Reglement van inwendige orde sporthal Oostbroek, geëxploiteerd door FARYS/TMVW 1. Algemeen Voorwerp reglement Artikel 1 Dit reglement heeft tot doel het gebruik en de goede exploitatie (met name de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne) van de sporthal beheerd door FARYS TMVW te verzekeren. Door het betreden van de sporthal aanvaarden de bezoekers dit reglement, worden zij geacht het te kennen en verbinden zij zich ertoe zich ernaar te gedragen. Het reglement staat op de website van de gemeente Nevele en is ter inzage in de sporthal. Omschrijving Sporthal Oostbroek Artikel 2 Voor de sporthal Oostbroek wordt de sportinfrastructuur in de meest ruime zin bedoeld, dus het volledige gebouw en de omgeving. De sporthal Oostbroek, Zeistraat 41, 9850 Nevele omvat: De sportzalen: drie grote sportzalen die aan elkaar kunnen gekoppeld worden een judozaal een danszaal twee squashcourts Andere infrastructuur: Definities Artikel 3 kleedkamers en sanitair vergaderzaal twee petanqueterreinen (outdoor) De beheerder is: de Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Watervoorziening cvba (BTWnr.: BE 0200.068.636), afgekort TMVW, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Stropstraat 1, vertegenwoordigd door Martine De Regge en Marleen Porto-Carrero handelend in hun respectievelijke hoedanigheden van voorzitter van de Raad van Bestuur en van algemeen directeur. De beheerder is bereikbaar op het adres van de sportdienst van de gemeente Nevele, namelijk. Zeistraat 41, 9850 Nevele. Gebruiker: vereniging of particulier die één of meerdere sportzalen of -lokalen gebruikt. 1
Particulier gebruik: gebruik door één of meerdere natuurlijke personen. De meerderjarige die de reservatie maakt, draagt de verantwoordelijkheid voor dit gebruik. De toezichthouder: alle personeelsleden die door de beheerder worden aangeduid en instaan voor de controle op het reglementair gebruik van de sporthal. Daluren: zijn op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 8.00 uur 17.00 uur en op woensdag van 8.00 uur 12.00 uur. Competitie: ingericht door een federatie en gebonden aan een wedstrijdkalender. Sportseizoen: de periode van 1 augustus tot 31 juli van het daarop volgende jaar. Competitieseizoen: periode die loopt van 15 augustus tot en met 15 mei van het volgend jaar, met uitzondering van de week tussen kerstdag en Nieuwjaar. Erkende Nevelse vereniging: vereniging die door het college van burgemeester en schepenen werd erkend als Nevelse vereniging. 2. Toegankelijkheid en beschikbaarheid Toegang Artikel 4 De sporthal (met uitzondering van de cafetaria) is enkel toegankelijk voor: De actieve sporters, trainers, begeleiders, deelnemers aan wedstrijden en wedstrijdofficiëlen van de gebruiker tijdens de gereserveerde uren; De toeschouwers hebben enkel toegang tot de publieksruimtes De zaalwachters en personen belast met een opdracht vanwege de beheerder Afgevaardigden van de beheerder Dieren zijn niet toegelaten, met uitzondering van hulphonden. Een gebruiker met eventuele gezondheidsproblemen (bijvoorbeeld epilepsie, hartklachten, suikerziekte, ) moet de verantwoordelijke begeleider en/of de toezichthouder daarvan op de hoogte brengen voor het aanvatten van de sportactiviteit. Kinderen van minder dan twaalf jaar moeten steeds onder toezicht zijn van een begeleider. Openingsuren Artikel 5 De sporthal is geopend op de dagen en uren waarop een sportzaal of lokaal is gereserveerd. Jaarlijkse sluiting Artikel 6 De sporthal is gesloten op feestdagen en gedurende de tweede helft van de maand juli. Nieuwjaar 1 januari Pasen en paasmaandag O.L.H. Hemelvaart Pinksteren en Pinkstermaandag Vlaamse feestdag 11 juli Nationale feestdag 21 juli O.L.V. Hemelvaart - 15 augustus Allerheiligen - 1 november Allerzielen - 2 november 2
