CVDR Officiële uitgave van Alkmaar. Nr. CVDR109577_2 29 mei 2018 Financiële verordening gemeente Alkmaar De raad van de gemeente Alkmaar; gelet op het voorstel van de audit commissie, bijlage nr. 11-1957; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, gelet op het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), gelezen de modelverordening van de VNG, gelet op het advies van de commissie Bestuur en Middelen; besluit: vast te stellen de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Alkmaar. I. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. sector en bedrijf: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen verantwoordelijkheid aan het college. b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alkmaar en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c. Administratieve organisatie het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. d. Rechtmatigheid het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. e. Doelmatigheid het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, f. Doeltreffendheid de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. II. Kaderstelling en Begroting Artikel 2. Planning en control cyclus 1. Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college de raad een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming, alsmede van de te houden bijeenkomst grote projecten voorafgaand aan de behandeling van de voorjaarsnota. 2. In het overzicht genoemd in het eerste lid wordt tevens inzicht geboden wanneer het college in het begrotingsjaar de raad de (geactualiseerde) kadernota's aanbiedt welke voortvloeien uit het BBV. 3. T.a.v. de jaarstukken, de voorjaarsnota en de begroting ligt tussen het moment van aanbieden aan de raad en de besluitvorming in de raad ten minste zes weken. Artikel 3. Inrichting voorjaarsnota, begroting en jaarstukken 1 In de voorjaarsnota biedt het college tevens een overzicht aan met de financiële kaders en uitgangspunten van de ontwerpbegroting en het meerjarenramingen. 2. De financiële kaders en uitgangspunten worden gedurende het begrotingsjaar uniform toegepast op alle voorkomende en tussentijdse investeringen, projecten en andere plannen ongeacht de looptijd dan wel moment van uitvoering. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbedrag weergegeven. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. 1
5. In de bijlage subsidies bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in ieder geval een overzicht van de subsidies aan instellingen en ondernemingen. Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen in het begrotingsjaar de raad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De investeringen voor het begrotingsjaar die niet benoemd zijn tijdens de begrotingsbehandeling zijn met het vaststellen van de begroting geautoriseerd. Artikel 5. Programma-indeling 1. De raad stelt met de programmabegroting de programma-indeling vast. 2. Per programma wordt de volgende informatie gepresenteerd: a. de doelenboom b. de geldende kaderstellende en beleidsnota's c. de beoogde maatschappelijke effecten d. de uit te voeren prestaties e. de kritische prestatie-indicatoren f. de lasten en baten onderverdeeld naar de producten g. het meerjarig verloop van investeringen, gespecificeerd naar vervanginginvesteringen en investeringen nieuw beleid, h. het verloop van reserves en voorzieningen lil. Begrotingsuitvoering Artikel 6. Tussentijdse rapportage 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente minimaal twee maal per lopende boekjaar. 2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per programma uitgesplitst naar producten; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar producten; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 3. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. aankoop en verkoop van goederen en diensten gelijk of groter dan 50 000; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties gelijk of groter dan 50.000; c. het aangaan van meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten gelijk of groter zijn dan 50.000. Artikel 6A. Kredieten 1. De raad autoriseert een overschrijding van een krediet voor zover de overschrijding niet meer bedraagt dan 10% met een maximum van 50.000. 2. Het vorige lid is niet van toepassing op kredieten waarvan de raad expliciet heeft aangegeven dat er geen overschrijdingen op mogen plaatsvinden dan wel op kredieten waarvan het college in alle redelijkheid mag verwachten dat overschrijdingen politiek-bestuurlijk ongewenst zijn. IV. Financieel beleid Artikel 7. Reserves en voorzieningen 1. Er zijn geen reserves en voorzieningen beneden het niveau van 100.000. 2. Jaarlijks wordt bij de jaarrekening: 2
a. het saldo van taakmutaties waar voor in de Algemene Uitkering gemeentefonds middelen zijn toegevoegd, aan nieuw in te vormen reserves c.q. voorzieningen toegevoegd, vernoemd naar de taakmutatie; b. het saldo van het product Wet Maatschappelijke Ondersteuning toegevoegd aan de Reserve WMO, voor zover het gemaximeerde niveau van de reserve nog niet bereikt is; c. de opbrengsten anti-speculatie beding toegevoegd aan de Reserve betaalbare woningen starters; d. het saldo van het product Afvalinzameling en afvalverwerking voor zover het de niet-commerciële activiteiten betreft toegevoegd aan de reserve Egalisatie Afvalinzameling en afvalverwerking; e. het saldo van het product Riolering toegevoegd aan de reserve Egalisatie Riolering. Artikel 8. Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; b. het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen: *) die bijdragen aan een samenleving waarin levenskwaliteit wordt bevorderd en menselijke waardigheid centraal staat; *) die het voor mensen, bedrijven en organisaties mogelijk maken bewust met geld om te gaan en daarmee duurzame ontwikkeling bevorderen; *) waarvoor minimaal een AA rating afgegeven is door tenminste één gezaghebbende rating agency, of voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is; c. derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico's; d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke renterisiconorm dreigen te worden overschreden. 4. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. Artikel 9. Grondbeleid 1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de verwerving van gronden; b. de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; 2. In de kadernota grondbeleid wordt in ieder geval aandacht besteed aan: a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente; b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; c. de verwerving en uitgifte van gronden; d. de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden. 3
