Vredewold gedragscode integriteit en respectvolle bejegening Eén gedragscode voor alle medewerkers! 1
Voorwoord Vredewold is een organisatie die actief is binnen de ouderenzorg op de gebieden wonen, welzijn en zorg. Ons werkterrein ligt voornamelijk in de gemeente Leek, maar ook in een aantal aanpalende gemeenten. Ons handelen naar elkaar en naar de buitenwereld moet open, dienstbaar, respectvol, onpartijdig en betrouwbaar zijn. Of, in één woord, integer. Logisch, zal je denken. Dat is het ook. Toch is integriteit een thema dat niet gemakkelijk in dit soort nobele begrippen te vatten is. Integriteit is vaak niet een kwestie van goed of fout, van regels en sancties. Er kunnen situaties zijn waarvoor geen regels bedacht zijn en waarin het moeilijk is te bepalen wat je moet doen of wat gewenst en ongewenst gedrag is. Om voor dat soort situaties houvast te bieden hebben we een gedragscode ontwikkeld. Daarin staat aan de ene kant wat bij Vredewoldde belangrijkste kernwaarden zijn. Die zijn grotendeels gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving, bijvoorbeeld als het gaat om nevenwerkzaamheden, omgaan met vertrouwelijke informatie en het aannemen van geschenken. Aan de andere kant zal er altijd een grijs gebied blijven, dilemma s waar je moeilijk uit komt. In dat grijze gebied moet je je eigen verantwoordelijkheid nemen. De gedragscode kan je daarbij helpen. Het toezien op de naleving van deze gedragscode gaat ons allen aan, maar de leidinggevenden in het bijzonder. Vooral zij zullen zich het belang van voorbeeldwerking moeten realiseren. Indien u twijfel heeft hoe te handelen in een bepaalde situatie, raadpleeg dan altijd uw directe leidinggevende. Ik vertrouw erop dat deze eerste druk van de Vredewold gedragscode een even duidelijke als waardevolle leidraad zal zijn voor uw dagelijks handelen. Namens het management team, Herman Kosse Algemeen directeur 2
A. Kernwaarden Van de directie en medewerkers van Vredewold wordt een professionele houding verwacht ten aanzien van cliënten en hun verwanten, collega s en andere "stakeholders, met wie zij in de uitoefening van hun functie in contact komen. Zij dienen zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord te gedragen. Voor het bevorderen van het respect voor deze kernwaarden is de invoering van deze gedragscode een belangrijk hulpmiddel. Dienstbaarheid en respectvolle bejegening Wij bejegenen de cliënten, relaties in het veld, en elkaar op een correcte en respectvolle manier. Wij nemen standpunten, visies en inbreng van anderen serieus. Wij helpen en stimuleren collega's, staan open voor kritiek en gaan daar constructief mee om. Kernbegrippen zijn klantgerichtheid en samenwerking. Onpartijdigheid / Onafhankelijkheid Onze cliënten zijn sterk afhankelijk van onze dienstverlening. Wij moeten dan ook op zuiver zakelijke gronden tot een oordeel komen en daarbij oneigenlijke of persoonlijke motieven geen rol laten spelen. Wij mogen niet de ene cliënt voortrekken ten opzichte van de andere. Beslissingen voor uitzonderingsgevallen dienen op zakelijke argumenten te worden genomen. Het gaat erom dat iedere schijn van belangenverstrengeling en willekeur moet worden vermeden. Transparantie / Openheid We werken op een open wijze met elkaar. Dit betekent dat wij elkaar correct informeren, de juiste gegevens uitwisselen en geen informatie achterhouden. We motiveren elkaar en werken samen om resultaten te behalen. Dit doen we door de juiste collega's tijdig te betrekken en argumenten, informatie en ideeën uit te wisselen. Wij maken daarbij helder welke bijdrage wij van elkaar vragen in de samenwerking. Ook in de communicatie naar buiten zijn wij open over onze doelen en bedoelingen. Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid betekent dat de cliënt erop moet kunnen vertrouwen dat wij onze afspraken of toezeggingen nakomen of waarmaken. Dit vertrouwen staat of valt met de betrouwbaarheid van de individuele ambtenaar. Ook ten opzichte van onze collega s geldt: zeg wat je doet, doe wat je zegt. Betrouwbaar zijn betekent ook dat wij ons werk zorgvuldig doen, en dat wij zorgvuldig omgaan met (vertrouwelijke, organisatie gevoelige of privacy gevoelige) informatie. Wij gebruiken deze informatie alleen voor het doel waartoe die is verstrekt. Maatschappelijk verantwoord Onder maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt verstaan: het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten op een even efficiënte als ethische wijze. MT-leden en andere medewerkers dienen hun gedrag in de uitoefening van hun functie mede te laten bepalen door de gerechtvaardigde belangen van anderen die op enigerlei wijze bij Vredewold zijn betrokken. Om te beginnen houdt dit in dat medewerkers van Vredewold zich niet schuldig maken aan handelingen of gedragingen die onverenigbaar zijn met de regels die zijn opgenomen in deze code. 3
