Stappenplan (zij-)instroom kleuters Betrokken partijen (intern) - directeur Sylvio Noël - leerlingadministratie Martha Mataheru - (onder)bouwcoördinator (Tamara Verschoor) - nieuwsbriefopsteller Karla van Midden - intern begeleider (ob) Frederike van der Meijden - groepsleerkrachten groepen 1 Tjitske en Arianne + Marlieke en Dorien - groepsleerkracht(en) groeigroep nader te bepalen NB. Alle bijlagen staan in de map Leerjaar 1 en 2, map Onderbouw, map Informatie nieuwe ouders + kinderen, map Alles voor een goede start Fase 0: ouders hebben interesse in de Pr. Julianaschool 1. Ouders hebben interesse in de Pr. Julianaschool en nemen contact op met de directeur. De persoon die de telefoon opneemt, verwijst door naar de directeur. Als de directeur er niet is, wordt aan de ouders gevraagd een email te sturen gericht aan de directeur (directie.juliana@cnsgouda.nl) of op een ander moment terug te bellen. 2. De directeur spreekt een kennismakingsmoment af, betreffend kind is dan 2 jaar of ouder. Hij noteert naam en telefoonnummer van betreffende ouder om eventueel contact te kunnen leggen als er iets wijzigt in de afspraak. 3. Het kennismakingsgesprek vindt plaats op school en ouders krijgen een rondleiding, het inschrijfformulier wordt vrijblijvend meegegeven, naast het inschrijfformulier wordt er een kleurplaat meegegeven. (Deze kleurplaat is ontworpen door een ouder van de Pr. Julianaschool specifiek bestemd voor aanstaande nieuwe leerlingen.) Aandachtspunt: vertellen aan ouders wanneer hun kind naar school mag: op de dag dat hun zoon/dochter 4 jaar wordt. Voordat leerling naar school gaat, krijgen de ouders informatie. 4. Ouders besluiten hun kind wel/niet in te schrijven op de Pr. Julianaschool en vullen het inschrijfformulier in. Fase 1: ouders schrijven hun kind in op de Pr. Julianaschool 1. Zodra het inschrijfformulier is ingeleverd wordt de datum van de betreffende dag op het formulier geschreven en in het daarvoor betreffende postvakje op kantoor gelegd. 2. Wekelijks wordt dit postvakje geleegd. Maximaal twee weken later wordt het inschrijfformulier in behandeling genomen door Martha (leerling administratie). Zij neemt de gegevens van betreffende leerling over in Parnassys. 3. Het inschrijfformulier wordt vervolgens in het postvakje van de bouwcoördinator gelegd en zij controleert de gegevens die in Parnassys zijn gezet en stuurt per mail een inschrijfbevestiging naar de betreffende ouders (zie bijlage 1). 4. Na een reactie van ouders wordt het inschrijfformulier door de bouwcoördinator in gescand en toegevoegd aan het digitale dossier van deze leerling.
>> Afhankelijk van de maand waarin het kind 4 jaar wordt, moet nu fase 2a, 2b, 2c of 2d doorlopen worden. Fase 2a: kinderen die 4 jaar worden in de periode (eind) juni, juli, augustus en september 1. Kinderen die in juni, juli en augustus 4 jaar worden, gaan naar school op de eerste dag van het nieuwe schooljaar. Eind mei krijgen de ouders van deze kinderen een brief thuis gestuurd waarin het kind wordt uitgenodigd voor het wenmoment in de toekomstige groep 1 (zie bijlage 2). Ook ontvangen zij per post het informatieboekje en per mail de vragenlijst. Deze worden verstuurd door de bouwcoördinator. NB. Zodra kinderen 4 jaar zijn, bieden wij ouders wel de gelegenheid om hun kind naar school te doen. Maar in deze periode van het jaar geven wij er de voorkeur aan om het kind te laten starten na de zomervakantie in de nieuwe groep. NB 2: De kinderen van september, die later in het schooljaar starten (en niet gelijk op de eerste schooldag), krijgen hun informatie al voor de zomervakantie. Zij krijgen wel een andere brief dan de kinderen die in juni, juli of augustus jarig zijn (zie bijlage 3). Voor hen geldt de brief zoals die is voor de kinderen van fase 2b. 2. In de eerste nieuwsbrief van het nieuwe schooljaar worden de nieuwe kinderen welkom geheten bij ons op school. De bouwcoördinator geeft dit door aan de nieuwsbrief opsteller. (zie bijlage 4) 3. Voor het wenmoment (kinderen van juni, juli en augustus, die gelijk na de zomervakantie starten) ontvangen de leerlingen een welkomstkaart van de juf. Deze kaart wordt door de leerkracht ongeveer een week voor het wenmoment gestuurd naar de leerling. Op de kaart staan de datum en tijd van het wenmoment. 