Student & Financiën Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 1
Inhoudsopgave. 1. Schoolkosten bij MBO Utrecht 3 2. Wettelijk les- en cursusgeld 2013-2014 4 3. Opleiding gebonden leermiddelen 5 4. Kosten (keuze) aanvullende onderdelen en faciliteiten 7 5. Kosten examenstudent 8 6. Betaling 9 7. Studiebeëindiging 11 8. Verandering van opleiding 13 Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 2
Hoofdstuk 1 Schoolkosten MBO Utrecht De kosten voor studenten bij MBO Utrecht zijn onder te verdelen in ; a. Wettelijk geregelde bijdragen, te betalen door student of zijn ouders. Dit gaat over het wettelijk verschuldigde lesgeld bij BOL studenten en het wettelijk verschuldigde cursusgeld bij BBL studenten. Meer informatie hierover in hoofdstuk 2. b. Opleiding gebonden schoolkosten, te betalen door de opleiding. Dit gaat over kosten die verband houden met de opleiding en lesmateriaal waarmee tijdens de opleiding gewerkt wordt en die eigendom blijven van de school. (o.a. toegangspas, instaptoetsen, verbruiksmateriaal lessen, gebruik open leer centrum etc..) c. Opleiding gebonden leermiddelen, te betalen door de student. Hierbij gaat het om zaken die door de student moeten worden aangeschaft via de opleiding aan de hand van een leermiddelenlijst. Van deze leermiddelen wordt de student eigenaar. MBO Utrecht zorgt voor de collectieve inkoop en mantelcontracten van deze zaken. Het gaat hierbij om : readers, kopieën, tekenmateriaal, rekenmachine, hamers, boren, huur en borg kastjes voor studenten etc. Ook kunnen er nog boeken moeten worden aangeschaft aan de hand van de boekenlijst. Meer informatie hierover in hoofdstuk 3. d. Niet opleiding gebonden schoolkosten. Dit gaat over kosten van extra voorzieningen, faciliteiten of activiteiten die niet noodzakelijk zijn voor het volgen van de opleiding. Het gaat hierbij om excursies en buitenschoolse activiteiten buiten het opleidingsprogramma, introductiedagen (indien niet verplicht), werkweken (indien niet verplicht) en/of studentenfeesten. MBO Utrecht biedt dit aan via het zogenaamde bestelfomulier aanvullende onderdelen en faciliteiten. De student bestelt deze via de opleiding en zal een factuur krijgen. Meer informatie hierover in hoofdstuk 4. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 3
Hoofdstuk 2. Wettelijk les- en cursusgeld Les- en cursusgeld - ook wel onderwijsbijdragen genoemd is wettelijk vastgelegd. Studenten die op 1 augustus 2013 achttien jaar of ouder zijn en een voltijd opleiding (=BOL) volgen betalen lesgeld. Cursusgeld betaal je als je op 1 augustus 2013 achttien jaar of ouder bent en een deeltijd- of BBLopleiding volgt. De hoogte van het les- en cursusgeld stelt het ministerie van OCW jaarlijks vast. 1.1 Wettelijk lesgeld (de Informatie Beheergroep (DUO-IB-groep) int deze bedragen) Lesgeld is gekoppeld aan de zogeheten voltijd opleidingen. Voor deze opleidingen geldt een urennorm: minimaal 850 klokuren les- en beroepspraktijkvorming per jaar. Wordt zo n opleiding gevolgd en is de student op 1 augustus 2013 achttien jaar of ouder, dan betaalt hij/zij lesgeld. Voor schooljaar 2013-2014 is het lesgeld 1.090,00. 1.2 Wettelijk cursusgeld (de school int deze bedragen voor het ministerie) beroepsbegeleidende leerweg (BBL) Cursusgeld is gekoppeld aan zogeheten deeltijd opleidingen of cursussen. Deze opleidingen tellen over het algemeen minder dan 850 klokuren les- en beroepspraktijkvorming per jaar. Wordt zo n opleiding gevolgd en is de student op 1 augustus 2013 achttien jaar of ouder, dan betaalt hij/zij cursusgeld. De hoogte van het cursusgeld wordt eveneens jaarlijks door de overheid vastgesteld maar dient geïnd te worden door de school. Het tarief voor een assistentopleiding (niveau 1) of een basisberoepsopleiding (niveau 2) voor schooljaar 2013-2014 is 226,00. Het tarief voor een vakopleiding (niveau 3), een middenkader- of een specialistenopleiding (niveau 4) voor schooljaar 2013-2014 is 549,00. * Wijzigingen voorbehouden. Kijk voor de meest actuele informatie en voor financiële tegemoetkoming op www.duo.nl Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 4
