdens je reis. Je moet dus zelf van vliegtuig veranderen. Veranderen van vliegtuig is eenvoudig. Overal in de luchthaven vind je schermen terug waarop de afkortingen van de vliegtuigmaatschappijen vermeld staan (bv.. AA = American Airlines, BA= British Airways, United Airlines= UA, Delta Airlines= DL,...). Het vluchtnummer, de bestemming, het uur van vertrek en het nummer van de gate voor inscheping worden eveneens op dit scherm weergegeven. Zoek op het scherm de indicaties die overeenstemmen met je vliegtuigticket, noteer het nummer van de gate waar je moet inschepen en begeef je hier naartoe (je moet er minimum een half uur voor vertrek aanwezig zijn). Indien je een tussenlanding maakt in een ander land dan de Verenigde Staten, dan moet je naar de schermen kijken met volgende vermelding: INTERNATIONAL FLIGHTS - DEPARTURES. Indien je een tussenlanding maakt op Amerikaans grondgebied, vooraleer je op je eindbestemming komt, dan moet je volgende schermen consulteren: DOMESTIC FLIGHTS - DEPARTURES. Een vlucht tussen Brussel en New York duurt gemiddeld 7 tot 8 uur. Een vlucht tussen New York en San Francisco: gemiddeld 5 uur. JE TERUGREIS De terugvluchten worden op hetzelfde moment gereserveerd als de heenvluchten. Alle deelnemers moeten deze datum van terugkeer respecteren. 14
ENKELE NUTTIGE NOTA S 15
HOOFDSTUK II : JE VERBLIJF Je aankomst in de Verenigde Staten Nu ben je eindelijk aangekomen in het land waar je reeds lang naar hebt verlangd. Het is nu dat je avontuur begint! Bij het verlaten van het vliegtuig, volg je de uitgang bestemd voor de buitenlanders, je biedt je aan bij een loket van de immigratiedienst (bestemd voor zij die geen Amerikaans staatsburger zijn) en je geeft je paspoort af. De ambtenaar zal je (in het Engels uiteraard) vragen waarom je naar de Verenigde Staten komt. Je antwoordt Cultural Homestay. Nadien wordt een stempel in je paspoort gezet, als teken dat je aanvaard bent in de Verenigde Staten. Ook de uiterste datum waarop je de Verenigde Staten zal moeten verlaten, wordt hier afgestempeld. Na de immigratiedienst ga je je bagage ophalen. Je neemt je bagage van de band (kijk goed na of het jouw koffers zijn want veel koffers lijken op elkaar of zijn dezelfde!) en meld je aan bij de douane voor een controle. Eenmaal je de douanecontrole gepasseerd bent, heb je 2 mogelijkheden: 1) Als je in de luchthaven van eindbestemming bent, dan mag je je naar de uitgang begeven. De plaatselijke verantwoordelijke zal je opwachten. Samen met de andere deelnemers zal je met een bus naar een ontmoetingsplaats worden gebracht, waar de gastfamilies de deelnemers zullen verwelkomen. 2) Als je nog een aansluitingsvlucht moet nemen naar je eindbestemming, dan zal je jouw bagage op een lopende band moeten plaatsen die zich juist na de douanecontrole bevindt. Vervolgens begeef je je naar de gate voor inscheping van je aansluitingsvlucht. Je bagage zal overgebracht worden naar het vliegtuig. Als je op je eindbestemming aankomt zal de lokale verantwoordelijke je opwachten. Een bus brengt je naar een ontmoetingsplaats waar de gastfamilies de deelnemers zullen verwelkomen. De Oriëntatievergadering Korte tijd na je aankomst wordt een oriëntatievergadering gehouden met de andere deelnemers. Het lokale team zal je meer info geven over de Verenigde Staten, de planning, de manier van handelen (in het bijzonder in de streek waar jij je bevindt), enz. Tijdens de informatievergadering worden verschillende punten betreffende het gedrag van de deelnemer besproken. De volgende punten komen aanbod: 16
