Inspectiedienst POD MI

Transcriptie

1 Ter attentie van de Voorzitter van het O.C.M.W. van BEVER Plaats BEVER Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 7 CV/BEVER/W65B-RMID-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, - Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 05 september Dit inspectieverslag bestaat uit 3 delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de procedure die gevolgd werd - De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het adres mi.inspect_office@mi-is.be. De briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel. 1

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke Integratie is een inclusief federaal beleid voor maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden. De controles die door de inspectiedienst in de O.C.M.W. s werden uitgevoerd, passen in deze missie. Zij hebben volgende drie doelstellingen ; - Controle: door toe te zien op de toepassing van de federale wetgeving op het vlak van maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële controles - Advies: door de O.C.M.W.'s in te lichten over het wettelijk kader en over de concrete toepassing van de wetgeving en van de reglementering die van kracht is naar aanleiding van de inspectie - Kennis: door gebruik te maken van de schakel tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, heeft de inspectiedienst voor zichzelf verschillende doelstellingen bepaald: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en van de reglementering betreffende de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd door de federale Staat en waarvoor de dienst subsidies toekent aan de O.C.M.W. s. - Doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de O.C.M.W. s uitvoeren, zowel op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, om zo bij te dragen tot de gelijke en wettelijke behandeling van de gebruikers van de O.C.M.W.-diensten. - Bijdragen tot het beheer van de informatie en tot het begrip van de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding. - Structurele en kwalitatieve relaties met de O.C.M.W. s (belangrijkste partners van de federale administratie) uitbouwen om zo een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren. - Bijdragen tot de uitwisseling van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen. Deze waarden zijn: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid - Gelijke kansen voor iedereen en diversiteit - Openstaan voor verandering Laten we ten slotte ook nog benadrukken dat deze controles uitgevoerd worden in het kader van een procedure die beschreven wordt in een procedurehandleiding die 2

3 geraadpleegd kan worden op de website van de POD MI ( UITGEVOERDE CONTROLES De inspectie had betrekking op de volgende materies en periodes: Omschrijving Jaargang controle Bijlage Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Geen controle Geen controle 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Geen controle 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Geen controle Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefondssubsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van elke soort controle in de bijlagen die bij deze brief gevoegd zijn. 3 VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goede kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 3

4 4. RESULTATEN VAN DE CONTROLE EN AANBEVELINGEN. Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Met uitzondering van drie dossiers in 2010 die voor een beperkte periode te weinig werden betoelaagd, werd er vastgesteld dat alle dossiers correct betoelaagd werden voor de gecontroleerde periode Dit kleine verschil beschouwen wij als een goede administratieve opvolging van de van de betoelaging van de dossiers. Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Bij de controle van de dossiers werden in aantal dossiers tekortkomingen vastgesteld met betrekking tot de naleving van een aantal wettelijke bepalingen. In een aantal dossiers werd een beslissing voor een bepaalde duur genomen, de beslissingen dienen steeds voor onbepaalde duur genomen te worden. Verder werden er in een aantal dossiers geen beslissing tot stopzetting genomen. In twee dossiers ontbrak de er (voor een bepaalde periode) de genomen beslissing. Met betrekking tot de kennisgeving ontbrak soms de datum van de kennisgeving. In één dossier werd er geen kennisgeving teruggevonden. Deze tekortkomingen dienen dringend aangepakt te worden. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Er werd een goede opvolging vastgesteld betreffende de toelage die het OCMW krijgt van dit Fonds. Uiteenlopend cliënteel kwam aan bod. Er werden diverse activiteiten betoelaagd waarbij door het OCMW nagegaan/opgevolgd wordt of het uitgekeerde bedrag ook effectief gebruikt werd voor datgene waarvoor het bedoeld was. Het voorziene budget werd volledig benut. 5. BIJKOMENDE ANALYSE Na de controle werden de gedane vaststellingen besproken met de Secretaris en OCMWmedewerker. Met betrekking tot de controle van de dossiers RMI werden de tekortkomingen besproken en voorstellen gedaan om deze in de toekomst te vermijden. 4

5 6. CONCLUSIES Hieronder vindt u twee overzichtstabellen: de eerste betreft de eventuele subsidietekorten en de tweede de te veel ontvangen subsidies. Tabel van de eventuele te weinig ontvangen toelagen Controle Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Controle periode 2010 t/m 2012 Eventuele subsidietekorten In drie dossiers werden er te weinig toelagen ontvangen Terugvorderings procedure zie bijlage 2 Tabel van de te veel ontvangen subsidies Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Controle periode Terug vordering 2013 zie bijlage 3 Terugvorderings procedure Door onze diensten Terugvorderings Periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Mag ik u verzoeken om me uw akkoord per te bezorgen, en dit binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van onderhavig verslag. Gelieve uw antwoord te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Indien er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn, zal dit beschouwd worden als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 5

