PRIVACY REGLEMENT FYSERGO
DOEL VAN DIT PRIVACY REGLEMENT: Voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens (het Genootschap voor Fysiotherapie hanteert eveneens deze richtlijnen en heeft hierop geen verdere aanvulling). Het vastleggen van bevoegdheden van Fysergo-medewerkers ten opzichte van gegevens die binnen Fysergo, en de locaties waar Fysergo haar werkzaamheden verricht, voorkomen. OMSCHRIJVING: Artikel 1: Begripsbepalingen Artikel 2: Toepassingsgebied Artikel 3: Doel Artikel 4: Werking Artikel 5: Opgenomen gegevens Artikel 6: Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens Artikel 7: Kennisname en verstrekking van persoonsgegevens Artikel 8: Afscherming, vernietiging en wijziging van persoonsgegevens Artikel 9: Klachten Artikel 10: Toegang tot persoonsgegevens Artikel 11:Verstrekking van persoonsgegevens Artikel 12: Bewaartermijnen Artikel 13: Looptijd Artikel 14: Overdracht van persoonsgegevens Artikel 15: Inwerkingtreding en wijziging van het reglement 1
Artikel 1, Begripsbepaling Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die alleen, of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Gebruiker: enig persoon die, onder gezag van de verantwoordelijke, gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken. Bewerker: ieder die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verantwoordelijke, zonder aan zijn haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de gebruiker, of de bewerker. Ontvanger: degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op adequate informatie berustende wilsuiting van de betrokkene waarmee deze aanvaardt dat op hem haar betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt. College: het College Bescherming Persoonsgegevens Artikel 2, Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke. De verantwoordelijke in de zin van dit reglement is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Fysergo B.V., vertegenwoordigd door de heer C. Van Eijsden (Statutair Directeur), kantoorhoudende aan de Noordendijk 207 te (3311 RN) Dordrecht. 2
Artikel 3, Doel Fysergo B.V. verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van: a. de dienstverlening door Fysergo B.V., althans door leden van het door haar opgezette Fysarbonetwerk (bestaande uit individuele, zelfstandig opererende fysiotherapiepraktijken) aan bedrijven en instellingen, aan wie adviezen worden gegeven op het gebied van (bedrijfs)fysiotherapie, reintegratietrajecten, werkplekonderzoeken, ergonomie en of vitaliteit c.q. leefstijlprogramma's (gezond bewegen); het voorgaande omvat mede de dienstverlening aan de medewerkers van die bedrijven en instellingen aan wie behandelingen op de hiervoor genoemde gebieden worden gegeven; b. de facturatie van de behandelingen c.q. adviezen als genoemd onder a aan bedrijven instellingen en zorgverzekeraars (dit omvat mede de controle van de facturatie); c. de statische gegevensverwerking van behandelingen c.q. adviezen als genoemd onder a ten behoeve van bedrijven instellingen en zorgverzekeraars. Artikel 4, Werking 4.1. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. 4.2. Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen. 4.3. Persoonsgegevens worden verwerkt indien: a. betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend, of; b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijke zijn voor het sluiten van een overeenkomst, of; c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, of; d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene, of; e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert. 4.4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 3, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 4.5. De verantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan hij zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem haar tot mededeling verplicht of uit zijn haar taak tot mededeling voortvloeit. 4.6. De verantwoordelijke verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. 3
4.7. Artikel 4.6 is niet van toepassing voorzover: a. dit geschiedt met schriftelijke toestemming van betrokkene; b. de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt; c. dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte; d. dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende maatregelen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College ontheffing heeft verleend. Het College kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen. 4.8. Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4.6 worden wel verwerkt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek voor zover: a. dit onderzoek een algemeen belang dient; b. de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is; c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost; c. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. 4.9. Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven, wordt bij de verwerking van persoonsgegevens slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor doeleinden bij de wet bepaald. Artikel 5, Opgenomen gegevens 5.1. Persoonsgegevens, die door de verantwoordelijke worden verwerkt, zijn verzameld door de medewerkers van de verantwoordelijke en verstrekt door de betrokkene, de werkgever van de betrokkene of door eventuele behandelaar(s) van de betrokkene. 5.2. De navolgende persoonsgegevens kunnen door de verantwoordelijke met inachtneming van het bepaalde in dit reglement worden verwerkt: naam en geboortedatum; adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats; geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit; bedrijf instelling, afdeling; burgerservicenummer; naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van huisarts en overige behandelaars; arbeidsomstandigheden; resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken; gegevens voortvloeiende uit het spreekuur c.q. de behandeling en of begeleiding; 4
