Regionale uitvoering Bbz Productenboek
Handboek regionalisering Bbz Inhoudsopgave 1 Algemeen geldende criteria voor bijstandsgerechtigden/ondernemers 1 1.1 Algemene bijstandswet 1 1.2 Specifieke bepalingen inzake ondernemers 1 1.3 Managementinformatie 2 A Primaire producten 4 2 Aanvraag Voorbereidingsperiode 5 2.1 Omschrijving 5 2.2 Ambtelijke handelingen 5 2.3 Managementinformatie 5 3 Aanvraag Beginnende zelfstandige 7 3.1 Omschrijving 7 3.2 Ambtelijke handelingen 7 3.3 Managementinformatie 7 4 Aanvraag Gevestigde zelfstandige 9 4.1 Omschrijving 9 4.2 Ambtelijke handelingen 9 4.3 Managementinformatie 9 5 Aanvraag Oudere zelfstandige met een duurzaam laag inkomen 11 5.1 Omschrijving 11 5.2 Ambtelijke handelingen 11 5.3 Managementinformatie 11 6 Aanvraag Arbeidsongeschikte zelfstandige 13 6.1 Omschrijving 13 6.2 Ambtelijke handelingen 13 6.3 Managementinformatie 13 7 Aanvraag Beëindigende zelfstandige 15 7.1 Omschrijving 15 7.2 Ambtelijke handelingen 15 7.3 Managementinformatie 15 i
Handboek regionalisering Bbz 8 Aanvraag Ondernemers in de binnenvaart 17 8.1 Omschrijving 17 8.2 Ambtelijke handelingen 17 8.3 Managementinformatie 17 9 Aanvraag Bijzondere bijstand 19 9.1 Omschrijving 19 9.2 Ambtelijke handelingen 19 9.3 Managementinformatie 19 10 Definitieve vaststelling (jaarlijks) van de verstrekte bijstand en de over de verstrekte lening te betalen rente 20 10.1 Omschrijving 20 10.2 Ambtelijke handelingen 20 10.3 Managementinformatie 21 11 Doelmatigheidsonderzoek Bbz 22 11.1 Omschrijving 22 11.2 Ambtelijke handelingen 22 11.3 Managementinformatie 22 12 Voortgangsonderzoek voorbereidingsperiode 23 12.1 Omschrijving 23 12.2 Ambtelijke handelingen 23 12.3 Managementinformatie 23 13 Invorderingsonderzoek 24 13.1 Omschrijving 24 13.2 Ambtelijke handelingen 24 13.3 Managementinformatie 24 14 Debiteurenonderzoek 25 14.1 Omschrijving 25 14.2 Ambtelijke handelingen 25 14.3 Managementinformatie 25 15 Mutaties 27 15.1 Omschrijving 27 15.2 Ambtelijke handelingen 27 15.3 Managementinformatie 27 ii
Handboek regionalisering Bbz 16 Maatregel 28 16.1 Omschrijving 28 16.2 Ambtelijke handelingen 28 16.3 Managementinformatie 28 17 Boete 29 17.1 Omschrijving 29 17.2 Ambtelijke handelingen 29 17.3 Managementinformatie 29 18 Bezwaar 30 18.1 Omschrijving 30 18.2 Ambtelijke handelingen 30 18.3 Managementinformatie 30 B Secundaire producten 31 19 Personeel en organisatie 32 19.1 Omschrijving 32 19.2 Activiteiten 32 19.3 Managementinformatie 32 20 Automatisering 34 20.1 Omschrijving 34 20.2 Activiteiten 34 20.3 Managementinformatie 34 21 Administratief debiteurenbeheer Abw/Bbz 35 21.1 Omschrijving 35 21.2 Ambtelijke handelingen 35 21.3 Managementinformatie 35 22 Financiën 37 22.1 Omschrijving 37 22.2 Activiteiten 37 22.3 Managementinformatie 38 23 Huisvesting, inkoop en facilitair 39 23.1 Omschrijving 39 23.2 Activiteiten 39 23.3 Managementinformatie 39 iii
Handboek regionalisering Bbz 24 Beleid 40 24.1 Omschrijving 40 24.2 Activiteiten 40 24.3 Managementinformatie 40 C Overige 41 25 Betalingen en voorschotten 42 25.1 Omschrijving 42 25.2 Ambtelijke handelingen 42 25.3 Managementinformatie: 42 26 Productenboek Kwaliteitsplusmodel 43 27 Aanvraag Ioaz 44 27.1 Omschrijving 44 27.2 Ambtelijke handelingen: 44 27.3 Managementinformatie: 44 28 Preventie Wsnp 46 28.1 Omschrijving: 46 28.2 Ambtelijke handelingen: 46 28.3 Managementinformatie: 46 29 Informerend gesprek 48 29.1 Omschrijving 48 29.2 Activiteiten 48 29.3 Managementinformatie 48 30 Relatiebeheer 50 30.1 Omschrijving 50 30.2 Activiteiten 50 30.3 Managementinformatie 51 31 Voorlichting 52 31.1 Omschrijving 52 31.2 Activiteiten 52 31.3 Managementinformatie 52 iv
1 Algemeen geldende criteria voor bijstandsgerechtigden/ondernemers 1.1 Algemene bijstandswet Nederlandse nationaliteit plus woonplaats (verblijfplaats) in Nederland dan wel een rechtmatig verblijf in Nederland; Noodzakelijkheid, het gaat om de beoordeling of er sprake is van reeds aanwezige of dreigende bijstandsbehoeftige omstandigheden; Voorliggende voorzieningen: - Beoordeling van de mogelijke beschikbaarheid van een andere inkomensbron voor de aanvrager of zijn/haar partner; - Beoordeling van de kredietverlening via reguliere kanalen (bankleningen, garantstellingen krachtens overheidsregelingen, leverancierskrediet). Afstemming op individuele omstandigheden; Gezinsinkomen: - Inkomen van de partner doet mee in de beoordeling van de hoogte van het beschikbare inkomen. 1.2 Specifieke bepalingen inzake ondernemers Definitie zelfstandige en categorieën van ondernemers: - Leeftijdsgrenzen 18 65 jaar; - Eigen bedrijf of zelfstandig beroep; - Wettelijke eisen verbonden aan bedrijf of beroep (diploma s en vergunningen ontheffingen en verklaringen); - Urencriterium ontleend aan de Wet op de inkomstenbelasting 2002: 1225 uur in het kalenderjaar; plus minstens de helft van de in het kalenderjaar gewerkte tijd is aan de onderneming besteed. Bij een meewerkende levenspartner gaat het om 875 en 525 uur; - Volledige zeggenschap en financiële risico s; - Woonplaats (in Nederland) van de ondernemer is plaats van aanvraag (met uitzondering van binnenschippers); - Bedrijfsactiviteiten moeten in hoofdzaak op Nederland (= hier te lande) gericht zijn. Definitie van eigen bedrijf of zelfstandig beroep: - Bedrijfsvorm/juridische organisatie; 1