Hoofdstuk 3. Opleiding gebonden leermiddelen MBO Utrecht kent geen vrijwillige schoolbijdrage. Door de school worden slechts aanvullende kosten van faciliteiten, (werk)materialen en licenties in rekening gebracht; de opleiding gebonden leermiddelen. Deze kosten worden jaarlijks vastgesteld. Slechts in bijzondere gevallen, indien de student aantoonbaar geen gebruik maakt van de geboden faciliteiten, kunnen door de teammanager kosten worden aangepast. 3.1 De factuur voor opleiding gebonden leermiddelen Deze factuur betreft de kosten voor de volgende dienstverlening: Facilitair: Voor de veiligheid van studenten en hun bezittingen biedt MBO Utrecht in de verschillende gebouwen een aantal faciliteiten aan : - Toegangs/schoolpas (gratis) Ter identificatie en legitimatie, aanwezigheidsregistratie, gebruik van voorzieningen in open leerruimtes (OLC). Deze pas is verplicht op onze locaties. Bij verlies of defect dient bij de Service Desk een nieuw pas worden aangevraagd (kosten 10,00) - Kastje (huur) MBO Utrecht stelt voor iedere student een kastje ter beschikking waarin persoonlijke bezittingen bewaard kunnen worden. Deze kastjes kunnen ook worden gebruikt voor boeken en leermiddelen, (sport)kleding en jassen. Deze kastjes worden standaard beschikbaar gesteld aan alle studenten die een BOL-opleiding volgen. De kosten voor het kastje ( 15,00) zijn een gemiddelde per jaar van de kosten over de gehele studie. Je betaalt dus elk jaar hetzelfde bedrag, ongeacht of je met stage bent. Op eigen verzoek worden kastjes beschikbaar gesteld aan studenten die een BBL-opleiding volgen. Het is niet de bedoeling hierin waardevolle spullen op te bergen omdat bij inbraak de inhoud van de kastjes niet verzekerd is. MBO Utrecht is niet aansprakelijk voor de inhoud. Voor dit kastje wordt standaard ook een borg in rekening gebracht. Indien de student zich uitschrijft bij MBO Utrecht wordt deze borg terugbetaald indien de sleutel wordt ingeleverd. Werkmaterialen: - Printtegoed Voor het kunnen maken van prints in onze gebouwen wordt aan iedere nieuwe student een eerste printtegoed van 5,00 en de hogere jaars van 2,50 gegeven. Gemaakte afdrukken worden geregistreerd en de kosten van het tegoed afgetrokken. Bij de Service Desk kan het tegoed gedurende het schooljaar worden opgewaardeerd. - Readers/lesmaterialen De kosten voor het drukken en verspreiden van aanvullend lesmateriaal worden per opleiding vastgesteld. Dit aanvullend materiaal wordt via docenten en onderwijsassistenten aan klassen uitgereikt. Lesmateriaal kan ook door de school zelf ontwikkeld zijn en voor bepaalde opleidingen digitaal verspreid worden. - Overige materialen Voor sommige opleidingen/opleidingsteams gelden specifieke (veiligheids)voorschriften voor aanvullende materialen. Hierbij valt te denken aan bedrijfskleding en gereedschappen. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 5
Licenties voor digitale leermiddelen: Steeds meer wordt door uitgevers gebruikt gemaakt van digitale leermiddelen naast of in plaats van boeken. Licenties voor het gebruik van deze software wordt in veel gevallen verstrekt en afgerekend door de boekhandel waar de boeken worden besteld. In een aantal gevallen heeft MBO Utrecht rechtstreeks contracten gesloten met uitgevers of leveranciers. Op die manier zijn de leermiddelen voor de student en de opleiding gemakkelijker bereikbaar en kunnen de kosten worden gereduceerd. Licentierechten zijn een verplicht onderdeel van de leermiddelenlijst. Ze worden dan ook door MBO Utrecht verstrekt. Voor alle opleidingen worden de digitale methodes voor Leren Loopbaan Burgerschap, taal en rekenen in de leermiddelenlijst opgenomen. Eventueel aanvullende boeken dient de student zelf, via de boekenlijst, aan te schaffen. Licentierechten voor de verschillende opleidingen worden jaarlijks door de teams vastgesteld. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 6