De aanpassing HET UURVERSCHIL De eerste dagen na je aankomst zijn lastig. Het uurverschil tussen ons land en de Verenigde Staten is - 6 uur voor de oostkust ( Eastern time zone ) en - 9 uur voor de westkust ( Pacific time zone ). Daarenboven is het levensritme anders dan in België en zal je in het begin een beetje zenuwachtig zijn. Dit heeft tot gevolg dat je fysisch en mentaal moe zal zijn. Geef jezelf enkele dagen de tijd om je aan dit alles aan te passen. Belangrijk is ook dat je meteen een normale slaapcyclus toepast (ga niet meteen slapen bij aankomst maar wacht tot het avond is en ga op hetzelfde tijdstip als je gastfamilie slapen). DE FAMILIE Je gastfamilie zal verheugd zijn met je komst en zal je alles willen tonen, je voorstellen aan familie, vrienden en buren. Indien dit voor jou wat te lastig is, kan je dit best op een voorzichtige manier aan je gastouders meedelen. Zeg hen dat het je veel plezier doet, maar dat je moe bent en je alles beetje bij beetje wenst te ontdekken. HEIMWEE EN CULTURE SHOCK Misschien krijg je tijdens je verblijf na een tijdje te maken met heimwee. Het is een normale reactie, maar je mag je niet laten gaan. Je moet vechten tegen deze gevoelens en je volop inspannen om je aan te passen. De beste manier om heimwee te doorstaan is actief bezig zijn en erover praten met je gastgezin en/of begeleider. DE TAAL De eerste dagen zal je wellicht wat zenuwachtig zijn, wat angstig en aangezien Engels je moedertaal niet is, zal je je wat onwennig voelen wanneer je iets wilt verwoorden. Wees niet ongerust, dit is normaal. Wees geduldig en tracht je op een kalme manier uit te drukken; je zult zeker niet worden uitgelachen!! Amerikanen bewonderen steeds mensen die iets willen presteren, die een inspanning willen leveren. Aarzel niet alle middelen te gebruiken om je uit te drukken: een glimlach, vriendelijke gebaren, enz. De omgang met jouw gastfamilie WAT VRAGEN WIJ AAN DE GASTFAMILIE? Wij vragen aan de gastfamilie onderdak te geven aan een buitenlandse deelnemer, haar of hem te integreren in hun familie en haar of hem als een lid van het gezin te beschouwen. Je bent thuis, maar met andere regels die je absoluut moet respecteren. De families, de Amerikaanse Sponsororganisatie en WEP willen dat alles goed verloopt tijdens je verblijf. Het is bijgevolg belangrijk dat je de regels van je gastfamilie strikt opvolgt. Je gehoorzaamt niet enkel aan de regels van je gastgezin, maar ook aan die van de Amerikaanse Sponsororganisatie en WEP, ZONDER ENIGE VORM VAN UITZONDERING (het spreekt voor zich dat je eveneens moet gehoorzamen aan de Amerikaanse wetten). Het is aan jou om je aan te passen aan het leven in de Verenigde Staten, je gastfamilie,, niet andersom! 17
Je gastfamilie is geen hotel en zij zijn ook geen personen die door WEP aangeworven worden om jou bezig te houden of om aan al jouw wensen te voldoen. Je gastfamilie neemt jou op vrijwillige basis op in hun gezin, om je hun levenswijze aan te leren. VAN BIJ JE VERTREK, EEN GEBAAR VOOR JE GASTFAMILIE Je gastfamilie neemt jou vrijwillig op in hun gezin. Als teken van dankbaarheid is het goed om een klein geschenkje mee te brengen. Dure geschenken zijn overbodig, iets typisch Belgisch of van jou persoonlijk zal hen veel meer plezier doen: kantwerk, een fotoboek of CD-rom met foto s