Algemeen bestuur VERGADER STUK AFDELING NAAM STELLER EIGENAAR 22 november 2017 7 november 2017 ZST Henk Dick van der Zwaag Maarten van Helden AGENDAPUNT ONDERWERP Extra taken gemeentelijk belastingproces Voorstel Het algemeen bestuur neemt kennis van de extra taken in gemeentelijk belastingproces en de gevolgen voor de begroting en bijdragevereffening in 2018. Ziet een voorstel voor begrotingswijziging tegemoet. Samenvatting GBLT moet in het gemeentelijk WOZ-proces aanpassingen doen die niet uitvoerbaar zijn binnen de bestaande begroting. De WOZ objecten moeten wettelijk opnieuw gewaardeerd worden op basis van gebruiksoppervlakte. De uitvoering mag worden uitgesmeerd over een periode tot en met 2021. De voorliggende calculatie komt op een totaal van 865.000, aanzienlijk meer dan de 500.000 genoemd in de begroting. Een tweede aanpassing betreft de toepassing van de zogenaamde voormelder, waarbij de burger voor de aanslagoplegging wordt geïnformeerd over de vast te stellen WOZ-waarde. De Waarderingskamer heeft deze praktijk overgenomen als best-practise. De eenmalige kosten worden geraamd op 100.000. Beide aanpassingen kunnen eerst plaatsvinden nadat een nieuw softwarepakket voor het WOZ-proces in gebruik is genomen. Een stapeling van risico s kan zo worden vermeden. Het bestuur kan over de tweede aanpassing besluiten om deze (nog) niet toe te passen. Ambtelijk is het advies om deze best-practise wel te volgen, gezien de kwaliteitsverbetering die daarvan mag worden verwacht. Het voorstel is om in januari 2018 te besluiten over de financiering van deze twee aanpassingen. Voorbesproken Vanuit GBLT beogen wij een breed ambtelijk overleg om te komen tot gezamenlijke uitvoering en gezamenlijke financiering van de zes deelnemende gemeenten. Dat overleg moet nog plaatsvinden. Het overleg betrekt niet alleen de financiële collega s bij de opdrachtgevers. We betrekken ook de BAGmedewerkers van de gemeenten, omdat een blijvende en uniforme samenwerking noodzakelijk is voor de synchronisatie van BAG en WOZ meldingen. De pilot voormelder is voorbesproken met de ambtelijke collega s van de gemeente Zwolle. De evaluatie van deze pilot is gedeeld met het dagelijks bestuur. De bestuurlijke behandeling van de pilot in de gemeente Zwolle heeft nog niet plaatsgevonden. Dat weerhoudt de openbaarmaking van de
Extra taken gemeentelijk belastingproces 22 november 2017 evaluatie. Ambtelijk bestaat de wens om de pilot op te schalen naar de zes gemeenten en naar een geautomatiseerde verwerking van 5000 objecten. Er is teleurstelling over de vertraging die wordt veroorzaakt door het nieuwe waarderingspakket (zie onder). Behandelen in vergadering d.d. 1 november Toelichting Het belastingproces is onderworpen aan wetten en regels. Wijzigingen van regels leiden tot aanpassingen in processen, opleidingen en de systemen. In de meeste gevallen zijn de aanpassingen niet omvangrijk en worden de kosten geabsorbeerd binnen het bestaande budget. Op dit moment spelen de voorbereidingen van twee veranderingen in het gemeentelijk WOZ-proces met financiële gevolgen die niet binnen de begroting kunnen worden opgelost. Beide aanpassingen zijn al langer in het vizier en voor één van de twee is een voorlopige oplossing opgenomen in de begroting 2018. Deze oplossing blijkt niet toereikend. De uitvoering van de aanpassingen beperkt zich op dit moment tot de voorbereidingen in een plan van aanpak. Dit houdt verband met de ingebruikname van een nieuw softwarepakket voor de WOZwaardering. De contracttermijn van het huidige softwarepakket (Ortec) loopt af en de her-aanbesteding heeft geleid tot een gunning aan een andere leverancier (4Value). De verwachting is dat dit nieuwe systeem beter in staat is om het waarderingsproces te ondersteunen. De implementatie is nu gaande. De beoogde aanpassingen in het WOZ-proces door verandering van regelgeving staan in principe