6 BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN 2010 T/M 2012 De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van de maatschappelijke steun die gesubsidieerd wordt door de Staat en van de tewerkstellingen die geregistreerd en samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met diegenen die de POD MI subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord. 1. DE FINANCIELE RESULTATEN VAN DE CONTROLE (MET UITZONDERING VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN ARTIKEL 60 7) 1.1 Analyse van de uitgaven De controle die uitgevoerd werd op basis van uw stukken heeft het volgende aan het licht gebracht: een eventueel te weinig ontvangen toelagen. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 2B. 1.2 Analyse van de terugvorderingen Er werd geen verschil vastgesteld. 2. CONTROLE VAN DE FINANCIELE STEUN VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 08/07/1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S. Er werden geen dossiers tewerkstelling betoelaagd. 3. CONCLUSIES Met betrekking tot de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie bovenstaande controletabel), zouden de overeenstemmende subsidies u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en B-formulieren (45 dagen) en van de D-formulieren (12 maanden) oorspronkelijk werden nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk maken (art. 5 en 11 2 van de wet van 2 april 1965). 6

7 Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van de eventueel te weinig ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel 02/ ) om een lijst te bekomen van de formulieren die geweigerd werden (en de uitleg over de foutieve codes). Deze lijst zal via verstuurd worden. Bovendien zal de frontdesk u kunnen uitleggen welke procedure gevolgd moeten worden. 7

8 BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 57 VAN HET KB VAN 11/07/2002, JAAR 2013 De controle had betrekking op de volgende elementen: - de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet van 26/05/2002; - en de controle van de toepassing van de wetgeving op het fonds, op basis van een selectie van individuele dossiers. 1. ALGEMENE ANALYSE VAN DE PROCEDURE Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet: a) inschrijving van de aanvragen in een register; b) afleveren van een ontvangstbewijs; c) opstellen van een aanvraagformulier; d) aanwezigheid van bewijsstukken; e) maatschappelijk onderzoek uitgevoerd door de maatschappelijk werker om na te gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; f) beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen. De inspecteur heeft vastgesteld dat de toepassing van de procedures niet altijd correct werd toegepast: - Er werden beslissingen voor beperkte duur genomen. In een aantal dossiers ontbreekt de beslissing van stopzetting, niet alle toekenningsbeslissingen waren aanwezig in de dossiers. In een dossier ontbrak de kennisgeving. 2. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS OP BASIS VAN EEN STEEKPROEF 10 individuele dossiers werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel CONCLUSIES In bepaalde dossiers die vermeld worden in controletabel 3 heeft uw centrum de procedure met betrekking tot de het recht op maatschappelijke integratie niet nageleefd en/of de wetgeving niet op een correcte manier nageleefd; de aanbevelingen terzake werden geformuleerd in deel 1 van dit verslag. Het overzicht van de dossiers waarvoor verbeteringen zullen worden uitgevoerd door onze diensten wordt vermeld in controletabel 3. 8

9 BIJLAGE 6: CONTROLE VAN HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN DIT KADER, VAN DE MAATREGELEN TER BEVORDERING VAN DE SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE O.C.M.W.-DIENSTEN, EN VAN DE SPECIFIEKE KINDERARMOEDEMAATREGEL VOOR DE PERIODE VAN 1/1/2012 T/M 31/12/2012 De inspectie wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - Algemene analyse van het gebruik van het fonds; - Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in O.C.M.W.-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI - De controle van alle of van een steekproef van bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. ALGMENE ANALYSE VAN HET GEBRUIK VAN HET FONDS Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het O.C.M.W. toegekend: 622 (activiteiten) + 0 (gerecycleerde computers) (kinderarmoede). Deze bedragen werden volledig gebruikt. er werden verdeelcriteria vastgelegd voor het fonds en voor de tegemoetkomingsplafonds en deze criteria werden goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; raad van 21/12/2012 het O.C.M.W. vraagt een deelname van de begunstigden; afhankelijk van het aantal dossiers en de gevraagde tussenkomst. bepaalde doelgroep: thuiswonende kinderen van ocmw. 2. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het O.C.M.W. JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN O.C.M.W. EFFECTIEVE TERUGVORDERINGEN O.C.M.W. SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE

10 3. CONTROLE VAN DE BEWIJSSTUKKEN 3.1. Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen Alle effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A Gerecycleerde computers Bedrag subsidieerbaar door de POD MI volgens Uniek Verslag: Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel geen dossiers ingebracht in Uniek Verslag. 4. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. voor het gecontroleerde jaar werden voorgesteld effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd overeenkomstig de wetgeving terzake volledig besteed. 10