Het licentiecontract Check-list voor het onderhandelen over een licentiecontract WAARSCHUWING: Onze check-lists zijn bedoeld om u te helpen om bepaalde vragen te formuleren die u zich bij het onderhandelen over contracten moet stellen. Onderhandelen over contracten gaat immers over het bereiken van een akkoord over een geheel van elementen, die vervolgens in een contract worden vastgelegd. Het is van essentieel belang dat u elk van de elementen die deel uitmaken van het akkoord goed begrijpt. De check-lists zijn dus een hulpmiddel waarvan u gebruik kunt maken. Ze kunnen echter onmogelijk elke situatie dekken en het advies van een specialist volledig vervangen, onder andere om na te gaan of de verschillende punten van uw akkoord werkelijk opgenomen zijn in het vastgelegde contract dat u uiteindelijk wordt voorgelegd. Wie sluit een licentiecontract af? Het licentiecontract wordt afgesloten tussen een producent en een platenfirma. Het kan ook rechtstreeks worden afgesloten tussen een uitvoerend kunstenaar die zelf voor zijn master heeft gezorgd en een platenfirma. Waarom een licentiecontract afsluiten? Een producent sluit een licentiecontract af om een opname (de master) te laten reproduceren en verhandelen door een platenfirma. Sommige producenten (bijv. een zelfstandige producent) beschikken niet altijd over de technische en financiële middelen om de reproductie en de commercialisering van een opname zelf te verzorgen. Wat is de rol van de platenfirma en waartoe verbindt ze zich? Verplichting om de opnames binnen een bepaalde termijn te reproduceren en te commercialiseren Wat de reproductie betreft: In principe moet elkeen die de uitvoering van een muziekwerk op CD wil reproduceren de volgende toelatingen aanvragen: - de toelating vanwege de uitvoerend kunstenaar voor het reproduceren van de uitvoering, die wordt verkregen door het afsluiten van een productiecontract (zie Checklist: Het productie/artiestencontract ). - de toelating vanwege de auteur-componist van het werk (of diens uitgever) om het te reproduceren. Concreet, zal meestal een reproductievergunning moeten worden aangevraagd bij een maatschappij voor collectief auteursrechtenbeheer (als de
reproductie in België gebeurt: SABAM) die gewoonlijk de rechten van de auteurs en uitgevers vertegenwoordigt. Er moet dus worden gepreciseerd wie deze verplichtingen en de kosten die eruit voortvloeien draagt. Zo kan het belangrijk zijn voor de kleine producent, die niet beschikt over de middelen om dergelijke kosten te dragen, dat hij ervoor zorgt dat deze kosten/verplichtingen worden gedragen door de platenfirma. Wat de commercialisering betreft: De platenfirma moet de albums binnen een bepaalde termijn op de markt brengen. De vermelding van een termijn biedt de producent de mogelijkheid om het contract te verbreken en eventueel een andere platenfirma te vinden, als ze het (de) album(s) niet binnen de vastgelegde termijn uitbrengt (zie Wat zijn uw rechten als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen ). Zij moet ook alle kosten voor de commercialisering van de albums betalen. Verplichting om de promotie en publiciteit van de albums te verzorgen De platenfirma moet zich ertoe verbinden om te zorgen voor een zo breed mogelijke publiciteit en promotie voor de verspreiding en commercialisering van het/de album(s). De betaling van de vergoeding van de producent en de verzending van de periodieke staten De platenfirma moet de vastgelegde vergoeding betalen aan de producent (zie Welke vergoeding wordt bepaald als tegenprestatie voor de exploitatievergunningen die u toekent? ) en hem, meestal tweemaal per jaar, een overzicht van de gerealiseerde verkoop in het vorige halfjaar bezorgen. Welke exploitatiewijzen staat de producent toe en waartoe verbindt hij zich? De producent verbindt zich tot het toekennen aan de platenfirma, als tegenprestatie voor de contractueel vastgelegde vergoeding, van: - het recht om de opnames te reproduceren of te laten reproduceren op elk type drager (CD, DVD, multimedia, enz.) of op bepaalde dragers (bijv. uitsluitend reproductie op CD); - het recht om de gemaakte opnames te commercialiseren. De producent moet er dus voor zorgen dat hij deze rechten heeft verkregen via het productiecontract (zie Check-list: Het productie/artiestencontract ). Het is dus zeer belangrijk dat in het contract wordt vastgelegd: - welke nummers worden gereproduceerd en gecommercialiseerd door de platenfirma. 2
- op welke dragers de platenfirma de reproductie zal uitvoeren. Het licentiecontract kan exclusief zijn. Dit houdt in dat de platenfirma als enige het recht heeft om de opnames te reproduceren en te commercialiseren voor de in het contract bepaalde duur. De producent mag de reproductie en commercialisering van de opname(s) tijdens deze periode dus niet toevertrouwen aan een derde. Op welke territoria is de exploitatie van de albums toegestaan? Het/de album(s) mogen door de platenfirma wereldwijd worden geëxploiteerd of alleen in bepaalde, contractueel bepaalde territoria. Het is belangrijk dat men zich afvraagt of de platenfirma wel degelijk over de nodige relaties en materiële en financiële middelen beschikt om het/de album(s) wereldwijd of in de contractueel bepaalde territoria te exploiteren. Er kan dus altijd worden gedacht aan een beperking van de territoria waarbinnen