Wapenstilstand - 11 november Kerstavond 24 december vanaf 12.00 uur Kerstmis - 25 december Tweede kerstdag - 26 december Oudejaar 31 december vanaf 12.00 uur Uitzonderlijke sluiting Artikel 7 De beheerder kan tijdelijk de sporthal geheel of gedeeltelijk sluiten en de reservaties annuleren zonder enig recht op schadevergoeding, in geval van: Uitzonderlijke gebeurtenissen waarvoor het sluiten van de sporthal voor het publiek aangewezen is Uitzonderlijke gebeurtenissen die vereisen dat de sporthal ter beschikking wordt gesteld aan derden Werken, waaronder onder meer kan begrepen worden: herstellingswerken, aanpassingswerken, onderhoudswerken, technische werken, vernieuwingswerken die het geheel of gedeeltelijk sluiten van de sporthal vereisen. Voor het normale en te voorzien onderhoud zorgt de beheerder ervoor dat dit geen hinder veroorzaakt voor het gereserveerd zaalgebruik Indien mogelijk zal de beheerder de gebruikers hierover tijdig informeren. De beheerder kan de sporthal ook sluiten als er geen bezetting is. 3. Gebruik sporthal Roken, eten en drinken Artikel 8 Alle ruimtes binnen de accommodatie (inclusief cafetaria) zijn openbare ruimtes en bijgevolg geldt er een algemeen rookverbod. Met uitzondering van de cafetaria is in de sporthal het gebruik van alcoholische dranken en kauwgom verboden. In de sportzalen en op de tribune is eten en drinken verboden. Enkel water of sportdrank in een onbreekbare drinkbus of fles is toegelaten. Hygiëne, veiligheid en gezondheid Artikel 9 Iedere gebruiker draagt mee zorg voor de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne in de sporthal. In het kader van afvalvoorkoming en sortering worden papier, lege plasticflessen en ander afval in de daarvoor bestemde afvalbakken gedeponeerd. De sporthal niet betreden met vuil schoeisel. Buitensporters zijn verplicht hun schoenen te ontdoen van vuil bij het betreden van de sporthal. Nooduitgangen mogen enkel in geval van nood of uitzonderlijk na afspraak met de toezichthouder gebruikt worden. 3
Richtlijnen brandweer Artikel 10 Het is verboden om het even welke voorwerpen die de doorgang kunnen belemmeren te plaatsen in de trappen, uitgangswegen, uitgangen, nooduitgangen en wegen die er naar toe leiden of de nuttige breedte ervan te verminderen (ARAB artikel 52.5.9). De deuren die naar buiten leiden, moeten op elk ogenblik van binnen naar buiten kunnen geopend worden met oog op de ontruiming van de inrichting en de doorgang van de hulpdiensten (ARAB artikel 52.4.1). De noodverlichting en de noodsignalisatie mogen in geen geval uitgeschakeld en/of afgeschermd worden. Groepen Artikel 11 Elke groep moet voldoende gezaghebbende begeleiders hebben die instaan voor het toezicht en het naleven van dit reglement. Sportclubs of verenigingen mogen de maatschappelijke zetel van de club of de vereniging niet vestigen op het adres van de sporthal. Alle vergoedingen en kosten voor gebruik van de sportinfrastructuur door de niet-particuliere gebruiker (onder de vorm van verenigingen, clubs, scholen, groepen) die onbetaald blijven, zullen gevorderd worden van de aanvrager/contactpersoon van de niet-particuliere gebruiker. De sportzalen Artikel 12 De sportzalen zijn enkel toegankelijk tijdens de gereserveerde uren en voor personen die actief betrokken zijn bij de sportactiviteit. De sportzalen worden pas betreden op het aanvangsuur. Het opstellen en opbergen van uitrustingen en/of materiaal moet gebeuren