- Duurzaam: aantal klanten / opdrachtgevers, omvang van werkzaamheden / omzet / investeringen; - Omvang en risico van debiteuren en voorraden; - Samengaan van kapitaal en arbeid; - Deelname aan maatschappelijk verkeer; - Winstoogmerk; - Geen verkapt werknemerschap; bijvoorbeeld, als er sprake is van één opdrachtgever en gezagsverhouding kan niet van een bedrijf worden gesproken. Eigen vermogensgrenzen; Levensvatbaarheid van de onderneming onder andere te beoordelen aan de hand van: - Ondernemingsplan; - De inrichting van de administratie; - Winst is toereikend voor het levensonderhoud; - Liquiditeit is toereikend voor de bedrijfsmatige reserveringen en investeringen; - Verhouding eigen vreemd vermogen; - Privé-onttrekkingen; - Bedrijfsvoering; - Doelgroep; - Kredietbehoefte. Buiten deze kunnen op de persoon afgestemde verplichten aan een verstrekking worden verbonden, bijvoorbeeld scholing of begeleiding welke nodig is voor een doelmatige bedrijfs- of beroepsuitoefening; Specifieke eisen gelden niet (of ten dele) voor oudere zelfstandigen, beëindigende zelfstandigen en arbeidsongeschikte zelfstandigen in afwachting van de beslissing op het AAW-aanvraag, zie later bij de productbehandeling. 1.3 Managementinformatie Bovenstaande criteria uitwerken in registraties: De persoon van de ondernemer; Noodzakelijkheid van Bbz-toepassing; Afwezigheid van voorliggende voorzieningen; Definitie van ondernemerschap; 2
Definitie van bedrijf/beroep inclusief rechtsvorm; Definitie van levensvatbaarheid; Samenstelling van vermogen (bedrijf en privé); Specifieke scholing en begeleiding; Formele afwijzingsgronden. 3
A Primaire producten 4
2 Aanvraag Voorbereidingsperiode 2.1 Omschrijving Beoordeling van aanvraag voor toestemming voorbereidingsperiode en/of opleiding Ontheffing van arbeidsverplichting voor maximaal 12 maanden Toeleiding naar externe begeleidingsinstantie. Het traject is gericht op het indienen van een kansrijke aanvraag van een Bbz-verstrekking Volgen van traject bij externe begeleidingsinstantie tot een in de wet genoemd maximum Een opleiding. Voor de kosten ervan kan een beroep op WIW-gelden worden gedaan Bijstand ter voorziening in met de voorbereiding samenhangende kosten tot een in de wet genoemd maximum. Indien de activiteiten in het voorbereidingsperiode uitmonden in de start met een onderneming wordt de als renteloze lening verstrekte bijstand omgezet in een rentedragende lening als ware het een lening verstrekt aan een beginnende zelfstandige. Voordat toestemming tot een voorbereidingsperiode wordt gegeven moet de sociale dienst vaststellen of uitstroom richting loondienst vanwege snelheid en kosten niet aan de orde moet zijn. 2.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 2.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; De verstrekte voorbereidingskosten uitgewerkt in soort; 5
Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 6
3 Aanvraag Beginnende zelfstandige 3.1 Omschrijving Beoordeling van aanvraag van periodieke bijstand voor het levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal van de persoon of de echtgenoot van de persoon die uit hoofde van werkloosheid een uitkering ontvangt dan wel bedreigd wordt met werkloosheid en de daaraan verbonden uitkeringsafhankelijkheid, en die een bedrijf of zelfstandig beroep begint dat levensvatbaar is. Levensonderhoud, maximaal 36 maanden. De verstrekking is als lening en kan worden omgezet in een bijstandsverstrekking om niet. Indien sprake is van medische of sociale omstandigheden kan zonder beperking in tijdsduur bijstand voor levensonderhoud worden verstrekt; Bedrijfskapitaal, tot een in de wet genoemd maximum. De looptijd is maximaal 10 jaar en sluit aan bijvoorbeeld bij de levensduur van de betreffende investering; Declaratie van de kosten die verbonden zijn aan de begeleiding door een externe instantie, tot een in de wet genoemd maximum. 3.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 3.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; 7
- aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; - bedrijfskrediet; - begeleidingskosten; - premie ziektekostenverzekering; - premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 8