Hoofdstuk 4. Kosten (keuze) aanvullende onderdelen & faciliteiten Naast de kosten voor verplichte leermiddelen (hoofdstuk 3) biedt MBO Utrecht aanvullende onderdelen en faciliteiten aan waar je gebruik van kunt maken. Denk hierbij aan : 1. introductieactiviteiten aan het begin van het schooljaar, 2. studiereizen, 3. excursies, 4. projecten, 5. activiteiten met ouders, 6. extra oefenmateriaal, enz. Aan deze aanvullende onderdelen zijn kosten verbonden die MBO Utrecht bij studenten in rekening kan brengen. Het programmaonderdeel of de activiteit is niet verplicht en maakt geen deel uit van het curriculum. De door de opleiding aangeboden activiteiten zijn wel relevant en deelname wordt warm aanbevolen. Deze activiteiten of faciliteiten geven de student de mogelijkheid om in een andere context met studenten en docenten samen te werken en in aanraking te komen met diverse aspecten van het beroep en de sector. In sommige gevallen is ook een kosteloos alternatief beschikbaar, dat op school uit te voeren is. (bijvoorbeeld een vervangende opdracht) Opgave voor deze aanvullende onderdelen & faciliteiten kan geschieden via het bestelformulier kosten aanvullende onderdelen en faciliteiten. De kosten van deze factuur worden apart in rekening gebracht aan studenten die zich hiervoor hebben opgegeven. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 7
Hoofdstuk 5. Kosten examenstudent Een examenstudent is een student die uitsluitend staat ingeschreven bij MBO Utrecht om examens te doen om het diploma voor een kwalificatie of opleiding te behalen. De student betaalt daarvoor een door het bevoegd gezag vastgestelde vergoeding. De hoogte daarvan is verschillend per opleiding of onderdeel/onderdelen daarvan, afhankelijk van de examenkosten. De hoogte van het bedrag staat vermeld op de examenovereenkomst en zal na ondertekening door de student door de Student Administratie worden gefactureerd aan de student. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 8
Hoofdstuk 6. Betaling De student, of bij minderjarigheid diens wettelijke vertegenwoordiger, is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de bedragen die samenhangen met de opleiding waarvoor de student zich heeft ingeschreven. Bij een opleiding die meerdere jaren duurt, worden de verschuldigde bedragen telkens per schooljaar berekend en in rekening gebracht. Indien het cursus- of lesgeld wordt betaald door derden of, bij meerderjarigen door de ouder(s) dan is de student daarvan op de hoogte. Altijd blijft de student verantwoordelijk voor de betaling hiervan. De facturen voor minderjarige studenten worden verzonden naar diens wettelijke vertegenwoordiger. Alle andere facturen worden verzonden naar de student zelf, tenzij bij inschrijving (aanmeldingsformulier) of bij de studentenadministratie is aangegeven dat de factuur door de werkgever / instantie betaald wordt. Wanneer een werkgever/instantie (een deel van) de studiekosten betaalt, moet dat zo spoedig mogelijk, liefst bij aanmelding, worden meegedeeld bij de studenten administratie. Door de student en werkgever/instantie zal dan een formulier derdenmachtiging dienen te worden ingevuld en ondertekend om de betalingsplicht over te dragen. Is er geen derdenmachtiging aanwezig dan zal de factuur aan de student worden verzonden. 6.1 Betalingsregeling Is de student, of bij minderjarigheid diens wettelijke vertegenwoordiger, dan wel werkgever / instantie, niet in staat het verschuldigde cursusgeld, de factuur leermiddelenlijst of de keuzefactuur ineens te voldoen, dan kan men voor een betalingsregeling in aanmerking komen. Aanvragen voor een betalingsregeling moeten binnen 30 dagen na factuurdatum ingediend worden bij de financiële administratie, per e-mail aan studentfacturatie@mboutrecht.nl, onder vermelding van het studentnummer, debiteuren- en factuurnummer. Na 30 dagen is het niet meer mogelijk om voor een betalingsregeling in aanmerking te komen. 