binnen het gereserveerde tijdvak. De sportzalen mogen alleen betreden worden met propere zaalsportschoenen die geen verkleuring- en of verbrandingsstrepen op de sportvloer nalaten. Schoenen met harde zolen zijn verboden op de tatami. Het gebruik van stoffen/materialen waardoor de sportvloeren kunnen beschadigd of bevuild worden, is verboden; onder meer: het gebruik van lijm (bij handbal) het gebruik van een transpallet of andere transportmiddelen die schade kunnen veroorzaken De sportdienst beslist over het al dan niet toelaten van sporten of sporttakken. Enkel toegelaten sporten zullen een reservering kunnen bekomen. Activiteiten waarbij beschadiging van de sportvloer mogelijk is, worden niet toegestaan. Gangen en kleedkamers Artikel 13 De gangen en kleedkamers zijn enkel toegankelijk voor de personen die aan de sportactiviteiten deelnemen en hun begeleiders. Deze lokalen worden ter beschikking gesteld 30 minuten vóór de activiteit tot 30 minuten erna. Hier mag niet met ballen of ander materiaal gespeeld worden (bv. als opwarming). Het gebruik van de kleedkamers en douches is inbegrepen in de reservatie van de sportzaal. Zij kunnen ook afzonderlijk worden gereserveerd. 4
Kleedkamers, douches en sportzaal moeten in opgeruimde en nette toestand worden achtergelaten. Toiletten en wastafels dienen zuiver en hygiënisch gehouden te worden. Alle kranen moeten dicht zijn bij het verlaten van de kleedruimten. Waardevolle zaken worden best niet onbeheerd achtergelaten in de kleedkamers. In de spelersgang zijn kluisjes voorzien die gratis gebruikt mogen worden door de gebruikers gedurende de activiteit. Sportmateriaal en bergplaatsen Artikel 14 De bergruimtes voor sportmateriaal mogen enkel betreden worden voor de tijd nodig om de materialen te plaatsen of weg te bergen. Het gebruik van de sportzaal omvat tevens het gebruik van de basisinfrastructuur in eigendom van de beheerder. Toestellen en sportmateriaal in eigendom van de beheerder: mogen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor zij bestemd zijn. De gebruiker mag hieraan geen wijziging aanbrengen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de toezichter of op uitdrukkelijke vraag van de beheerder zelf het plaatsen en opruimen gebeurt steeds in aanwezigheid van of volgens de instructies van de toezichthouder het gebruikte sportmateriaal wordt na het gebruik op de juiste plaats teruggeplaatst het verplaatsen van materieel moet met uiterste zorg gebeuren om te vermijden dat de sportvloer zou worden beschadigd tekorten en/of beschadigingen worden steeds gemeld aan de toezichthouder Toestellen en sportmateriaal in eigendom van de clubs: EHBO Artikel 15 kunnen enkel na uitdrukkelijke toestemming van de beheerder opgeborgen worden op een toegewezen plaats wordt niet gebruikt door een andere vereniging zonder toestemming van de eigenaar de gebruiker is verplicht de door hem aangevoerde materiaal, apparatuur/goederen voor occasioneel gebruik weg te halen onmiddellijk na de activiteit. Bij speciale evenementen kan de beheerder een langere periode toestaan De sporthal beschikt over een uitgerust EHBO lokaal, dat er beschikking staat van de gebruiker. Dit lokaal mag enkel betreden worden voor de tijd nodig voor de verzorging. Kinderen jonger dan 12 jaar moeten begeleid worden. De toezichthouder wordt op de hoogte gebracht wanneer dit lokaal gebruikt wordt. Technische ruimten Artikel 16 De technische ruimten zijn enkel toegankelijk voor de toezichthouders en andere door de beheerder aangestelde personen. Parkeren Artikel 17 5