4 Aanvraag Gevestigde zelfstandige 4.1 Omschrijving Aanvragen door een ondernemer met een levensvatbaar bedrijf of zelfstandig beroep van periodieke bijstand voor levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal indien de oorzaak van de behoefte aan bijstand is gelegen in externe omstandigheden van tijdelijke aard. Levensonderhoud, maximaal 3 termijnen van 12 maanden. Omboeking van de lening in een bijstandsverstrekking om niet is mogelijk; Bedrijfskapitaal, tot een in de wet genoemd maximum als lening. Omboeking van de lening in een bijstandsverstrekking om niet is mogelijk. Het is aan de gemeente te beoordelen dat de onderneming een redelijke termijn heeft bestaan en daarom als gevestigd moet worden aangemerkt. Voorts kan de eerste termijn van 12 maanden voor een uitkering levensonderhoud pas worden verlengd wanneer de bijstandsafhankelijkheid strikt een externe oorzaak heeft. Indien naast een kapitaalverschaffing ook een uitkering levensonderhoud nodig is wordt het bedrag voor het levensonderhoud geschat en bij het verstrekte bedrijfskapitaal opgeteld. Het totale bedrag is de rentedragende lening. Volgens de geldende regels wordt jaarlijks beoordeeld of de maandelijkse termijnen in een verstrekking om niet worden omgezet. De hoogte van het eigen vermogen is daarbij een criterium. 4.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 4.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; 9
- aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; - bedrijfskrediet; - premie ziektekostenverzekering; - premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Aanwezigheid externe oorzaak bijstandsafhankelijkheid; Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 10
5 Aanvraag Oudere zelfstandige met een duurzaam laag inkomen 5.1 Omschrijving Aanvragen door een ondernemer met een bedrijf of zelfstandig beroep van periodieke bijstand voor levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal indien de oorzaak van de behoefte aan bijstand is gelegen in externe omstandigheden van tijdelijke aard. De aanwezigheid van een laag inkomen, de hoogte van het bedrijfsvermogen, de leeftijd van de ondernemer en de bestaansduur van het bedrijf of beroep zijn extra aspecten van beoordeling in de toekenning van de verstrekking. Levensonderhoud, maximaal 10 jaartermijnen. De verstrekking is als lening en kan worden omgezet in een bijstandsverstrekking om niet; Bedrijfskapitaal tot een in de wet genoemd maximum. De verstrekking kan om niet of als renteloze lening. 5.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 5.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. 11
Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; - bedrijfskrediet; - premie ziektekostenverzekering; - premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Aanwezigheid van externe omstandigheden van tijdelijke aard van bijstandsafhankelijkheid; Duurzaamheid van laag inkomen; Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 12
6 Aanvraag Arbeidsongeschikte zelfstandige 6.1 Omschrijving Aanvragen door een ondernemer die om gezondheidsredenen niet of slechts beperkt in staat is tot het uitoefenen van het bedrijf of zelfstandig beroep van periodieke bijstand voor levensonderhoud in de periode die nodig is om te beslissen op een aanvraag ingevolge de Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering zelfstandigen: Levensonderhoud tot het tijdstip dat op een aanvraag Waz is beslist. Dat kan inclusief de termijn van beroep tegen de ontvangen beschikking van de Uvi. De verstrekking is als lening en kan bij een laag vermogen omgezet worden in verstrekking om niet. 6.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 6.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; 13
- premie ziektekostenverzekering; - premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Aanvraag Waz ingediend; zo ja datum; doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 14
7 Aanvraag Beëindigende zelfstandige 7.1 Omschrijving Aanvragen door een ondernemer met een bedrijf of zelfstandig beroep van periodieke bijstand voor levensonderhoud in de periode die nodig is om de activiteiten in het nietlevensvatbare bedrijf of zelfstandig beroep zo spoedig en uiterlijk binnen 12 maanden mogelijk te beëindigen. Levensonderhoud, maximaal twee termijnen van 12 maanden. De verstrekking is als lening en kan worden omgezet in een bijstandsverstrekking om niet. 7.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 7.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen; - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; - bedrijfskrediet; - premie ziektekostenverzekering; 15
- premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. 16