Met name spreekt het verder ook voor zich dat medewerkers van Vredewold zich houden aan de geldende wet- en regelgeving. In het verkeer met cliënten en elkaar dienen zij zich te onthouden van strafbare gedragingen en andere handelingen die in strijd zijn met de wet. Van de medewerkers van de Vredewold wordt verwacht dat zij geen zaken doen met personen, instellingen of bedrijven die van hun kant niet de geldende wet- of regelgeving respecteren. De verantwoordelijkheid voor de samenleving waarvan zij deel uitmaken verlangt van de Vredewold medewerkers voorts dat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het milieu en het efficiënt gebruik van onze natuurlijke hulpbronnen. De belasting van het milieu wordt voor zoveel mogelijk beperkt; afval wordt gescheiden ingezameld. De wettelijke milieubepalingen worden nageleefd. Integer De integriteit van de dienstverlening houdt direct verband met die van de medewerkers. De medewerkers van de Vredewold dienen hun functie op een integere wijze uit te oefenen. Dit houdt ook in dat belangenconflicten dienen te worden voorkomen. Wij doen ons werk vanuit een respectvolle en correcte bejegening van collega's en derden. Dit komt tot uiting in klantgerichtheid, collegialiteit, openheid en samenwerking. Concreet betekent dit dat wij naar anderen toe geen onderscheid maken op grond van geslacht, religie, leeftijd, levensvisie, handicap of ziekte, seksuele geaardheid, of andere persoonsgebonden kenmerken. Wij behandelen elkaar met het respect dat wij ook zelf verwachten en respecteren een ieder zoals hij is. Beledigingen, agressie, geweld, pesten op het werk, discriminatie, ongewenste intimiteiten en seksuele intimidatie zijn uitingen van een gebrek aan respect voor een ander. Seksuele intimidatie is een vorm van seksueel getinte aandacht voor een persoon, die zich - al of niet opzettelijk - uit in verbaal, fysiek of ander gedrag en die de andere persoon als ongewenst, kwetsend of bedreigend ervaart. Wij zijn ons er van bewust dat bepaalde gedragingen of uitlatingen beledigend of discriminerend kunnen zijn voor groepen of individuen, ook als ze niet zo bedoeld zijn. Integer zakendoen Bij integer zakendoen geldt dat we de opdrachtgeverrol niet vermengen met de klantrol. Dit betekent dat medewerkers privé geen goederen of diensten afnemen bij een bedrijf, waarmee zij namens Vredewold zaken doen of in het recente verleden zaken hebben gedaan. Niet altijd is te voorkomen dat er privé-contacten zijn met leveranciers. Als dat toch gebeurt moet de direct leidinggevende hiervan in kennis worden gesteld en geschiedt dat alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden en nooit met de bedoeling tot verdere verplichting. B. Nevenfuncties Ter wille van de duidelijkheid en het voorkomen van twijfel over het ontbreken van belangenverstrengeling mogen de medewerkers geen betaalde of onbetaalde nevenfuncties aanvaarden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. De directie heeft voor dit doel de toestemming van de toezichthouders nodig. De toestemming wordt 4
geweigerd, indien een nevenfunctie niet verenigbaar is met het organisatiebelang. Indien in de uitoefening van een nevenfunctie meningen of standpunten naar buiten worden gebracht of op andere wijze naar buiten wordt getreden, zal door de betrokken medewerker duidelijk moeten worden gemaakt dat hij dat uitsluitend doet op persoonlijke titel. Iedere medewerker is voorts verplicht tot volledige geheimhouding van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, met inbegrip van gegevens die betrekking hebben op cliënten, collega s of andere zakelijke relaties, tenzij sprake is van een wettelijke verplichting tot openbaarmaking, dan wel indien door de directie ontheffing is verleend. In het geval van de statutaire directie dient ontheffing te worden gevraagd aan de Raad van Toezicht. Ook na de beëindiging van het dienstverband blijft de geheimhoudingsplicht van kracht. C. Geschenken Een ander