los van de pakketwisseling, maar voor de beheersing van de risico s is besloten om deze volgtijdelijk uit te voeren, dus vanaf maart 2018. Eind januari is een goed moment voor de besluitvorming over de aanpassingen. De aanpassingen betreffen Gebruik van een voormelder WOZ-waarde. Waardering op basis van gebruiksoppervlakte. Voormelder WOZ-waarde. Op initiatief van de Gemeente Zwolle is een pilot uitgevoerd om te bezien wat de effecten zijn wanneer belastingplichtigen voorafgaand aan de aanslag geïnformeerd worden over de WOZ waarde van hun object. De pilot heeft ook geëxperimenteerd met de vraag aan belastingplichtige om zelf een suggestie te doen over de WOZ-waarde. De tweevoudige pilot staat bij Zwolle en bij GBLT bekend onder de naam voormelder. Het bestuur is geïnformeerd over de evaluatie van de pilot en het voornemen is om de pilot uit te breiden naar een groter aantal burgers. Er zijn meer belastingkantoren en gemeenten die vergelijkbare procesveranderingen toepassen. Ook de Waarderingskamer is positief. Zij heeft deze aanpak overgenomen in de nieuwe Waarderingsinstructie onder de titel interactieve waardering. De Waarderingskamer motiveert deze keus door te verwijzen naar de verwachte kwaliteitsverbetering. Daarbij gaat het overigens vooral over informeren van de burger over de vast te stellen WOZ waarde, zodat de burger foutieve informatie kan corrigeren voordat de aanslag wordt opgelegd. Dat zou schelen in het aantal ingediende bezwaren. De ervaringen op dit punt zijn landelijk nog niet eenduidig. Zowel Zwolle als GBLT willen de pilot vergroten met het oogmerk om deze dienstverlening uit te breiden over het hele gebied. Zowel GBLT als de overige gemeenten willen blijven werken met een uniform proces en uniforme bijdrage. Dat betekent dat het overleg over de pilot en over de kosten gezamenlijk moet worden opgepakt. Indien overeenstemming wordt bereikt zal dat naar verwachting leiden tot een gezamenlijke financiering, aanvullend op de huidige bijdragen van gemeenten.
Extra taken gemeentelijk belastingproces 22 november 2017 De Voormelder past in de visie zoals opgesteld in het document: Reis naar de toekomst om zo burgers te betrekken bij het vaststellen van de WOZ waarde. Verder zal door het betrekken van burgers bij de vaststelling van de WOZ waarde de kwaliteit van de objectkenmerken verbeteren en het draagvlak van de burger inzake zijn WOZ waarde zal toenemen. Niet aangetoond kan worden dat er daardoor minder bezwaren worden ingediend. Het vervolgproces zal in 2018 worden uitgevoerd en pas effect hebben op de WOZ beschikking 2019. De keuze van dit tijdspad is een kwalitatieve keuze. Het proces dient zorgvuldig uitgevoerd te worden en mag niet samenvallen met de implementatie van de nieuwe waarderingsapplicatie welke loopt vanaf november 2017 tot en met februari 2018. Voor de beschikkingsronde van februari 2018 wordt nog bekeken hoe de burger op andere wijze te betrekken, bijv. door informeel telefonisch contact of inloopavonden. De verwachte kosten van het project zijn afhankelijk van de keuze van de software en zullen ongeveer 100.000,- bedragen. Het betreft hier een eenmalige investering. Voorgesteld wordt om een GO-NOGO voor te leggen in januari waarbij de meerkosten voor gemeenten worden gepresenteerd in de eerste Berap. Waarderen op basis van gebruiksoppervlakte In de begroting 2018 is gemeld dat er een wettelijke plicht is om de WOZ waarderingen te baseren op gebruiksoppervlakte in plaats van de m3 inhoud van het object. Dat betreft een groot aantal herwaarderingen. De uitvoering mag gespreid worden over meerdere jaren. De kosten voor een dergelijk meerjarig project zijn moeilijk te schatten. In de begroting 2018 is vastgelegd dat een plan van aanpak zal worden gemaakt en dat de lasten in 2018 (gemaximeerd op 100.000) zullen worden gedekt uit de reserve NCNP. Het plan van aanpak op