8 Aanvraag Ondernemers in de binnenvaart 8.1 Omschrijving Aanvragen door een ondernemer in de binnenvaart met een levensvatbaar bedrijf van periodieke bijstand voor levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal indien de oorzaak van de behoefte aan bijstand is gelegen in externe omstandigheden van tijdelijke aard. Het is aan de gemeente te beoordelen dat de onderneming een redelijke termijn heeft bestaan en daarom als gevestigd moet worden aangemerkt. De verstrekte bijstand voor levensonderhoud heeft voorlopig de vorm van een renteloze lening, voor bedrijfskapitaal de vorm van een rentedragende geldlening. Volgens de geldende regels wordt jaarlijks beoordeeld of de maandelijkse termijnen voor het levensonderhoud en de maandelijkse termijnen plus verschuldigde rente voor het bedrijfskapitaal in een verstrekking om niet worden omgezet. Het totale inkomen in het jaar en de hoogte van het eigen vermogen zijn daarbij criteria. 8.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 8.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria; Aantal aanvragen: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; 17
- aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt in: - levensonderhoud sec; - bedrijfskrediet; - premie ziektekostenverzekering; - premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - woonkostentoeslag. Aanwezigheid externe oorzaak bijstandsafhankelijkheid; Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij gemeente; - datum vervolgcontacten; - formele aanvraagdatum; - datum van beschikking. In rekening te brengen uitvoeringskosten van aanvragen. 18
9 Aanvraag Bijzondere bijstand 9.1 Omschrijving Het vaststellen van het recht op bijstand voor bijzondere bestaanskosten voor personen die geen beroep kunnen doen op voorliggende voorzieningen. 9.2 Ambtelijke handelingen Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 9.3 Managementinformatie Aantal behandelde aanvragen bijzondere bijstand; Aantal toekenningen; Aantal afwijzingen; De doorlooptijd tussen de datum van aanvraag en de datum van de beschikking; Aantal toekenningen naar kostensoort bijzondere bijstand; Bedragen die naar kostensoort zijn verstrekt. 19
10 Definitieve vaststelling (jaarlijks) van de verstrekte bijstand en de over de verstrekte lening te betalen rente 10.1 Omschrijving Aan de hand van het totaal inkomen waaronder het netto-inkomen uit bedrijf of zelfstandig beroep wordt beslist: De als lening verstrekte bijstand voor bedrijfskrediet wordt omgezet in een bijstandsverstrekking om niet. Het netto-inkomen in het boekjaar van de aanvraag dan wel in het daaraan voorafgaande jaar is het referentie-inkomen. De zelfstandige bepaalt het boekjaar waarover de bijstand wordt omgezet in een bedrag om niet; De verschuldigde rente ambtshalve wordt kwijtgescholden en reeds betaalde rente wordt terugbetaald. Het netto-inkomen in één of beide boekjaren volgend op het boekjaar van de aanvraag is het referentie -inkomen; De als lening verstrekte bijstand voor levensonderhoud wordt omgezet in een bijstandsverstrekking om niet. Het netto-inkomen in het boekjaar is het referentieinkomen. De aanvraag kan worden ingediend door: Beginnende zelfstandige; Gevestigde zelfstandige; Oudere zelfstandige met een duurzaam laag vermogen en een duurzaam laag inkomen; Arbeidsongeschikte zelfstandige; Beëindigende zelfstandige. 10.2 Ambtelijke handelingen Intake, onderzoek en rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 20
10.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Aantal onderzoeken; Hoogte van het netto-inkomen uit het bedrijf of zelfstandig beroep; Aantal toekenningen; Aantal gedeeltelijke toekenningen plus reden van gedeeltelijke toewijzing; Aantal afwijzingen plus reden van afwijzing; Doorlooptijd tussen startdatum van onderzoek en datum van beschikking. 21
11 Doelmatigheidsonderzoek Bbz 11.1 Omschrijving Periodiek onderzoek naar de actuele situatie van de ondernemer die een uitkering levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal krachtens de Bbz ontvangen. In het algemeen vinger aan de pols houden; Onderzoek naar besteding van het verstrekte bedrijfskapitaal; Tussentijdse bijstelling van een voorlopige inkomenskorting. 11.2 Ambtelijke handelingen Intake, onderzoek en rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 11.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Aantal onderzoeken; Resultaat van onderzoek (benoemen); Doorlooptijd van onderzoek. 22
12 Voortgangsonderzoek voorbereidingsperiode 12.1 Omschrijving Voortgangsonderzoek naar de actuele situatie van de bijstandsgerechtigde die toestemming heeft gekregen zich voor te bereiden op een start als zelfstandige. Het onderzoek spitst zich toe op de activiteiten van de externe begeleidingsinstantie. 12.2 Ambtelijke handelingen Plannen afspraken van het heronderzoek; verzenden oproep en inlichtingenformulier voor het voortgangsonderzoek; Voeren van het gesprek met de cliënt, rapporteren en toetsen; (Eventueel) afgeven van een beschikking; (Eventueel) beoordelen en rapporteren omtrent beëindiging; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 12.3 Managementinformatie Aantal voortgangsonderzoeken; Aantal termijnoverschrijdingen; Doorlooptijd tussen datum van oproep en datum van rapportage/toetsing. 23