6.2 Facturatie tussentijdse instroom Bij instroom na 1 november 2013 geldt de volgende regeling: - Voor cursusgeld worden de factuurbedragen aangepast aan het aantal maanden dat de student zijn opleiding volgt (1/12 deel per maand) - Voor facilitaire kosten wordt geen aanpassing gedaan. - Voor lesmiddelen worden de factuurbedragen aangepast aan de werkelijk te gebruiken materialen dan wel afhankelijk van de verblijftijd (1/10 deel per maand) aangepast - Voor licenties voor digitale leermiddelen gelden de regels van de uitgever (meestal zijn licenties geldig tot einde van het schooljaar) 6.3 Betalingstermijn & Incassotraject I. MBO Utrecht hanteert een betalingstermijn van 14 dagen op haar facturen. II. III. IV. Na deze datum zal er een herinnering worden verzonden (14 dagen na factuurdatum). Hierna zal een aanmaning de deur uitgaan (30 dagen na factuurdatum) Mocht de student, of bij minderjarigheid diens wettelijke vertegenwoordiger, dan wel werkgever / instantie, na tenminste tweemaal te zijn aangemaand, nog steeds niet volledig aan de betalingsverplichting hebben voldaan, dan ziet MBO Utrecht zich genoodzaakt tot het nemen van rechtsmaatregelen. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 9
V. Na deze fase zal er een brief overdracht incasso (44 dagen na factuurdatum) worden verzonden. VI. VII. VIII. De werkelijke overdracht aan het incassobureau zal 58 dagen na factuurdatum plaatsvinden. De hieraan verbonden gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van de student of diens wettelijke vertegenwoordiger, dan wel werkgever / instantie. De incassokosten bedragen ten minste 15% van het te vorderen bedrag met een minimum van 40,00 en een maximum van 375,00 (bij een vordering < 2.500,00) + de wettelijke rente. 6.4 Bezwaar Als de student denkt een gegrond bezwaar te hebben tegen de ontvangen factuur, dan kan de student dit bezwaar, binnen 1 maand na ontvangst van de factuur, kenbaar maken aan de studentadministratie, per e-mail aan studentfacturatie@mboutrecht.nl In de mail graag vermelding van studentnummer, naam student, de opleiding, locatie en factuurbedrag en de reden van het bezwaar. Indien het gaat om de inhoudelijke kant van de factuur dan zal de studentadministratie hiervoor afstemmen met het opleidingsteam. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 10
Hoofdstuk 7. Studiebeëindiging De student die na aanmelding geplaatst wordt, schrijft zich in principe in voor de totale duur van de opleiding. Als de student onverhoopt voortijdig stopt met de opleiding, dan moet de student zich schriftelijk afmelden bij het onderwijsteam. Het onderwijsteam zal, voordat uitschrijving kan plaatsvinden, advies vragen bij Student Dienstverlening. Hier wordt de student uitgenodigd voor een gesprek over verdere studie- en loopbaanontwikkeling. Voor definitieve uitschrijving is schriftelijke toestemming van de opleidingsmanager nodig. Als een student aan het begin van het schooljaar is ingeschreven voor een opleiding van MBO Utrecht en zich na 30 september 2013 ongediplomeerd uitschrijft, is er geen sprake meer van terugbetaling van les- of cursusgeld en de kosten voor faciliteiten, werkmaterialen, licenties en aanvullende leermiddelen. De overheid en ook MBO Utrecht zijn verplichtingen aangegaan voor het gehele schooljaar op basis van het ingeschreven aantal studenten. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt een deel van het les- of cursusgeld en de kosten voor faciliteiten, werkmaterialen, licenties en aanvullende leermiddelen terugbetaald. 7.1 Terugbetaling van wettelijk lesgeld (BOL) Alleen het lesgeld dat de lesgeldplichtige zelf heeft betaald, kan worden terugbetaald. Het bedrag aan lesgeld dat via de Wet Tegemoetkoming Onderwijsbijdrage en Schoolkosten of de Wet Studiefinanciering 2000 is verrekend wordt van het bedrag aan terugbetaling afgetrokken. Kijk voor de meest actuele informatie op www.duo.nl Is het geld nog niet betaald dan moet toch het formulier Verzoek terugbetaling lesgeld worden opgestuurd. In dat geval hoeft de lesgeldplichtige naar aanleiding van het verzoek geen of minder lesgeld te betalen. De hoogte van het lesgeldbedrag dat wordt terugbetaald is mede afhankelijk van de datum waarop de student is uitgeschreven. In de volgende vier gevallen betaalt het Ministerie (een deel van) het lesgeld terug: 1. b eëindiging inschrijving i.v.m. ernstige ziekte of overlijden van de student. 