HANDBOEK ENERGIEMANAGEMENT

HANDBOEK ENERGIEMANAGEMENT Reference number : Project number Version : 1.2 Date : 1-12-2010 Geschreven door Nagezien door Goedgekeurd door Datum & Handtek. Naam G. van Appeldoorn T. Langerveld L. Linders Functie EHS Manager Project Manager Algemeen directeur ALSTOM Transport B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets mag worden verveelvoudigd, opgeslagen, gebruikt of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ALSTOM Transport B.V. REF:UTR/QA v.2.0 Page 1/17

VERSIEBEHEER Author Version Date Remarks G. van Appeldoorn 1.0 08-06-2010 Alle Initieel document G. van Appeldoorn 1.1 19-08-2010 Alle Aanpassingen n.a.v. audit 13/14-07-2010 G. van Appeldoorn 1.2 01-12-2010 Alle Aanpassingen t.b.v. niveau 4 CO2 Prestatieladder Handboek Energiemanagement Blz 2/17

Inhoudsopgave 1. INLEIDING...4 2. BELEID...5 3. METHODIEK...6 3.1 ALGEMEEN... 6 3.2 VASTSTELLEN ORGANISATIE GRENZEN... 6 3.3 INVENTARISATIE ENERGIESTROMEN... 7 3.4 NULMETING... 8 3.5 JUISTHEID EN VOLLEDIGHEIDSCONTROLE... 8 3.6 BENODIGDE DATASET... 8 3.7 INVENTARISATIEPROCES... 9 3.8 VERANTWOORDELIJKHEDEN... 9 4. KWALITEITSBORGING... 10 5. BIJLAGES... 11 BIJLAGE 1: JUISTHEID EN VOLLEDIGHEID CONTROLE... 11 BIJLAGE 2: BENODIGDE DATASET... 12 BIJLAGE 3: REFERENTIETABEL ISO 16001... 14 BIJLAGE 4: BESCHRIJVING BEGRIPPEN PROCEDURES... 17 Handboek Energiemanagement Blz 3/17

1. INLEIDING In dit document wordt uiteengezet op welke wijze Alstom Transport BV haar energieverbruik en CO 2 management beheert. Uitgangspunten hierbij zijn het GHG-protocol (GreenHouseGas-protocol), NEN 14064 en 16001 (energiemanagement), waarbij dient te worden opgemerkt dat voor het bepalen van de organisatiegrenzen gebruik gemaakt wordt van de operational control methode volgens het GHG-protocol. Tevens is de door ProRail omschreven laterale methode toegepast om vast te stellen of er AC leveranciers binnen het Alstom concern naar voren komen die een belangrijke bijdrage hebben in de CO 2 uitstoot van Alstom Transport BV. Vervolgens is gekeken op welke wijze inzicht te verkrijgen is in de bijbehorende uitstoot. Het energiemanagement handboek heeft tot doel om te zorgen voor een eenduidige inventarisatie die periodiek conform dezelfde uitgangspunten uitgevoerd kan worden. Tevens zijn voor het uitvoeren van de CO 2 -inventarisatie alle relevante zaken opgenomen die kunnen worden geïmplementeerd in het bestaande bedrijfsvoeringsysteem. De in dit handboek genoemde procedures zijn opgenomen in het ISO 9001 kwaliteitsmanagement systeem. Navolging van de procedures, de onderliggende werkinstructie en de totstandkoming van de benodigde documenten, is onderwerp van interne-audits vanuit de kwaliteitsorganisatie. Op deze wijze is het energiemanagement een vast onderdeel van de kwaliteitscirkel: Plan: Het vaststellen van de doelstellingen en processen, Do: Implementatie van de processen, Check: Beoordelen van dat wat gemeten is in relatie tot beleid en doelstellingen, Act: Treffen van maatregelen om tot verbetering te komen. In het handboek zal speciale aandacht gegeven worden aan de rol van energiemanager. Deze is proceseigenaar van de energiemanagementprocessen. De taken van energiemanager vallen onder de verantwoordelijkheid van de EHS manager wat inbedding binnen de organisatie borgt. Handboek Energiemanagement Blz 4/17