Auto's, motorvoertuigen, fietsen, moeten op de voorziene parkeer- en stalplaatsen worden achtergelaten en dit op verantwoordelijkheid van de eigenaar. Aanplakken en verspreiden promotiemateriaal Artikel 18 Het aanbrengen of uitdelen van enig promotiemateriaal of andere informatie (affiches, flyers, ) in en rond de sporthal kan alleen mits toestemming van de beheerder. De promotiematerialen worden aan de beheerder bezorgd. De gebruiker mag zelf geen materiaal aan de ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren, en dergelijke bevestigen. Handelsactiviteiten Artikel 19 Het is verboden enige handelsactiviteit in en rond de sporthal te voeren zonder schriftelijke toelating van de beheerder. Gevonden voorwerpen Artikel 20 Gevonden voorwerpen worden afgegeven aan de toezichthouder en zullen gedurende één maand bewaard worden. Deze voorwerpen worden na één maand toegewezen aan een caritatief project. Verlichting, verwarming en mobiele scheidingswanden Artikel 21 De verlichting, verwarming en mobiele wanden die de grote zalen scheiden worden enkel bediend door de toezichthouders en de beheerder. Publieksruimtes Artikel 22 Het publiek kan toekijken vanop de gaanderij op de eerste verdieping. Het gebruik van de uitschuifbare tribune in zaal B moet bij reservatie aangevraagd worden. De tribune mag enkel door opgeleid toezichthoudend personeel bediend worden. De toegang tot deze tribune gebeurt via de eerste verdieping. Het is verboden om recht te staan op de zitbanken van de tribunes en de voeten erop te plaatsen. Overdreven lawaai, storende handelingen en baldadigheden vanuit de tribunes zijn verboden. Bij speciale evenementen kan in de sportzalen extra ruimte ingericht worden voor het publiek. Het publiek kan de sportvloer enkel betreden op de vloerbeschermingsmatten. Speelplateau, skateterrein en de petanqueterreinen Artikel 23 Deze zijn vrij toegankelijk van zonsopgang tot zonsondergang op eigen risico. Er zijn geen dieren toegelaten. De Gebruikers dragen zorg voor de toestellen en de beplanting. De instructies van de toezichthouder moeten nageleefd worden. De petanqueterreinen kunnen gereserveerd worden via de beheerder. Wie reserveert, heeft voorrang op wie dit niet doet. Capaciteit Artikel 24 De capaciteit van de sportzalen en lokalen wordt vastgesteld op: 6
Zaal A + B + C: 635 personen Squashcourt: 4 personen Danszaal: 63 personen Judozaal: 127 personen Vergaderzaal: 28 personen Gaanderij: 73 personen Cafetaria: 120 personen Speciale evenementen Artikel 25 Een speciaal evenement is een uitzonderlijke sportactiviteit (geen competitie) met een reserveringsduur van minimum 8 uren tot meerdere dagen. Voor uitzonderlijk gebruik wordt een overleg aangevraagd met de beheerder. 4. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid Verantwoordelijkheid gebruiker Artikel 26 De gebruiker is verantwoordelijk voor de georganiseerde activiteit, alsook voor het gedrag en de houding van zijn leden/ deelnemers en ziet erop toe dat de bezoekende ploegen en het eventuele toegelaten publiek de bepalingen binnen dit reglement naleven. Verantwoordelijkheid beheerder Artikel 27 De beheerder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade aangericht aan derden of aan persoonlijk materiaal, noch voor diefstal en/of gebeurlijke ongevallen door derden. Schade Artikel 28 De gebruiker is verantwoordelijk voor het ter beschikking gestelde materiaal, behoudens voor de schade aan het materiaal ten gevolge van de tussenkomst van de toezichthouders. Iedere schade moet onmiddellijk worden gemeld aan de toezichthouder en schriftelijk aan de beheerder. Verzekering Artikel 29 De vereniging die regelmatig gebruik maakt