Verslag vergadering 06-05-2010 LOCATIE: refter 't Haegje TIJDSTIP: 20h30 AANWEZIGEN: Sven De Mey (voorzitter; SDM), Ellen Camerlinck (penningmeester; EC), Peter De Cat (secretaris; PDC), An Sevenants (AS), Inge Vranckx (juf. 6e leerjaar; IV), Sandra Van Berlamont (juf. 2e kleuterklas; SVB) VERONTSCHULDIGD: Daniël De Jaeger (directeur; DDJ) AFWEZIGEN: Agendapunten: 1.Goedkeuring van de agenda:...2 2.Schoolfeest:...2 3.Speelplaats (besteldatum + budget):...3 4.Opendeur...4 5.Diploma uitreiking...4 6.Belastingsaangifte (opvolging)...4 7.Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV):...5 8.Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011...5 9.Financieel overzicht mei 2010:...6 10. Varia:...6 11. Volgende vergadering:...6 Gebruikte afkortingen: AI = Action item OC = oudercomité De vergadering begint om 20h40. P a g i n a 1
1. Goedkeuring van de agenda: De agenda is goedgekeurd. 2. Schoolfeest: Globale evaluatie: Het was goed! We hebben heel veel goede reacties ontvangen en het is zeer zeker voor herhaling vatbaar. Het is dan ook de bedoeling om elke twee jaar een musical te doen. Helpers: Er waren voldoende helpers waaronder enkelen die al aangegeven hebben dat ze in de toekomst nog willen komen helpen. Bij de oproep om te komen helpen is er een beetje verwarring ontstaan. In het begin van het schooljaar konden de ouders aangeven of ze wilden komen helpen, en aan welke taken, bij de inschrijving van hun kind aan de musical (strookje 1). Enkele weken geleden hebben we nog een briefje meegegeven om te vragen op welke momenten ouders zouden willen komen helpen (strookje 2). Sommige ouders hadden strookje 1 ingevuld en daardoor niet meer gereageerd op strookje 2, waardoor er relatief veel meer strookjes 1 waren binnengekomen maar slechts weinig strookjes 2. Voor het opstellen van het werkschema heeft PDC nog een aantal ouders die cafetaria hadden ingevuld op strookje 1 per e-mail of telefonisch gecontacteerd in een poging om het werkschema opgevuld te krijgen. Er wordt afgesproken dat voortaan de leerkrachten een briefje zullen meegeven voor de taken die zij organiseren en het OC een briefje voor de taken die het OC organiseert. Bovendien zullen we de ouders stimuleren om per e-mail te reageren want PDC heeft dit keer geen enkele e-inschrijving ontvangen. We hebben de helpers twee bonnetjes per uur aangeboden, maar dat bleek teveel van het goede te zijn. Het systeem van vrije consumptie is waarschijnlijk beter. Catering: Er is een inschattingsfout gemaakt bij de bestelling van de hotdogs aangezien de aangekochte hoeveelheid voor het ganse weekend volledig verkocht geweest is op zaterdag. Op het einde van de pauze op zaterdag was er eveneens een tekort aan (ontdooide) broodjes, waardoor we nog een rij wachtenden hebben moeten teleurstellen. Bij de bestelling van de drank hadden we er ook geen rekening mee P a g i n a 2
gehouden dat er voor de kinderen die aan de musical meededen water voorzien moest worden, waardoor er tegen het einde op zondag ook een tekort aan plat water was. Er zouden ook enkele vuilbakken voor de bezoekers moeten voorzien worden. Omzet: De omzet bedraagt 5030.71 (o.a. 200 van sponsoring, 1518.81 van catering op zaterdag en 1337.90 van catering op zondag). 