4. Mocht er een verslag van de peuterspeelzaal volgen, dan zorgt de leerkracht dat deze in gescand wordt en gekoppeld wordt aan Parnassys. De ib'er neemt kennis van de inhoud. Het aanleveren van dit verslag is niet verplicht, maar er moet door de leerkracht wel een keer naar gevraagd worden bijvoorbeeld in een groepsmail. Fase 2b: kinderen die 4 jaar worden in de periode september-december 0. De groepsleerkracht van de nieuwe groep 1 neemt in juli per mail contact op met de ouders van kinderen die in september 4 jaar worden om twee wenmomenten af te spreken in het nieuwe schooljaar. 1. In de eerste week van het nieuwe schooljaar stuurt de bouwcoördinator het informatieboekje per post toe naar de leerlingen die 4 jaar worden in de periode oktober t/m december. Ook wordt er een brief toegevoegd waarin staat opgenomen wanneer de officiële eerste schooldag zal zijn, dit is de dag waarop het kind 4 jaar wordt. Bij de post wordt verwezen naar de digitale vragenlijst (zie punt 2). In de brief worden de ouders ook uitgenodigd voor de informatieavond van groep 1. 2. In de eerste week van het nieuwe schooljaar stuurt de bouwcoördinator digitaal een vragenlijst toe met het verzoek deze in te vullen en binnen twee weken terug te sturen. In de mail wordt verwezen naar het informatieboekje dat ouders per post als het goed is al hebben ontvangen (zie punt 1). 3. De bouwcoördinator scant de ingevulde vragenlijsten in en koppelt deze aan het leerlingvolgsysteem. De ib er en groepsleerkracht nemen kennis van de inhoud. 4. In de tweede week van het schooljaar neemt de leerkracht van groep 1 per mail contact op met ouders en worden er op voorstel van de leerkracht twee wenmomenten afgesproken. Ouders krijgen de mogelijkheid om op de data te reageren. NB. De kinderen die in september 4 jaar worden hebben de wenmomenten al voor de zomervakantie ingepland (zie punt 0). 5. Twee weken voor de eerste officiële schooldag stuurt de groepsleerkracht per post een welkomstkaart op. Op deze kaart worden nogmaals de wenmomenten die zijn afgesproken, genoteerd. 6. In de eerste nieuwsbrief na de officiële eerste schooldag wordt het betreffende kind welkom geheten bij ons
op school. De bouwcoördinator geeft dit door aan de nieuwsbrief opsteller. (Zie bijlage 4) 7. Mocht er een verslag van de peuterspeelzaal volgen, dan zorgt de leerkracht dat deze in gescand wordt en gekoppeld wordt aan Parnassys. De ib'er neemt kennis van de inhoud. Het aanleveren van dit verslag is niet verplicht, maar er moet door de leerkracht wel een keer naar gevraagd worden bijvoorbeeld in een groepsmail. Fase 2c: kinderen die 4 jaar worden in de periode januari-februari en starten in de groeigroep 1. In oktober stuurt de bouwcoördinator een brief met de startdatum (zie bijlage 5) en een digitale vragenlijst naar de ouders van deze nieuwe leerlingen. Ouders worden verzocht deze vragenlijst binnen twee weken terug te sturen. In de mail met de vragenlijst wordt verwezen naar het informatieboekje dat ouders in dezelfde week per post ontvangen. Indien de leerkracht van de groeigroep al bekend is, kan deze naam genoemd worden in de mail. 2. In november stuurt de bouwcoördinator het informatieboekje per post naar de nieuwe leerlingen die in januari en februari starten. 3. Na het ontvangen van de ingevulde vragenlijst neemt de bouwcoördinator per mail contact op en wordt de eerste officiële schooldag (4e verjaardag) afgesproken. 4. De bouwcoördinator scant de ingevulde vragenlijsten in en koppelt deze aan het leerlingvolgsysteem. De ib er en groepsleerkracht nemen kennis van de inhoud. 