van België, Brussel, Brugge, je eigen streek of je familie, T-shirts, beeldjes, sleutelhangers, chocolade,... HOE OMGAAN MET JE GASTGEZIN? Vergeet alle vooroordelen, je gastouders zijn geen miljonairs of filmsterren, veelal hebben ze geen zwembad in de tuin, er staan niet altijd drie auto s op de oprit. De meeste gastgezinnen zijn van een bescheiden tot een gemiddeld niveau. Waardeer je gastgezin voor hun innerlijke waarde en niet voor hun standing. Je gastfamilie heeft voor jou gekozen omdat zij jou het meest waardeerden. Zij zullen met jou alles delen wat ze hebben. Toon hen dan ook dat je dankbaar bent. Steek een handje toe waar je kan. Besteed zo veel mogelijk aandacht aan diegenen die je omringen en luister naar hen zoals jij ook wil dat ze naar jou luisteren. AANDACHT EN VERTROUWEN IN JE GASTFAMILIE Breng zoveel mogelijk tijd door met je gastgezin, kom niet enkel naar huis om te eten en te slapen. Toon interesse voor je gastfamilie (beroep ouders, hobby s), speel gezelschapspelen met hen, enz. Denk bij elke persoonlijke beslissing aan je gastgezin. Als je twijfels hebt over iets, neem dan je gastouders in vertrouwen en bespreek met hen de situatie. Weet je niet hoe te reageren, vraag het aan je gastfamilie, zij weten wat het best is om je te integreren in de gemeenschap,... Tonen dat je vertrouwen stelt in hun mening is soms de beste en mooiste manier om hen te bedanken voor hun gastvrijheid, voor de vriendschap die zij je geven. Vergeet niet dat je in een volledig andere samenleving terecht komt. Je gastfamilie zal misschien geheel anders reageren dan jij had verwacht. Misschien doen zij iets dat je belachelijk, onterecht of onaangenaam vindt. BEOORDEEL HEN NIET!, maar analyseer, observeer, denk na en tracht te begrijpen. De plaatselijke coördinator De plaatselijke verantwoordelijke is, zoals je reeds weet, een persoon van de Amerikaanse organisatie die je zal helpen met om het even welke vraag of probleem je ook hebt,... Het is de plaatselijke verantwoordelijke die je verblijf zal organiseren en die een gastfamilie voor jou heeft gezocht. Voorzorgsmaatregelen tijdens je verblijf In de Verenigde Staten, net als bij ons, moet je bepaalde voorzorgsmaatregelen nemen. Het is bijvoorbeeld afgeraden om autostop te doen of in te stappen in de wagen van een onbekende. Tijdens de excursies moet je steeds in groep blijven, aanvaard niets van een vreemde en volg geen onbekenden. 18
Aarzel niet om je gastgezin of plaatselijke coördinator te contacteren om te weten of je al dan niet mag deelnemen aan een bepaalde activiteit of naar een bepaalde plaats mag gaan. Deelnemers die zich niet houden aan de wetten van het land (verbruik van alcohol onder de 21 jaar, drugsgebruik, diefstal...) worden onmiddellijk op eigen kosten naar huis gestuurd. Je verblijfsprogramma Voor vertrek ontvang je een planning met een beschrijving van je verblijfsprogramma. Deze planning is louter informatief en onderhevig aan eventuele veranderingen. De plaatselijke organisator van het programma kan voor diverse redenen genoodzaakt zijn de volgorde of het type excursies of activiteiten te wijzigen. De regels van het programma DE REGELS VAN WEP Zoals je weet, moet je je aan welbepaalde regels houden als je deelneemt aan één van onze programma s. Deze zijn de volgende: 1. De deelnemers moeten gehoorzamen aan de wetten van hun gastland en hun land van oorsprong. 