2. BELEID Uitgangpunten voor het energiebeleid zijn: Wetgeving, Regelgeving, Klanteisen, Corporate doelstellingen. Op basis van deze uitgangspunten worden de besparingsdoelstellingen door de verantwoordelijke managementteams opgesteld en door de Energiemanager opgenomen in het document CO2 Doelstellingen en besparingsplan. Opvolging en de controle of de uitgangspunten nog actueel zijn is de verantwoordelijkheid van de Energiemanager. De verwachte besparing wordt doorgerekend in het document Alstom Transport duurzaamheidgegevens, de effectiviteit van de vanuit het beleid genomen maatregelen wordt conform de procedure EHS-NLD-PRO-001 Controle energiemanagement proces bewaakt. Terugkoppeling over de effectiviteit van de maatregelen vindt plaats door de Energiemanager binnen EHS overlegstructuur met de betrokken vestigingsverantwoordelijken en managementteams. Besluiten over eventueel nodige aanpassingen worden binnen in deze overlegstructuren genomen en vastgelegd in de bijbehorende notulen en opgenomen in het CO2 Doelstellingen en besparingsplan. Een samenvatting van de resultaten van de besparingsdoelstellingen wordt vastgelegd in het EHS jaarverslag. Het beleid wordt zowel intern als extern gecommuniceerd conform het communicatieplan, de effectiviteit van dit communicatieplan wordt jaarlijks in overleg met de Energiemanager gecontroleerd door de Communicatie manager en waar nodig bijgesteld. Handboek Energiemanagement Blz 5/17

3. METHODIEK 3.1 ALGEMEEN In dit hoofdstuk worden de stappen beschreven die gevolgd zijn om tot een juiste bepaling te komen van het energieverbruik van het bedrijf conform het GHG-protocol en de laterale methode van ProRail t.a.v. de organisatiegrenzen. Het energie-inventarisatie proces kan op hoofdlijnen als volgt worden weergegeven: Het bovenstaande proces, met uitzondering van de interne audit, wordt eens per kwartaal opnieuw uitgevoerd, zodat met voldoende mate van zekerheid vastgesteld kan worden dat de uiteindelijke energiemeting overeenkomt met de werkelijkheid. De interne audit wordt eenmaal per jaar uitgevoerd. Hiermee kunnen trendafwijkingen voortkomend uit de periodieke inventarisatie worden verklaard. Per kwartaal wordt tevens een inventarisatierapportage opgesteld. Deze heeft betrekking op het gehele energiezorgsysteem en het functioneren daarvan. Uitgaande van een goed functionerend en ongewijzigd inventarisatieproces heeft deze rapportage tot doel om de behaalde resultaten te kunnen voorleggen aan het managementteam. Op basis waarvan verdere sturing gegeven kan worden aan het CO 2 reductiebeleid. 3.2 VASTSTELLEN ORGANISATIE GRENZEN Het vaststellen van de organisatiegrenzen wordt uitgevoerd op basis van de operational control methode volgens het GHG-protocol. Op basis van de uitkomst van de operational control wordt middels een Paretoanalyse vastgesteld bij welke leveranciers 80 procent van de inkoopomzet wordt gerealiseerd. Tot slot Handboek Energiemanagement Blz 6/17

wordt via de laterale methode vastgesteld of deze leveranciers in de organisatie grenzen. Op deze wijze houdt Alstom Transport BV zicht op de interne partijen die direct dan wel indirect te beïnvloeden zijn om zich te verantwoorden over hun CO2 uitstoot. Bij de periodieke inventarisatie zal er bekeken worden of er redenen zijn om de grenzen bij te stellen. Conform het GHG-protocol zal dit alleen van toepassing zijn bij acquisities of verkoop van bedrijfsonderdelen. In de procedure EHS-NLD-PRO-001 Controle Energiemanagement proces, wordt aangeven hoe en in welke frequentie deze analyse moet worden uitgevoerd. 3.3 INVENTARISATIE ENERGIESTROMEN Als de organisatiegrenzen vastliggen is het van belang om alle energiestromen in beeld te krijgen. Het bepalen van de energiestromen 1 is conform GHG-protocol opgedeeld in scope 1, 2 en 3. In het kader van de ProRail CO2-Prestatieladder wordt de volgende afwijkende hantering van de verschillende scopes gebruikt. Het bepalen van de energiestromen is de eerste keer uitgevoerd worden door de bedrijfsprocessen goed te bestuderen. Binnen het bedrijf moet duidelijk zijn welke energiestromen aanwezig zijn en hoe deze te inventariseren dan wel te meten zijn. Als de energiestromen in kaart zijn gebracht zullen deze periodiek worden gecontroleerd op volledigheid. Organische groei kan van invloed zijn op de vastgestelde 1 Naast de energieverbruikcategorieën kent het GHG ook aandacht voor koelmiddelen die eveneens een sterk broeikaseffect hebben. Overigens wordt als onderdeel van de CO 2 footprint vastgesteld of er nog andere broeikasgassen binnen Alstom Transport aanwezig zijn. Handboek Energiemanagement Blz 7/17

energiestromen en de uit te voeren inventarisatie, doordat er bijvoorbeeld nieuwe energieverbruikgroepen zijn vastgesteld. In de procedure EHS-NLD-PRO-001 Controle Energiemanagement proces, wordt aangeven hoe en in welke frequentie deze inventarisatie moet worden uitgevoerd. De procedure voor het bijstellen van de energiestromen is vermeld in de bijlage 1. 3.4 NULMETING Alstom Transport BV heeft gekozen om kalenderjaar 2009 als nulmeting te hanteren. 3.5 JUISTHEID EN VOLLEDIGHEIDSCONTROLE Een belangrijk onderdeel van de het gegevens verzamelen is het kunnen vaststellen in welke mate de aangeleverde data volledig en juist zijn aangeleverd. Tevens is van belang, indien er gebruik gemaakt wordt van omrekeningen of schattingen op basis van kengetallen, dit duidelijk aan te geven. Het streven is om tijdig en zo nauwkeurig mogelijk alle data beschikbaar te hebben voordat er gerapporteerd moet gaan worden. Sommige meetdata komen te laat binnen, zijn niet goed opgenomen of onvolledig. In dergelijke gevallen kan het zijn dat op basis van extrapolaties of andere wijze van schatten toch tot een volledige dataset gekomen kan worden die vergelijkbaar is met de nulmeting. Het streven binnen het bedrijfsvoeringsysteem zal zijn om het meetproces op de punten tijdigheid, volledigheid en juistheid steeds verder te optimaliseren. Dit betekent dat er gekeken zal moeten worden naar geautomatiseerde oplossingen. Het is verstandig, indien mogelijk, de controle stappen te combineren met controles die al genomen worden met bijvoorbeeld financiële data. Daarmee kan enerzijds de consolidatie van de CO 2 -uitstoot meelopen met die van de financiën en anderzijds kunnen de financiële stromen worden gebruikt als volledigheidscontrole. Degene die de energierekeningen beoordeelt zou ook een controle moeten doen op de vastgestelde verbruiken. In bijlage 1 zijn de aandachtspunten bij het inzichtelijk en correct inventariseren van de emissie gegevens opgenomen. De stappen beginnen bij het aggregeren van data op het laagste niveau tot het rapporteren van de gegevens voor alle verschillende energiestromen. Het proces is vastgelegd in de procedure EHS-NLD-PRO-002 Duurzaamheid Management proces. 3.6 BENODIGDE DATASET De inventarisatie van de energiestromen vindt grotendeels plaats conform het GHG-protocol. Het gaat in scope 1 om het directe energieverbruik (incl. broeikasgassen airco s). Het zijn energiestromen die direct te beïnvloeden zijn. Het (in)directe energieverbruik in scope 2 als zijnde elektriciteitsverbruik is eveneens direct te beïnvloeden echter de emissies zijn normaal gesproken indirect. Voor de CO 2 prestatie ladder Handboek Energiemanagement Blz 8/17