5. In november stuurt de bouwcoördinator alle ouders van de wengroep een uitnodiging voor de informatieavond (zie bijlage 6) die in januari gehouden zal worden voor de ouders van de wengroep. 6. In december stuurt de groepsleerkracht per post een welkomstkaart op naar de leerlingen die in januari 4 worden en vermeld nogmaals de afgesproken startdatum op de kaart. 7. In de eerste nieuwsbrief na de officiële eerste schooldag wordt het betreffende kind welkom geheten bij ons op school. De bouwcoördinator geeft dit door aan de nieuwsbrief opsteller. 8. Mocht er een verslag van de peuterspeelzaal volgen, dan zorgt de leerkracht dat deze in gescand wordt en gekoppeld wordt aan Parnassys. De ib'er neemt kennis van de inhoud. Het aanleveren van dit verslag is niet verplicht, maar er moet door de leerkracht wel een keer naar gevraagd worden bijvoorbeeld in een groepsmail. Fase 2d: kinderen die 4 jaar worden in de periode maart t/m begin juni en starten in de groeigroep 1.Twee maanden voordat het kind 4 jaar wordt, stuurt de bouwcoördinator per mail een brief met de startdatum (t.z.t. nog te maken en toe te voegen) en een digitale vragenlijst naar de ouders van deze nieuwe leerlingen met het verzoek deze in te vullen en binnen twee weken terug te sturen. Vervolgens wordt ook het informatieboekje per post toegestuurd. In de mail met de vragenlijst wordt verwezen naar het informatieboekje dat ouders later die week per post zullen ontvangen. 2. Nadat de bouwcoördinator de ingevulde lijst heeft ontvangen, stuurt zij deze door naar de groepsleerkracht die vervolgens per mail contact op neemt om twee wenmomenten af te spreken en de eerste officiële schooldag van de betreffende leerling vast te leggen. 3. De bouwcoördinator scant de ingevulde vragenlijsten in en koppelt deze aan het leerlingvolgsysteem. De ib er en groepsleerkracht nemen kennis van de inhoud. 4. Twee weken voor de eerste officiële schooldag stuurt de groepsleerkracht per post een welkomstkaart op met daarop de data van de wenmomenten en de eerste officiële schooldag genoemd. 5. In de eerste nieuwsbrief na de officiële eerste schooldag wordt het betreffende kind welkom geheten bij ons op school. De leerkracht geeft dit door aan de nieuwsbrief opsteller.(zie bijlage 4)
6. Mocht er een verslag van de peuterspeelzaal volgen, dan zorgt de leerkracht dat deze in gescand wordt en gekoppeld wordt aan Parnassys. De ib'er neemt kennis van de inhoud. Het aanleveren van dit verslag is niet verplicht, maar er moet door de leerkracht wel een keer naar gevraagd worden bijvoorbeeld in een groepsmail. NB. De kinderen die eind juni en in juli jarig zijn worden door de bouwcoördinator gebeld om in overleg met de ouders te beslissen wanneer de leerling start. Als school geven we aan dat dit in principe na de zomervakantie in groep 1 zal zijn (zie fase 2a), maar ouders mogen er voor kiezen om het kind nog een paar weken mee te laten draaien in de groeigroep. Algemeen beleid (zij-)instroom kleuters 1. Kinderen mogen 2 wenochtenden meedraaien voordat zij 4 jaar worden. De groepsleerkrachten stemmen deze ochtenden of met de betreffende ouders. 2. Kinderen die 4 jaar worden, bieden wij de gelegenheid aan om naar school te gaan. Soms wordt een kind door het tijdstip van het jaar tijdelijk in groep 1 geplaatst en stroomt deze later door naar de groeigroep. 3. Kinderen die binnen 2 weken na de start van het schooljaar en na de start van de groeigroep 4 jaar worden, mogen vanaf dag 1 meedraaien in die groep. 4. We streven naar een maximum aantal van 28 leerlingen per groep, zodat er ruimte blijft voor doorstroom of instroom waarbij we streven naar een maximum van 30 leerlingen. Bijlage 1 Beste ouders / verzorgers van Anne, Hierbij bevestig ik u dat uw zoon/dochter Anne, geboortedatum 01-01-20013, op onze school staat ingeschreven. Anne zal t.z.t. informatie ontvangen van haar toekomstige leerkracht, wanneer zij mag komen wennen en/of starten. Graag ontvang ik een reactie van u zodat wij zeker zijn dat ook het mailadres correct in ons systeem is overgenomen.