2. De deelnemers moeten eerbied hebben voor de plaatselijke verantwoordelijke en gehoorzamen aan diens instructies. 3. De deelnemers mogen enkel de geneesmiddelen gebruiken die voorgeschreven zijn door een arts 4. Het gebruik van drugs (ook soft drugs), diefstal of het niet respecteren van de wetten is verboden en wordt gesanctioneerd door het onmiddellijk terugsturen van de deelnemer en indien nodig het opstellen van een proces verbaal door de politie. 5. De deelnemers mogen geen alcoholische dranken gebruiken, kopen of in hun bezit hebben. 6. Roken is strikt verboden. 7. De deelnemers mogen geen wapens kopen of gebruiken. 8. De deelnemers mogen geen seksuele omgangen hebben die ongeschikt zijn voor minderjarigen. 9. De deelnemers hebben geen toelating volgende sporttakken te beoefenen : bunjeespringen, parachutespringen, deltavliegen en andere gevaarlijke sporten. 10. Het besturen van een gemotoriseerd voertuig is verboden. De medische verzekering van WEP dekt geen ongevallen als de deelnemer een gemotoriseerd voertuig bestuurt of passagier is op een tweewieler. 11. De deelnemers mogen niet alleen reizen. Een reis met de gastfamilie of een volwassene (aanvaard door de gastfamilie of door de sponsororganisatie) is pas mogelijk indien de natuurlijke ouders op voorhand de schriftelijke toestemming hiertoe geven. 12. De deelnemers moeten steeds aanwezig zijn op alle activiteiten, uitgenomen als het gastgezin iets heeft voorzien met de deelnemer en hiervoor akkoord heeft ontvangen van de plaatselijke verantwoordelijke. 19
Het is uiterst belangrijk dat je goed kennis hebt genomen van de hierboven vermelde regels van het programma. Het niet respecteren van een van deze regels kan resulteren in een onmiddellijke uitsluiting uit het programma en het onmiddellijk terugsturen van de deelnemer naar zijn land van oorsprong. OPGELET! IN GEVAL VAN TERUGSTUREN, ZIJN DE EXTRA KOSTEN BETREFFENDE DE TERUGKEER (VERANDERING TICKET, VERVOER NAAR DE LUCHTHAVEN,...) TEN LASTE VAN DE DEELNEMER EN ZIJN OUDERS. DE LEVENSREGELS De gastfamilies zijn vrijwilligers, ze krijgen geen vergoeding noch een fiscale vermindering om iemand te ontvangen in hun gezin. De deelnemer moet bijgevolg zijn/haar appreciatie tonen voor het open onthaal en de gastvrijheid door de regels van het gezin te respecteren. De deelnemers moeten zelf instaan voor hun linnen, het opmaken van hun bed en deelnemen aan de dagdagelijkse taken van het gastgezin. Telefoneren is enkel toegelaten door middel van een calling card (type Belgacom Calling Card) of met een pre-paid phone card Beleefdheid is zeer belangrijk. Scheldwoorden die bij ons min of meer toegelaten zijn, zijn uit den boze. Please en Thank you zijn essentiële woorden. Bovendien is het helemaal niet aanvaardbaar een andere taal te spreken dan het Engels in het bijzijn van een Amerikaan. Dit is voor hen het toppunt van onbeleefdheid! De familie is vrijwillig. Vergeet af en toe niet een kleine attentie te doen om hen je appreciatie te tonen (bv. een ijsje voor de kinderen kopen, je familie eens uitnodigen op restaurant, een boeketje bloemen kopen,...). Indien er problemen zijn, moet de deelnemer niet twijfelen om te praten met zijn gastfamilie of zijn plaatselijke verantwoordelijke. Het wordt afgeraden om de natuurlijke ouders in België op te bellen als er ter plaatse problemen zijn. De ouders zouden onnodig ongerust worden gemaakt zonder te kunnen helpen. De plaatselijke verantwoordelijke kan dat wel! 20