PENSIOENFONDS HORECA & CATERING DIRECTIESTATUUT INZAKE TOEDELING TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN AAN DE DIRECTIE Vastgesteld in de vergadering van het bestuur op 9 mei 2014 en in werking getreden op 1 juli 2014
Ontwikkeling van wet- en regelgeving en de inrichting van een eigen uitvoeringsorganisatie vormden in 2006 aanleiding om de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van organen, commissies en (feitelijk) leidinggevenden vast te leggen in een document. Daarom is vanaf 1 januari 2007 een eerste directiestatuut van kracht geworden. Deze werkwijze sloot en sluit aan bij de principes van de Stichting van de Arbeid (STAR) inzake goed pensioenfondsbestuur (PFG). Het directiestatuut is een nadere invulling van de bepalingen uit de statuten van het fonds. Het directiestatuut bevat vanaf 1 januari 2013 een beschrijving van de taken en bevoegdheden van de directeur. Uitgangspunt daarbij is dat het bestuur te allen tijde (eind)verantwoordelijk is. Het directiestatuut is opgesteld op basis van dit uitgangspunt. De directeur bezit het mandaat om enerzijds te adviseren over (de vaststelling van) beleid en anderzijds uit te voeren wat het bestuur aan beleid vaststelde. Over de uitvoering rapporteert de directeur aan het bestuur, zodat het bestuur monitort of het beleid al dan niet aanpassing behoeft. Deze beleidscyclus - van vaststelling, uitvoering/uitbesteding, rapportage, monitoring, evaluatie en hernieuwde vaststelling van beleid - verbindt het fonds aan een risicoraamwerk dat de (belangrijkste) strategische, financiële en operationele risico s benoemt en (desgewenst) van beheersingsmaatregelen voorziet. Het directiestatuut bevat voorschriften ten aanzien van de dagelijkse beleidsbepaling (uitvoering). De uitvoering dient te allen tijde in overeenstemming te zijn met het (strategische) beleid zoals vastgesteld door het bestuur. Binnen de uitvoeringsorganisatie wordt door toepassing van het vier-ogen-principe, dat inhoudt dat ten minste twee personen bij een uitvoeringsbeslissing en -handeling zijn betrokken, gewaarborgd dat de dagelijkse beleidsbepaling overeenstemt met de strategische beleidsbepaling. In het geval binnen de uitvoeringsorganisatie twijfel bestaat of een besluit dan wel een handeling past binnen het door het bestuur vastgestelde strategisch beleid, vindt hierover overleg plaats tussen de directeur en de onafhankelijke voorzitter. De directeur en degene die hem vervangt of waarneemt geldt als medebeleidsbepaler in de zin van de Pensioenwet. Waar de wet of statuten strijdig zijn met het directiestatuut gelden bepalingen uit de wet en statuten. Het directiestatuut wordt op de website van Pensioenfonds Horeca & Catering geplaatst. Per 1 juli 2014 zijn wijzigingen doorgevoerd in het directiestatuut. Deze wijzigingen hielden verband met de wijzigingen van de Pensioenwet die volgende uit de Wet versterking bestuur pensioenfondsen. Artikel 1 Definities Fonds Bestuur Verantwoordingsorgaan Raad van toezicht Directeur Statuten Uitvoeringsreglement Reglement Directiestatuut Fondsdocumenten : Pensioenfonds Horeca & Catering : het bestuur van het fonds : het verantwoordingsorgaan van het fonds : de raad van toezicht van het fonds : de directeur van het fonds : de statuten van het fonds : het uitvoeringsreglement van het fonds : de pensioenreglementen van het fonds : het directiestatuut van het fonds : de documenten gebaseerd op of afgeleid van het Basispensioenreglement, het Uitvoeringsreglement, Reglement aanvullende regelingen en de Statuten zoals de 2/5