13 Invorderingsonderzoek 13.1 Omschrijving Juridische acties m.b.t. invordering schulden vanwege verstrekte leenbijstand en teruggevorderde bijzondere bijstand. 13.2 Ambtelijke handelingen Onderzoeken: - uitwinnen van aan bedrijfskapitaal verstrekte zekerheden (zoals hypotheekrecht/pandrecht); - overige actieve incasso-acties; zoals executoriale beslaglegging, loonbeslag, inschakelen deurwaarder enz; - uitvoering gerechtelijke invordering. Rapporteren; Toetsen; Administratieve verwerking: opmaak en versturen (invorderings)beschikkingen; Dossiervorming en archivering. 13.3 Managementinformatie Aantal debiteuren (naar soort) in juridische molen; Totalen schulden van deze debiteuren (naar soort); Aantal in handen van deurwaarder; Aantal beslagleggingen. 24
14 Debiteurenonderzoek 14.1 Omschrijving Heronderzoek van terugvordering van verstrekte leningen en van ten onrechte verstrekte uitkeringen: Vaststellen van aflossingsverplichting; Vaststelling van wijze van invordering van restant-lening na bedrijfsbeëindiging. 14.2 Ambtelijke handelingen Onderzoek: - vaststellen schuld (= resultaat van om niet product); - vaststellen aflosverplichting aan hand van inkomensgegevens; - vaststellen verwijtbaarheid bedrijfsbeëindiging; - vaststellen restschuld; - beoordeling renteloos maken lening; - eerste beoordeling aflossingscapaciteit; - vaststellen invorderingsplan. Rapporteren; Beslissen; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 14.3 Managementinformatie Aantal debiteuren; Totaal hoogte vorderingen; Aantal heronderzoeken; Doorlooptijd van heronderzoeken; Aantal termijnoverschrijdingen; Aantal voorlichtingsrapportages / adviezen aan bron gemeente; 25
Uitgesplitst naar soort; Aantal bedrijfsbeëindigers met openstaande vordering bedrijfskapitaal; Aantal bedrijfsbeëindigers met verwijtbare bedrijfsbeëindiging; Aantal bedrijfsbeëindigers met gedeeltelijk verwijtbare bedrijfsbeëindiging; Totaal schuld dat renteloos is gemaakt; Totaal schuld dat rentedragend blijft. 26
15 Mutaties 15.1 Omschrijving Administratieve onderzoeken uitmondend in het invoeren van administratieve wijzigingen zoals adreswijziging, wijziging van persoonsgegevens, wijziging rekeningnummers, inhoudingen ten behoeve van derden en dergelijke. 15.2 Ambtelijke handelingen Onderzoeken van mogelijke wijzigingen; Rapportage; Toetsen; Administratieve verwerking van wijzigingen; Dossiervorming en archivering. 15.3 Managementinformatie Aantal mutaties; Reden van de mutaties. 27
16 Maatregel 16.1 Omschrijving Onderzoek naar verwijtbare gedragingen van uitkeringsgerechtigden op grond waarvan de verstrekking geheel of gedeeltelijk geweigerd moet worden. 16.2 Ambtelijke handelingen Onderzoek en rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 16.3 Managementinformatie Aantal onderzoeken; Reden plus aantal vastgestelde maatregelen; Bedrag van de vastgestelde maatregel; Periode van de vastgestelde maatregel; Doorlooptijd van het onderzoek. 28
17 Boete 17.1 Omschrijving Onderzoek naar het niet of niet behoorlijk nakomen van in de Abw beschreven verplichtingen tot informatieverstrekking op grond waarvan een boete kan worden opgelegd. 17.2 Ambtelijke handelingen Onderzoek en rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 17.3 Managementinformatie Aantal onderzoeken; Reden plus aantal vastgestelde boeten; Bedrag van de vastgestelde boete; Doorlooptijd van het onderzoek; Recidive. 29
18 Bezwaar 18.1 Omschrijving Voorbereidend onderzoek ten behoeve van de formele behandeling van bezwaarschriften gericht tegen een afgegeven beschikking met argumentatie op grond van: bedrijfseconomische informatie; formele bepalingen in wet- en regelgeving. 18.2 Ambtelijke handelingen Onderzoek en rapportage; Opstellen advies; Toetsen; Versturen van advies aan gemeente. 18.3 Managementinformatie Aantal binnengekomen onderzoeken; Reden van bezwaar; Uitgebrachte adviezen plus eindconclusie (beschikking handhaven, gedeeltelijk bijstellen, intrekken); Doorlooptijd. 30
B Secundaire producten 31
19 Personeel en organisatie 19.1 Omschrijving Betreft activiteiten in het kader van personeel en organisatie. Bij een nadere uitwerking van deze activiteiten is het aan te bevelen rekening te houden met: Landelijke en gemeentelijke regelingen en richtlijnen; Reeds bestaande protocollen en procedures (b.v ziekteverzuim, opleiding); Begrotingsposten. 19.2 Activiteiten Werving en selectie; Indiensttreding; Ziekteverzuim; Beoordeling; Opleidingen en trainingen; Uitdiensttreding. 19.3 Managementinformatie Totale formatie; Aantal vervulde vacatures in afgelopen periode; Aantal openstaande vacatures naar soort functie; Aantal in dienst getreden medewerkers; Totaal aantal medewerkers; Ziekteverzuimpercentage; Overzicht van redenen van ziekte (b.v. langdurig/kort); Aantal uitgevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken; Opleidingskosten (versus budget); Aantal uit dienst getreden medewerkers; Percentage gevoerde exitgesprekken; 32
