Nr. 2003-012 (gewijzigd) Houten, 27 januari 2003 Aan de gemeenteraad Onderwerp Gedragscodes raads- en commissieleden, wethouders en de burgemeester Voorstel In te stemmen met a.de gedragscodes voor raads- en commissieleden en b.de leden van het college van Burgemeester en Wethouders Inleiding De naar aanleiding van de Wet dualisering gemeentebestuur gewijzigde Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad voor zijn leden, voor de wethouders en voor de burgemeester een gedragscode vaststelt (artikelen 15 lid 3, 41c, lid 2 en 69 lid 2). De gedragscodes moeten uiterlijk op 7 maart 2003 door de raad zijn vastgesteld, tenzij de raad beslist deze invoeringstermijn met een jaar te verlengen. Het doel van deze gedragscodes is om bestuurders een houvast te bieden bij het bepalen van de normen omtrent de integriteit van het bestuur. Een commissielid-niet zijnde raadslid bekleedt in de raadscommissie, waarin hij of zij zitting heeft een vergelijkbare positie als een raadslid. Om deze reden is het gewenst de gedragscode ook op hen van toepassing te verklaren. Bij de opstelling hiervan is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het model dat is ontwikkeld door het ministerie van BZK, het IPO en de VNG. Deze modelcode is vooral toegespitst op de dagelijkse bestuurders van gemeenten en provincies. De gedragscode voor de raads- en commissieleden is hiervan afgeleid. De voorliggende gedragscodes kunnen worden gezien als een concrete uitwerking voor de bestuursorganen van de op 30 maart 1999 door de raad vastgestelde nota "Integriteit naar letter en geest". Deze nota blijft het uitgangspunt. Toelichting Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Het gaat bij integriteit vooral om houding en gedrag. Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er bereidheid is om daarover, zowel intern als extern verantwoording af te leggen. Bestuurlijke integriteit en verantwoordelijkheid kunnen met een aantal kernbegrippen nader worden ingevuld: Dienstbaarheid Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken. Functionaliteit Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur. Raadsleden nemen als bestuurder een andere positie in dan de leden van het college van B & W. Onafhankelijkheid Het handelen van de bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid. Dit houdt in dat er geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen van de bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.
- 2 - Betrouwbaarheid Op een bestuurder moet je kunnen rekenen. Een bestuurder houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij beschikt wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Een bestuurder handelt op een zodanige wijze dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect tegemoet worden getreden en dat belangen van partijen op een correcte wijze worden afgewogen. Voor alles zijn gemeentelijke bestuurders gehouden om het algemeen belang te dienen. Zij zijn er voor alle burgers. De burger dient zich voor vele aangelegenheden tot de gemeente te wenden. De gemeente verkeert daarbij vaak in een monopoliepositie. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en degenen die daarin functioneren. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. Bestuurders moeten zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de lokale gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dat stelt hoge eisen aan de bestuurlijke zuiverheid. Het opstellen van gedragsregels vormt hierin een belangrijk onderdeel. Naar aanleiding van de behandeling in de raadscommissie Bestuur op 23 januari is een aantal wijzigingen in de gedragscodes aangebracht. De belangrijkste wijziging betreft de aanpassing van artikel 2.3 in de gedragscode voor raadsleden en commissieleden niet zijnde raadslid. Daaraan is toegevoegd dat het in het eerste jaar na de beëindiging van het raads-, of het commissielidmaatschap wel mogelijk is om in loondienst bij de gemeente te treden. Uitvoering Na de vaststelling van de gedragscodes door uw raad zullen deze ter inzage worden gelegd bij het Wooninformatiecentrum. Burgemeester en wethouders van Houten, de secretaris, de burgemeester, drs. H. Overbosch C.H.J. Lamers Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: - Handreiking Integriteit van Bestuurders bij gemeenten en provincies - Nota Integriteit naar letter en geest (1999) Meegezonden bijlagen bij dit voorstel: - gedragscodes
Nr. 2003-012 (gewijzigd) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 december 2002, nr. 2003-012- gelezen en besluit; In te stemmen met a.de gedragscodes voor raads- en commissieleden en b.de leden van het college Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 4 februari 2003 De raad van de gemeente Houten, de secretaris, de voorzitter, drs. H. Overbosch C.H.J. Lamers
- 2 - GEDRAGSCODE BESTUURLIJKE INTEGRITEIT COLLEGELEDEN 1 Algemene bepalingen 1.1 Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders. 1.2 Deze gedragscode geldt voor de voorzitter en alle leden van het college. 1.3 In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college. 1.4 De code is openbaar en door derden te raadplegen. 1.5 De leden van het college en de leden van de raad ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding 2.1 Een collegelid doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. 2.2 Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt een collegelid (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 2.3 Een oud lid van het college wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente. 2.4 Een collegelid die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 2.5 Een collegelid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. 3 Nevenfuncties 1 3.1 Een collegelid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente. 3.2 Een collegelid maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt en zijn door derden te raadplegen. 3.3 De kosten die een collegelid maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden, indien de instantie een vergoedingsregeling kent, vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. 1 Zie ook artikelen 41b, 41c, 67, 68 en 69 Gemeentewet