geldt dat binnen scope 2 eveneens het zakelijke vliegverkeer en het gebruik van privé auto s voor zakelijke ritten is opgenomen. Het betreft immers direct te beïnvloeden categorieën. Scope 3 is een verzamelcluster voor alle indirecte energieverbruiken die grofweg gesteld niet direct te beïnvloeden zijn, maar wel indirect door het keuzeproces van de onderneming. In de praktijk blijkt vaak de meest energie- en daarmee in een aantal gevallen kosteffectieve besparingen in scope 3 te behalen. In feite valt dit voor Alstom onder duurzaam inkopen, waarbij de energieprestatie van producten en diensten die worden ingekocht tegen het licht worden gehouden. Echter dit geldt ook voor de producten en diensten die Alstom zelf afzet in de markt, waarbij de klant de energiekosten voor haar rekening neemt. Afhankelijk van de energiestroom zal ook de energie-eenheid verschillen. Bovendien is er vaak een extra eenheid nodig om het verbruik relatief te maken, zodat besparingen of juist stijgingen in het energieverbruik beter tot uitdrukking komen. In bijlage 2 zijn de benodigde gegevens (dataset) per scope en per energiestroom weergegeven. Daarbij is uitgegaan van een bredere dataset dan strikt genomen noodzakelijk is voor het bepalen van een CO 2 footprint. Om op een goede wijze energiemanagement in te kunnen richten is het van belang dat er inzicht is in bijvoorbeeld het aantal medewerkers, het aantal m² of het totaal aantal gereden kilometers. Op deze wijze is het mogelijk om KPI s te benoemen die een goed beeld geven van de energieprestatie van de organisatie. Tevens is aangeduid tot op welk niveau in de organisatie het verbruik moet zijn vastgelegd. 3.7 INVENTARISATIEPROCES Eén van de eerste maatregelen op het gebied van energiemanagement moet zijn de wijze van meten en registreren te borgen in het bedrijfsvoeringsysteem. Het inventarisatieproces is vastgelegd in de werkinstructie EHS-NLD-WMS-007 Werkinstructie Duurzaamheidgegevens. 3.8 VERANTWOORDELIJKHEDEN De procedures en werkinstructie worden begeleid door de Energiemanager. De Energiemanager heeft de verantwoordelijkheid en het mandaat om het energiemanagementproces operationeel invulling te geven. Het energiemanagementproces heeft als doel om er voor te zorgen dat alle relevante energiestromen periodiek worden gemeten en geanalyseerd. De Energiemanager is daarbij verantwoordelijk voor de kwartaalrapportage aan de Managementteams over het vastgestelde CO2 Doelstellingen en besparingsplan. Verantwoording wordt afgelegd over de actuele CO 2 uitstoot en de resultaten van de getroffen maatregelen om de CO 2 uitstoot terug te dringen. Tevens zal de Energiemanager concrete aanbevelingen doen om de doelstellingen verder aan te kunnen scherpen. De Managementteams dragen zorg voor het behalen van de CO 2 -reductiedoelstellingen. Handboek Energiemanagement Blz 9/17