Overzicht van redenen van uitdiensttreding. 33
20 Automatisering 20.1 Omschrijving Betreft activiteiten samenhangend met automatisering. Bij een nadere uitwerking van deze activiteiten is het aan te bevelen rekening te houden met: Inventarisaties van de relevante systemen; Gemeentelijke en landelijke richtlijnen ten aanzien van ICT; Bestaande handboeken aangaande ICT; Staand ICT-beleid. 20.2 Activiteiten Functioneel beheer: - Autorisatie van gebruikers; - Implementatie van nieuwe software/hardware; - Helpdesk. Technisch beheer: - Integriteit van software/hardware; - Software ontwikkeling; - Onderhoud hardware en software. 20.3 Managementinformatie Aantal meldingen bij helpdesk; Aantal binnen gestelde tijd opgeloste meldingen van helpdesk; Voortgang van automatiseringsprojecten (bijvoorbeeld invoer van een pakket); Uitputting automatiseringsbudget; Aantal gebruikers (werkplekken); 34
21 Administratief debiteurenbeheer Abw/Bbz 21.1 Omschrijving Administreren en beheren van ontvangsten, vorderingen en signaleren overschrijding fatale betalingstermijnen (bewaking van betalingen). 21.2 Ambtelijke handelingen Administratief verwerken van ontvangsten betalingen; Administratief verwerken van mutaties; Vaststellen/berekenen restschuld en betaalde rente m.b.t. rentedragende bedrijfskapitalen (Jaarlijks); Versturen van schuld- en renteoverzichten aan het eind van het jaar; Versturen van aanmaningen; Invorderbaarstellen van rentedragende bedrijfskapitalen; Invorderbaarstellen van overige vorderingen; Overdracht vorderingen aan invordering ; Rapporteren omtrent mutaties, overzichten en overdracht aan incasso ; Administratieve verwerking: (terugvorderings)beschikkingen; Dossiervorming en archivering. 21.3 Managementinformatie Aantallen debiteuren; uitgesplitst naar soorten schulden: - rentedragend bedrijfskapitaal; - renteloos bedrijfskapitaal + verstrekte uitkering zelfstandigen met hoog vermogen; - teveel verstrekt levensonderhoud (na om niet berekening) zelfstandigen met laag vermogen; - verstrekt levensonderhoud dat nog beoordeeld moet worden op om niet mogelijkheden. Totaal bedrag aan schulden; 35
Totaal ontvangen bedragen; Aantal debiteuren met betalingsachterstand 1 termijn; Aantal debiteuren met betalingsachterstand 2 termijnen; Aantal debiteuren in gebreke stelling (invordering ineens na herhaalde aanmaning); Totaal betalingsachterstanden; Aantal aanmaningen; Aantal debiteuren en totalen afboekingen / omzettingen in om niet. 36
22 Financiën 22.1 Omschrijving Betreft activiteiten samenhangend met de diverse geldstromen en sturing van de organisatie. Bij een nadere uitwerking van deze activiteiten is het aan te bevelen rekening te houden met: Landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving (bijvoorbeeld Comptabiliteitswet); Relevant beleid (bijvoorbeeld FIDO); Financiële normen; Bestaande afspraken omtrent informatievoorziening aan de gemeenten. 22.2 Activiteiten Crediteuren(beheer); Betalingen: - Salaris; - Kas; - Bank/Giro; - Voortvloeiend uit primair proces. Declaraties: - Eigen personeel; - Gemeente richting Rijk (financieringsstroom). Mutaties in cliëntgegevens; Planning en control: - Begroting; - Managementrapportages; - Voortgangsrapportages aan derden (cijfermatig en beleidsmatige aspecten); - Verantwoording. Debiteuren(beheer); Contracten; Vaste activa; 37
22.3 Managementinformatie Som van gelden van openstaande crediteuren; Som (en aantal) van onbetaalde facturen over betalingstermijn; Forecast van crediteurenverloop over komende maanden; Som van gerealiseerde totale kosten; Totale kosten onderverdeeld naar kostensoorten en dragers; Overzicht van uitputting van budgetten; Som van totaal uitstaande kredieten; Overzicht van uitstaande kredieten per soort; Som van geraamde terug te vorderen bedragen versus feitelijk ontvangen bedragen (ontvangsten); Verklaring van afwijking in bovenstaande. 38