- 3-3.4 Een wethouder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. De burgemeester meldt zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie anders dan uit het hoofde van het ambt, aan de raad. 4 Informatie 4.1 Een collegelid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. 4.2 Een collegelid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 4.3 Een collegelid maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. 5 Aannemen van geschenken 5.1 Geschenken en giften die een collegelid uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld bij en geregistreerd door de gemeentesecretaris. 5.2 Geschenken en giften worden in principe niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college. 5.3 Over de bestemming van geschenken en giften besluit het college. 6 Bestuurlijke uitgaven 2 6.1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. 6.2 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd: - Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en - De uitgave vloeit voort uit de functie. 7 Declaraties 3 7.1 Een collegelid declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. 7.2 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Declaraties van de wethouders en de burgemeester worden beoordeeld door de gemeentesecretaris. 7.3 Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. 2 Zie ook Verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden 2002 3 idem
- 4-7.4 Gemaakte kosten worden binnen maximaal drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend. 7.5 De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. 7.6 In geval van twijfel over een declaratie wordt deze ter besluitvorming aan het college voorgelegd 8 Gebruik gemeentelijke voorzieningen 8.1 Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. 8.2 Wethouders kunnen op basis van de Verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer of laptop in bruikleen ter beschikking krijgen. Deze regeling is van overeenkomstige toepassing op de burgemeester. 9 Reizen buitenland 9.1 Een collegelid die het voornemen heeft ten behoeve van de gemeente een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college van B & W. Deze toestemming wordt in de openbare besluitenlijst vermeld. 9.2 Een collegelid die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. 9.3 Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. 9.4 Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. 9.5 Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een collegelid is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. 9.6 Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. 9.7 Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van een collegelid. 9.8 De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht. 10 Uitnodigingen
- 5-10.1 Uitnodigingen aan burgemeester en wethouders worden centraal verzameld en geregistreerd en vermeld op een bijlage bij de agenda voor vergaderingen van het college. In deze vergadering worden afspraken gemaakt over wie waar naar toe gaat.
- 6 - Gedragscode bestuurlijke integriteit raadsleden en commissieleden niet zijnde raadslid 1 Algemene bepalingen 1.1 Deze gedragscode geldt voor raadsleden en commissieleden niet zijnde raadslid, verder te noemen raads- of commissielid. 1.2 In gevallen waarin deze code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het seniorenconvent. 1.3 De code is openbaar en door derden te raadplegen. 1.4 Raads- en commissieleden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding 2.1 Een raads- of commissielid doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. 2.2. Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt het raads- of commissielid (de schijn van) bevoordeling in strijd met oneerlijke concurrentieverhoudingen. 2.3 Een oud-raads- of commissielid wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn raadslidmaatschap, dan wel zijn commissielidmaatschap uitgesloten van het tegen betaling verrichten van werkzaamheden voor de gemeente zoals bedoeld in artikel 15 Gemeentewet, met uitzondering tot het aangaan van een dienstverband in loondienst.. 2.4 Een raads- of commissielid dat familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich overeenkomstig artikel 28 Gemeentewet lid 1 van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 2.5 Een raads- of commissielid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. 3 Nevenfuncties 4 3.1 Een raads- of commissielid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente. 3.2 Een raads- of commissielid maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt en zijn door derden te raadplegen. 4. Informatie 4.1 Een raads- of commissielid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn raads/commissielidmaatschap beschikt. 4.2 Een raads- of commissielid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 4.3 Een raads- of commissielid maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik 4 Zie ook artikelen 12, 13 en 15 Gemeentewet
- 7 - van informatie die is verkregen in zijn hoedanigheid van raads- of commissielid. 5 Aannemen van geschenken 5.1 Geschenken en giften die een raads- of commissielid uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld bij en geregistreerd door de griffier. 5.2 Over de bestemming van geschenken en giften besluit het seniorenconvent. 6 Bestuurlijke uitgaven 6.1 Uitgaven voor deelname aan een cursus, congres, seminar of een symposium worden uitsluitend vergoed als deelname van belang is in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap zoals is omschreven in artikel 7 lid 2 van de Verordening voorzieningen raads- en commissieleden 2002. 7 Declaraties 7.1 Een raads- of commissielid declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. 7.2 Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. 7.3 Gemaakte kosten worden binnen maximaal drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend. 7.4 De griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling van declaraties. 7.5 In geval van twijfel over een declaratie wordt deze ter besluitvorming aan het seniorenconvent voorgelegd. 8 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen 8.1 Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. 8.2 Een raadslid kan op aanvraag op basis van een bruikleenovereenkomst een computer of laptop ter beschikking krijgen. 1 1 Zie ook Verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden