Archiefschema PACKED vzw Auteur: Alina Saenko Datum: 3 maart 2014 Versie Datum Wijzigingen Auteur 0.1 21.08.2013 Klad versie Alina Saenko 0.2 26.08.2013 Aanpassingen Barbara Dierickx, Rony Vissers, Alina Saenko 0.3 29.08.2013 Eerste voorstel Alina Saenko 0.4 26.02.2014 Opnemen opmerkingen van 19.12.2013 Alina Saenko, Nastasia Vanderperren 1.0 03.03.2014 Goedkeuring finale versie Personeelsploeg 1.1 28.03.2014 - Toevoging nieuwe serie 1.1.3 Ledenbeheer, Alina Saenko - Verandering van de logica voor ordening van serie Loket en Betaalde dienstverlelning - Toevoeging nieuwe serie binnen Financiele verantwoording Bedrijfsrevisie 1.2 08.10.2014 Bijwerking na Trashday Alina Saenko 1.3 1.4 26.10.2015 Toevoeging functie van interne werkgroeppen 1.5 12.11.2015 In 2.1.1 toegevoegd: tussentijdsevaluatie, beheersovereenkomsten Alina Saenko Alina Saenko 1.6 20.04.2016 Toevoegingen na Trashday Alina Saenko
1. Algemeen bestuur 1.1. STATUTAIRE DOCUMENTEN 1.1.1. Oprichting Stukken m.b.t.de oprichting 1.1.2. Statuten 1.1.2.1 Statuten Ook ledenregisters 1.1.2.2 Wijzigingen Ook aanvragen i.v.m. Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur 1.1.2.3 Publicatie Staatsblad 1.1.2.4 Algemeen reglement 1.1.2.5 Huishoudelijk reglement 1.1.2.6 Arbeidsreglement + documentatie (andere voorbeelden van externen) 1.1.3. Ledenbeheer Registers van leden van de vzw zelf 1.2. JAARVERSLAGEN EN ALGEMENE OVERZICHTEN 1.2.1. Beleidsplannen 1.2.2. Actieplannen 1.2.3. Jaarverslagen 1.3. RAAD VAN BESTUUR 1.3.1. Notulen Agenda s en verslagen 1.3.2. Samenstelling Per jaar een ledenlijst 1.3.3. Werkstukken 1.3.4. Briefwisseling Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.4. ALGEMENE VERGADERING 1.4.1. Notulen Agenda s en verslagen 1.4.2. Samenstelling Per jaar een ledenlijst 1.4.3. Werkstukken 1.4.4. Briefwisseling Uitnodigingen en volmachtbrieven PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 2
1.5. DAGELIJKS BESTUUR 1.5.1. Notulen Agenda s en verslagen 1.5.2. Samenstelling Per jaar een ledenlijst 1.5.3. Werkstukken 1.5.4. Briefwisseling Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.6 PERSONEELSVERGADERINGEN Algemene personeelsvergaderingen 1.6.1. Notulen Agenda s en verslagen 1.6.2. Samenstelling Per jaar een ledenlijst 1.6.3. Werkstukken 1.6.4. Briefwisseling Uitnodigingen en volmachtbrieven Wergroep Map per werkgroep 1.7 BIJZONDERE VERGADERINGEN 1.7.1. Notulen 1.7.2. Samenstelling 1.7.3. Werkstukken 1.7.4. Briefwisseling 1.8. BIJZONDERE BRIEFWISSELING 1.8.1. Briefwisseling PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 3
2. Administratieve werking en ondersteuning 2.1. DAGELIJKS BEHEER 2.1.1. Werkingssubsidies Subsidieaanvraag, voorbereiding, briefwisseling, rapportering enz (chronologisch geordend), tussentijdsevaluatie, beheersovereenkomsten. 2.1.2. Samenwerkingsovereenkomsten Contracten, briefwisseling en documenten m.b.t. samenwerkingen met bv. DEN, FARO en de Vlaamse Overheid op het vlak van algemeen beleid, niet m.b.t. een specifiek project 2.1.3. Lidmaatschap VSDC, ICOM 2.1.4. Verzekeringen thematisch geordend: bestuur, personeel, infrastructuur, briefwisseling en polissen 2.2. PERSONEELSBEHEER 2.2.1. Aanwerving Dossier per vacature, sollicitatiebrieven, spontane sollicitatiebrieven 2.2.2. Personeelsdossiers en dienstverband Staf Vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten 2.2.3. Loonfiches 2.2.4. Vervoer 2.2.5. Maaltijdcheques Actieve en niet-actieve contracten, alfabetisch (omdat sommige medewerkers afgesloten en lopende contracten hebben) Actieve en niet-actieve contracten, alfabetisch 2.2.6. Ondersteunende diensten en organisaties Overeenkomsten en briefwisseling met het sociaal secretariaat, enz 2.2.7. Documentatie ivm het personeelsbeheer CAO, PC 329.01 2.3. FINANCIEEL BEHEER 2.3.1. Boekhouding (Overeenkomst boekhouder, overeenkomst bank, briefwisseling) 2.3.2. Financiële verantwoording Meerjarenbegrotingen Financiele verantwoording PER JAAR Begrotingen Langtermijnprognoses en meerjaarbegrotingen PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 4
Jaarrekeningen Winst- en verliesrekeningen Balansen Kas- en dagboeken Facturen Bestelbonnen Onkostennota s Rekeninguittreksels Bedrijfsrevisie 2.3.3 BTW en belastingen 2.3.4 Leningen Aankoop, verkoop 2.4. VERWERVING EN BEHEER VAN INFRASTRUCTUUR 2.4.1. Algemeen beheer van het gebouw Huur, poetsvrouw.. 2.4.2. Beheer van de infrastructuur Bijvoorbeeld aankoop meubilair, computers, overeenkomsten internet, licenties 2.5. INFORMATIEBEHEER 2.5.1 ICT-beheer 2.5.2 Archiefbeheer Informatiebeheersplannen, archiefschema s, afspraken rond het archiefbeheer PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 5
3. Basiswerking en activiteiten 3.1. DEELNEMEN AAN EXTERNE WERKGROEPEN EN OVERLEGPLATFORMEN Titel Externe Wergroep/Stuurgroep/ Overlegplatform/Congres Cultureel Erfgoedoverleg, Gebruikersgroep Cultureel Erfgoed en Auteursrecht, AAT, UNESCO Memory of the World, Erfgoeddecreet, andere stuurgroepen 3.2. PROJECTEN 3.2.1. Europese projecten Verdeling in voorbereiding/ lopend (alfabetisch)/afgesloten (chronologisch per jaar van afsluiting) Bibliography Proposal Projectplanning Description of Work (DoW) Agreements Financial Periodic reporting Meetings Alles wat nodig is om een proposal voor te bereiden; kan tijdens die fase van het project gebruikt worden om werkdocumenten in te stoppen. Uiteindelijk, als het project loopt, worden hierin enkel ondertekende fiches bewaard + het eigenlijke ingediende dossier. Is handig om bij te houden om te zien waar er evt wijzigingen gebeurd zijn ten opzichte van wat uiteindelijk wordt goedgekeurd Description of Work (DoW) en de versies Consortium Agreement, Grant Agreement Op dit niveau komt ook een begrotingsspreadsheet van PACKED vzw, waarin zowel de EU als de Vlaamse financiering zijn opgenomen. Dit staat dus direct in de map financial en niet in 1 van deze submappen - EU funding alles i.v.m. de eu funding: overall budget spreadsheet, betalingstermijnen, - Matching funds dossier i.v.m. aanvraag matching funds, goedkeuring, betalingen, Timesheets van iedereen die aan het project meewerkt Periodic reporting: in zo n project worden er templates gegeven die je dan bij elke reporting period (bv. M1-M6) moet invullen en waarin je je activiteiten beschrijft. Meeting/Negotiation PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 6
Reviews (Yyyymmdd_typeofmeeting_place) Agenda_minutes: de agenda en de minutes van de meeting Presentation material: de gegeven presentaties of enig ander materiaal dat besproken/getoond werd (alles wat nodig is ondertekende fiches, Ook de formele brief ivm outcome van de meeting wordt hier bewaard) - Yymmdd_mid-term review De voorbereiding en outcome van een review meeting. Ik heb hier nu alleen mid-term en final ingegeven maar er kunnen er ook meerdere zijn. - Yymmdd_final review Work packages Results and Deliverables 3.2.2. Vlaamse projecten Bibliografie in deze subfolders kan je extra info kwijt over het werk in bepaalde WPs waarin je misschien niet direct betrokken bent. Bv. dingen ivm terminologie in Linked Heritage, die zouden in een folder WP3 kunnen gaan omdat dat WP er aan werkt. Zo kan je er op basis van de WPverdeling in de DoW makkelijk naar teruggrijpen en heeft dergelijke info een duidelijke plaats. WP1 management WP2 xyz.. General project deliverables alle deliverables die aan de Commissie overgemaakt worden. Contribution of PACKED vzw Deliverables waaraan PACKED heeft bijgedragen, publicaties, richtlijnen, websites. Verdeling in voorbereiding/lopend (alfabetisch)/afgesloten (chronologisch per jaar van afsluiting) Projectsvoorstel Projectbeschrijving Projectplanning Overeenkomsten Ingediende dossier PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 7
Financieel Rapportering Vergaderingen, workshops Subsidieaanvragen, begroting Tussentijds en eindrapport Agenda s, Presentatie materiaal, verslag Resultaten Publicaties, websites, richtlijnen, analysen.. Actiemappen Evaluatie Een manier van ordening van werkmateriaal tijdens de eigenlijke verloop van het project. (naar analogie van review zoals in EU projecten) 3.2.3. Belgische projecten Verdeling in voorbereiding/ lopend (alfabetisch)/afgesloten (chronologisch per jaar van afsluiting) Projectsvoorstel Projectbeschrijving Projectplanning Overeenkomsten Financieel Rapportering Vergaderingen, workshops Ingediende dossier Subsidieaanvragen, begroting Tussentijds en eindrapport Agenda s, Presentatie materiaal, verslag Resultaten Publicaties, websites, richtlijnen, analysen.. Actiemappen Een manier van ordening van werkmateriaal tijdens de eigenlijke verloop van het project. 3.3. LOKET 3.3.1 Loketaanvraag Adviezen, lopend/afgesloten, dan chronologisch op jaar en daarna alfabetisch per klant Aanvraag Vergaderingen Rapportering Werkmateriaal Literatuur/bronnen Hier horen ook projectgerelateerde loket vragen (die via de website van een project zijn binnengekomen) bij Loket vragen die naar een project uitgroeien moeten weg uit de loket-serie en dienen een apart project-map worden Mail Agenda s, verslagen Tussentijdse en eindrapproten 3.4. BETAALDE DIENSTVERLENING PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 8
3.4.1 Betaalde dienstverlening Chronologisch op jaar en daarna Alfabetisch per klant Aanvraag Finacieel Vergaderingen Rapportering Werkmateriaal Literatuur/bronnen Mail Offerte, factuur Agenda s, verslagen Tussentijdse en eindrapproten 3.5. ORGANISATIE VAN WORKSHOPS EN VORMING 3.5.1 Workshop Workshops die buiten een speciefiek project worden gegeven Chronologisch Presentatie materiaal, verslag, andere voorbereidingsmateriaal 3.6. PROMOTIE, PERS, COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT 3.6.1. Communicatie 3.6.2. Publicaties Ook nieuwsbrieven in interne en externe bronnen, Tijdschrift, programmaboekjes, folders/flyers, affiches,cd/dvd 3.6.3. Website Audit website, veranderingen 3.6.4. Pers 3.6.5 Huisstijl Door derden, over PACKED vzw: persconferenties, persmededelingen, persknipsels / recensies 4. Onderwerpsmappen en documentatie 4.1. DOCUMENTATIE VAN DERDEN Documenten van derden Beleidsplannen, subsidieaanvragen, verslagen, artikels en publicaties van derden PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 9
4.2.ONDERWERPSMAPPEN Onderwerpsmap Literatuur 4.3.TESTDATASETS Jaar_naam_dataset Datasets PACKED vzw 20140303_Archiefschema_PACKEDvzw 10