Onderwerp Kenmerk 11-0774 Dossiernummer 12 Huishoudelijk Reglement Klachtencommissie Dlnrs Aan College van Bestuur CC Van Lenny van Kempen Datum 4 oktober 2011 H u i s h o u d e l i j k R e g l e m e n t K l a c h t e n c o m m i s s i e D e e l n e m e r s Huishoudelijk reglement Klachtencommissie Deelnemers Per 4 oktober 2011 Artikel 1 Afbakening en reikwijdte 1.1 In het Huishoudelijk reglement Klachtencommissie Deelnemers zijn de taken en bevoegdheden van de Klachtencommissie Deelnemers opgenomen. 1.2 De Klachtencommissie Deelnemers is belast met de behandeling van klachten van deelnemers en met de behandeling van een zogenaamd Beroep tegen definitieve verwijdering. 1.3 Voor het Beroep tegen definitieve verwijdering is een specifieke procedure omschreven in de beleidsnotitie schorsing en verwijdering deelnemers, d.d. 19/9/2006. 1.4 In het separate Klachtenreglement voor Deelnemers d.d. 1/11/2007 zijn de regels die gelden voor de afhandeling van een klacht opgenomen. Artikel 2 Samenstelling Klachtencommissie Deelnemers 2.1 De voorzitter en secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers en hun plaatsvervangers worden telkens voor drie jaar benoemd door het College van Bestuur. De Klachtencommissie Deelnemers bestaat uit drie leden: a) een voorzitter (onafhankelijk) b) een secretaris c) een oproepbaar lid afkomstig uit een van de onderwijssectoren (niet zijnde van de betrokken sector van de klacht). 2.2 De voorzitter is een onafhankelijk persoon die geen dienstverband heeft met Rijn IJssel. De voorzitter ontvangt een door het College van Bestuur vast te stellen vergoeding per dagdeel.
2.3 Het lid afkomstig uit een van de onderwijssectoren is een oproepbaar lid dat afkomstig is uit een sector waar de klager niet vandaan komt. Het is een afdelingsmanager uit de sector, die deskundig is op het terrein van klachtenbehandeling. De secretaris roept in overleg met de voorzitter een lid op. Hiervoor is een lijst met oproepbare personen beschikbaar. Elke sector stelt tenminste 1 medewerker beschikbaar. De secretaris vraagt ieder schooljaar bij de sectoren een actuele lijst op van beschikbare medewerkers. Artikel 3 Vergaderingen Klachtencommissie Deelnemers De Klachtencommissie deelnemers beraadslaagt en beslist in een besloten vergadering waarbij alle leden aanwezig zijn. Besluitvorming kan ook plaatsvinden na schriftelijke of mondelinge raadpleging door de voorzitter van een lid dat verhinderd is. De commissie kan zich laten bijstaan door of advies inwinnen bij een (externe) deskundige. Ook deze vergadering is besloten. De commissie kan onderzoek doen op de werkplek. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt. Artikel 4 Vertrouwelijkheid De leden van de Klachtencommissie Deelnemers hebben geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen zij als zodanig te weten zijn gekomen. Deze geheimhoudingsplicht vervalt niet nadat men niet meer als zodanig werkzaam is. Artikel 5 Interne besluitvorming Adviezen van de Klachtencommissie Deelnemers komen tot stand met meerderheid van stemmen. Artikel 6 Procedure ontvangst klachten en bemiddeling 6.1 De secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers gaat na of de brief met de klacht tenminste bevat: - naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van klager, - opleiding en onderwijslocatie van klager, - de datum, - een korte en duidelijke omschrijving van de klacht en tegen wie of wat de klacht gericht is, - verzoek aan de Klachtencommissie Deelnemers, - handtekening van de klager, alsmede: - of de brief duidelijk leesbaar is, - of een brief binnen de gestelde termijn van een half jaar na het voorval is ingediend. 6.2 Indien een klacht een half jaar na het voorval is ingediend consulteert secretaris de overige leden van de Klachtencommissie Deelnemers of een uitzondering gemaakt kan worden. Pagina 2/5
6.3 De secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers stuurt, nadat de klacht is ontvangen, klager binnen twee weken een ontvangstbevestiging en een beschrijving van de verdere procedure. Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen, stelt de secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers de indiener van de klacht zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangstdatum, hiervan op de hoogte. 6.4 In het geval van bemiddeling zal de secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers binnen een week contact opnemen met de klager met de vraag of hij / zij open staat voor bemiddeling. Indien klager bereid is mee te werken aan bemiddeling, dan start de bemiddeling. De bemiddeling wordt in handen gelegd van de verantwoordelijke leidinggevende en wordt binnen vier werkweken afgerond. 