Algemene Voorwaarden Set Communicatie V02, 01-11-2012 Set Communicatie Oostmaasstraat 2H 3061 ZS Rotterdam T: 06 40 40 92 03 liset@setcommunicatie.nl www.setcommunicatie.nl KvK: 56061641 BTW: NL198754875B01 Triodos Bank te Zeist: 254809529 Artikel 1: Overeenkomst, offerte en bevestiging 1.1 Toepasselijkheid algemene voorwaarden Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte en overeenkomst tussen Set Communicatie (opdrachtnemer) en de opdrachtgever. 1.2 Offerte Offertes zijn 30 dagen geldig. Prijsopgaven kunnen gewijzigd worden door onvoorziene veranderingen in de werkzaamheden. 1.3 Schriftelijke bevestiging Opdrachten dienen door de opdrachtgever schriftelijk te worden bevestigd door middel van het retour sturen van een ondertekend exemplaar van de overeenkomst. Indien de opdrachtgever dit nalaat, maar er desondanks mee instemt dat Set Communicatie begint met het uivoeren van de opdracht, dan zal de inhoud van de offerte als overeengekomen gelden. Nadere mondelinge afspraken en onderhandelingen binden Set Communicatie pas nadat deze schriftelijk door Set Communicatie zijn bevestigd. 1.4 Oriënterend gesprek Aan een oriënterend gesprek zijn geen kosten verbonden. Stelt de opdrachtgever prijs op een verslag van het gesprek met eventuele voorstellen voor een vervolgbespreking, dan geldt het gebruikelijke uurtarief. Artikel 2: De uitvoering van de overeenkomst 2.1 Uitvoeren opdracht Set Communicatie zal zich inspannen de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit te voeren, de belangen van de opdrachtgever naar beste weten te behartigen en te streven naar een voor de opdrachtgever bruikbaar resultaat. Voor zover noodzakelijk zal Set Communicatie de opdrachtgever op de hoogte houden van de voortgang van de werkzaamheden. 2.2 Startbespreking De startbespreking (het eerste briefinggesprek) na ondertekening van de overeenkomst door beide partijen, is altijd inbegrepen in het offertebedrag en wordt niet apart gefactureerd. 2.3 Overige besprekingen Voor besprekingen met de opdrachtgever gedurende de uitvoering van het project geldt het actuele uurtarief. 2.4 Reiskosten Voor reiskosten wordt de helft van het actuele uurtarief berekend. 2.5 Verstrekken van bronnen/gegevens Tenzij anders is overeengekomen, is de opdrachtgever te allen tijde verantwoordelijk voor het aanleveren van bronnen/gegevens op basis waarvan Set Communicatie de teksten kan schrijven. 1/7
2.6 Feedbackrondes Set Communicatie neemt in de offerte één feedbackronde op, bestaande uit één feedbackweek en één aanpassingsweek. Mocht er weinig feedback zijn vanuit de opdrachtgever, dan is het mogelijk dat de planning in elkaar schuift en (een onderdeel van) de opdracht eerder klaar is. Mochten er meer feedbackrondes nodig zijn, dan worden deze tegen het actuele uurtarief uitgevoerd. Het is mogelijk dat de planning in dit geval uitloopt. Veranderingen in de planning worden altijd in overleg met de opdrachtgever doorgevoerd. 2.7 Beschikbaar stellen conceptteksten Set Communicatie maakt gebruik van Google Docs om conceptteksten gedurende het project beschikbaar te stellen aan de opdrachtgever. Dit is een afgeschermde omgeving waartoe de opdrachtgever toegang kan krijgen met behulp van inloggegevens die Set Communicatie verstrekt. In Google Docs kan de opdrachtgever rechtstreeks wijzigingen aanbrengen in en feedback plaatsen bij de teksten (gebruikmakend van een contrasterende tekstkleur). 2.8 Aanvraag offertes toeleveranciers Indien Set Communicatie op verzoek van de opdrachtgever een begroting voor kosten van derden opstelt, bijvoorbeeld voor drukwerk, dan is deze begroting slechts een indicatie. Desgewenst kan Set Communicatie namens de opdrachtgever offertes aanvragen. Tenzij anders overeengekomen, worden opdrachten aan derden, bijvoorbeeld voor drukwerk, door of namens de opdrachtgever verstrekt. 2.9 Openbaarmaking en verveelvoudiging Voordat teksten openbaar gemaakt of gedrukt worden, dienen partijen elkaar in de gelegenheid te stellen de laatste proeven van de tekst te controleren en goed te keuren. Indien Set Communicatie, al dan niet in naam van de opdrachtgever, opdrachten of aanwijzingen aan productiebedrijven of andere derden zal geven, dient de opdrachtgever op verzoek van Set Communicatie zijn hierboven genoemde goedkeuring schriftelijk te bevestigen. 