van de sporthal verbindt er zich toe een verzekeringspolis af te sluiten voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de leden van de sportvereniging, haar bestuurders en haar lesgevers en voor lichamelijke ongevallen. Bij de organisatie van evenementen moet de organisator een verzekeringspolis afsluiten voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van alle aanwezigen en voor lichamelijke ongevallen van leden en medewerkers. Taksen-, belastingen en auteursrechten Artikel 30 De beheerder staat in voor de betaling van het auteursrecht (voorgrond) via Sabam voor de sportzalen A, B en C en de danszaal. De beheerder staat in voor de betaling van een jaartarief inzake billijke vergoeding (basistarief sociale en culturele activiteiten binnen) voor de sportzalen A, B en C en de danszaal. 7
De gebruikers moeten alle andere taksen, belastingen, auteursrechten betalen die voortvloeien uit de door hen georganiseerde activiteiten meer bepaald wedstrijden, evenementen en manifestaties. 5. Reservatie, tarieven, annulering en betaling Algemeen Artikel 31 De sportzalen en -lokalen kunnen enkel gebruikt worden na reservatie. De sportzalen kunnen enkel gereserveerd worden voor elke vorm van lichaamsbeweging en om te sporten in het bijzonder. De activiteit moet duidelijk omschreven worden bij de reservatie. De gebruiker moet bij regelmatig gebruik en bij de organisatie van evenementen vooraf de Overeenkomst inzake toegang en gebruik van de sporthal Oostbroek te Nevele ondertekenen, zoals in bijlage geviseerd. Indien vastgesteld wordt dat er een andere dan de opgegeven activiteit plaatsvindt, wordt een boete van 100,00 euro aangerekend en kan de gebruiker het verder gebruik van de zaal worden ontzegd. Na meervoudige vaststellingen kan door de beheerder een verbod op langere termijn worden opgelegd zonder enig recht op schadevergoeding. De sportzalen kunnen gereserveerd worden van 08.00 uur tot 23.00 uur, behalve op de sluitingsdagen opgesomd in artikel 6 en afwijkingen opgesomd in artikel 7 van dit reglement. Het gebruik van de sportzalen op sluitingsdagen of -periode kan uitzonderlijk worden toegestaan door de beheerder, mits gemotiveerde aanvraag minimum acht weken op voorhand. De reservatie van de sportzaal omvat tevens het gebruik van de kleedkamers en de douches. Elke reservatie omvat een minimumduur van 1 uur, met uitzondering van de squashcourts die per half uur kunnen gereserveerd worden. Extra gebruik kan per half uur of meer. De reservatie moet starten op het uur of half uur (vb. 16.00 uur en 16.30 uur kan wel, 16.15 uur en 16.45 uur kunnen niet). Toegekende uren kunnen door de gebruiker niet doorgegeven worden aan derden of verwisseld met andere gebruikers. Procedure en timing Artikel 32 De beheerder doet voor het invullen van de toewijzingen en het naleven van de voorrangsregels beroep op het personeel van de sportdienst van de gemeente Nevele. Elke aanvraag voor een reservering van een sportzaal of -lokaal gebeurt schriftelijk of digitaal via de beheerder, p/a aan de sportdienst van Nevele, ten vroegste 1 jaar en ten laatste drie weken voor de activiteit. De sportdienst heeft het recht om aaneengesloten roosters samen te stellen met als doel het optimaal beheer van de sporthal. De sportdienst stelt ieder jaar, indien mogelijk tegen 1 juni, op basis van de ontvangen reservaties voor het volgende sportseizoen een uurrooster voor het gebruik van de sporthal op. Hiervoor bezorgen de (sport-)clubs hun aanvragen ten laatste op 15 april aan de sportdienst. Alle erkende sportverenigingen (zaalgebruikers) worden tijdens de maand mei uitgenodigd om de verdeling op punt te stellen. 8