4. KWALITEITSBORGING De kwaliteit van het energiemanagement wordt geborgd middels de procedures EHS-NLD-PRO-001 Controle Energiemanagement proces, en EHS-NLD-PRO-002 Duurzaamheid Management proces, waarin de processen wordt aangegeven. Middels de werkinstructie EHS-NLD-WMS-007 Werkinstructie Duurzaamheidgegevens wordt geborgd dat de gegevens met betrekking tot energieverbruik en CO 2 uitstoot op een consistente manier worden verzameld en vastgelegd en gerapporteerd aan de betrokken managementteams. De procedures en werkinstructies zijn opgemaakt en opgesteld conform de standaarden die hiervoor gelden binnen de Alstom organisatie, daarnaast zijn deze documenten ondergebracht in het kwaliteitsmanagement systeem van Alstom. Dit houdt in dat deze periodiek gereviewed zullen worden en opvolging van deze procedures en werkinstructie onderwerp is van interne audits vanuit de kwaliteitsmanagement organisatie. De verbindingen tussen ISO 16001 en ISO 9001 is aangegeven in bijlage 3. Consistentie van de gegevens met betrekking tot energieverbruik en CO 2 uitstoot wordt ook gecontroleerd in het Alstom EHS rapportage systeem EHS@TERANGA. Het maken van deze maandelijkse rapportage, die alle aspecten van het Alstom Veiligheid Gezondheid en Milieu beleid omvat, behoort tot de taken van de EHS manager. Opleidingsbehoeften vanuit energiemanagement worden geïdentificeerd in de jaarlijkse HRM cyclus en vastgelegd in het ALPS (Alstom People Service) systeem. De EHS manager in de rol van Energie manager is bevoegd om indien noodzakelijk externe deskundigen in te raadplegen. Handboek Energiemanagement Blz 10/17

5. BIJLAGES BIJLAGE 1: JUISTHEID EN VOLLEDIGHEID CONTROLE Hieronder zijn puntsgewijs de verschillende aandachtspunten genoemd die conform het GHG-protocol ingevuld moeten zijn: Data inventarisatie o Hoe gaan de gegevens ingevoerd worden? o Kloppen deze gegevens? o Waar komen de gegevens vandaan, in welk formaat staan deze opgeslagen? o Kunnen de gegevens automatisch uitgelezen worden? o Zijn er mogelijkheden om de data op het laagste niveau van controle op kwaliteit te voorzien? (Extra excel controles inbouwen) o Hoe worden de databases op versie gecontroleerd? o Zorg dat data altijd uit de nieuwste versie komt o Zijn alle gegevens aanwezig? o Niet alleen totalen aantallen, maar gespecificeerd, liever meer dan minder gegevens. o Kunnen gegevens overdracht meegenomen in al bestaande data stromen? o Voldoen huidige data stromen al aan deze eisen? o Kunnen huidige gegevens hoger op in de stroom gebruikt worden voor emissie inventarisatie? o Zijn inventarisatie processen klaar om regelmatig nieuwe gegevens te leveren? Data documentatie o Confirmeer dat referenties in primaire data zijn opgenomen o Controleer dat er kopieën zijn gearchiveerd van referenties o Controleer dat assumpties voor het beslissen over afbakening, methodes, activiteiten, conversie factoren, etc kloppen en gedocumenteerd zijn o Controleer dat veranderingen in gegevens gedocumenteerd zijn Emissies calculeren en controleren o Controleer of emissie eenheden, conversie factoren, en parameters kloppen o Controleer of eenheden correct zijn doorgevoerd in calculaties o Controleer de rekenmodellen in de spreadsheets o Controleer of input data en gecalculeerde data duidelijk verschillen o Controleer aan de hand van nacalculaties opvallende gegevens o Controleer consistentie van gegevens Handboek Energiemanagement Blz 11/17

BIJLAGE 2: BENODIGDE DATASET Hier wordt per energiestroom aangegeven welke gegevens benodigd zijn voor een complete inventarisatie volgens het GHG protocol. Scope 1: o Fuel used (Brandstofverbruik): Gasverbruik voor verwarming in kubieke meters (m 3 ) of GJ totaal per vestiging Dieselverbruik (of gasolie) in machines (vb generatoren) in Liters (L) Benzineverbruik in machines (vb generatoren) in Liters (L) m 2 per gebouw Aantal medewerkers per vestiging o Business car travel (Bedrijfsauto s): Liters verbruikt, totaal per type brandstof (Diesel, Benzine, LPG, etc) Per auto (geel kenteken) Contractnummer Kilometers gereden per auto (Km) Type brandstof Verbruik per auto in liters (L) Normverbruik per auto (L/100 km) Daadwerkelijk verbruik (L/100 km) Klasse label auto (A, B, C, D, etc) o Airco Refrigerants (Airco koudemiddelen): Type koudemiddel (F-22, Freon, 407, etc) Hoeveelheid bijgevuld of anders data van bijvullen (kg) Scope 2: o Electricity purchased (elektriciteit): kwh ingekochte elektriciteit totaal, per vestiging (kwh) Type stroom en aanbieder (groenestroom, grijzestroom, etc) Aantal medewerkers per vestiging o Business air travel (werkgerelateerde vluchten): Gevlogen kilometers verdeeld in kort (0-700Kkm), middel (700-2500km) en lange vluchten( 2500+) o Personal cars used for business travel (privé auto s voor bedrijfsdoeleinden) Gedeclareerde kilometers met privé auto s voor het bedrijf (km) Handboek Energiemanagement Blz 12/17

