Sponsorbijdrage Stichting Goes Marketing Inleiding Goes kiest voor een evenementvriendelijk klimaat dat bijdraagt aan een levendige stad, aantrekkelijk voor de eigen inwoners, voor toeristen en voor het bedrijfsleven. Alle evenementen hebben in min of meerdere mate invloed op het imago van Goes. Sommige evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de doelstellingen van citymarketing. Het doel van citymarketing in Goes is een toename van bezoekersstromen, bedrijfsvestigingen, investeringen en behoud van een aantrekkelijk en concurrerend woon-, werk-, leef- en investeringsklimaat. Het doel van evenementen in Goes is het versterken van het profiel van Goes waardoor bekendheid en motivatie voor doelgroepen om te kiezen voor Goes toenemen. Dit willen we de komende jaren ondersteunen door te bevorderen dat er in Goes merkversterkende evenementen worden georganiseerd. De doelen die we willen bereiken met de evenementen zijn: 1. Het versterken van de toeristische aantrekkingskracht van Goes. 2. Het buiten Goes profileren van de stad als levendige, aantrekkelijke stad voor toekomstige inwoners en bedrijven. 3. Het voor de inwoners van Goes scheppen van een levendige, plezierige, sociale omgeving waar regelmatig iets te beleven is. 4. Het genereren van bestedingen in de stad (economische spin-off). 5. Het versterken van het sportklimaat en het culturele klimaat. Bevorderen van kennismaking c.q. participatie van inwoners bij sport en cultuur. Om te stimuleren dat er in Goes een levendig evenementenklimaat heerst heeft de Stichting Goes Marketing een sponsorbeleid opgesteld. In deze notitie wordt dit beleid toegelicht. Definitie evenement Een evenement is een verplaatsbare georganiseerde gebeurtenis, (openlucht)manifestatie, (thema)dag of -week. Een- en meerdaagse evenementen zijn denkbaar op het gebied van kunst, cultuur, muziek, sport, religie en wetenschap. Evenementen kunnen binnen of buiten worden georganiseerd. Grootschalige muziekuitvoeringen, popconcerten, sportevenementen, beurzen of congressen worden veelal in Goes in de Zeelandhallen, in theater de Mythe en Podium t Beest, in Sportpunt Zeeland of in de Grote Kerk gehouden. Voor dergelijke evenementen wordt doorgaans een toegangsprijs gevraagd. Evenementen in de buitenlucht vinden bijvoorbeeld plaats op de Grote Markt, het Cultuurplein, de Hollandsche Hoeve of een andere geschikte openbare locatie. In deze notitie wordt onder een evenement verstaan: elke voor het publiek openbare gratis of voor een gering bedrag toegankelijke verrichting van vermaak met een tijdelijk karakter. Daar waar wordt gesproken over evenementen worden ook activiteiten als tentoonstellingen, fietstochten en sportmanifestaties bedoeld. 1
Aanvragen Sponsoring Een aanvraag voor een bijdrage dient in principe uiterlijk 1 november, voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt, schriftelijk met bijsluiting van de bescheiden te worden ingediend bij evenementencoördinator van Stichting Goes Marketing. De aanvraag omvat: Een sluitende begroting met een gespecificeerd overzicht van de met het evenement gemoeide kosten. Een beschrijving van de doelstelling, prestaties en werkzaamheden die met het evenement worden beoogd. Een document waarin de financiering van het evenement is aangegeven. Een opgave van door derden toegezegde subsidies, overige bijdragen en garantstellingen. Aanvraag na 1 november Indien de aanvraag voor het evenement na 1 november wordt ingediend en/of plaatsvindt in hetzelfde jaar als de datum van het evenement, dient de aanvraag altijd ten laatste 12 weken voor aanvang van het evenement te worden ingediend. Precariobelasting Voor een aanvraag uitsluitend ter vergoeding van de te betalen precariobelasting kan worden volstaan door het overleggen van de betreffende factuur uiterlijk één maand voor datum van het evenement. Let Het op! voor Voor evenementen het evenement beschikbare dienen geld twee is beperkt aanvragen wordt te worden op volgorde gedaan. van aanmelding Voor een bijdrage verdeeld bij en Stichting bepaald. Goes Het doen Marketing van een en aanvraag een aanvraag na 1 november voor de heeft vergunning/melding het risico dat geen afdeling geld meer Vergunning & Handhaving beschikbaar van is. de gemeente Goes 2
