Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de Hervormde Gemeente (met wijkgemeenten) te Elburg. Inhoud Paragraaf Inhoud 1 Samenstelling van de algemene kerkenraad 2 De werkwijze van de algemene kerkenraad 3 Besluitvorming 4.1. De vermogensrechtelijke aangelegenheden kerkrentmeesterlijk 4.2. De vermogensrechtelijke aangelegenheden - diaconaal 4.3. De vermogensrechtelijke aangelegenheden begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster 5 6 Vaststelling en wijziging van de plaatselijke regeling Overige bepalingen Ondertekening Deze plaatselijke regeling is vastgesteld door de algemene kerkenraad op 20 november 2018 en is vanaf 1 februari 2019 geldig.
1. Samenstelling van de algemene kerkenraad. 1.1. Aantal ambtsdragers. De algemene kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers: Ambtsdragers Aantallen: predikant 2 ouderlingen 4 ouderlingen-kerkrentmeester 2 diakenen 2 Totaal 10 1.1.2 Vanuit iedere wijk zijn 5 ambtsdragers afgevaardigd naar de algemene kerkenraad, aangewezen door de wijkkerkenraad en verdeeld over de verschillende ambten. 1.1.3 Gelet op Ordinantie 11.3; lid 3,4,5 kent onze gemeente geen wijkraden van kerkrentmeesters of diakenen. 2. De werkwijze van de algemene kerkenraad. 2.1. Aantal vergaderingen. De algemene kerkenraad vergadert in de regel 6 maal per jaar. Tevens komt de algemene kerkenraad bijeen: - indien de preses of minstens 4 leden dit noodzakelijk achten. - op verzoek van een wijkkerkenraad, die daartoe een gemotiveerd verzoek indient. 2.2. Bijeenroepen van de vergadering. De vergaderingen van de algemene kerkenraad worden tenminste 8 dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda). In spoedeisende gevallen kan hiervan worden afgeweken. 2.3. Verslaggeving. Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door de algemene kerkenraad wordt vastgesteld. 2.4. Openbaarmaking besluiten. Niet vertrouwelijke besluiten, genomen in de vergadering van de algemene kerkenraad, worden, hetzij schriftelijk in het kerkblad, hetzij door een mondelinge mededeling, binnen een redelijke termijn aan de gemeente bekend gemaakt. 2.5. Verkiezing moderamen. De verkiezing van het moderamen (ord. 4-8-2) geschiedt eens per jaar in de eerste vergadering van de algemene kerkenraad, in de maand september. Het moderamen bestaat uit de beide wijkpredikanten en uit elke wijk 1 ouderling (-kerkrentmeester) en/of diaken. 2.6. Plaatsvervangers. In de vergadering, genoemd in art. 2.5, worden de plaatsvervangers van de preses en de scriba aangewezen. Ieder van de predikanten is afwisselend - voor de tijd van 1 jaar - preses van de algemene kerkenraad. De andere predikant is dan assessor. 2.7. De gemeente kennen in en horen over. In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft dat de algemene kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de algemene kerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente. Deze bijeenkomst wordt:
aangekondigd in het kerkblad, dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze berichtgeving vooraf maakt de algemene kerkenraad kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen. 2.8. Toelating toehoorders tot de vergaderingen. De vergaderingen van de algemene kerkenraad zijn niet openbaar. De algemene kerkenraad kan echter besluiten dat gemeenteleden, vrienden en andere belangstellenden als toehoorder tot een bepaalde vergadering of tot een deel daarvan, toegelaten worden. 2.9. Archiefbeheer. Het lopend archief van de algemene kerkenraad berust bij de scriba, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van Ord. 11-2-7. 2.10. Taak en bevoegdheid algemene kerkenraad In overleg met de wijkkerkenraden is door de algemene kerkenraad, met inachtneming van het bepaalde in ord. 4-7-2, vastgesteld, dat het de taak en bevoegdheid van de algemene kerkenraad is om de volgende zaken te regelen: - geeft instemming (na de wijkkerkenraad gehoord te hebben) aan de wijkkerkenraad om de verkiezing en beroeping van een predikant voor te bereiden; - de bepaling van getal, tijd en plaats van de kerkdiensten, alsmede plaats en tijd voor de bediening van het sacrament van het Heilig Avondmaal; dit in overleg met de predikanten. Bij vaststelling van het rooster dient ernaar gestreefd te worden om bijzondere diensten niet gelijktijdig te laten plaatsvinden met diensten waarin de sacramenten van Doop en Heilig Avondmaal worden bediend; - de vaststelling van het collecterooster vindt plaats op gezamenlijk voorstel van de colleges van diakenen en kerkrentmeesters; - de zorg voor de dienst van Woord en sacramenten in die kerkdiensten, welke in bijzondere gevallen van de algemene kerkenraad uitgaan, ten behoeve van de gemeente in haar geheel; - de zorg voor het Bijbelonderricht op de openbare scholen; - de behartiging van de belangen van de centrale gemeente bij de overheid; - de zorg voor het kerkblad, de financiële verantwoordelijkheid valt onder het college van kerkrentmeesters. - de bankrekeningen - en de jaarlijkse financiële controles - van DABAR en de Vakantie Bijbelweek (VBW) vallen onder de diaconie. De diaconie zal hiervan jaarlijks in een vergadering van de algemene kerkenraad verslag doen. 2.11. Bijstand door commissies. De algemene kerkenraad laat zich in zijn arbeid bijstaan door de navolgende commissies: Aangepaste diensten (t.b.v. gehandicapten); Kerk en Israël; Vakantie Bijbel Week (VBW); 3. Besluitvorming: Ordinantietekst. Ord. 4, art. 5 Besluitvorming 1. In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen. 2. Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen. 3. Stemming over personen geschiedt schriftelijk. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt. Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die
