Bijlage C bij agendapunt 2013.12.13/06.a Ontwerp-Controleprotocol VRU Vastgesteld door het algemeen bestuur d.d.
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht, gelet op: artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, de Financiële verordening VRU en de Controleverordening VRU; overwegende: dat het gewenst is nadere aanwijzingen verstrekken aan de accountant bij de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht; vast te stellen het volgende: besluit: Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Utrecht. 1 INLEIDING Dit Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht (Veiligheidsregio Utrecht). Het algemeen bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. Object van de controle zijn de jaarstukken en daarmede tevens het financiële beheer van het desbetreffende jaar zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht. De Gemeentewet (Gemw) schrijft in artikel 213 voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemw bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het algemeen bestuur nadere aanwijzingen voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. De accountant mag verwachten dat de Veiligheidsregio Utrecht inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. Het algemeen bestuur stelt, gelet op art. 213 Gemw en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Controleprotocol VRU vast. Het bij de controle te hanteren normen- en toetsingskader is als bijlage bij het onderhavige Controleprotocol toegevoegd. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de algemeen directeur, de concerncontroller, de financiële commissie en of het dagelijks bestuur. Controleprotocol VRU 1
2 ALGEMENE UITGANGSPUNTEN Zoals in artikel 213 Gemw is voorgeschreven is de accountantscontrole op de jaarrekening gericht op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de besluiten van het bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht; - de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemw Jº Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 zesde lid Gemw, Besluit accountantscontrole decentrale overheden, de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Handleiding Regelgeving Accountancy van de NBA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt verstaan op grond van artikel 213 derde lid onder b Gemw Jº Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de besluiten van het bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht. 3 PROCES CONTROLEPROTOCOL Het kader voor de controle van de Jaarrekening bestaat enerzijds uit de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en anderzijds uit het normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole. De controle van de specifieke uitkeringen die vallen onder het beginsel van Single information en Single audit (SiSa) en maakt deel uit van de controle van de jaarrekening. De verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen staat opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. Artikel 3.1 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en onzekerheden en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: Controleprotocol VRU 2
Een rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie opgenomen zoals deze door de Veiligheidsregio Utrecht worden gehanteerd. Strekking van de controleverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de lasten) Onzekerheden in de controle(% van de lasten) 1% >1% 3% - 3% 3% >3% 10% 10% Deze percentages komen overeen met de wettelijke minima en zijn in overeenstemming met de eisen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement). Voor de rapporteringstolerantie geldt op grond van de Financiële verordening VRU als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma's in de begroting elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan 100.000 rapporteert. Indien in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere rapporteringstolerantie(s) zijn voorgeschreven, zijn die tolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie. Artikel 3.2 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: 1. de naleving van wettelijke en regelgevingskaders, zoals die in het normen- en toetsingskader van de rechtmatigheidscontrole is opgenomen (bijlage 1 van dit Controleprotocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. de naleving van de volgende kaders: - de begroting; - de financiële verordening ex artikel 212 Gemw; - de controleverordening ex artikel 213 Gemw; 3. en de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in het normen- en toetsingskader voor de "rechtmatigheidscontrole" (bijlage 1 van dit Controleprotocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 4. de financiële beheershandelingen die aan de baten, lasten en balansmutaties ten grondslag liggen worden getoetst aan de het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium (M&O). Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand dienen te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma s. Controleprotocol VRU 3