23 Huisvesting, inkoop en facilitair 23.1 Omschrijving Betreft activiteiten samenhangend met de inkoop-functie, huisvesting en facilitaire dienstverlening. Bij een nadere uitwerking van deze activiteiten is het aan te bevelen rekening te houden met: Bestaande contractrelaties; Bestaande regels, richtlijnen en protocollen (Administratieve Organisatie); Lopende verplichtingen. 23.2 Activiteiten Onderhoud (klein en groot); Schoonmaak; Energie; Verzekeringen; Inkoop: - Reguliere inkoop; - Investeringen. Huur/inhuur: - Extern personeel; - Externe adviseurs; - Huisvesting; - Inventaris. 23.3 Managementinformatie Kosten van klein en/of groot onderhoud versus raming/budget; Kosten samenhangend met schoonmaak versus raming/budget; Kosten samenhangend met energie versus raming/budget; Kosten samenhangend met verzekeringen; Investeringsbegrotingen; Kosten samenhangend met inhuur van extern personeel versus raming/budget; Kosten samenhangend met inhuur van externe adviseurs versus raming/budget. 39
24 Beleid 24.1 Omschrijving Het betreft hier activiteiten samenhangend met de beleidsfunctie. Bij een nadere uitwerking van deze activiteiten is het aan te bevelen rekening te houden met: Bestaande Communicatieplannen; Bestaande Beleidsplannen; Omgevingsanalyse. 24.2 Activiteiten Bijhouden van vak-inhoudelijke ontwikkelingen; Voorlichting en advisering: - Intern; - Extern. Relatiemanagement/netwerken; Overleg: - Intergemeentelijk; - Regionaal. 24.3 Managementinformatie 40
C Overige 41
25 Betalingen en voorschotten 25.1 Omschrijving Het tijdig, correct en rechtmatig betalen van een verstrekking aan uitkeringsgerechtigden; het op voorschot betalen van een verstrekking aan uitkeringsgerechtigden. 25.2 Ambtelijke handelingen Betaling van uitkeringen; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 25.3 Managementinformatie: Aantallen; Bedragen van verstrekte voorschotten; Aantallen; Bedragen van verstrekkingen. 42
26 Productenboek Kwaliteitsplusmodel
27 Aanvraag Ioaz 27.1 Omschrijving Beoordeling van de aanvraag van periodieke uitkering voor het levensonderhoud in het kader van de wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen. Het gaat om de vaststelling van het recht op uitkering (formeel en materieel) en de vaststelling van het bedrijfsvermogen in de slotbalans van het te beëindigen bedrijf. De Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz) geeft een inkomensgarantie op het niveau van het sociaal minimum aan oudere en arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen. Er worden twee categorieën van rechthebbenden gedefinieerd: gewezen zelfstandigen van 55 jaar of ouder, met een inkomen uit beroep of bedrijf beneden de in de wet genoemde grens; gedeeltelijk arbeidsongeschikte, gewezen zelfstandigen onder de 65 jaar, die als gevolg van hun arbeidsongeschiktheid gedwongen zijn hun bedrijf of beroep te beëindigen. 27.2 Ambtelijke handelingen: Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking (formeel); Opstellen en vaststellen van beschikking (materieel); Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 27.3 Managementinformatie: Uitwerken in registraties: Specifieke criteria (zie codeboek); Aantal aanvragen uitgewerkt in: - toekenningen; - gedeeltelijke toekenningen; - afwijzingen; 44
- buiten-behandeling-stellingen; - ingetrokken aanvragen. Aantal verstrekkingen in bedragen en uitgewerkt naar: - Levensonderhoud sec; - Premie ziektekostenverzekering; - Premie arbeidsongeschiktheidsverzekering; - Woonkostentoeslag. Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - Datum melding eerste melding bij gemeente; - Datum vervolgcontacten; - Formele aanvraagdatum; - Datum van beschikking. 45
28 Preventie Wsnp 28.1 Omschrijving: Beoordelen van aanvragen voor budgettering en begeleiding (en evt. bemiddeling naar schuldeisers) teneinde instroom in de Wet schuldsanering natuurlijke personen (Wsnp) te voorkomen. Namens de cliënt worden afspraken gemaakt over een aflossingsregeling met schuldeisers. Voor de begeleiding komen in aanmerking de (beginnende) zelfstandige die uit hoofde van tijdelijke omstandigheden te maken heeft met financiële problemen en bedreigd wordt met (een continuering van) werkloosheid en daaraan verbonden uitkeringsafhankelijkheid. 28.2 Ambtelijke handelingen: Ontvangen, informeren en verwijzen; Intake en onderzoek; Rapporteren; Toetsen; Opstellen en vaststellen van beschikking; Opstellen en vaststellen van budgetplan; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 28.3 Managementinformatie: Uitwerken in registraties: Aantal aanvragen uitgewerkt in: - aantal toekenningen; - aantal gedeeltelijke toekenningen; - aantal afwijzingen; - aantal buiten-behandeling-stellingen en ingetrokken aanvragen. Zelfstandige: - Beginnende; - Gevestigde; - Oudere, met een duurzaam laag vermogen en een duurzaam laag inkomen; 46
- Arbeidsongeschikte; - Beëindigende. Specifieke criteria van begeleiding (zie codeboek); Schuldbedrag plus samenstelling; Afspraken met schuldeisers; Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - Datum melding eerste melding bij gemeente; - Datum vervolgcontacten; - Formele aanvraagdatum; - Datum van beschikking (budgetplan); - Datum van beëindiging budgettering. 47
