Ter attentie van de Voorzitter van het O.C.M.W. van DUFFEL Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 7 CV/DUFFEL/RMIB-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 26/08/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit 3 delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de procedure die gevolgd werd - De controletabellen per begunstigde - Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het e-mailadres mi.inspect_office@mi-is.be. De briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel. 1
1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke Integratie is een inclusief federaal beleid voor maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden. De controles die door de inspectiedienst in de O.C.M.W. s werden uitgevoerd, passen in deze missie. Zij hebben volgende drie doelstellingen ; - Controle: door toe te zien op de toepassing van de federale wetgeving op het vlak van maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële controles - Advies: door de O.C.M.W.'s in te lichten over het wettelijk kader en over de concrete toepassing van de wetgeving en van de reglementering die van kracht is naar aanleiding van de inspectie - Kennis: door gebruik te maken van de schakel tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, heeft de inspectiedienst voor zichzelf verschillende doelstellingen bepaald: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en van de reglementering betreffende de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd door de federale Staat en waarvoor de dienst subsidies toekent aan de O.C.M.W. s. - Doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de O.C.M.W. s uitvoeren, zowel op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, om zo bij te dragen tot de gelijke en wettelijke behandeling van de gebruikers van de O.C.M.W.-diensten. - Bijdragen tot het beheer van de informatie en tot het begrip van de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding. - Structurele en kwalitatieve relaties met de O.C.M.W. s (belangrijkste partners van de federale administratie) uitbouwen om zo een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren. - Bijdragen tot de uitwisseling van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen. Deze waarden zijn: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid - Gelijke kansen voor iedereen en diversiteit - Openstaan voor verandering Laten we ten slotte ook nog benadrukken dat deze controles uitgevoerd worden in het kader van een procedure die beschreven wordt in een procedurehandleiding die 2
geraadpleegd kan worden op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/benl/o.c.m.w./o.c.m.w.s). 2. UITGEVOERDE CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Geen controle Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: Geen controle Bijlage 2: Controle op boekhoudkundige controle 3 Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Geen controle de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI 2010-2012 Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI Geen controle Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 2012 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Geen controle Bijlage 7: Controle van de Energiefondssubsidies 3 VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goed kwaliteit. 3
4. RESULTATEN VAN DE CONTROLE EN AANBEVELINGEN. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Bij vergelijking van de cijfers van het OCMW uit de jaarrekeningen en de toelagen van de POD werd een verschil van minder dan 1 % vastgesteld. Bij de dossiers van de tewerkstellingen Sociaal Economie Initiatief werden enkele dossiers te veel betoelaagd voor een totaalbedrag van 5.412,31. Deze te veel ontvangen toelagen zullen op de toelagen van de volgende maandstaat ingehouden worden. Eén tewerkstellingsdossier werd niet betoelaagd. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Alle dossiers werden na controle aanvaard. De toelagen voorzien in het KB werden niet volledig aangewend. Opmerking : de laatste raadsbeslissing waarin de toekennings- en verdelingscriteria werden bepaald dateert van 26/8/2008. Het is aan te bevelen een nieuwe raadsbeslissing te nemen waarin de specifieke maatregel omtrent Kinderarmoede is opgenomen. 5. CONCLUSIES Hieronder vindt u twee overzichtstabellen: de eerste betreft de eventuele subsidietekorten en de tweede de te veel ontvangen subsidies. Tabel van de eventuele subsidietekorten Soort controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Controleperiode jaren 2010 t/m 2012 Eventuele subsidietekorten Terugvorderings procedure Zie bijlage 4 Zie bijlage 4 Jaar 2012 Geen nvt 4
Tabel van de te veel ontvangen subsidies Soort controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Controle periode jaren 2010 t/m 2012 Jaar 2012 Terug vordering 5.412,31 Terugvordering s procedure Door onze diensten Terugvordering s periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten nihil nvt nvt Mag ik u verzoeken om me uw akkoord per e-mail te bezorgen, en dit binnen een termijn van 14 dagen volgend op de ontvangst van onderhavig verslag. Gelieve uw antwoord te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Indien er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn, zal dit beschouwd worden als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 5
BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/02 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2010 T/M 2012 De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van het leefloon en van de tewerkstellingen die geregistreerd en samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met degene die de POD MI subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord. 1. ANALYSE VAN DE REKENINGEN (MET UITZONDERING VAN DE UITGAVEN DIE VOORTVLOEIEN UIT DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 8 JULI 1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S) A. Volgens de POD MI Ontvangsten Uitgaven -2322,33 2010/2009-2347,57 2010/2009-759 2010/2009-4471,22 2010/2004-13835,8 2010/2005 14645,91 2011/2006-12977,63 2011/2006 6385,44 2011/2009-6.196,49 2011/2009-2.419,30 2011/2009 759,00 2011/2009 6.392,72 2011/2005 2010/2009-71836,43-6.054,30 2011/2005 2010 71836,43 240.768,47 26.238,43 pers nt ingeschr rr 8.728,85 verhoogd bm 1.608,15 student 2011 84988,55 156.225,22 60.633,97 proj indiv integratie 68.930,81 pers nt ingeschr rr 6