6.5 De secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers ontvangt schriftelijk, binnen een week nadat de bemiddeling heeft plaatsgevonden, het resultaat van de bemiddeling van de verantwoordelijke leidinggevende. Daarop informeert de secretaris bij de klager of de oplossing akkoord is. Wanneer de klager de procedure op dat moment alsnog wil vervolgen, stelt klager de Klachtencommissie Deelnemers binnen 2 werkdagen hiervan schriftelijk op de hoogte, waarna de procedure vervolgt wordt. 6.6 Op verzoek van de commissie stelt de secretaris van de Klachtencommissie Deelnemers een nader onderzoek in. 6.7 Een beroep tegen een besluit tot definitieve verwijdering dient binnen vijf werkdagen na ontvangst van de schriftelijke mededeling van de sectordirecteur dat besloten is tot definitieve verwijdering van de deelnemer, door de deelnemer ingesteld te worden bij de Klachtencommissie Deelnemers. Op het vervolg van de procedure van het beroep door een deelnemer tegen een besluit tot definitieve verwijdering, zijn artikel 7, 8 en 9 van dit reglement van toepassing voorzover niet anders is bepaald. Artikel 7 Behandeling klachten 7.1 De Klachtencommissie Deelnemers: kan bepalen of een termijnoverschrijding verschoonbaar is, zal voordat de klacht in behandeling wordt genomen eerst de mogelijkheid van bemiddeling onderzoeken (geldt niet voor beroep tegen verwijdering), zal een klacht binnen acht weken na ontvangstdatum bij de Klachtencommissie Deelnemers dienen af te handelen. 7.2 Deze termijn kan, indien daar aantoonbare redenen voor zijn, worden verlengd, mits de indiener van de klacht daar voor het verstrijken van de termijn schriftelijk over geïnformeerd is. De periode vanaf de start van de bemiddeling tot het einde van de bemiddeling schort deze termijn van acht weken op. Pagina 3/5
7.3 Indien bemiddeling geen oplossing biedt en klager de procedure in gang zet, zal de Klachtencommissie Deelnemers de klager en de aangeklaagde in gelegenheid stellen tot hoor en wederhoor ten overstaande van de Klachtencommissie Deelnemers. De klager kan zich eventueel laten bijstaan door een familielid, een vertrouwenspersoon of een (juridisch) adviseur. 7.4 De persoon die een klacht indient kan een lid van de Klachtencommissie Deelnemers wraken wanneer de onpartijdigheid volgens deze persoon in het geding is. De betrokkene doet dit schriftelijk met opgaaf van redenen voorafgaand aan de zitting. De twee overige leden van de Klachtencommissie Deelnemers beslissen over de ontvankelijkheid van de wraking en de eventuele vervanging voor de desbetreffende klacht. In de uitnodigingsbrief voor de zitting worden de namen van de leden van de commissie bekend gemaakt. 7.5 Indien nodig vraagt de Klachtencommissie Deelnemers advies aan deskundigen of doet zij onderzoek ter plaatse. Artikel 8 Advies Klachtencommissie Deelnemers 8.1 Op basis van deze informatie stelt de Klachtencommissie Deelnemers een advies op. Uiterlijk drie weken na het horen van de klager en aangeklaagde brengt de Klachtencommissie Deelnemers schriftelijk haar advies uit aan het College van bestuur. 8.2 Het College van Bestuur neemt op basis van het advies binnen twee weken een besluit en informeert hierover de klager, de sectordirecteur van aangeklaagde en de Klachtencommissie Deelnemers schriftelijk binnen een week na het besluit. 8.3 Persoonlijke gegevens over de klager en aangeklaagde worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en geregistreerd, met inachtname van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). 8.4 De Klachtencommissie Deelnemers doet geen uitspraak over aansprakelijkheid. Artikel 9 Besluit College van Bestuur 9.1 Adviezen en Uitspraken van de Klachtencommissie Deelnemers worden door de secretaris schriftelijk ter kennis gebracht van het College van Bestuur. 9.2 Het College van Bestuur besluit binnen tien werkdagen en brengt haar beslissing schriftelijk ter kennis van: a) de persoon die een klacht dan wel Beroep heeft ingediend b) de betrokken sectordirecteur en afdelingsmanager Pagina 4/5
c) de Klachtencommissie Deelnemers d) voorzover noodzakelijk, aan andere betrokkenen 9.3 Tegen het besluit van het College van Bestuur kan in beroep worden gegaan bij de Rechtbank, sector Kanton, te Arnhem. Artikel 10 Klachtenmanagement 10.1 De Klachtencommissie Deelnemers houdt via een klachtenmanagementsysteem de registratie, onderwerpen en afhandeling van klachten bij. 10.2 Jaarlijks vindt een evaluatie plaats van de werkzaamheden en bevindingen van de Klachtencommissie Deelnemers, het rapport wordt door de Klachtencommissie Deelnemers opgesteld en aan het College van Bestuur aangeboden. In het rapport worden de volgende categorieën gehanteerd: Betrouwbaarheid, Deskundigheid, Invoelend vermogen, Klantvriendelijkheid, Snelheid, Toegankelijkheid, Zorgvuldigheid en Overig. Artikel 11 Slotbepalingen De voorzitter en secretaris van de commissie geven gevraagd en ongevraagd advies aan het College van Bestuur. Pagina 5/5