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van het begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen. Hieronder de aspecten van het begrotingscriterium waarop wordt getoetst in de controle op de rechtmatigheid: Begrotingscriterium Rechtmatig Onrechtmatig Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd X X Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. X X Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. a) Geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar X b) Geconstateerd na het verantwoordingsjaar X Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. a) Jaar van investeren X b) Kapitaallasten in latere jaren X Artikel 3.3 Interne controle Bij de beoordeling van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Utrecht maakt de accountant gebruik van de door de interne controle functionaris verrichtte controle werkzaamheden. Artikel 3.4 Communicatie en periodiek overleg In de verordening ex.artikel 213 Gemw is in artikel 7 de volgende zinsnede opgenomen: "De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van de bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad". In tabel 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt. Artikel 3.5 Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontroles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een management letter, die wordt verstrekt aan algemeen directeur en of concerncontroller die deze ter kennisneming aanbiedt aan het dagelijks bestuur. Controleprotocol VRU 4
Verslag van bevindingen Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt uitgebracht aan het algemeen bestuur (in afschrift aan het dagelijks bestuur) Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in paragraaf 1 van dit Controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de Veiligheidsregio Utrecht gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door het dagelijks bestuur is opgesteld. De rapportagemomenten nader vastgelegd in tabel 2. Artikel 3.6 Citeertitel Dit protocol kan worden aangehaald onder de naam Controleprotocol VRU. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur, gehouden op [datum] voorzitter secretaris Controleprotocol VRU 5
Tabel 1. Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Orgaan/functionaris Aantal per jaar Toelichting Algemeen directeur en concerncontroller Minimaal driemaal De algemeen directeur en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). dagelijks bestuur en algemeen bestuur PM Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Tabel 2. Rapportagemomenten Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle, uit te brengen uiterlijk 1 december van het boekjaar Verslag van bevindingen jaarrekening (gelijktijdig met het aanbieden van de jaarrekening aan het algemeen bestuur) Na afronding van de controle van de interim-controle. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de Het dagelijks bestuur processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Het gaat hierbij om bevindingen: fouten, onzekerheden m.b.t. de getrouwheid en rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties) of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties Het algemeen bestuur Controleverklaring (gelijktijdig met het aanbieden van de jaarrekening aan het algemeen bestuur) Na afronding van de controle van de jaarrekening. Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening van de Veiligheidsregio Utrecht een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Het algemeen bestuur Controleprotocol VRU 6
BIJLAJE 1: NORMEN- EN TOETSINGSKADER VEILIGHEIDSREGIO UTRECHT Nr. Regel / Regelgeving Artikelen Algemene wet- en regelgeving 1a EG Richtlijnen voor overheidsopdrachten: leveringen Titel I Algemene Bepalingen artikelen 1 t/m 7;Titel IV Hoofdstuk 1 Gemeenschappelijke regels inzake deelneming artikelen 15 t/m 19 en Hoofdstuk 3 Gunningscriteria artikelen 26 en 27; Titel IV Hoofdstuk 2 Criteria voor de kwalitatieve selectie Zie eisen Besluit aanbesteding voor overheidsopdrachten 1b EG Richtlijnen voor overheidsopdrachten: diensten Titel I Algemene bepalingen artikelen 1 t/m 9; Titel IV Gemeenschappelijke regels inzake deelneming Hoofdstuk 1 Algemeen artikelen 18 t/m 23 en Hoofdstuk 3 Gunningscriteria artikelen 30 t/m 32; Titel IV Gemeenschappelijke regels inzake deelneming Hoofdstuk 2 Criteria voor de kwalitatieve selectie Zie eisen Besluit aanbesteding voor overheidsopdrachten 2 Gemeentewet Artikel 44, 66, 95 t/m 99, 189 t/m 211 212 t/m 214 De beloningen van het bestuur worden behandeld overeenkomstig deze bepalingen. Begrotingsbehandeling en behandeling van de jaarrekening conform deze bepalingen Gewaarborgd moet zijn dat deze correct in verordeningen en regelingen zijn uitgewerkt 3 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Integraal Begrotings- en verantwoordingsdocumenten voldoen aan de formele eisen en dat het vereiste stelsel van baten en lasten en de waardering van activa en passiva voldoet aan de eisen. 4 Wet op de omzetbelasting 1968 Artikel 3,4,7,8,9, Tabel I en artikel 11,13,14,15,16, en 37 Onderkenning van de belastingplicht, juiste facturering tegen juist tarief, tijdige en volledige afdracht 5a Wet op het BTW-compensatiefonds 1, 3, 4, 5, 6, 7 5b 6 Uitvoeringsbesluit BTWcompensatiefonds Wet financiering decentrale Overheden (wet Fido) 1, 2 Controleprotocol VRU 7
7 Wet gemeenschappelijke regelingen 1, 27, 32 t/m 35 Gemeenschappelijke regelingen hebben instemming van de gemeenteraad; er wordt een register van regelingen waarin deelgenomen wordt bijgehouden 8a 8b Wet Veiligheidsregio's Besluit Veiligheidsregio's II. 9 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Toetsingskader Rechtmatigheidscontrole Proces Geïdentificeerde regelgeving extern Geïdentificeerde regelgeving intern Financieel beleid ex artikel 212 van de Gemeentewet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Activabeleid Inkomstenoverdrachten Rijk Besluit Doeluitkering Rampenbestrijding ( BDUR) Programma Extern Veiligheid Inkopen en betalingen Europese aanbestedingsrichtlijnen Mandateringsmatrix VRU Personeel CAO-UWO Sociale verzekeringswetten Fiscale wetgeving Ambtenarenwet - Rechtspositie VRU (ReVRU) Uitvoeringsregelingen VRU - Notitie postcommandanten en plaatsvervangend postcommandanten - Vergoeding buitenlanduren Vrijwillig officier algemeen - Sociaal statuut - Sociaal plan Controleprotocol VRU 8