Scope 3 Bij scope 3 gaat het om het indirecte energieverbruik. Conform het GHG-protocol moeten de volgende rubrieken worden onderscheiden. Hierbij heeft ProRail ervoor gekozen dat en bedrijf tenminste 2 ketens hiervan moet nemen om de CO 2 uitstoot te berekenen. o Extractie en productie van aangekochte materialen en brandstoffen. Voor de brandstoffen kan gerekend worden met een algemene conversiefactor van het indirecte energieverbruik gerelateerd aan het directe energieverbruik uit scope 1 & 2. Transport gerelateerde energieverbruik o Transport van aangekochte materialen en producten (vervoer naar de bouwplaats) o Transport van aangekochte brandstoffen o Zakelijke reiskilometers per privé auto of vliegtuig (zitten conform CO 2 prestatieladder respectievelijk in scope 1 en scope 2) o Woon- werkverkeer, globaal te inventariseren op basis van postcode medewerkers nog een definitieve methodiek vaststellen. o Transport van verkochte producten o Transport van afval Indirect energieverbruik t.a.v. elektriciteitsgebruik in scope 2 o Extractie, productie en transport van brandstoffen voor elektriciteitscentrales (werken met standaard omrekenfactor op basis van de gebruikte elektriciteit) o Aangekochte elektriciteit die weer is doorverkocht o Transport en distributieverliezen van elektriciteit gerelateerd aan verbruik in scope 2 Lease assets, franchises en uitbestede activiteiten o Leased assets (machines e.d.) o Franchises, o CO 2 uitstoot van ingehuurd personeel voor realisatie werken (scope 1 en 2 emissies) Energieverbruik van verkochte producten tijdens hun levensduur o ICT apparatuur, generatoren, etc. o e.d. Afval verwerking o Verwerking van afval uit productie c.q. bouwproces o Verwerking van afval voortkomend uit de productie van aangekochte materialen en brandstoffen (b.v. afvalstromen bij productie spoorstaven, balast of beton) o Verwerking van verkochte producten aan het einde van de levensduur (b.v. verwijderen en verwerken dwarsliggers). De CO 2 prestatieladder vraagt om 2 verschillende activiteiten, die een significante hoeveelheid van de scope 3 CO 2 emissies betreffen, in kaart te brengen. Hierbij hebben vooral de categorieën met de meeste kans op besparingen de voorkeur. Handboek Energiemanagement Blz 13/17

BIJLAGE 3: REFERENTIETABEL ISO 16001 ISO 16001:2009 Alstom Transport BV Energiemanagementsysteem ISO 9001:2008 3.1: General requirements Handboek Energiemanagement 4.1: General requirements 3.2: Energy policy Alstom Corporate Statement 5.1 Management commitment 5.3 Quality policy 8.5.1 Continual improvement 3.3: Planning 3.3.1: Identification and Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 5.2 Customer focus review of energy aspects 7.2.1 Determination of requirements related to the product 7.2.2 Review of requirements related to the product 3.3.2: Legal obligations Handboek Energiemanagement 5.2 Customer focus and other requirements Abonnement op vakliteratuur 7.2.1 Determination of Abonnement op Alstom Global EHS Regs Alerts Web-site CO2 prestatieladder requirements related to the product 3.3.3. Energy objectives, targets and programme(s) Alstom Corporate Statement Energiebesparingonderzoek Ridderkerk Alstom Transport Duurzaamheidgegevens 5.4.1 Quality objectives 5.4.2 Quality management system planning 8.5.1 Continual improvement 3.4: Implementation and operation 3.4.1: Resources, roles, Handboek Energiemanagement 5.1 Management responsibility and authority Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 commitment Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 5.5.1 Responsibility and Verantwoordelijken duurzaamheidgegevens per vestiging authority 5.5.2 Management representative 6.1 Provision of resources 6.3 Infrastructure 3.4.2: Awareness, training Handboek Energiemanagement 6.2.1 (Human resources) and competence General 6.2.2 Competence, awareness and training Handboek Energiemanagement Blz 14/17