2.10 Vindbaarheid webteksten Set Communicatie streeft ernaar webteksten zo goed mogelijk SEO te schrijven waardoor de vindbaarheid via zoekmachines zoals Google verbeterd wordt. Set Communicatie kan echter niet garanderen dat de website van de opdrachtgever bovenin de lijst met zoekresultaten komt te staan. 2.11 Termijn van levering Een door Set Communicatie opgegeven termijn voor het volbrengen van de opdracht is slechts een indicatie, tenzij uit de aard of de inhoud van de overeenkomst anders blijkt. Set Communicatie is, ook bij een opgegeven termijn voor het volbrengen van de opdracht, pas in verzuim nadat de opdrachtgever haar bij aangetekend schrijven in gebreke heeft gesteld en nakoming binnen de in de ingebrekestelling genoemde redelijke termijn uitblijft. 2.12 Bereikbaarheid Set Communicatie Set Communicatie is, vanwege een parttime dienstverband bij een werkgever, op sommige dagen beperkt bereikbaar. Op maandag, dinsdag en vrijdag is Set Communicatie niet telefonisch bereikbaar tussen 8.00 en 18.00 uur. Uiteraard kan de opdrachtgever op deze dagen tussen 8.00 en 18.00 uur wel e-mailen. Set Communicatie zal ernaar streven de opdrachtgever zo snel mogelijk te antwoorden. Op maandag, dinsdag en vrijdag kan Set Communicatie in principe geen werk verrichten, hiermee wordt in de planning in de offerte rekening gehouden. 2.13 Klachten Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen tien werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan Set Communicatie te worden meegedeeld. Artikel 3: Rechten van intellectuele eigendom en eigendomsrechten 3.1 Auteursrecht Op alle door Set Communicatie geschreven en geleverde teksten berust Auteursrecht. 3.2 Auteursrechten van aangeleverd materiaal Onderzoeken/nagaan of de door de opdrachtgever aangeleverde bestaande bronnen daadwerkelijk als bronmateriaal gebruikt mogen worden en niet auteursrechtelijk of anderszins beschermd zijn, is te allen tijde de 2/7
verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Set Communicatie gaat er vanuit dat alle aangeleverde bronnen/gegevens als bronmateriaal gebruikt mogen worden. 3.3 Tenzij het werk zich er niet voor leent en dit overeengekomen is, vermeldt de opdrachtgever te allen tijde de naam van Set Communicatie in het colofon. Set Communicatie is te allen tijde gerechtigd om haar naam te (laten) verwijderen. 3.4 Eigendom van Set Communicatie Tenzij anders is overeengekomen, blijven de in het kader van de opdracht door Set Communicatie tot stand gebrachte concepten, teksten en andere materialen of (elektronische) bestanden, eigendom van Set Communicatie, ongeacht of deze aan de opdrachtgever of aan derden beschikbaar zijn gesteld. Artikel 4: Gebruik van de opgeleverde teksten 4.1 Het gebruik Wanneer de opdrachtgever volledig voldoet aan zijn verplichtingen zoals overeengekomen met Set Communicatie, verkrijgt hij het exclusieve en oneindige recht tot het gebruik van de teksten. Dit betreft alleen het recht van openbaarmaking en verveelvoudiging voor de bestemming die bij de opdracht is overeengekomen, tenzij in de opdracht anders is overeengekomen. 4.2 Wijzigingen Tenzij anders is overeengekomen, is het de opdrachtgever niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Set Communicatie veranderingen aan te (laten) brengen in de definitieve teksten. 4.3 Eigen promotie Set Communicatie heeft met inachtneming van de belangen van de opdrachtgever, de vrijheid om de teksten te gebruiken voor haar eigen publiciteit of promotie, bijvoorbeeld door (delen van) de teksten te plaatsen onder het onderdeel portfolio op www.setcommunicatie.nl. Dit betreft ook screenshots, scans en foto s van de teksten in de middelen waarin ze geplaatst zijn, bijvoorbeeld een website of brochure die gemaakt/vormgegeven is door derden. Set Communicatie vermeldt in haar portfolio de namen van de betreffende derden. Artikel 5: Honorarium 5.1 Honorarium en bijkomende kosten Naast het overeengekomen honorarium komen ook de kosten, die Set Communicatie voor uitvoering van de opdracht maakt, voor vergoeding in aanmerking. 