hoofdlijnen voor de uitvoering is opgesteld. Dat leidt ook tot een andere calculatie. In de eerdere afgegeven calculatie is uitgegaan van 500.000 over een periode van 5 jaar. Op dit moment is de huidige raming 865.000 over een periode van 3 ½ jaar. Dit bedrag is inclusief aanschaf rekentool, communicatie en projectleiding. De calculatie is in lijn met de berekeningen die een collega belastingkantoor heeft gemaakt. Het werkelijk benodigde bedrag kan nog worden bijgesteld nadat een eerste ervaring is opgedaan met dit meerjarige project. De verwachte extra kosten voor 2018 worden begroot op 125.000, indien in maart gestart kan worden. Gezien de omvang van het bedrag en het meerjarige karakter ligt het voor de hand om de aanpassing kenbaar te maken in de kadernota 2019 die in het eerste kwartaal van 2018 wordt voorbereid. In een bijlage treft u het plan van aanpak. Personele consequenties Voor de personele gevolgen (inhuur) verwijzen we naar de bijlagen. Financiële consequenties Zie toelichting en bijlagen. Een nadere onderbouwing van begrotingswijziging volgt bij de besluitvorming. Juridische consequenties Geen
Extra taken gemeentelijk belastingproces 22 november 2017 I&A consequenties Deze informatie heeft geen I&A consequenties. De uitvoering van de plannen wel. Communicatie consequenties Deze informatie is bedoeld als vooraankondiging. Andere uitvoeringsconsequenties en risico s Geen. Resultaten en evaluatie Op te nemen in de separate plannen van aanpak, vooral bij de aanpak voormelder. Bijlage 1. Memo Taxeren op gebruiksoppervlakte Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur in haar vergadering van 22 november 2017 M.A. van Helden Directeur B.J. Bussink Voorzitter
Waarderen woningen op gebruiksoppervlakte 16 oktober 2017 Memo ONDERWERP AAN VAN 16 oktober 2017 Waarderen woningen op gebruiksoppervlakte MT Maurice Schreiner AFSCHRIFT Inleiding Deze memo beschrijft in het kort de activiteiten, de planning en de begroting om GBLT over te zetten van het waarderen van woningen op inhoud naar het waarderen van woningen op oppervlakte. Achtergrond informatie De Waarderingskamer vereist dat gemeenten de komende jaren de overgang maken van het waarderen op basis van bruto inhoud naar het waarderen op basis van netto gebruiksoppervlakte. Het gaat hier om de waardering van de woningen. De belangrijkste reden daartoe is dat dit beter aansluit bij de markt. Immers in nagenoeg alle (internet) advertenties voor de verkoop van woningen staat de gebruiksoppervlakte van de woning centraal. Een tweede reden is dat dit beter aansluit bij de door de overheid ingerichte basisregistraties. Dat wordt op dit moment bijvoorbeeld al duidelijk zichtbaar in het WOZ-waardeloket waar de WOZ-waarde van woningen wordt getoond in combinatie met de gebruiksoppervlakte die in de Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) staat. Deze samenhang met gegevens in diverse (basis) registraties biedt gemeenten en uitvoeringsorganisaties extra mogelijkheden voor efficiency voordelen wanneer kwaliteitszorg en bijhouding van deze (basis) registraties, zoals BAG en WOZ, meer worden gecombineerd. De Waarderingskamer heeft als doelstelling geformuleerd dat in 2022 alle woningen op basis van gebruiksoppervlakte worden gewaardeerd. Gemeenten beschikken over de gebruiksoppervlakte van woningen. Deze is geregistreerd in de BAG. Deze gebruiksoppervlakte is niet direct bruikbaar. De WOZ dient de gebruiksoppervlakte verfijnder te registreren, namelijk op WOZ deelobjecten. Daarnaast is de gebruiksoppervlakte in de BAG veelal gebaseerd op een eerder uitgevoerde conversie van inhoud naar oppervlakte. Was de inhoud in de WOZadministratie niet correct, dan is de oppervlakte in de BAG ook verkeerd berekend. Daarnaast waren de conversiefactoren redelijk grof. De vraag is of de conversiefactoren daarom voor iedere categorie woningen goed hebben uitgepakt.