belangrijk aspect van de integriteit van werknemers betreft het geven dan wel ontvangen van relatiegeschenken. In het algemeen worden relatiegeschenken uitgewisseld om in het belang van het bedrijf een goede verstandhouding te bevestigen of om de dankbaarheid voor de dienstverlening te tonen. De schijn dient echter te worden vermeden dat het geven of ontvangen van een relatiegeschenk als een tegenprestatie kan worden gezien voor het onderhouden van een zakelijke relatie. Een woord van waardering doet iedereen goed. Het is daarom prettig dat bewoners/cliënten en familie ook wat van zich laten horen wanneer er reden is tot tevredenheid. Eén van de huisregels is dat medewerkers geen cadeaus of geld mogen aannemen van bewoners,hun partners of familie. De ervaring leert echter dat sommige bewoners/familieleden hun waardering toch op een materiele manier willen duidelijk willen maken. Dit kan op twee manieren: 1. Wanneer de bewoner/familie iets wil geven aan de medewerkers dan is het mogelijk een schenking te doen aan de personeelsvereniging Jong&Old. Het personeelsfonds is bedoeld om activiteiten van de personeelsvereniging te ondersteunen. 2. Wanneer een cliënt of diens familie een schenking wil doen welke ten goede komt aan de hele organisatie c.q bewonerszorg in Vredewold dan dient de medewerker de cliënt/familie te attenderen op de Stichting Eigen Fondsen. Deze Stichting stelt zich ten doel om gelden beschikbaar te stellen voor zaken die in het verlengde liggen van de doelstellingen van Vredewold maar waarvoor geen reguliere financiële middelen beschikbaar zijn.voorbeelden hiervan uit het verleden zijn de inrichting van de snoezelruimte op de VPU en de aanleg van de ringleiding in de recreatiezaal van het verzorgingshuis Het ontvangen van een relatiegeschenk mag nooit de bedoeling hebben de onafhankelijkheid of vrijheid van handelen van de ontvanger aan te tasten. Om die reden worden persoonlijk bedoelde relatiegeschenken niet in ontvangst genomen. Als de relatie toch iets wil geven kan men dit doen in de vorm van een donatie aan de personeelsvereniging van Vredewold of, als men liever iets wil geven aan de bewoners, aan de Stichting Eigen Fondsen. Aan uitnodigingen voor het deelnemen aan activiteiten waarvan het zakelijk karakter ontbreekt, mag slechts gevolg worden gegeven met voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie, ongeacht wie de uitnodiging heeft gedaan. De directie dient toestemming te vragen aan de toezichthouders. 5
D. Zorgvuldigheid Van zorgvuldig ondernemerschap maakt ook deel uit dat een volledige, juiste en transparante administratie wordt bijgehouden. Alle transacties die door een Vredewold worden aangegaan, dienen op zorgvuldige wijze in de administratie te worden vastgelegd. Dit geschiedt met inachtneming van procedures en richtlijnen, die inzichtelijk en controleerbaar dienen te zijn. Te allen tijde dienen facturen te worden opgesteld met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels en volgens goed zakelijk gebruik, zodat derden niet worden benadeeld. Aan het werken met valse gegevens wordt door de medewerkers van Vredewold geen medewerking verleend. Ten behoeve van een correcte administratie dient alle relevante informatie op tijd te worden verstrekt. E. Verantwoordelijkheid Bij de uitoefening van hun functie dienen MT-leden en medewerkers van Vredewold zich ervan bewust te zijn dat er nogal wat andere stakeholders zijn, wier belangen kunnen worden beïnvloed door de wijze waarop de MT-leden en medewerkers hun functie uitoefenen. Net als in iedere andere stichtingen zijn dat de financiers en toezichthouders die erop moeten kunnen rekenen dat de activiteiten van Vredewold worden uitgeoefend met inachtneming van de algemeen aanvaarde grondslagen van goed ondernemingsbestuur. Van directies en medewerkers wordt verwacht dat zij zich ervan bewust zijn dat zij een bijdrage leveren aan het resultaat van de organisatie. Zonder positief resultaat komt de continuïteit van Vredewold in gevaar. De cliënten van Vredewold dienen te kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van de medewerkers. Naast een professionele houding ten opzichte van de cliënt dienen tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding producten en diensten te worden geleverd, die beantwoorden aan de gemaakte afspraken. De cliënt wordt correct en tijdig geïnformeerd over alle relevante ontwikkelingen, die zich