Procedure van het toekennen De evenementencoördinator bespreekt de aanvraag met de evenementenadviescommissie van Stichting Goes Marketing. De evenementenadviescommissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de vastgestelde criteria. De beoordeling is afhankelijk van de mate waarin het evenement overeenstemt met de doelstellingen van Goes Marketing. Kwaliteit en nut van het evenement staan centraal. Evenementen die als 'bijzonder, uniek, vernieuwend' worden aangemerkt of een bijdrage vragen die hoger is dan 1.000,- worden niet alleen met de evenementenadviescommissie, maar ook bestuurlijk besproken. Hierbij weegt mee in hoeverre het evenement aansluit op de doelstellingen van Stichting Goes Marketing. De uiteindelijke beslissing over de bijdrage wordt in overleg met de citymarketeer, evenementenadviescommissie en/of het stichtingsbestuur genomen, afhankelijk van soort en omvang van het evenement. Als duidelijk is dat een aanvraag niet voldoet aan deze criteria, communiceert de evenementencoördinator dit namens Stichting Goes Marketing met de organisator. Gevraagd kan worden de aanvraag aan te passen. Vereisten A. Professionele organisatie Stichting Goes Marketing werkt bij voorkeur samen met professionele organisatoren. Hoe groter het evenement, hoe meer eisen er worden gesteld, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, verkeer, etc.. Om die reden moet een organisator in zijn sponsoringaanvraag ingaan op: Kennis en ervaring om een evenement te kunnen organiseren. Zijn er eerder georganiseerde evenementen of bestaande samenwerking met professionele partijen. Commercieel besef. Bestaat er een transparante en kostenefficiënte begroting, waarin ook andere gemeentelijke bijdragen en sponsoren zijn opgenomen. B. Exploitatie op commerciële basis De bijdrage namens Stichting Goes Marketing is een aanvullende bijdrage voor de onrendabele top. Een bijdrage die een steuntje in de rug kan zijn, niet het uitgangspunt voor het organiseren van een evenement. Evenementen moeten aantonen financieel grotendeels op eigen benen te staan. In de aanvraag moet de organisator ingaan op: De waarborgen dat de financiële bijdragen uit de markt gerealiseerd worden. Het economische draagvlak van het evenement: de noodzaak van de bijdrage in verhouding tot de totale begroting. De beperking van de overheadkosten voor de organisator (kantoor, salaris, etc.). Evenementen die vanuit de portefeuilles cultuur of sport substantiële financiële steun verkrijgen kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage vanuit het evenementenbudget. Het gaat daarbij om evenementen die door een extra bijdrage een zodanige schaalsprong kunnen maken dat het bereik aanzienlijk toeneemt en er een breed publiek /diverse doelgroepen wordt aangetrokken én er sprake is van economische spin-off. 3