Waarderen woningen op gebruiksoppervlakte 16 oktober 2017 Projectdoelstelling en projectresultaat Projectdoelstelling GBLT kan uiterlijk in 2021 de waarde van de woningen bepalen op basis van gebruiksoppervlakte en GBLT heeft met de BAG beheerders van gemeenten en woningcorporaties een proces ingericht om de gebruiksoppervlakte zo efficiënt mogelijk te onderhouden. Projectresultaat De volgende resultaten worden behaald: 1. Van alle woningen in de gemeenten Dalfsen, Leusden, Nijkerk, Dronten, Bunschoten en Zwolle is de gebruiksoppervlakte bepaald die voldoet aan de eisen van de Waarderingskamer. 2. Van alle woningen in de gemeenten Dalfsen, Leusden, Nijkerk, Dronten, Bunschoten en Zwolle is de correcte soort objectcode vastgelegd. 3. Met de BAG beheerders van de gemeenten is een efficiënt proces ingericht om voor nieuwe woningen de gebruiksoppervlakte te bepalen en bestaande woningen de gebruiksoppervlakte te wijzigen. 4. Van alle woningen in de gemeenten Dalfsen, Leusden, Nijkerk, Dronten, Bunschoten en Zwolle is de waarde bepaald op basis van gebruiksoppervlakte. 5. De inwoners van de deelnemende gemeenten zijn geïnformeerd over de nieuwe manier van waardebepaling van de woningen. Naast de primaire resultaten van het project worden aan aantal extra project resultaten gehaald: 1. Opvoeren van de eventuele aanbouw, serre, dakopbouw voor de gemeenten Leusden, Dronten en Nijkerk. 2. Verbeteren en controleren van de objectkenmerken van alle woningen. 3. Fouten in de BAG en de WOZ administratie worden opgemerkt en gemeld aan de basisadministratie BAG en WOZ. 4. De oppervlakte van bijgebouwen wordt bepaald en geregistreerd. Project aanpak De projectaanpak is om per gemeente van alle WOZ objecten door een tool de gebruiksoppervlakte te berekenen. Daarna door eigen personeel (of aangenomen personeel) de gebruiksoppervlakte te controleren en op te splitsen in woz-deelobjecten. Tevens worden tegelijk diversen controles uitgevoerd op de objecten zodat eventuele fouten worden opgelost of gerapporteerd. Gevolg hiervan is dat naast dat je gebruiksoppervlakte in m2 bepaald je tevens de kwaliteit van de WOZ data verbetert. Nadat de gebruiksoppervlakte is bepaald per gemeenten zal daarna een waardering uitgevoerd worden op gebruiksoppervlakte om te controleren of geen grote verschillen zijn. Daarna zal gefaseerd per gemeenten de WOZ waarde gecommuniceerd worden op basis van gebruiksoppervlakte waarbij de laatste gemeenten overgaat in 2022. Scope Hieronder wordt een overzicht gegeven wat binnen en buiten scope valt van het project. Binnen scope: 1. Aanschaffen tool om gebruiksoppervlakte te berekenen 2. Implementeren van de tool voor de eindgebruikers
Waarderen woningen op gebruiksoppervlakte 16 oktober 2017 3. Koppelen van de tool met de applicaties WOZ en waarderingsapplicatie. 4. Afstemmen en inrichten van de processen tussen GBLT en BAG beheerders voor het onderhouden van de gebruiksoppervlakte. 5. Afstemmen en inrichten van processen tussen GBLT en woningcorporaties voor het onderhouden van de gebruiksoppervlakte. 6. Bepalen van de gebruiksoppervlakte woningen voor de deelnemende gemeenten. 7. Inrichten van de waarderingsapplicatie voor het waarderen op basis van gebruiksoppervlakte. 8. Vergelijken WOZ waarde inhoud en oppervlakte, en de verschillende oplossen/verklaren. 9. Communicatie naar de burger. 