(Onder)Mandaat Volmacht (Strategisch) beleid Uitbesteding Uitvoering Uitvoeringsorganisatie Actuariële en Bedrijfstechnische Nota en de daarin genoemde bijlagen, leidraden en (proces)beschrijvingen : de bevoegdheid om in naam van een orgaan besluiten te nemen welke bevoegdheid schriftelijk is vastgelegd : de bevoegdheid het fonds te binden, welke bevoegdheid dient te passen in de gemandateerde bevoegdheden : de besluitvorming van het bestuur met een (middel)lange termijn- of strategisch karakter : de uitbesteding zoals bedoeld in de Pensioenwet en het Besluit Financieel Toetsingskader : de besluitvorming en handelingen ter uitvoering van (strategisch) beleid inhoudend dagelijks beleid als bedoeld in de Pensioenwet en het Besluit uitvoering Pensioenwet : de door het fonds ingerichte organisatie/onderneming die onderdeel uitmaakt van de rechtspersoon zelf en die de uitvoering van het Basispensioenreglement, het Uitvoeringsreglement, Reglement aanvullende regelingen verzorgt. Artikel 2 Taken en bevoegdheden directeur Algemeen 1. De directeur: - adviseert het bestuur proactief over voorgenomen beleid aan de hand van onder meer maatschappelijke ontwikkelingen, financiële ontwikkelingen, ontwikkelingen in uitvoering, ontwikkelingen in uitbesteding en ontwikkelingen rond wet- en regelgeving - voert het dagelijks beleid uit aan de hand van het door het bestuur vastgestelde strategische en financiële beleid, vastgestelde procedures, vastgestelde leidraden en wet- en regelgeving - rapporteert over de uitvoering van het (dagelijks) beleid - monitort en rapporteert over uitbestede werkzaamheden - representeert het fonds binnen de kaders van het vastgestelde beleid - onderhoudt contacten met toezichthouder(s), ministeries en belangenbehartigers binnen de kaders van het vastgestelde beleid - legt voorafgaand aan het jaar een begroting voor die betrekking heeft op enerzijds het totale fonds en anderzijds de administratiekosten gemoeid met de eigen uitvoeringsorganisatie - legt na afloop van het jaar een verklaring af over de mate waarop de uitvoering en uitbesteding in control was (in control statement). Ondersteuning 2. De directeur ondersteunt: - het bestuur - de beleggingsadviescommissie - het verantwoordingsorgaan - de raad van toezicht (als de raad van toezicht dit wenst). 3. Ondersteuning door de directeur zoals bedoeld in het vorige lid bestaat - binnen de kaders van fondsdocumenten - uit: - het voorstellen van conceptagenda s - het uitnodigingen voor vergaderingen - het voorbereiden en verzenden van vergaderstukken voor de vergaderingen- het bijwonen van en participeren in vergaderingen - het (in concept) notuleren van vergaderingen 3/5
- het (in concept) opstellen, verzenden, ter beschikking stellen en archiveren van correspondentie en vergaderstukken waaronder mede begrepen het jaarverslag, jaarrekening, jaarstaten, kwartaalrapportages en periodieke rapportages aan de toezichthouder(s) - registratie van functionarissen in relevante registers en/of administraties. Advisering en beleidsvoorbereiding 4. De directeur adviseert het bestuur over de vaststelling van: - pensioenbeleid - verklaring risicobereidheid, financieel beleid (waaronder toeslagbeleid) en inzet van (financiële) sturings- en noodmaatregelen, - vermogensbeheerbeleid en de verklaring beleggingsbeginselen - communicatiebeleid - informatietechnologiebeleid - beleid ten aanzien van beheerste en integere bedrijfsvoering (waaronder uitbestedingsbeleid) en - risicobeheersing. 5. De directeur volgt de vaktechnische ontwikkelingen met betrekking tot de in het vorige lid bedoelde beleidsmatige aandachtsgebieden nauwlettend en legt aan het bestuur, indien nodig, proactief voorstellen en/of attentiepunten voor. Uitvoering en rapportage 6. De directeur verricht (uitvoerings)handelingen - binnen de kaders van fondsdocumenten - ten behoeve van de uitvoering van: - (aanvullende) pensioenregelingen waaronder begrepen de administratie van aanspraken, incasso van premie en excasso van uitkeringen - (financiële) sturings- en noodmaatregelen alsmede het toeslagbeleid - vermogensbeheerbeleid - communicatiebeleid - informatietechnologiebeleid en - risicobeheersing en ondertekent desgewenst documentatie nodig voor de (uitvoerings)handelingen. 