3.4.3 Communication Communicatie Plan 5.5.3 Internal communication 7.2.3 Customer communication 3.4.4: Energy management Handboek Energiemanagement 4.2.1 (Documentation system documentation Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 requirements) General Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 3.4.5: Control of Handboek Energiemanagement 4.2.3 Control of documents documents Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 3.4.6: Operational control Handboek Energiemanagement Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 7.1 Planning of product realization Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 7.2.1 Determination of Verantwoordelijken duurzaamheidgegevens per vestiging requirements related to the product 7.2.2 Review of requirements related to the product 7.3.1 Design and development planning 7.3.2 Design and development inputs 7.3.3 Design and development outputs 7.3.4 Design and development review 7.3.5 Design and development verification 7.3.6 Design and development validation 7.3.7 Control of design and development changes 7.4.1 Purchasing process 7.4.2 Purchasing information 7.4.3 Verification of purchased product 7.5.1 Control of production and service provision Handboek Energiemanagement Blz 15/17

7.5.2 Validation of processes for production and service provision 7.5.5 Preservation of product 3.5 Checking 3.5.1: Monitoring and Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 7.6 Control of monitoring measurement Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 and measuring devices 8.1 (measurement, analysis and improvement) General 8.2.3 Monitoring and measurement of processes 8.2.4 Monitoring and measurement of product 8.4 Analysis of data 3.5.2: Evaluation of Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 8.2.3 Monitoring and compliance Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 measurement of processes 8.2.4 Monitoring and measurement of product 3.5.3: Nonconformity, Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 8.3 Control of corrective action and Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 nonconforming product preventive action 8.4 Analysis of data 8.5.2 Corrective action 8.5.3 Preventive action 3.5.4: Control of records Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 4.2.4 Control of records Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 3.5.5 Internal audit of the Interne audit planning 8.2.2 Internal audit energy management system 3.6 Review of the energy management by top management 3.6.1: General Handboek Energiemanagement 5.6.1 General 3.6.2: Input to Controle Energiemanagement proces EHS-NLD-PRO-001 5.6.2 Review input management review Duurzaamheidmanagement proces EHS-NLD-PRO-002 3.6.3: Outputs from Communicatie Plan 5.6.3 Review output management review Handboek Energiemanagement Blz 16/17

BIJLAGE 4: BESCHRIJVING BEGRIPPEN PROCEDURES Actie Toelichting verantwoordelijke Vaststellen Aan de hand van Wet en regelgeving, klanteisen en MT TLS, besparingsdoelstellingen corporate doelstellingen. Controle Energiemanagement procedure MT TIS MT Transport Energiemanager Vaststellen Doormiddel van de laterale methode, beschreven door Energiemanager organisatiegrenzen ProRail, volgens het GHG protocol de organizational boundaries herbepalen. Controle moment Het logboek in de inventarisatiesheet bijwerken Energiemanager vastleggen inde rapportage Financiële Doormiddel van de inkoop stromen nagaan of de Controller energetische controle energiestromen correct zijn. Aanpassen inventarisatiehandleiding Indien er nieuwe energiestromen bekend zijn geworden of bestaande energiestromen zijn weggevallen dient dit te worden verwerkt in de werkinstructies van de inventarisatiehandleiding. Energiemanager Handboek Energiemanagement Blz 17/17