Met vriendelijke groet, naam collega, onderbouwcoördinator Bijlage 2 Prinses Julianaschool Burg. Martenssingel 38 2806 CV Gouda
Gouda, 30 mei 2016 Beste ouders/verzorgers, Het duurt nog even, maar achter de schermen zijn we al druk bezig met de voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar. Na de zomervakantie starten we op 22 augustus, met 2 groepen 1, waarin ook een plekje voor uw kind is gereserveerd. Bij deze brief ontvangt u ook een informatieboekje. U ontvangt het informatieboekje van groep 1 en 2 zodat u zich vast een beeld kunt vormen over het onderwijs in de kleutergroepen bij ons op school. De kinderen die in juni, juli en augustus 4 jaar worden, starten op 22 augustus in groep 1. Op 29 juni gaan alle leerlingen van de school kijken bij de nieuwe leerkracht van volgend jaar. Dit is van 10:45 tot 12:00. We nodigen uw kind graag uit om op dat moment bij de kinderen en de leerkracht, bij wie uw kind in de klas komt, te kijken. U kunt via de voordeur naar binnen gaan. Om 12:00 lopen de kinderen met de leerkracht mee naar buiten. Op het plein voor de lokalen kunt u uw kind ophalen bij de juf. Enkele dagen van te voren zal uw kind een kaart van de nieuwe leerkracht ontvangen. Op de kaart staat een uitnodiging voor het wenmoment en de datum van de eerste schooldag. Binnen twee weken zullen wij u digitaal een vragenlijst toesturen. Wij verzoeken u vriendelijk deze vragenlijst (en bijlagen) daarna ingevuld naar ons toe te sturen. Voor ons zijn deze gegevens belangrijk, zodat we alvast wat informatie over uw kind hebben. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om de vragenlijst (en bijlagen) binnen drie weken (uiterlijk 24 juni) naar ons toe te sturen. (De vragenlijst graag per mail en bijlagen graag per post sturen of scannen). Wij hopen u op deze wijze voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben dan horen wij dat graag! Met vriendelijke groet, mede namens de collega s, Tamara Verschoor Bouwcoördinator onderbouw t.verschoor@julianaschool-gouda.nl Frederike van der Meijden, Intern begeleider groep 1-3 ib-onderbouw@julianaschool-gouda.nl Bijlage 3 Bijlage 3 Prinses Julianaschool Burg. Martenssingel 38 2806 CV Gouda
Gouda, 30 mei 2016 Beste ouders/verzorgers, Het duurt nog even, maar achter de schermen zijn we al druk bezig met de voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar. Na de zomervakantie starten we met 2 groepen 1, waarin ook een plekje voor uw kind is gereserveerd. Graag informeren wij u, middels deze brief, over de eerste schooldag van uw kind. Uw kind mag naar school als het 4 jaar is geworden. Bijvoorbeeld: uw kind is op 8 september jarig, dan is 8 september de eerste schooldag. Is uw kind in het weekend jarig, dan start uw kind de eerstvolgende schooldag na dat weekend. Voor de vierde verjaardag mag uw kind ook 2 keer een dagdeel komen wennen. Ruim van te voren zal de leerkracht met u, via de e-mail, hierover contact opnemen. Ook stuurt de juf, vlak voordat uw kind naar school komt, een uitnodigingskaart naar uw kind. In deze envelop vindt u, naast deze brief, ook het informatieboekje over de groepen 1 en 2. U ontvangt het informatieboekje zodat u zich vast een beeld kunt vormen van het onderwijs in de kleutergroepen bij ons op school. Binnen 2 weken zullen wij u digitaal een vragenlijst toesturen. Wij verzoeken u vriendelijk deze vragenlijst (en bijlagen) ingevuld naar ons toe te sturen. Voor ons zijn deze gegevens belangrijk om een goed beeld van de kinderen te vormen en ons onderwijsaanbod hierop af te kunnen stemmen. We verzoeken u vriendelijk om deze vragenlijst binnen drie weken (uiterlijk 24 juni) weer retour te sturen. Wij hopen u op deze wijze voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben dan horen wij dat graag! Met vriendelijke groet, mede namens de collega s, Tamara Verschoor Bouwcoördinator onderbouw t.verschoor@julianaschool-gouda.nl Frederike van der Meijden, Intern begeleider groep 1-3 ib-onderbouw@julianaschool-gouda.nl Bijlage 4 Welkom op school De afgelopen week/aankomende week start. In groep 1a/1b. We heten jou en je ouders van harte welkom en wensen jullie een fijne tijd toe op de Prinses Julianschool.