5.2 Honorarium voor meerwerk Indien Set Communicatie door het niet tijdig of niet aanleveren van volledige, deugdelijke en duidelijke gegevens/materialen of door een gewijzigde hetzij onjuiste opdracht of briefing genoodzaakt is meer of andere werkzaamheden te verrichten, zullen deze werkzaamheden apart worden gefactureerd op basis van nacalculatie. 5.3 Accountantsonderzoek Indien de honorering op enige wijze afhankelijk is gesteld van feiten en omstandigheden, die moeten blijken uit de administratie van de opdrachtgever, heeft Set Communicatie na een opgave van de opdrachtgever het recht de administratie van de opdrachtgever door een registeraccountant te laten controleren. Indien uit zo n controle blijkt dat de opgave van de opdrachtgever niet overeenkomt met de werkelijke gang van zaken, zullen de kosten van deze controle voor rekening van de opdrachtgever komen. Artikel 6: Betaling 6.1 Betalingsverplichting Betalingen dienen plaats te vinden binnen 14 dagen na factuurdatum. Indien Set Communicatie na het verstrijken van de betalingstermijn nog geen (volledige) betaling heeft ontvangen, is de opdrachtgever in verzuim en is hij een wettelijke rente verschuldigd. Alle door Set Communicatie gemaakte kosten, zoals proceskosten en buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, daaronder begrepen de kosten voor juridische bijstand, deurwaarders en incassobureaus, gemaakt in verband met te late betalingen, komen ten laste van de opdrachtgever. 3/7
6.2 Periodieke betalingen Set Communicatie heeft het recht haar honorarium maandelijks in rekening te brengen voor verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten ten behoeve van de uitvoering van de opdracht. 6.3 Aanbetaling Set Communicatie vraagt, tenzij anders overeengekomen, een aanbetaling van 30% van het offertebedrag. 6.4 Geen korting of compensatie De opdrachtgever verricht de aan Set Communicatie verschuldigde betalingen zonder korting of compensatie, behoudens verrekening met de op de overeenkomst betrekking hebbende verrekenbare voorschotten, die hij aan Set Communicatie heeft verstrekt. Tenzij in de offerte een korting is overeengekomen. 6.5 Vervallen gebruiksrecht Vanaf het moment dat de opdrachtgever zijn betalingsverplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet (volledig) nakomt of anderszins in gebreke is, komt elk in het kader van de opdracht aan de opdrachtgever verstrekt gebruiksrecht te vervallen, tenzij de tekortkoming van de opdrachtgever in het licht van de gehele opdracht van ondergeschikte betekenis is. Artikel 7: Opzegging, ontbinding en opschorting overeenkomst 7.1 Opzegging overeenkomst door de opdrachtgever Wanneer de opdrachtgever een overeenkomst opzegt, dient hij, naast een schadevergoeding, het honorarium en de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan toe verrichte werkzaamheden te betalen. 7.2 Ontbinding overeenkomst door Set Communicatie Indien de overeenkomst door Set Communicatie wordt ontbonden vanwege een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst door de opdrachtgever, dient de opdrachtgever, naast een schadevergoeding, het honorarium en de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan toe verrichte werkzaamheden te betalen. Gedrag van de opdrachtgever op grond waarvan van Set Communicatie redelijkerwijs niet meer verlangd kan worden dat de opdracht wordt afgerond, worden in dit verband mede beschouwd als toerekenbare kosten. 7.3 Schadevergoeding De schadevergoeding bedoeld in de vorige twee leden van dit artikel zal ten minste omvatten de kosten voortvloeiend uit de door Set Communicatie op eigen naam voor de vervulling van de opdracht aangegane verbintenissen met derden, alsmede 30% van het resterende deel van het honorarium welke de opdrachtgever bij volledige vervulling van de opdracht verschuldigd zou zijn. 7.4 Ziekte of ongeval Indien ziekte of een ongeval Set Communicatie verhindert de opdracht (binnen de overeengekomen termijn) uit te voeren, zal Set Communicatie de opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Indien mogelijk wordt in overleg de planning aangepast. 