tijdens de uitvoering van de dienstverlening voordoen. In alle aspecten van de dienstverlening worden de wensen, de belangen en de normen en waarden van de klant gerespecteerd. De toeleveranciers leveren een essentiële bijdrage aan de producten en diensten van Vredewold. Op het punt van kwaliteit en levertijd spelen zij een belangrijke rol. Daarom vergt het werken met toeleveranciers een extra verantwoordelijkheid. De selectie van toeleveranciers kan uitsluitend op grond van marktconforme overwegingen plaatsvinden. De stabiliteit in de relatie met een toeleverancier wordt bepaald door zijn toegevoegde waarde, kwaliteit, concurrentievermogen en betrouwbaarheid. Verantwoordelijkheid hebben de medewerkers van Vredewold ook ten opzichte van elkaar. Met de inzet van hun kennis en kunde dienen de medewerkers van Vredewold niet alleen het Vredewold belang, maar in de meest directe zin ook hun eigen belang en dat van hun collega s. Van Vredewold mogen zij als tegenprestatie goede en concurrerende arbeidsvoorwaarden verwachten en een veilige en gezonde werkomgeving. Communicatie met en tussen de medewerkers dient op een eerlijke en open manier plaats te vinden. Ongewenste omgangsvormen, zoals discriminatie en intimidatie wordenniet getolereerd. Mannen en vrouwen zijn gelijkwaardig. ( Zie reglement intimidatie en ongewenst gedrag) 6
Elementaire gedragsregels: "Ja zeggen" is ook "Ja doen". Spreek verwachtingen naar elkaaar uit.. Kom voor je mening uit op de plek waar dat hoort en ga niet roddelen. Meningsverschillen zijn nodig, maar leg die wel bij en respecteer andermans mening. Wees assertief. Wees open over dilemma's. Bespreek ze met uw leidinggevende of collega's. Als u bepaalde situaties liever niet met uw leidinggevende of een collega wilt bespreken, kunt u ook terecht bij de vertrouwenspersoon Toezicht en klokkenluiden Alle leidinggevende hebben vanuit hun voorbeeldfunctie de taak toe te zien op de naleving van deze gedragscode. Voorts adviseren zij de directie over de toepassing van deze gedragscode. Dat geldt ook voor gedragingen die niet in deze gedragscode worden beschreven, maar mogelijk wel in strijd zijn met de geest van de code. Dat is het geval als de kernwaarden zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord ondernemen dreigen te worden geschonden. In dergelijke onvoorziene gevallen beslist de directie of de gedragscode van toepassing is. MT-leden of andere medewerkers van Vredewold die twijfelen of een voorgenomen handeling of gedraging is toegestaan, kunnen zich voor advies tot de directie wenden. Wanneer een medewerker op de hoogte is van een overtreding van deze gedragscode, dient hij dit de directie te melden. Uitlokking dan wel een poging tot uitlokking van een overtreding dient eveneens te worden gemeld. De melding wordt door de directie vertrouwelijk behandeld, waardoor de privacy van de betrokken medewerker is gegarandeerd. De medewerker die een overtreding meldt, mag erop rekenen dat hij van zijn handelwijze geen nadeel zal ondervinden. Teneinde te voorkomen dat deze gedragscode een vrijblijvende zaak blijft, kan de directie in geval van overtreding van de regels van deze gedragscode de betrokkene een sanctie opleggen. Dit kunnen naar gelang van de aard en ernst van de overtreding sancties zijn van disciplinaire, doch ook van arbeidsrechtelijkeaard. Indien de directeur de regels van deze gedragscode overtreedt, meldt de klokkenluider dit aan de raad van toezichthouders. De melding wordt door de RvT vertrouwelijk behandeld, waardoor de privacy van de betrokken klokkenluider is gegarandeerd. Sancties Tot het opleggen van een sanctie wegens een overtreding van de regels van deze gedragscode is uitsluitend de directie of, in voorkomend geval, de raad van toezichthouders van Vredewold bevoegd. De zwaarte van de straf kan variëren van een schriftelijke berisping en schorsing tot strafontslag. Als er sterke aanwijzingen zijn dat er een strafbaar feit is gepleegd, vindt bovendien aangifte bij de politie plaats. Verantwoording Vredewold is een open onderneming. Vragen over financiële resultaten, de ontwikkeling van de onderneming of over de naleving van deze gedragscode worden binnen de wettelijke richtlijnen zonder enige terughoudendheid beantwoord. De gedragscode geldt voor de directie en alle medewerkers. Zij zijn verplicht te handelen met 7
inachtneming van de regels die in deze gedragscode zijn opgenomen. HK 8