de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk; voorgestelde en getroffen maatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden; resultaten van overleg met de werkgever, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en verzekeringsmaatschappijen; diagnostische gegevens en overige gegevens betreffende de gezondheid naam zorgverzekeraar en inschrijfnummer diagnose behandelcode(s) ten behoeve van facturatie aan verzekeringsmaatschappijen. Artikel 6, Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens De verantwoordelijke maakt (door middel van een folder of een andere uiting) het volgende bekend aan de betrokkenen: het bestaan van het bestand bevattende persoonsgegevens; het doel van de verwerking van persoonsgegevens; het bestaan van dit reglement voor het beheer van persoonsgegevens; de wijze, waarop van de inhoud van dit reglement kennis kan worden genomen. Artikel 7, Kennisname en verstrekking van persoonsgegevens 7.1. Indien de persoonsgegevens worden verkregen bij de betrokkene, deelt de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging de betrokkene zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking, waarvoor de gegevens zijn bestemd, mede. 7.2. Indien de verantwoordelijke de persoonsgegevens op een andere wijze verkrijgt, verstrekt hij zij aan de betrokkene de in artikel 7.1 genoemde informatie (tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is): op het moment van vastlegging van op hem haar betrekking hebbende gegevens, of wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking. 7.3. Het bepaalde in artikel 7.1 is niet van toepassing indien mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast. 7.4. De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem haar mede te delen of hem haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke zal de betrokkene binnen vier weken schriftelijk mededelen of hem haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling van de verantwoordelijke een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvanger of de categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. De schriftelijke mededeling wordt door de verantwoordelijke slechts in persoon aan de 5
betrokkene overhandigd. Betrokkene is verplicht zich ten opzichte van de verantwoordelijke te legitimeren door middel van een geldig paspoort of rijbewijs of daaraan gelijkgesteld legitimatiebewijs. 7.5. Kennisneming is mogelijk door een daartoe schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van de betrokkene, mits aan de schriftelijke machtiging een kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of daarmee gelijkgesteld legitimatiebewijs is gehecht. 7.6. Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet zoals bedoeld in artikel 7.2, waartegen naar verwachting een derde bedenkingen zal hebben, wordt die derde in de gelegenheid gesteld zijn haar zienswijze naar voren te brengen, wanneer de mededeling gegevens bevat die hem haar betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. 7.7. Een verzoek tot kennisneming kan met redenen omkleed worden geweigerd evenals het verstrekken van kopieën zoals in 7.8 bedoeld 7.8. Kennisneming is kosteloos; kopieën worden verstrekt tegen een vastgesteld tarief. Geen vergoeding is verschuldigd dan wel een reeds betaalde vergoeding zal worden gerestitueerd indien de verantwoordelijke op verzoek van betrokkene, op aanbeveling van het College, of op bevel van de rechter tot verbetering, aanvulling verwijdering of afscherming van persoonsgegevens is overgegaan. Artikel 8, Afscherming, vernietiging en wijziging van persoonsgegevens 8.1. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke gemotiveerd schriftelijk te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hem haar betreffende persoonsgegevens. Het verzoek wordt door de verantwoordelijke slechts in behandeling genomen indien de betrokkene zich tegelijk legitimeert door middel van een geldig paspoort, rijbewijs of daaraan gelijkgesteld identiteitsbewijs. 8.2. Na ontvangst van het verzoek wordt de betrokkene schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing van de verantwoordelijke. Indien meer informatie nodig is, vindt overleg plaats met betrokkene en volgt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing van de verantwoordelijke. 8.3. Een verzoek tot vernietiging of wijziging van gegevens kan worden ingewilligd indien: de gegevens feitelijk onjuist zijn; de gegevens voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn; de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 8.4. Wanneer het verzoek tot wijziging of verwijdering van gegevens wordt ingewilligd, draagt de verantwoordelijke zorg voor uitvoering van dit verzoek binnen drie maanden na dagtekening van de beslissing, waarin wordt aangegeven dat het verzoek wordt ingewilligd. 8.5. Indien de verantwoordelijke naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene overgaat tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hem haar betreffende persoonsgegevens, informeert de verantwoordelijke zo spoedig mogelijk derden, aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, over de doorgevoerde verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost. Artikel 9, Klachten 9.1. Indien een belanghebbende van mening is, dat de verantwoordelijke handelt in strijd met het bepaalde in de artikelen 7 en 8, kan bij de verantwoordelijke schriftelijk een met redenen omklede 6