de platenfirma het/de album(s) mag exploiteren. Voor welke duur wordt de exploitatie van de albums toegestaan? De platenfirma mag de opname(s) gedurende een bepaalde periode (bijv. 3 tot 5 jaar) exploiteren. Men kan bepalen dat het contract betrekking geldt voor één of meer vaste opnames, en daarnaast voorzien in optionele toekomstige opnames ten voordele van de platenfirma. Een dergelijke optieclausule biedt de platenfirma de mogelijkheid om het contract te verlengen na de commercialisering van de eerste opname. Welke vergoeding wordt bepaald als tegenprestatie voor de toegekende exploitatievergunningen? De royalty s inkomsten uit naburige rechten van de platenproducent Deze vergoeding kan bestaan in een percentage op de verkoopprijs van elk verkocht exemplaar, een forfaitair bedrag, enz. Elke vergoeding kan worden overwogen en besproken. Toch doet men er goed aan na te gaan wat er gebruikelijk is in de sector. Als de vergoeding bestaat in een percentage op de verkoopprijs van elk verkocht exemplaar, zijn er twee zaken waarop u moet letten: het percentage en de basis waarop dit percentage zal worden berekend: - Het percentage: vaak legt men een basispercentage vast, dat verhoogt naarmate er meer exemplaren worden verkocht. - De basis (of grondslag): het is zeer belangrijk dat u precies weet op welke basis het percentage wordt toegepast. Dit kan een groot verschil uitmaken en het is van 3
essentieel belang bij de onderhandelingen. De basis wordt meestal gedefinieerd als de groothandelsprijs van elk verkocht exemplaar (men spreekt van PPD, Published Price to Dealer, d.w.z. de prijs die de producenten aankondigen ten behoeve van de groothandelaars), gewoonlijk verminderd met een hele reeks kortingen. Deze kortingen moeten in elk geval gerechtvaardigd worden, aangezien ze in mindering komen van de grondslag waarop uw percentage (en dus het bedrag van uw inkomsten) wordt berekend. Een groot aantal kortingen kan betekenen dat de grondslag uiterst laag wordt en het is dan ook zaak dat u hier goed op let. U moet er vooral op letten dat u de grondslag en de sommen die u verschuldigd zijn altijd gemakkelijk kunt berekenen. Het zorgen voor eenvoudige berekeningsmethodes vormt al een uitdaging op zich. In bepaalde contracten, verwijst men naar de BIEM basisprijs, die overeenstemt met de PPD verminderd met verminderingen en kortingen bepaald door BIEM (Bureau International des sociétés gérant les droits d Enregistrement et de reproduction Mécanique), wiens rol bestaat in het afspreken met de producenten welke bedragen aan auteursrechten zij moeten betalen bij het reproduceren van werken op een geluidsdrager). Ingewikkeld? Wat u hier vooral moet onthouden, is dit: let altijd goed op de berekeningsmethodes voor de grondslag en zorg ervoor dat u uw inkomsten gemakkelijk kunt berekenen (vraag aan de platenfirma om u uit te leggen op hoeveel royalty s u recht hebt, op basis van een gegeven aantal verkochte CD s en een gegeven PPD, verminderd met de contractueel vastgelegde kortingen). Het voorschot De platenfirma kan zich ertoe verbinden u een zekere som als voorschot te betalen. Dit voorschot is in principe volledig recupereerbaar op de royalty s die de platenfirma u moet betalen. Daarentegen, is het voorschot niet terugbetaalbaar: ook als de albumverkoop niet genoeg royalty s opbrengt om het voorschot te betalen, mag u het houden. De periodieke staat en de betaling van de vergoeding De platenfirma moet de producent, meestal tweemaal per jaar, een staat bezorgen van de verkoop in het vorige halfjaar. In het contract moet vermeld worden op welk(e) tijdstip(pen) de vergoeding wordt betaald. Wat zijn uw rechten als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen? Het is belangrijk dat u uitstapclausules laat opnemen in het contract, voor het geval dat de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen. Hier blijkt duidelijk het belang van een precieze beschrijving van deze verplichtingen. Bijvoorbeeld: De opzegclausule: als een van de partijen de contractuele verplichtingen niet naleeft, kan de andere partij haar een aangetekende brief zenden om haar in gebreke te stellen. 4
Als de in gebreke zijnde partij haar verplichtingen niet vervult binnen 30 dagen na de verzending van de ingebrekestelling, mag de andere partij het contract opzeggen door het verzenden van een aangetekende brief met ontvangstbewijs. Begrijpt u alle bepalingen van het contract? Het is van essentieel belang dat u geen contract ondertekent als u niet alle onderdelen ervan begrijpt. AANVULLENDE INFO: 1. Op onze site, vindt u een sectie die gewijd is aan de hoofdprincipes van het auteursrecht en de naburige rechten (sectie alles weten over ). 2. Wij staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden en u eerstelijns juridisch advies te geven. Deze dienst is gratis. 3. Voor een grondiger advies, werken wij samen met advocaten die gespecialiseerd zijn in deze materies. Zij kunnen u raad geven als men u een contract voorstelt, u helpen met het opstellen van contracten of bijzondere clausules, u bijstaan in een geschil, enz. In tegenstelling met de andere diensten, is dit een betalende dienst. Wij hebben er echter voor gezorgd dat u zeer voordelige uurtarieven kunt genieten. U kunt een bestek vragen om de kosten voor een raadpleging beter te kunnen inschatten. 5