C. Positieve evaluatie in voorgaande jaren Een evenement dat eerder is georganiseerd maar als niet voldoende of matig is geëvalueerd is, komt niet in aanmerking voor een bijdrage. Wel kan de organisator met de door Goes Marketing opgestelde feedback werken aan een herziene aanvraag. Daarnaast wordt er specifiek gekeken naar het juist, tijdig, volledig en transparant aanleveren van de financiële en de inhoudelijke verantwoording. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken in hoeverre het evenement voldoet aan de onderstaande criteria. Een aanvraag dient minimaal 55 punten te scoren om in aanmerking te kunnen komen voor een sponsoring vanuit Stichting Goes Marketing. De aanvraag kan maximaal 100 punten scoren. 1. Economische effecten (20) Het evenement zorgt voor economische spin-off, trekt bezoekers naar de stad, vergroot de bestedingen van bezoekers in de stad. Bij dit criterium gaat het om de directe economische effecten. 5 Het gaat om het stimuleren van de gemiddelde en de totale bestedingen van die bezoekers. 5 De bestedingen van bezoekers worden groter naarmate meerdere activiteiten gecombineerd worden, bijvoorbeeld tijdens een meerdaags verblijf. 5 Het koppelen van aanvullende aan het evenement gerelateerde activiteiten in de stad zorgt voor meer festivalbeleving en economische spin-off. 5 Het ontwikkelen van arrangementen waarbij actief ingezet wordt op een meerdaags verblijf verhoogt de bestedingen in de stad. 2. Kwaliteit van het evenement (40) Evenement is actueel, toonaangevend, lokaal, regionaal, landelijk of zelfs (inter)nationaal onderscheidend en duurzaam. Bij dit criterium gaat het om de kwaliteit van het evenement. 5 Het evenement is actueel en gaat met zijn tijd mee (bijvoorbeeld: concept, doelgroepen, samenwerkingsverbanden, mediacampagne); 5 Het evenement is toonaangevend in zijn soort (bv. genre, kampioenschap, populariteit artiest); 10 Het evenement is voor diverse doelgroepen toegankelijk; 5 De kwaliteit van het evenement komt terug in de aankleding van het evenement; 5 Duurzaamheid is verankerd in het evenement. Kwalitatief goede evenementen hebben oog voor de omgeving, ook wat betreft de impact op de langere termijn. 10 Het evenement geeft invulling aan een hoge kwaliteit van leven, de speerpunten en doelgroepen van de citymarketing visie, het culturele profiel van de stad en de speerpunten uit het sportbeleid en het evenementen beleid. 4
3. Publiciteit (30) Het evenement levert positieve lokale, regionale, landelijke of zelfs (inter)nationale publiciteit op. Bij dit criterium gaat het om de indirecte waarde van het evenement. De doelstelling moet helder omschreven zijn. 20 Het evenement past bij de identiteit van Goes en draagt bij aan de profilering van de stad als aantrekkelijke plek om te wonen, werken en bezoeken. 10 De mediawaarde van het evenement is minimaal Zeelandbreed zijn en het bereik bovenregionaal. Publiciteit (vooraf gegarandeerd) in bijvoorbeeld de regionale, landelijke of zelfs (inter)nationale media is belangrijk om behalve de bezoekers ook de niet-bezoekers van een evenement te bereiken. Posters en flyers dienen minimaal vier weken voorafgaand aan een evenement zichtbaar te zijn in de binnenstad / horeca van Goes en omgeving. Persberichten dienen minimaal twee weken voorafgaand aan een evenement te zijn verzonden aan een complete perslijst. 4. Samenwerking (10) Organisator zoekt waar mogelijk samenwerking met andere organisaties. 10 Clustering van evenementen in tijd en ruimte stimuleert de samenwerking tussen organisatoren en biedt mogelijkheden voor gezamenlijke programmering en promotie. Bijdrage Het bestuur van Stichting Goes Marketing stelt de hoogte van de bijdrage vast aan de hand van de vastgestelde criteria. Aan de te verlenen bijdragen kunnen voorwaarden worden verbonden. Binnen een termijn van drie maanden na de datum waarop het evenement heeft plaatsgevonden dient een afrekening te worden aangeboden, waarin alle inkomsten en uitgaven, die op dit evenement betrekking hebben worden verantwoord. Na acceptatie van deze afrekening door het