1.451,58 dakloze -270,12 student 2012 64837,61 244.196,83 647,93 proj indiv integratie 52.144,53 pers nt ingeschr rr 3.142,44 verhoogd bm 1.369,10 student 5.617,18 2013/2012-115,07 2013/2012-1.047,48 2013/2012 2013/2012 50057,49 41.890,80 2013/2011 2013/2012 41430,24 Totaal: 241.313,89 888.961,05 647.647,16 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: 888.961,05 241.313,89 = 647.647,16 B. Volgens de rekeningen van het O.C.M.W. 2010 Ontvangsten Uitgaven 84987,55 269.105,94 2011 64607,33 274.502,88 2012 7
50057,49 297.612,90 Totaal : 199.652,37 841.221,72 641.569,35 Totaal van de netto-uitgaven van het O.C.M.W. voor de gecontroleerde periode: 841.221,72 199.652,37 = 641.569,35. C. Vergelijking van de totalen Periode 2010-2012 Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: 647.647,16 Totaal van de netto-uitgaven van het O.C.M.W.: 641.569,35 Verschil: 6.077,81 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x 100 0.94% Eventueel te veel ontvangen toelagen aan 50%: 3.038,90 Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil, want op het totaal van uw netto-uitgaven kan het verschil beschouwd worden als het bewijs voor een goede administratieve opvolging van uw subsidies. De Inspectie wil u dan ook aanmoedigen om op deze weg verder te gaan. 2. CONTROLE VAN EEN STEEKPROEF VAN DOSSIERS Er werd geen steekproef uitgevoerd, de analyse werd verricht op basis van de cijfers uit de rekeningen van het OCMW. 3. ANALYSE VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 08/07/1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 heeft het volgende aan het licht gebracht: 8
een te veel ontvangen toelage; en een eventueel te weinig ontvangen toelage U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel nr. 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. Een niet-verschuldigd bedrag van 5.412,31 zal worden afgehouden van het bedrag van een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 4. CONCLUSIES Voor de gecontroleerde periode, komt de vergelijking van de resultaten neer op het volgende: Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil van minder dan 1% in uw voordeel, want op het totaal van uw netto-uitgaven kan dit verschil beschouwd worden als het bewijs voor een goede administratieve opvolging van uw subsidies. De Inspectie wil u dan ook aanmoedigen om op deze weg verder te gaan. Controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 De lijst hiervan werd u bezorgd onder punt 4 van onderhavig verslag. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be tel. 02/508.85.85) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Op basis van de dossiers waarvan de lijst u hierboven bezorgd werd onder punt 4 van onderhavig verslag, kon er worden afgeleid dat uw O.C.M.W. een subsidieoverschot heeft voor een bedrag van 5.412,31. Dit overtollige bedrag zal door mijn diensten teruggevorderd worden. Een uiteindelijk bedrag van 5.412,31 ( 0 uitgaven + 5.412,31 artikel 60 7 + 0 inkomsten) zal ten slotte worden afgehouden op het bedrag van de volgende subsidie. 9
BIJLAGE 6: CONTROLE VAN HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN DIT KADER, VAN DE MAATREGELEN TER BEVORDERING VAN DE SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE O.C.M.W.-DIENSTEN, EN VAN DE SPECIFIEKE KINDERARMOEDEMAATREGEL VOOR DE PERODE VAN 1/1/2012 T/M 31/12/2012 De inspectie wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - Algemene analyse van het gebruik van het fonds; - Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in O.C.M.W.-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI - De controle van alle of van een steekproef van bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. ALGMENE ANALYSE VAN HET GEBRUIK VAN HET FONDS Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het O.C.M.W. toegekend: 5.561 (activiteiten) + 300 (gerecycleerde computers) + 3.508 (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt. het O.C.M.W. vraagt een deelname van de begunstigden: 10% het OCMW heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de vzw SOS Hulpbetoon; het OCMW stelt 400 ter beschikking van deze organisatie en stuurt het OCMW-cliënteel op basis van een attest door naar de vzw. bepaalde doelgroep: elke persoon (en gezinsleden) die gebruik heeft kunnen maken van een tegemoetkoming van het O.C.M.W. tijdens het lopende jaar; het O.C.M.W. gebruikt het Fonds om tegemoet te komen in heel gevarieerde activiteiten; bv Sodexo waardecheques waarmee clienteel van OCMW bij tal van organisaties en instellingen terechtkunnen. de laatste raadsbeslissing dateert van 26/8/2008 (opmerking). 2. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het O.C.M.W. JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN O.C.M.W. EFFECTIEVE INKOMSTEN O.C.M.W. SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE 2012 7287,73 0 5561+2554,97 5561+2554,97 10
Het totaalbedrag onder artikel Socio Culturele Participatie voor 2012 is lager dan wat er aangevraagd werd door het OCMW in het Uniek Verslag van 2012; waarschijnlijk komt dit doordat een aantal fakturen van 2012 geboekt werden in 2013. 3. CONTROLE VAN DE BEWIJSSTUKKEN 3.1. Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr. 6A. 3.2. Gerecycleerde computers geen activiteit 3.3. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr. 6C. 4. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. voor het gecontroleerde jaar werden voorgesteld effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd overeenkomstig de wetgeving terzake volledig besteed. 11