klacht worden ingediend. 9.2. Ingediende klachten worden door de verantwoordelijke afgehandeld volgens de klachtenprocedure die is opgenomen in het managementhandboek, met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 9.3, 9.4 en 9.5 9.3. Op grond van de in artikel 9.2 genoemde klachtenprocedure wordt door de verantwoordelijke of een door de verantwoordelijke gemachtigd persoon, een met redenen omklede beslissing genomen over de klacht. Deze beslissing wordt aan de betreffende belanghebbende toegezonden. 9.4. Indien de belanghebbende zich niet kan verenigen met de beslissing, die door de verantwoordelijke op grond van de hiervoor genoemde klachtenprocedure is genomen, kan de betreffende belanghebbende de arrondissementsrechtbank schriftelijk verzoeken alsnog een verzoek als bedoeld in artikel 7 of 8 toe te wijzen. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen een termijn van zes weken na ontvangst van de beslissing over de klacht van de verantwoordelijke. Indien de betreffende belanghebbende binnen de in de klachtprocedure genoemde termijn geen beslissing van de verantwoordelijke heeft ontvangen, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn. 9.5. De betreffende belanghebbende kan zich ook binnen de termijn die wordt genoemd in artikel 9.4 wenden tot het College met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan, in afwijking tot het bepaalde in artikel 9.4, het verzoekschrift nog worden ingediend nadat de belanghebbende van het College bericht heeft ontvangen dat deze de behandeling van de zaak heeft beëindigd, doch binnen zes weken na dat tijdstip. Artikel 10, Toegang tot persoonsgegevens 10.1. De ontvanger en gebruiker of hun waarnemer hebben toegang tot de persoonsgegevens, hun opvolger heeft toegang indien de betrokkene hiertoe geen bezwaar heeft. 10.2. Indien er sprake is van teambegeleiding met instemming van betrokkene, geldt de toegang voor alle teamleden, voorzover dit in het kader van de begeleiding noodzakelijk is (binnen het managementsysteem is vastgelegd welke functies aan de teambegeleiding deelnemen). 10.3. De bewerker en degenen, die in het kader van een door de gebruiker of bewerker gegeven opdracht werken, hebben toegang voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is. 10.4. De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens, tenzij dit in verband met deze verantwoordelijkheid noodzakelijk is. Artikel 11, Verstrekking van persoonsgegevens 11.1. Met inachtneming van het bij of krachtens de Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan: a. medewerkers van de verantwoordelijke die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene (het begeleidingsteam als genoemd in artikel 10.2); b. bewerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht door de verantwoordelijke, mits deze bewerkers voldoende waarborgen bieden dat de bescherming van de persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement; c. instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen indien en voor zover deze persoonsgegevens geanonimiseerd zijn; 7
d. bedrijven instellingen in wiens opdracht de verantwoordelijke de diensten al dan niet preventief - verleend, mits het slechts de volgende gegevens betreft: naam en geboortedatum, datum van het laatste consult, conclusies ten aanzien van de reïntegratietrajecten en of werkplekonderzoeken van de betrokkene, procesmatige begeleidingsafspraken. e. verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling of (collectieve) ziektekostenverzekering. 11.2. Andere gegevens en gegevens aan anderen dan genoemd in artikel 11.1 worden slechts verstrekt na gerichte toestemming van de betrokkene. Artikel 12, Bewaartermijnen 12.1. Met inachtneming van wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoe lang en op welke wijze de persoonsgegevens bewaard blijven. Tenzij anders bepaald, eindigt de bewaartermijn vijftien jaar na het laatste zakelijke contact met de betrokkene, respectievelijk vijftien jaar nadat de betrokken werknemer bij de betreffende werkgever uit dienst treedt. 12.2. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk uit het bestand verwijderd en vernietigd. Artikel 13, Looptijd Behoudens wettelijke bepalingen is dit reglement voor onbepaalde tijd van kracht, met inachtneming van artikel 15.2. Artikel 14, Overdracht van persoonsgegevens 14.1. Indien de bestanden worden overgedragen aan een andere verantwoordelijke, blijven de in dit reglement gestelde regels van toepassing. 14.2. Overdracht van persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke zal slechts plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de betrokkene. Artikel 15, Inwerkingtreding en wijziging van het reglement 15.1. Dit reglement treedt in werking per 1 januari 2009. 15.2. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na bekendmaking ervan. 8