10. WOZ beschikking per gemeente op basis van gebruiksoppervlakte. Buiten scope: 1. Controleren van de staat van de woning, de VLOK codes 2. Controleren van het bouwjaar van de aanbouwen van de gemeenten Leusden, Dronten en Nijkerk 3. Oplossen van de constateerde fouten BAG-WOZ. Deze zullen door het lijn worden opgelost. Project aannames en randvoorwaarden Project aannames De werkzaamheden om de oppervlakte te bepalen worden in-house uitgevoerd door eigen (aangenomen) medewerkers. De werkzaamheden worden dus niet uitbesteed aan een commerciële partij. Met gemeenten kunnen afspraken gemaakt worden over de beschikbaarheid van de bouwtekeningen. Project randvoorwaarden De WOZ registreert de oppervlakte per onderdeel. Een woningpand kan bestaan uit meerdere onderdelen (inpandige berging, garage, etc.). Hier moet rekening mee worden gehouden; Het uniformiseren van de Soort objectcode hoort ook bij het project. De Soort objectcode wordt straks ook aan de LV WOZ geleverd; Het overnemen van gebruiksoppervlakte in de BAG volstaat niet. De WOZ registreert de onderdelen (zogenaamde WOZ-deelobjecten) meer gedetailleerd. Daarnaast is de gebruiksoppervlakte in de BAG vanuit het verleden (deels) via een conversietabel berekend. De Waarderingskamer heeft in overleg met enkele andere instanties een meetinstructie gemaakt, Deze meetinstructie geeft een praktische handleiding om de gebruiksoppervlakte van woningen te meten. Een conversie (VROM) zoals deze in het verleden plaats heeft gevonden vanuit de WOZ (inhoud) naar de BAG (gebruiksoppervlakte), zal door de Waarderingskamer niet worden geaccepteerd. Globale Planning De globale planning is als volgt: Fases Wanneer 1. Definiëren proces en bepalen tool Oktober/November 2017 2. Selecteren en opleiden medewerkers Oktober/December 2017 3. Uitvoeren pilot November/December 2017 4. Bepalen gebruiksoppervlakte eerste Januari/Mei 2018 gemeenten 5. Waarderen eerste gemeenten op Augustus/Oktober 2018 gebruiksoppervlakte 6. Beschikking eerste gemeente op basis van 1 Februari 2019 gebruiksoppervlakte. 7. Bepalen oppervlakte vervolg gemeenten Juni 2018/December 2020
Waarderen woningen op gebruiksoppervlakte 16 oktober 2017 8. Waarderen laatste gemeenten Augustus 2021/Oktober 2021 9. Beschikking laatste gemeente op basis van 1 Februari 2022 gebruiksoppervlakte. Kosten Het bepalen van de kosten heeft met veel factoren te maken. Deze factoren hebben we nu bepaald op basis van onze huidige kennis en ervaringen van andere gemeenten. Gedurende het project, na elke fase, kunnen we de kosten nauwkeuriger begroten, omdat we dan eigen ervaringscijfers hebben. De marge in de kosten is 15%. De kosten zijn: Activiteit Kosten Aanschaf rekentool 110.000 Steekproef 1% 25.000 Bepalen gebruiksoppervlakte op basis van de tool 375.000 Uitval verwerken 105.000 Controle nieuwe waarderingen 40.000 Communicatie 100.000 Projectleiding 110.000 totaal 865.000 Risico s De volgende risico s worden onderkend voor het project. Risico Tegenmaatregel Kwaliteit van de medewerkers is niet voldoende Medewerkers opleiden en begeleiden door een senior. Koppeling met de andere applicaties werkt niet In de pilot aantonen dat de koppeling werkt naar de applicaties. Betrokkenheid en capaciteit van ICT Op tijd capaciteit aanvragen bij ICT Bepalen van de oppervlakte gaat minder snel dan Continue monitoren van de voortgang en extra gepland. capaciteit bijschakelen om de planning te halen. Geen overeenstemming met gemeenten over het Bestuur zal gevraagd worden om een besluit te inrichten van het proces tussen BAG en WOZ. nemen. Conclusie Het project gaat de gebruiksoppervlakte van de woningen opleveren. Daarnaast wordt een kwaliteit impuls gegeven aan in de BAG en WOZ geregistreerde gegevens, aangezien een aantal gegevens wordt gecontroleerd tijdens het project. De totale kosten van het project zijn begroot op 865.000 euro en heeft een doorlooptijd van 3,5 jaar. Doelstelling is om eigen mensen aan te nemen om deze activiteiten uit te voeren.