7.5 Faillissement Zowel Set Communicatie als de opdrachtgever hebben het recht de overeenkomst onmiddellijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden in geval van faillissement of surseance van de andere partij. 7.6 Gebruik resultaat na voortijdige beëindiging Indien de opdracht, om welke reden dan ook, voortijdig wordt beëindigd, is het de opdrachtgever niet (langer) toegestaan de hem ter beschikking gestelde teksten te gebruiken en komt elk in het kader van de opdracht aan de opdrachtgever verstrekt gebruiksrecht te vervallen. 7.7 Duurovereenkomsten Wanneer de werkzaamheden van Set Communicatie bestaan uit het bij herhaling verrichten van soortgelijke werkzaamheden (bijvoorbeeld webredactie een aantal uur in de week), dan zal de daarvoor geldende overeenkomst, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, gelden voor onbepaalde tijd. Deze overeenkomst kan slechts worden beëindigd door schriftelijke opzegging, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn van ten minste drie maanden. 4/7
Artikel 8: Garanties en vrijwaringen 8.1 Vrijwaring voor aanspraken m.b.t. gebruik teksten De opdrachtgever vrijwaart Set Communicatie of door Set Communicatie bij de opdracht ingeschakelde personen voor alle aanspraken van derden voortvloeiend uit de toepassingen of het gebruik van het resultaat van de opdracht. 8.2 Verstrekte materialen en gegevens De opdrachtgever vrijwaart Set Communicatie voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de opdracht worden gebruikt. Artikel 9: Aansprakelijkheid 9.1 Aansprakelijkheid Set Communicatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor: a. Fouten in de bronnen/gegevens die door de opdrachtgever t.b.v. het schrijven van de teksten aangeleverd heeft aan Set Communicatie. b. Misverstanden of fouten ten aanzien van de uitvoering van de overeenkomst indien de handelingen van de opdrachtgever hier de aanleiding tot of oorzaak van zijn, zoals het niet tijdig of niet aanleveren van volledige, deugdelijke, bruikbare en duidelijke bronnen/gegevens. c. Fouten van door of namens de opdrachtgever ingeschakelde derden. d. Gebreken in offertes van toeleveranciers of overschrijdingen van prijsopgaven van toeleveranciers. e. Fouten in de opgeleverde teksten, indien de opdrachtgever, overeenkomstig het bepaalde in artikel 2.4 zijn goedkeuring heeft gegeven, dan wel in de gelegenheid is gesteld een controle uit te voeren of te kennen heeft gegeven aan een dergelijke controle geen behoefte te hebben. f. Fouten in de opgeleverde teksten, indien de opdrachtgever het tot stand brengen of laten uitvoeren van een bepaald(e) proef of concept achterwege heeft gelaten, en deze fouten in een dergelijk(e) concept of proef wel opgemerkt hadden kunnen worden. 9.2 Beperking aansprakelijkheid Indien Set Communicatie door aantoonbare opzet of bewuste nalatigheid aansprakelijk is voor door de opdrachtgever geleden schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het factuurbedrag (en dan enkel het gedeelte van de factuur waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft). 9.3 Verval aansprakelijkheid Elke aansprakelijkheid vervalt na het verloop van één jaar vanaf het moment dat de opdracht is voltooid. 9.4 Kopieën materialen De opdrachtgever is gehouden, indien redelijkerwijs mogelijk, kopieën van door hem verstrekte bronnen/gegevens onder zich te houden tot de opdracht is vervuld. Indien de opdrachtgever dit nalaat, kan Set Communicatie niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die bij het bestaan van deze kopieën niet was opgetreden. 9.5 Bewaarplicht Na het voltooien van de opdracht hebben noch de opdrachtgever nog Set Communicatie jegens elkaar een bewaarplicht met betrekking tot de gebruikte bronnen/gegevens en gegevens. 9.6 Set Communicatie is in geen geval aansprakelijk voor enige directe, indirecte en/of gevolgschade, waaronder mede maar niet alleen wordt begrepen, schade door bedrijfstagnatie, gegevensverlies, gegevensaantasting, financiële verliezen of gederfde winst. 9.7 De gebruiker of de opdrachtgever is aansprakelijk voor schade die Set Communicatie lijdt als gevolg van handelingen in strijd met de overeenkomst of deze algemene voorwaarden. 5/7