de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot. 4.Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden zoals dit voor het kerkelijk lichaam is vastgesteld, met een minimum van drie leden, ter vergadering aanwezig is. Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is, mits ten minste drie leden aanwezig zijn. 5.Voor besluitvorming in een vergadering met stemgerechtigde leden van de gemeente zijn de leden 1 tot en met 3 van overeenkomstige toepassing, tenzij in de plaatselijke regeling anders is voorzien. 4.1. De vermogensrechtelijke aangelegenheden kerkrentmeesterlijk. 4.1.1. Omvang en samenstelling van het college van kerkrentmeesters. a. Het college van kerkrentmeesters bestaat uit 8 leden. (4 uit iedere wijk). b. Het moderamen wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris, de administrerend kerkrentmeester en de algemeen adjunct, waarvan 2 afkomstig uit wijk West en Oostendorp en 2 afkomstig uit wijk Oosthoek. 4.1.2. Verkiezing van voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden, op voordracht van het college van kerkrentmeesters, benoemd door de algemene kerkenraad (ord. 11-3-2) 4.1.3. Plaatsvervangers. In de vergadering, genoemd in art. 4.1.2., worden de plaatsvervangers van de voorzitter en secretaris aangewezen. 4.1.4. De administratie. Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een administrerend kerkrentmeester aan, die belast wordt met de boekhouding van het college. 4.1.5. De bevoegdheden van de penningmeester. De penningmeester is niet bevoegd tot het doen van betalingen namens de gemeente. De bevoegdheid hiertoe ligt bij de algemeen adjunct van het college van kerkrentmeesters. Deze kan, slechts samen met één of meer andere gemachtigden, beschikken over het saldo van de bankrekeningen, met dien verstande, dat een gemachtigde zelfstandig een betaling kan doen van maximaal 1,00 (één euro). Bij afwezigheid van de algemeen adjunct vervult de voorzitter van het college van kerkrentmeesters deze taak. 4.1.6. Toevertrouwde taken van het college van kerkrentmeesters. Het college van kerkrentmeesters werkt met een taakverdeling, die gerelateerd is aan de betreffende portefeuille (zie bijlage). Het college van kerkrentmeesters wordt ondersteund door het college van bijstand en advies (CBA). Het CBA heeft 10 leden, 5 leden uit wijk West en Oostendorp en 5 leden uit wijk Oosthoek. In het reglement zijn o.a. de taken van het CBA vastgelegd; dit betreft vnl. het collecteren tijdens de erediensten en het medewerking verlenen aan de actie Kerkbalans, door als zgn. blokhoofd zorg te dragen voor het goede verloop van de actie in de toebedeelde sectie. 4.2. De vermogensrechtelijke aangelegenheden diaconaal. 4.2.1. Omvang en samenstelling van het college van diakenen. a. Het college van diakenen bestaat uit 12 leden: 6 leden uit wijk West en Oostendorp en 6 leden uit wijk Oosthoek.
b. Het moderamen wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de administrerend diaken, waarvan 2 afkomstig uit wijk West en Oostendorp en 2 afkomstig uit wijk Oosthoek. 4.2.2. Verkiezing van voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden, op voordracht van het college van diakenen, benoemd door de algemene kerkenraad (ord. 11-3-2) 4.2.3. Plaatsvervangers. In de vergadering, genoemd in art.4.2.2., worden de plaatsvervangers van de voorzitter en secretaris aangewezen. 4.2.4. De administratie. Het college van diakenen wijst uit zijn midden een administrerend diaken aan, die belast wordt met de boekhouding van het college. 4.2.5. De bevoegdheden van de penningmeester. De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de diaconie, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting. Voor betalingen via de bank zijn altijd twee handtekeningen vereist: van de administrerend diaken, die de betalingen in het betalingssysteem van de bank klaarzet voor overboeking en van de penningmeester die aan de bank opdracht geeft om tot uitvoering over te gaan. Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter of secretaris op als diens plaatsvervanger. 4.3. De vermogensrechtelijke aangelegenheden begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster. 4.3.1. Het in de gelegenheid stellen van gemeenteleden hun mening kenbaar te maken over begroting en jaarrekening. Voor de vaststelling, dan wel wijziging, van de begroting en voor de vaststelling van de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad. De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. De gemeenteleden worden in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken. Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van terinzagelegging worden gestuurd aan de scriba van de algemene kerkenraad. De algemene kerkenraad kan ook een gemeentevergadering hierover beleggen. 5. Vaststelling en wijziging van de plaatselijke regeling. Ordinantieteksten Ordinantie 4-8-5 De kerkenraad maakt een plaatselijke regeling met daarin regelingen ten behoeve van het leven en werken van de gemeente, na overleg met de organen van de gemeente op wie de regeling betrekking heeft. Deze plaatselijke regeling bevat ten minste: - de regeling voor de verkiezing van ambtsdragers; - de regeling voor de wijze van werken van de kerkenraad; - de regeling voor het beheer van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente; en voor zover van toepassing - de regeling van de verdeling van taken tussen algemene kerkenraad en wijkkerkenraad; - de regeling van de verdeling van taken tussen de kerkenraad en de kleine kerkenraad; - de regeling van taken en bevoegdheden van werkgroepen. Deze regelingen worden na vaststelling of wijziging ter kennisneming toegezonden aan het breed moderamen van de classicale vergadering en in geval van een evangelisch-lutherse gemeente tevens aan de evangelisch-lutherse synodale commissie.