Bijlage 5 Prinses Julianaschool Burg. Martenssingel 38 2806 CV Gouda
Gouda, 5 januari 2016 Beste ouders/ verzorgers, Het duurt nog even, maar achter de schermen zijn we al hard bezig met de voorbereidingen voor onze jongste groep kleuters. Na de voorjaarsvakantie starten we op maandag 2 maart met de groeigroep. In de loop van het schooljaar komen er steeds op vaste momenten groepjes kinderen bij. Wanneer uw kind wordt verwacht kunt u zien op de bijgevoegde lijst. De leerkracht van deze groep is juf Lia Lok. Juf Lia is een bekende bij ons op school, zij heeft al veel vervangingswerk gedaan en vorig jaar was ze het hele jaar bij ons op school aanwezig. In de maand maart zal op de maandagmiddag of dinsdag juf Lia worden waargenomen door juf Jannie. Zij is onze vaste invaljuf. De reden is dat juf Lia ook nog in maart de ambulante uren moet opvangen voor de bovenbouw coördinator. Daarna zal zij de hele week in de groeigroep werken. De eerste periode kunt u zien als tijd om op school te wennen, zeker als uw kind nog geen 4 jaar is. Niet ieder kind kan het aan om gelijk hele dagen onderwijs te ontvangen. U kunt in overleg met school besluiten om met de ochtenden te beginnen. Er worden geen speciale wenmomenten ingepland. Een week van te voren zal uw kind een kaart van de nieuwe leerkracht ontvangen. Ook zal een namenlijst van de groep toegevoegd worden. Bijgesloten vindt u een vragenformulier. Voor ons zijn deze gegevens belangrijk om ons een goed beeld van de kinderen te kunnen vormen en ons onderwijsaanbod hierop af te kunnen stemmen. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om de vragenlijst (en bijlagen) minimaal een maand voordat uw kind naar school komt naar ons toe te sturen (vragenlijst graag per mail en bijlagen graag per post of scannen). Binnenkort ontvangt u het informatieboekje van groep 1 en 2 zodat u zich vast een beeld kunt vormen over het onderwijs in de kleutergroepen bij ons op school. Wij hopen u op deze wijze voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben dan horen wij dat graag! Wij hopen dat uw kind een fijne schooltijd tegemoet gaat! Met vriendelijke groet, mede namens de collega s, Frederike van der Meijden, Intern begeleider groep 1-3 ib-onderbouw@julianaschool-gouda.nl Bijlage 6 Prinses Julianaschool Burg. Martenssingel 38 2806 CV Gouda
Gouda, 9 december 2015 Beste ouders/ verzorgers, Enige weken geleden ontving u via de post informatie over de start van uw kind bij ons op de Prinses Julianaschool. Ook zat er in de envelop een informatieboekje. We hopen dat u middels dit boekje zich een beeld heeft kunnen vormen over het onderwijs in de kleutergroepen bij ons op school. Via de e-mail hebben we u een vragenformulier toegestuurd. We willen u vragen dit formulier in te vullen en naar ons op te sturen. Het is belangrijk dat we dit formulier, voordat uw kind daadwerkelijk bij ons op school komt, binnen hebben. Op deze wijze kunnen wij ons een beeld van uw kind vormen en kunnen we ons onderwijs daarop afstemmen. Een aantal formulieren van de kinderen die per 4 januari bij ons instromen hebben we al ontvangen; dank daarvoor! Graag willen we u alvast uitnodigen voor de informatieavond over de groeigroep (groep 1c). Deze vindt plaats op dinsdag 19 januari 2015 om 19.30 uur. Op deze avond krijgt u informatie over de school en de klas. We hopen velen van u op deze avond te ontmoeten! Alle ouders van kinderen die in groep 1c instromen zijn welkom. (Uw kind hoeft dus nog niet op school gestart te zijn). De juf van groep 1c, waar uw kind in komt, is juf Jedidja Been. Zij is een bekende voor de Julianaschool. Ze zal vijf dagen voor de klas staan. Daarmee is zij de enige leerkracht voor de groep. Op de informatieavond kunt u nader kennis met haar maken. Wij hopen u op deze wijze voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben dan horen wij dat graag! Wij hopen dat uw kind een fijne schooltijd tegemoet gaat! Met vriendelijke groet, mede namens de collega s, Tamara Verschoor Coördinator onderbouw