3. Speelplaats (besteldatum + budget): Speeltuigen: De zandbak is door de gemeente verwijderd, maar sindsdien is er geen enkele activiteit meer geweest. De gemeente moet nog een verhoogde omheining met netten komen zetten (naast het toekomstige netbalveld) om te voorkomen dat de ballen voortdurend op de parking zouden terecht komen. Naast de refter zou er nog grond moeten afgegraven worden om er een folie op te leggen en het terug op te vullen met houtpulp. Het is op dit moment niet duidelijk of de gemeente bereid is om deze aanpassingen zelf te doen of niet. Dat zullen we eerst moeten nagaan vooraleer we verder kunnen gaan. AI DDJ: informeren of de gemeente de werken wil doen, en zo ja, wanneer. Schilderwerken: Vorige vergadering werd er afgesproken dat de leden van het OC de grondschilderingen op de speelplaats zullen opfraaien tijdens de zomervakantie. In de kleuterschool zou er voor gezorgd moeten worden dat de kleuren van de stippen op de grond overeenkomen met de kleuren van de deuren van de klas. Idem voor de aanduidingen van de verzamelplaatsen voor evacuaties. Het blijkt echter niet evident te zijn om een datum te vinden waarop alle leden van het OC zouden kunnen komen helpen tijdens de zomervakantie. SDM heeft een Doodle aangemaakt. De leerkrachten zullen ook uitgenodigd worden (uiteraard zonder enige verplichting). Budget: Het budget dat vrijgemaakt zal worden door het OC voor de wijzigingen aan de speelplaats blijft 20000, zoals vroeger reeds werd vastgelegd. Alle aanwezigen zijn het ermee eens een tuinhuis voor de speelplaats van de kleuters een nuttige en tevens ook goedkope investering zou zijn (in het geval dat het budget daarvoor toereikend is). P a g i n a 3
4. Opendeur De opendeur gaat door op woensdag 9 juni 2010 van 18h00 tot 20h00. Het OC zal er staan met een standje. Er wordt voorgesteld om: de bus waar de briefjes van de opdrachten ingestoken moeten worden bij het standje van het OC te zetten zodat iedereen verplicht wordt om er eens langs te gaan, briefjes te voorzien voor ouders die geinteresseerd zijn in het OC (om lid te worden, om te komen helpen op activiteiten), foto's op te hangen van activiteiten, de leden van het OC voor te stellen (foto, naam, papa/mama van, etc.), flyers uit te delen (SDM heeft er nog van vorig jaar die we kunnen aanpassen). EC is bereid om het OC ook te gaan voorstellen tijdens de info-avond van de leerkrachten. DDJ heeft voorgesteld om een ideeënbus op te hangen aan de schoolpoort (?) waar ouders briefjes kunnen insteken met ideeën en suggesties voor het OC. 5. Diploma uitreiking Juf. Inge en juf. Marita gaan al met de leerlingen van het 6e leerjaar bowlen het weekend vóór de diploma uitreiking. Bijgevolg is er dit jaar geen fuif en is er strict genomen ook geen bijdrage van het OC nodig. Er werd echter voorgesteld om een T- shirt te maken met een klasfoto op bij wijze van afscheidscadeau voor de leerlingen van het 6e leerjaar. AI AS: nagaan hoeveel het zou kosten om een T-shirt met foto te laten maken én of het nog mogelijk is tegen 28 juni. 6. Belastingsaangifte (opvolging) We hadden via Bernard Lemaître een aangetekende brief ontvangen omdat er geen belastingsaangifte ingediend geweest is voor het aanslagjaar 2009 (inkomsten 2008), waardoor er een boete van 625 boven ons hoofd hing. Na telefonisch contact is er P a g i n a 4