29 Informerend gesprek 29.1 Omschrijving Het voeren van informerende gesprekken met potentiële cliënten. De nadruk ligt op (startende) zelfstandigen in de regio. Kontakten kunnen voor deze gesprekken worden gelegd door aan zelfstandigen gelieerde organisaties, zoals de Kamer van Koophandel, branche-organisaties, begeleidingsbureau s en opleidingsinstituten. Een doelgroepbenadering kan hiermee worden gepraktiseerd. Het informerend gesprek kan natuurlijk ook op initiatief van een (startende) zelfstandige worden gevoerd. Doel van het gesprek is: Verkennen van de bedrijfssituatie en de daarmee verbonden tijdelijke of blijvende omstandigheden; Verstrekken van informatie over de mogelijke regelingen en daaraan verbonden voorwaarden; Verstrekken van informatie over alternatieve mogelijkheden (anders dan via de Bbzregio). Benoemen van vervolgacties met genodigde en evt. maken vervolgafspraak. 29.2 Activiteiten Activiteiten ter voorbereiding, uitvoering en afronding van het informeren gesprek zijn: Ontvangen van melding, uitnodigen; Voorbereiden van gesprek (eventueel doornemen van relevante stukken zoals ondernemingsplannen); Voeren van informerend gesprek en verstrekken schriftelijke informatie; Rapportage; Administratieve verwerking; Dossiervorming en archivering. 29.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Specifieke criteria en kenmerken; Aantal informerende gesprekken, verdeeld naar: - doelgroepen; 48
- bemiddelende instanties; - vervolgactiviteiten; - resultaten. Doorlooptijd van ambtelijke handelingen: - datum eerste melding bij Bbz-regio; - datum informerend gesprek; - datum vervolgactie Bbz-regio; doorstroom naar reguliere dienstverlening Bbz (of Ioaz). 49
30 Relatiebeheer 30.1 Omschrijving Het betreft relatiebeheer in brede zin: aangaan, onderhouden en uitbouwen van contacten met voor het werkveld zelfstandigen relevante organisaties. Doel van het relatiebeheer is o.a.: Duidelijke profilering van (doel, middelen en reikwijdte) Bbz-regio; Monitoren van ontwikkelingen op het werkveld zelfstandigen ; Vergroten van doelgroepbereik middels verwijzing door relevante organisaties; Vergroten van kennis van aan zelfstandigen gerelateerde onderwerpen; Vergroten van kennis bij derden over de mogelijkheden van Bbz (en evt. Ioaz). Relatiebeheer vergt een pro-actieve instelling van de medewerkers in de Bbz-regio. Resultaat van relatiebeheer is het systematisch in kaart brengen van relevante organisaties en het samenwerken met relevante organisaties ten behoeve van de doelgroep. Mogelijke organisaties (niet uitputtend) zijn: Kamer van Koophandel; Stadsbank/kredietbank; Bancaire sector en venture capitalists ; Branche-organisaties (van dominante branches in de regio); Economische zaken (Gemeenteloket); Sociale diensten; Opleidingsinstituten; Begeleidingsinstellingen; Platformen en overkoepelende overlegorganen. 30.2 Activiteiten Activiteiten zijn onder andere: Voorlichten van organisaties en organiseren van spreekuren; Deelname aan overkoepelende overlegorganen en platformen; Organiseren en/of deelnemen aan symposia, conferenties, et cetera; Inventarisatie en onderzoek (vakinhoudelijke ontwikkeling); 50
Aangaan, onderhouden en uitbouwen van relaties met contactpersonen. 30.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Aantal activiteiten: - Voorlichtingen, spreekuren; - Overleggen, bijeenkomsten; - Symposia, conferenties; - Vakinhoudelijke onderzoeken; - Gesprekken (contactpersonen). Doorlooptijd van ambtelijke handelingen en tijdsbesteding aan relatiebeheer; Aanvullend: evaluatie relatiebeheer is mogelijk door: - Toets op naamsbekendheid Bbz-regio; - Aantallen verwijzingen naar Bbz-regio; - Aantallen verwijzingen van Bbz-regio naar netwerkorganisaties; - Intensivering van omvang van en kwaliteit van dienstverlening in de Bbz-regio. 51
31 Voorlichting 31.1 Omschrijving Het geven van (vakinhoudelijke en informatieve) voorlichting aan doelgroepen èn medewerkers van gemeenten in de Bbz-regio. Doel van voorlichting is het verhogen van kennis van vakinhoudelijke onderwerpen op het gebied van (startende) zelfstandigen. Beoogd resultaat is enerzijds het verhogen van de kwaliteit van dienstverlening en verwijzing door gemeenten, anderzijds het vergroten van de instroommogelijkheden voor de te benaderen doelgroepen. 31.2 Activiteiten Mogelijke activiteiten zijn: Ontvangen van voorlichtingsverzoeken/ Initiëren van voorlichtingsbijeenkomsten; Voorbereiden van voorlichtingsmateriaal; Voorbereiden van voorlichtingsmateriaal; Geven van voorlichting; Nazorg (helpdeskfunctie, distributie voorlichtingsmateriaal). 31.3 Managementinformatie Uitwerken in registraties: Criteria en specificaties voorlichting; Aantallen voorlichting, gespecificeerd naar: - Doelgroep; - Aard van voorlichting/onderwerp; - Aantal aanwezigen; - Datum en tijdsduur. 52