Jaarlijks zullen vanaf 1 juni alle aanvragen afgehandeld worden in chronologische volgorde van aanvraag. Aanvragen voor particulier gebruik kunnen ten vroegste twee maanden voor de activiteit. Er kan ter plaatse bij de toezichthouder schriftelijk een zaal gereserveerd worden voor onmiddellijk gebruik. Mits uitzonderlijke motivatie kunnen aanvragen door erkende Nevelse sportverenigingen voor (provinciale / Vlaamse / Belgische) kampioenschappen i.s.m. federaties of evenementen met uitstraling buiten de gemeentegrenzen meer dan een jaar vooraf worden ingediend en toegestaan. Hiervoor moet schriftelijk worden aangetoond dat een vroege reservatie noodzakelijk is. (bijvoorbeeld reglementen voor het inrichten van kampioenschappen in samenwerking met de federatie) Er wordt maximaal 1 evenement per competitieseizoen vroegtijdig gereserveerd. De beheerder kan maximaal twee weken vooraf de beschikbare uren beperken als er nog geen reservaties zijn Tarieven, annuleringen en betaling Artikel 33 De tarieven, annulerings- en betalingsmodaliteiten zijn vastgelegd in het tariefreglement. Dit reglement staat op de website van de gemeente Nevele en is beschikbaar in de sporthal. Gebruikers moeten elke annulering van aangevraagde uren zo vlug mogelijk schriftelijk of per e-mail aan de beheerder melden. Annuleringen binnen de 48 uur worden bovendien telefonisch aan de beheerder (bij afwezigheid aan de toezichthouder) gemeld. Gebruikers die systematisch dezelfde uren annuleren of die systematisch niet komen opdagen, verliezen elke vorm van voorrang voor een volgend seizoen. Wanneer vooraf geen annulering werd doorgegeven, wordt per kalenderjaar een boete aangerekend: 25,00 euro de eerste keer. 50,00 euro de tweede keer. 100,00 euro voor elke volgende keer. Gebruikers die systematisch dezelfde uren annuleren of die systematisch niet komen opdagen, verliezen elke vorm van voorrang voor een volgend seizoen. 6. Toezicht en sancties Instructies en toezicht Artikel 34 De toezichthouders aangesteld door de beheerder zijn belast met het toezicht op de uitvoering van het reglement. Alle instructies van het personeel moeten gevolgd worden. De toezichthouder kan de toegang tot de sporthal ontzeggen aan personen die dit reglement niet naleven of die een mogelijk gevaar zijn voor de veiligheid en de gezondheid van de aanwezigen, bijvoorbeeld dronkenschap, onbetamelijk, brutaal, agressief of onzedig gedrag, Sancties Artikel 35 Indien een gebruiker een artikel van dit reglement overtreedt, kan de beheerder hem een sanctie opleggen in overeenstemming met de aard van de overtreding. 9
Het niet naleven van onderhavig reglement of het overtreden van eender welke andere norm kan, onverminderd het recht op schadeloosstelling, aanleiding geven tot volgende sancties: de onmiddellijke verwijdering uit de sporthal tijdelijke ontzegging van de toegang tot de sporthal definitieve ontzegging van de toegang tot de sporthal Deze sancties kunnen toegepast worden op elke gebruiker en toeschouwers, dus zowel op individuele personen als op groepen. 7. Slotbepalingen Klachten inzake toepassing van dit reglement Artikel 36 Klachten, zowel uitgaande van de toezichthouders als vanwege de gebruiker, moeten schriftelijk of per e-mail aan de beheerder overgemaakt worden. Invoegetreding reglement Artikel 37 Dit reglement gaat van kracht met ingang van 1 november 2017. Vastgesteld door het Directiecomité secundaire diensten van DE BEHEERDER (btw-nr.: BE 0200.068.636) met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Stropstraat 1 op 13 december 2017. 10