gebleken dat we die boete nog konden ontlopen indien de belastingsaangifte nog vóór zondag 30 mei ingediend zou worden. Dankzij de documenten die IV nog bij haar thuis heeft teruggevonden en het opvragen van de rekeninguittreksels van de bewuste periode heeft EC alle informatie kunnen verzamelen om de belastingsaangifte alsnog te kunnen opstellen en tijdig in te dienen. AI PDC: aan Bernard Lemaître gaan vragen of hij een brief voor de belastingsaangifte voor het aanslagjaar 2010 (inkomsten 2009) ontvangen heeft 7. Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV): SDM zou meer informatie over de VCOV naar deze vergadering meebrengen, maar heeft gevraagd om dit agendapunt nogmaals uit te stellen naar de vergadering (over de statuten). AI SDM: meer informatie over VCOV meebrengen naar de vergadering (over de statuten) 8. Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011 De uitstappen naar Europlanetarium en Kabouterbos Kasterlee werden volledig betaald door het OC. EC heeft een overzicht gegeven van alle activiteiten die er in het schooljaar 2009-2010 geweest zijn waarvan zij op de hoogte is. Ontbrekende informatie werd nog aangevuld door de aanwezige leerkrachten. Ze gaat de informatie verder verwerken om een geschikt budget per leerling te kunnen voorstellen voor het schooljaar 2010-2011. Aangezien de activiteiten aangevraagd moeten worden aan DDJ zou het mogelijk moeten zijn dat het OC in het begin van het schooljaar 2010-2011 een overzicht zou krijgen van de reeds goedgekeurde activiteiten. Daardoor zouden we kunnen voorkomen dat we tijdens het schooljaar 2010-2011 nog voor verrassingen komen te staan zoals dat in het huidge schooljaar verschillende keren het geval geweest is. Door de in gebruik name van het aangepaste aanvraagformulier zou het probleem zich in de loop van de tijd vanzelf moeten oplossen. P a g i n a 5
9. Financieel overzicht mei 2010: Het financieel verslag van mei 2010 wordt goedgekeurd. De belangrijkste Inkomsten waren de musical ( 5030.71) en de buitenschoolse opvang ( 2016.60). De belangrijkste kosten waren de verzekeringspolis voor medewerkers ( 219.47) en het opvragen van het archief van bankverrichtingen ( 5). 10. Varia: Website OC: Er is een poging geweest om de website van het OC te hacken. Momenteel is de website offline. SDM stelt voor om, bij wijze van tussenoplossing, de website van het OC voorlopig onder ovthaegje.be te zetten en om aan Gilbert te vragen om de link op de website van de school naar deze site laten verwijzen. AI IV: aan Gilbert vragen om alle folders van de website van het OC op de memoriestick te zetten die SDM haar heeft meegegeven. Activiteiten voor volgend jaar: Er wordt voorgesteld om één grote activiteit per trimester te doen. Daarbij denken we vooral aan de herinvoering van de winterbrunch met de hulp leerlingen en ouders van 6e leerjaar voor de bijdrage aan de financiering van de skiklassen. De leerlingen van het 5e leerjaar zouden dan een andere activiteit organiseren voor hetzelfde doel. Vergadering voor opvang: We zouden eens willen samenzitten met mensen van de naschoolse opvang. De datum die reeds werd voorgesteld gaat niet voor DDJ. EC en SDM zullen iets met hen gaan drinken om hen te bedanken voor hun inzet. Statuten: Er moet dringend nog eens een vergadering belegd worden over de statuten. De datum zal afgesproken worden via e-mail. 11. Volgende vergadering: Omwille van de afwezigheid van DDJ zijn de data van de vergaderingen van het schooljaar 2010-2011 nog niet vastgelegd. We zullen dat verder afspreken via e-mail. Agendapunten voor volgende vergadering: Goedkeuring van de agenda P a g i n a 6
Data vergaderingen oudercomité Activiteiten voor het schooljaar 2010-2011 Speelplaats (opvolging) Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV) Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011 Financieel overzicht juni-augustus 2010 Varia Bijkomende agendapunten kunnen op voorhand naar PDC doorgestuurd worden. De vergadering wordt afgesloten omstreeks 22h45. P a g i n a 7