V. Financieel beheer en interne controle Artikel 10. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; Artikel 11. Interne controle 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. 2. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal organisatie-onderdelen en processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. VI. Financiële organisatie Artikel 12. Financiële organisatie 1. Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie. 2. De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. VII. Slotbepalingen Artikel 13. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de "Financiële verordening gemeente Alkmaar" vastgesteld door de raad op 3 november 2003. Artikel 14. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Alkmaar". Alkmaar, 7 juli 2011 De raad voornoemd, P.M. Bruinooge, voorzitter, 4
drs. A.P.A. Kooien, griffier * = gewijzigd n.a.v. de behandeling in de commissie B&M d.d. 5 juli 2011 Toelichting op de artikelen Artikel 1. Definities Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Enkele begrippen uit de verordening worden expliciet gedefinieerd. Artikel 2. Planning en control cyclus Het artikel bepaalt dat het college ieder jaar aan de raad een overzicht aanbiedt met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken in de raad worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning. Een goede afstemming met de griffie voorafgaand aan de aanbieding aan de raad is wenselijk voor een soepele behandeling in de raad. Tegelijk met het overzicht wordt tevens aangeboden een voorstel wanneer welke nota's in het komend begrotingjaar aan de raad worden voorgelegd. Dit biedt de raad desgewenst de gelegenheid andere prioriteiten te stellen ten aanzien van het actualiseren van financieel beleid. Het betreft de nota's; a. Lokale heffingen b. Reserves en voorzieningen c. Waardering en afschrijving vaste activa d. Weerstandsvermogen en risicomanagement e. Onderhoud kapitaalgoederen f. Financiering g. Bedrijfsvoering h. Verbonden partijen i. Grondbeleid j. Verstrekking subsidies. Om de raadsleden in staat te stellen zich zorgvuldig op belangrijke en omvangrijke financiële documenten voor te kunnen bereiden is in het laatste lid een termijn gesteld van 6 weken tussen aanbieden en besluitvorming in de raad. Artikel 3. Inrichting voorjaarsnota, begroting en jaarstukken In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Belangrijk punt betreft de toevoeging van lid 2. Hiermee worden de financiële uitgangspunten voor investeringsbeslissingen gelijk gesteld en wordt de afweging niet verstoord door wisselende financiële uitgangspunten en aannames. De financiële uitgangspunten voor een begrotingsjaar zijn hierdoor van toepassing op alle investeringen, projecten en plannen gedurende het begrotingsjaar. Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten Artikel 4 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. In dit artikel wordt bepaald dat de raad autoriseert op programmaniveau. Investeringen die in hetzelfde begrotingsjaar starten vallen ook onder de autorisatie tenzij de raad bij de begrotingsbehandeling expliciet aangeeft dat voor bepaalde investeringen aparte autorisatie voorstellen aan de raad moeten worden voorgelegd. Investeringen die betrekken hebben op latere jaren vallen niet onder de autorisatie. Artikel 5. Programma-indeling Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting. De indeling van de programma's wordt jaarlijks met het vaststellen van de programmabegroting door de raad vastgesteld. Door de raadswerkgroep Verbetering programmabegroting zijn voorsteden gedaan tot versterking van de informatiewaarde van de programmabegroting. Deze voorstellen zijn in de Programmabegroting 2010 verwerkt en worden in dit artikel formeel vastgelegd. Artikel 6. Tussentijdse rapportage Een belangrijk onderdeel van de planning en control cyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. De minimale frequentie voor tussentijdse rapportages is twee maal per jaar, vaker mag. Het 28 lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Ten behoeve van slagvaardig bestuur wordt in lid 3 het college de mogelijkheid geboden om niet in de begroting opgenomen verplichtingen aan te gaan boven de 50.000 door eerst de wensen en bedenkingen procedure te volgen. Artikel 7. Reserves en voorzieningen Voor een investeringsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. 5
Een investeringsvoornemen leidt niet altijd tot investeringen. Er bestaat het gevaar dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Door bij het instellen van een bestemmingsreserve een minimum niveau te hanteren kan dit worden voorkomen. Met dit oogmerk is als ondergrens voor het vormen van reserves en voorzieningen een bedrag van 100.000 opgenomen. Voor een pragmatisch financieel beheer is geregeld dat een aantal saldi bij de jaarrekening gedoteerd worden aan specifiek benoemde reserves. Artikel 8. Financieringsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbebeer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Financiering Decentrale Overheden). In lid 2 is opgenomen dat overtollige geldmiddelen alleen bij maatschappelijk verantwoorde en duurzaam opererende financiële instellingen uitgezet mogen worden. Met de bepaling in dit artikel brengt de gemeente Alkmaar tot uitdrukking dat haar verantwoordelijkheid om duurzaam te handelen ook geldt in de omgang met financiële instellingen. Artikel 9. Grondbeleid In het BBV staat in artikel 16 welke informatie de paragraaf Grondbeleid in elk geval moet bevatten. Het 2e lid benoemt een aantal elementen welke in een kadernota Grondbeleid behandeld dienen te worden. Artikel 10. Administratie Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen. Artikel 11. Interne controle Onder artikel 11 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de interne controle van bedrijfsprocessen en organisatie onderdelen. Artikel 12. Financiële organisatie Artikel 12 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het 1e lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt in dit artikel opgedragen bepaalde van deze regels vast te leggen in besluiten. Artikel 13. Inwerkingtreding De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening. Artikel 14. Citeertitel Artikel 14 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen. 6