7. De directeur rapporteert (integraal) per kwartaal, bij voorkeur binnen vier weken maar in ieder geval binnen zes weken na afloop van een kwartaal, over de in het vorige lid bedoelde uitvoering. 8. De directeur draagt zorgt voor beheerste en integere bedrijfsvoering en toepassing van het vier ogen principe in de uitvoering. Uitbesteding en monitoring 9. De directeur adviseert over de vaststelling van uitbestedingsbeleid. 10. De directeur besteedt werkzaamheden - binnen de kaders van fondsdocumenten zoals door het bestuur vastgesteld - uit, rapporteert over de naleving van de uitbestede werkzaamheden en monitort ten behoeve van het bestuur of de uitbestede werkzaamheden conform het (uitbestedings)beleid worden verricht. In het bijzonder doet de directeur voorstellen tot het aanstellen of ontslaan van externe vermogensbeheerders conform de daarvoor geldende procedures. 11. De directeur rapporteert (integraal) per kwartaal, bij voorkeur binnen zes weken na afloop van een kwartaal, over alle vormen van uitbesteding. In het bijzonder rapporteert de directeur (beperkt) per maand, bij voorkeur binnen zes weken na afloop van een maand, over in het vorige lid bedoelde uitbestede activiteiten rond het vermogensbeheerbeleid. 12. De directeur draagt bij alle uitbesteding zorg voor beheerste en integere bedrijfsvoering en toepassing van het vier ogen principe bij de uitbesteding. 4/5
Uitvoeringsorganisatie 13. De directeur is binnen de vooraf door het bestuur goedgekeurde begroting bevoegd tot vaststelling van: - Personeel(sbeleid) - Huisvesting(sbeleid) - Administratieve Organisatie / Interne Controle en - (onder)mandaat aan werknemers waarbij het vier ogenprincipe wordt geborgd. Artikel 3 Vervanging en waarneming directeur 1. De directeur wijst een medewerker aan die: - de directeur waarneemt in situaties dat de directeur vanwege ziekte afwezig is - de directeur vervangt wanneer de directeur daarom verzoekt. 2. De medewerker die de directeur waarneemt of vervangt leeft in geval hij de directeur waarneemt of vervangt al hetgeen de directeur in acht moet nemen op basis van dit directiestatuut na. In dat geval geldt de vervanger of waarnemer als medebeleidsbepaler zoals bedoeld in de Pensioenwet en daarop gebaseerde regelgeving. Artikel 4 Onvoorzien In gevallen waarin het directiestatuut niet voorziet, beslist de onafhankelijke voorzitter van het bestuur na overleg met een paritaire vertegenwoordiging van het bestuur. Artikel 5 Wijziging en inwerkingtreding 1. Tussentijdse wijzigingen van het directiestatuut, dan wel intrekking geschieden bij afzonderlijk besluit van het bestuur en treden in werking op een door het bestuur te bepalen tijdstip doch treden niet eerder in werking dan de dag volgend op de dag waarop het besluit van het bestuur is genomen. 2. Dit directiestatuut is definitief vastgesteld door het bestuur in de vergadering van 23 november 2006 en in werking getreden op 1 januari 2007 en is gewijzigd per 1 januari 2011 conform het besluit in de vergadering van 17 november 2010 gehoord het advies van het verantwoordingsorgaan van 5 oktober 2010 op het voorgenomen besluit van 9 september 2010 en ter vaststelling ondertekend op 17 november 2010 en daarna gewijzigd op 1 januari 2013 conform het besluit in de vergadering van 13 december 2012 gehoord het advies van het verantwoordingsorgaan van 6 december 2012 te Zoetermeer en daarna gewijzigd per 1 juli 2007 conform het besluit van het bestuur op 9 mei 2014 na het advies van het verantwoordingsorgaan van 5 juni 2014. Pensioenfonds Horeca & Catering, 2014 Pensioenfonds Horeca & Catering besteedde de grootst mogelijke zorg aan de samenstelling van dit document. Toch kunnen tekst (druk- of zet)fouten voorkomen. Aan fouten kunt u geen rechten ontlenen. Pensioenfonds Horeca & Catering behoudt zich ook het recht voor fouten te herstellen. 5/5