Artikel 10: Overige bepalingen 10.1 Overdracht aan derden Het is de opdrachtgever niet toegestaan enig recht uit een met Set Communicatie gesloten overeenkomst aan derden over te dragen, behalve bij de overdracht van zijn gehele onderneming. 10.2 Vertrouwelijkheid Partijen zijn gehouden feiten en omstandigheden, die in het kader van de opdracht aan de andere partij ter kennis komen, vertrouwelijk te behandelen. Derden, die bij de uitvoering van de opdracht worden betrokken, zullen ten aanzien van deze feiten en omstandigheden afkomstig van de andere partij aan eenzelfde vertrouwelijke behandeling worden gebonden. 10.3 Nederlands recht Op de overeenkomst tussen Set Communicatie en de opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing. De rechter tot het kennisnemen van geschillen tussen Set Communicatie en de opdrachtgever is de bevoegde rechter in het arrondissement waar Set Communicatie is gevestigd. Artikel 11: Overmacht 11.1 Set Communicatie is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de opdrachtgever als zij daartoe gehinderd wordt door een omstandigheid die niet te wijten is aan schuld, en nog krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt. 11.2 Indien enige oorzaak/omstandigheid bedoelt onder Artikel 11.1 maakt dat Set Communicatie één of meer overeengekomen verplichtingen niet kan aanvangen, voltooien of voortzetten, zal de uitvoering van het betreffende deel van de overeenkomst worden opgeschort. Set Communicatie kan zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen zonder dat zij tot enige schadevergoeding is gehouden. Artikel 12: Definities 12.1 Gebruiker of opdrachtgever: Degene met wie Set Communicatie een overeenkomst aangaat voor: tekstschrijven / teksten redigeren / voeren van redactie over teksten en/of het doen van benodigd deskresearch en het afnemen van interviews. 12.2 Concept: Een door Set Communicatie geschreven opzet aan de hand waarvan een tekst tot stand kan komen. 12.3 Overeenkomst: De overeenkomst tussen Set Communicatie en de gebruiker of opdrachtgever. 12.4 Partijen: opdrachtgever of gebruiker en Set Communicatie. 12.5 Feedbackronde: een cyclus van in principe twee weken van een feedbackweek gevolgd door een aanpassingsweek. 12.6 Feedbackweek: week na de oplevering van (een onderdeel van) de opdracht waarin de opdrachtgever geacht wordt het opgeleverde te controleren en eventueel gewenste wijzigingen door te geven aan Set Communicatie. 12.7 Aanpassingsweek: week na de feedbackweek waarin Set Communicatie de door de opdrachtgever gewenste aanpassingen doorvoert in de teksten. Artikel 13: Wijzigingen van deze Algemene Voorwaarden 13.1 Set Communicatie heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen dan wel aan te vullen. Wijzigingen zullen schriftelijk en/of per elektronische mail aan de gebruiker of opdrachtgever kenbaar worden gemaakt als één geheel nieuw document met algemene voorwaarden en op een door Set Communicatie te bepalen moment worden ingevoerd. 6/7
13.2 Indien de gebruiker of opdrachtgever de in Artikel 13.1 genoemde wijzigingen in aanvulling op de algemene voorwaarden niet wenst te accepteren, kan hij de overeenkomst op deze grond per aangetekende post en binnen één maand na de bekendmaking als bedoeld in Artikel 13.1 opzeggen. In geval van tijdige opzegging treden de wijzigingen en/of aanvullingen niet in werking ten opzichte van de gebruiker of opdrachtgever die heeft opgezegd. 13.3 Van toepassing is steeds de laatste versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de onderhavige opdracht. 13.4 De meest recente versie van de algemene voorwaarden van Set Communicatie is ook beschikbaar via www.setcommunicatie.nl. Set Communicatie Oostmaasstraat 2H 3061 ZS Rotterdam T: 06 40 40 92 03 liset@setcommunicatie.nl www.setcommunicatie.nl KvK: 56061641 BTW: NL198754875B01 Triodos Bank te Zeist: 254809529 7/7