2. de student stapt over van een school waarvoor lesgeld verschuldigd is naar school waarvoor cursusgeld verschuldigd is. 3. b eëindiging van de inschrijving aan de school door het behalen van het diploma. 4. b eëindiging van de inschrijving aan de school vanwege bijzondere familieomstandigheden. Bij alle gevallen geldt dat een kopie van het bewijs van uitschrijving moet worden meegestuurd, waaruit blijkt wanneer de inschrijving is beëindigd. Bij overlijden moet een afschrift van de overlijdensakte of uittreksel uit het overlijdensregister worden overgelegd. Vanaf 1 mei 2014 is er geen terugbetaling mogelijk. Voor studenten die aanspraak maken op een tegemoetkoming voor scholieren of op studiefinanciering heeft het terugbetalen consequenties. Vanaf de eerste dag van de maand volgend op de uitschrijfdatum bestaat er geen recht meer op een tegemoetkoming voor studenten of studiefinanciering. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 11
7.2 Terugbetaling van wettelijk cursusgeld (BBL) Slechts in de volgende uitzonderlijke gevallen betaalt MBO Utrecht een deel van het betaalde cursusgeld terug : - bij overlijden van de student; - bij langdurige ziekte, aangetoond door een medische verklaring; - bij beëindiging van inschrijving aan de school vanwege bijzonder familieomstandigheden; - bij tussentijdse uitstroom vóór 1 juni 2014 mét diploma zoals vastgelegd in de onderwijsovereenkomst. Het terug te betalen bedrag bij studiebeëindiging om bovenstaande redenen wordt als volgt berekend: - bij uitschrijving in verband met overlijden of langdurige ziekte of bijzondere familieomstandigheden wordt voor elke hele maand waarin de student niet meer ingeschreven is een twaalfde terugbetaald; - bij uitschrijven wegens het behalen van een diploma betaalt MBO Utrecht aan de student op diens aanvraag een tiende deel van het cursusgeld voor elke hele maand die de student niet meer is ingeschreven terug, met uitzondering van de maanden juni en juli. LET OP: Uitschrijven kan uitsluitend schriftelijk, na een exitgesprek bij het opleidingsteam. Terugbetaling vindt uitsluitend plaats op aanvraag van de persoon die cursusgeld moest betalen. Graag hiervoor het formulier terugbetaling BBL gebruiken. 7.3 Terugbetaling betaalde borgsom Voor een sleutel van het kastje wordt aan de student éénmalig, bij de start van de opleiding een borgsom in rekening gebracht. Bij uitschrijving wordt dit bedrag geretourneerd indien de sleutel ongeschonden wordt ingeleverd. Bij beschadiging, verlies of diefstal wordt de borg ingehouden. Indien de student zich wil uitschrijven dient de kluissleutel te worden ingeleverd bij de conciërge op de locatie. Na controle wordt een formulier terugbetaling aan studenten ingevuld waarna door de financiële administratie, indien alle vorderingen zijn voldaan, zal worden terugbetaald. 7.4 Terugbetaling openstaand printtegoed Indien de student einde van zijn opleiding een printtegoed heeft openstaan dan kan hij verzoeken om het openstaand bedrag geretourneerd te krijgen onder aftrek van de door de school geschonken printtegoeden. De school heeft geschonken : 1 jarige opleiding 5,00 2 jarige opleiding 5,00 + 2,50 3 jarige opleiding 5,00 + 2,50 + 2,50 4 jarige opleiding 5,00 + 2,50 + 2,50 + 2,50 Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 12
Hoofdstuk 8. Verandering van opleiding en terug- of bijbetaling Als een student van opleiding wil veranderen, moet hij dat schriftelijk melden bij het onderwijsteam. Eventueel kan Studenten Dienst Verlening ook nog adviseren bij de keuze voor een andere opleiding of ander traject. Bij het overstappen van een BBL- naar een BOL-opleiding, of omgekeerd, gelden voor les- en cursusgeld de regelingen van de DUO-IB-groep. Kijk voor de meest actuele informatie op www.duo.nl De bijdrage voor faciliteiten en de kosten voor faciliteiten, werkmaterialen, licenties en aanvullende leermiddelen worden slechts gewijzigd als er sprake is van aantoonbare meer- of minderkosten van de nieuw gekozen opleiding. De opleidingsmanager beslist hierover. Student & financiën MBO Utrecht versie 10 30 september 2013 Pagina 13