Ordinantie 4-8-9 De kerkenraad neemt geen besluiten tot het wijzigen van de gang van zaken in de gemeente ten aanzien van - het toelaten van doopleden tot het avondmaal - het zegenen van andere levensverbintenissen dan een huwelijk van man en vrouw, dan na beraad in de gemeente. De kerkenraad neemt in ieder geval geen besluiten tot het wijzigen van de gang van zaken in de gemeente ten aanzien van: - het beantwoorden van de doopvragen door doopleden; - het verlenen van stemrecht aan anderen dan belijdende leden; - de wijze van de verkiezing van ambtsdragers; en ter zake van: - de aanduiding en de naam van de gemeente; - het voortbestaan van de gemeente; - het aangaan van een samenwerkingsverband met een andere gemeente; - de plaats van samenkomst van de gemeente; - het verwerven, ingrijpend verbouwen, afbreken, verkopen of op andere wijze vervreemden van een kerkgebouw; - de plaatselijke regeling als bedoeld in artikel 8-5; zonder de leden van de gemeente daarin gekend en daarover gehoord te hebben. 6. Overige bepalingen. 6.1 Aantal en grenzen van de wijkgemeenten 6.1.1 Aantal wijkgemeenten. De Hervormde gemeente van Elburg wordt gevormd door de wijkgemeente Oosthoek en de wijkgemeente West en Oostendorp. 6.1.2 De wijkgrenzen. De grens tussen de beide wijkgemeenten wordt gevormd door het havenkanaal, de haven, Havenstraat, Vischpoortstraat, Jufferenstraat, (deel)zwolscheweg, Omloop, (deel)arent Toe Boecoplaan, (deel)veldbloemenlaan, (deel)kerkenland, (deel)rijsaert, (deel) Apeloheve, (deel)hoekwant, De Weeren, Oostendorperstraatweg. De grenzen van de wijkgemeente zijn ingetekend op een plattegrond, van welk document een afschrift aan deze plaatselijke regeling is gehecht. 6.2. Voorkeurslidmaatschap. Indien om bijzondere redenen gemeenteleden uit een wijkgemeente onder de pastorale zorg van een andere wijkgemeente wensen te vallen, kunnen zij dit kenbaar maken, volgens de door de algemene kerkenraad vastgestelde regeling, aan de scriba van de wijkkerkenraad, die dit administratief regelt op het kerkelijk bureau. Een bestaand voorkeurslidmaatschap blijft bij verhuizing naar de andere wijkgemeente van kracht, tenzij het gemeentelid aangeeft dit voorkeurslidmaatschap te willen beëindigen. 6.3. Instelling commissies. De algemene kerkenraad kan bepaalde werkzaamheden laten verrichten door daartoe in te stellen commissies, die van al hun handelingen verantwoording verschuldigd zijn aan de algemene kerkenraad. 6.4. Taken jeugdarbeid. De algemene kerkenraad draagt verantwoordelijkheid voor die taken van jeugdarbeid, die in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd en zal daarbij rekening houden met de verschillende modaliteiten. 6.5 Onderlinge verbondenheid wijkgemeenten. De algemene kerkenraad stimuleert de onderlinge verbondenheid tussen de wijkgemeenten en zoekt de eenheid te bevorderen.
7. Slotbepaling De algemene kerkenraad beslist in alle gevallen waarin deze plaatselijke regeling niet voorziet. De beslissing zal gelden totdat een andere voorziening zal zijn getroffen. Ondertekening Aldus te Elburg vastgesteld in de vergadering van de algemene kerkenraad van 20 november 2018 Ds. A.J. Mensink, preses L. van der Heiden, scriba Bijlagen: 1. Plattegrond met daarop aangegeven de grens tussen de wijkgemeenten (zie art. 6.1.2) 2. Taakverdeling binnen het college van kerkrentmeester dd. 15-10-2018.