bestuur van de stichting wordt het restant uitbetaald. In deze regeling wordt onder kosten die voor een bijdrage in aanmerking komen verstaan: kosten die voortvloeien uit de organisatie van een evenement onder aftrek van de uit een evenement voortvloeiende opbrengsten. De afrekening voor projecten waarvan de kosten meer dan 22.500,- bedragen moeten voorzien zijn van een accountantsverklaring. De maximale sponsoring bedraagt maximaal 30% van de begroting, met een plafond van 10.000,-. De toegekende sponsoring wordt aan de hand van een nota in twee betalingen voldaan: 75% van het toegekende bedrag vooraf en 25% na afloop. Evenementen die niet in aanmerking komen voor een bijdrage aan de hand van de criteria, kunnen in aanmerking komen voor een stimuleringsbijdrage ter hoogte van 500,-. Deze toekenning wordt binnen de evenementenadviescommissie bepaald. 5
Weigeringsgrond De aanvraag dient aan de vereisten te voldoen en moet bijdragen aan de doelstelling van citymarketing. De vergunningen moet op orde zijn. Als er geen vergunning is afgegeven via de gemeentelijke afdeling Vergunning & Handhaving, wordt er geen sponsorbijdrage toegekend. Evenementen die niet in aanmerking komen voor een bijdrage: Evenementen met politieke en godsdienstige grondslag. Evenementen die meer dan drie keer hebben plaatsgevonden, tenzij deze evenementen binnen de criteria voor Goes Plus+ worden beoordeeld. Commerciële evenementen, tenzij georganiseerd ten behoeve van een goed doel zoals Stichting Jayden. De open begroting laat zien dat het doel geen winstgevend karakter heeft. De volgende kosten komen niet in aanmerking voor een bijdrage: Kosten verbonden aan de inzet van overheidspersoneel, tenzij de te verrichten werkzaamheden niet behoren tot de normale werkzaamheden van een overheid. De door de aanvrager van de bijdrage verrekenbare BTW. De kermis en de markt vallen niet onder deze regeling. Ook voor buitenactiviteiten die alleen op de eigen bewoners gericht zijn, zoals wijk- of buurtfeesten is deze regeling niet van toepassing. Uitzondering hierop zijn de Oranjeverenigingen, deze kunnen jaarlijks een bijdrage ontvangen van 350,- voor de Koninginnedagfestiviteiten. Goes Plus+ Bijdrage aan een zelfde evenement is beperkt tot maximaal drie jaar. Bij het bereiken van het maximaal aantal edities, wordt het evenement binnen Goes Marketing besproken en bestuurlijk geaccordeerd voor mogelijke toevoeging aan de categorie Goes Plus+. Dit zijn evenementen die dusdanig uniek zijn voor Goes, dat ze niet binnen de standaard beoordeling vallen. Tevens betreft het de evenementen die volledig vanuit Goes Marketing georganiseerd en gefinancierd worden. Intrekken of wijzigen sponsoring Het bestuur van Stichting Goes Marketing kan de bijdrage intrekken of ten nadele van de aanvrager wijzigen indien: Het evenement waarvoor de bijdrage is verleend niet of niet geheel heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden. De aanvrager niet heeft voldaan aan de in deze regeling gestelde voorwaarden. De aanvrager onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere bijdrage zou hebben geleid. Let op: ook wanneer u niet in aanmerking komt voor een bijdrage dient u wel melding te doen of een vergunning aan te vragen bij de afdeling Vergunning & Handhaving (V&H) van de gemeente. 6
7
Evenement Organiseren Vergunningaanvraag/ melding bij V&H Aanvraag bijdrage Goes Marketing Aanvraag komt binnen voor 1 november EC* zet uit bij Evenementenadviescommissie EC* checkt aanvraag op volledigheid en aan de hand van criteria EC* overlegt met citymarketeer Bijdrage < 1.000: EC besluit Bijdrage > 1.000 < 10000: bestuursbesluit Bijdrage> 10.000: Goes Plus+, bestuursbesluit * EC = Evenementencoördinator 8