INTERN CONTROLEPLAN 2017 Gemeente Marum
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Controleaanpak... 4 2.1 Uitgangspunten voor de controle... 4 2.1.1 Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de rechtmatigheid 4 2.1.2 Te hanteren rapporteringstoleranties voor de SiSa-regelingen... 4 3 Plan van aanpak... 5 3.1 Normenkader... 5 3.2 Schema te onderzoeken processen en posten... 5 3.3 Intern controleplan... 7 3.4 Toetsingskader... 7 4 De uitvoering van het intern controleplan... 9 4.1 Aansturing... 9 4.2 Bevindingen rechtmatigheidscontrole 2016... 9 4.3 Wijzigingen ten opzichte van het controleplan 2016... 9 4.4 Steekproef... 10 2 Controleplan 2017 gemeente Marum
1 Inleiding Op grond van artikel 213 Gemeentewet moet er een getrouwheidsonderzoek naar de jaarrekening en een interne controle onderzoek worden verricht. Dit betekent dat de accountant zowel een getrouwheidsoordeel over de jaarrekening als geheel, als een rechtmatigheidsoordeel over de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties moet geven. Bij het rechtmatigheidsoordeel gaat het om de vraag of deze baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Het betreft alleen de financiële rechtmatigheid. Wanneer gesproken wordt over rechtmatigheid, wordt de financiële rechtmatigheid bedoeld. In 2017 zijn de rechtmatigheidscontrole en de interne controle samengevoegd, dit controleplan is dus een integraal plan. De wijzigingen ten opzichte van 2016 door deze samenvoeging worden in hoofdstuk 4.3 nader uiteengezet. Dit intern controleplan geeft inzicht in de uitvoering van de interne controle (IC) bij de gemeente Marum. In het intern controleplan zijn de kaders beschreven waarbinnen de IC wordt uitgevoerd. Het intern controleplan dient daarnaast ter ondersteuning en vastlegging van de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Het intern controleplan maakt deel uit van het totaal aan documenten waarin de interne controle is neergelegd. Deze documenten zijn: 1. Controleprotocol: in dit protocol zijn de afspraken over de uitvoering van de accountantscontrole vastgelegd, inclusief de goedkeuringstoleranties voor de rechtmatigheid. 2. Normenkader: in het normenkader is de van toepassing zijnde regelgeving opgenomen. 3. Toetsingskader: het toetsingskader is de uitwerking van het normenkader. In het toetsingskader is de inventarisatie van de van toepassing zijnde artikelen in de wet- en regelgeving opgenomen. Het gaat hierbij om de artikelen waaraan financiële consequenties zitten. 4. Intern controleplan: het IC-plan dient als leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat de interne controle op significante financiële handelingen en SiSa-regelingen op een juiste wijze worden uitgevoerd en verantwoord. Daarnaast geeft het de accountant inzicht in de wijze waarop de organisatie de interne controles uitvoert. 5. Rapportage: de uitkomsten van de werkzaamheden worden vastgelegd in een rapportage. 3 Controleplan 2017 gemeente Marum
2 Controleaanpak 2.1 Uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven wordt de controle van de jaarrekening uitgevoerd door de accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouw- en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet. 2.1.1 Te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de rechtmatigheid In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Deze eisen zijn: Strekking accountantsverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend fouten in de jaarrekening 0 t/m 1% >1% <3% - 3% of meer (% lasten) onzekerheden in de controle (% lasten) 0 t/m 3% >3% <10% 10% of meer - De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Op basis van de begroting 2017 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa 240.004 en een totaal van onzekerheden van circa 720.132 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De bedragen die de accountant hanteert voor de rapporteringtoleranties ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen is 10% van de controletoleranties. Voor onrechtmatigheden betekent dat onrechtmatigheden onder de 24.000 en onzekerheden onder de 72.013 niet hoeven te worden gerapporteerd in het rapport van bevindingen. 2.1.2 Te hanteren rapporteringstoleranties voor de SiSa-regelingen De accountant dient ten behoeve van de rapportering in het rapport van bevindingen ten aanzien van de SiSa-regelingen conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden voor de regelingen de volgende toleranties aan te houden: 4 Controleplan 2017 gemeente Marum
- 10.000 indien de lasten lager of gelijk zijn aan 100.000; - 10% indien de lasten groter dan 100.000 en kleiner of gelijk zijn dan 1.000.000; - 100.000 indien de lasten groter zijn dan 1.000.000. 3 Plan van aanpak Om te komen tot een gestructureerde aanpak bij de opstelling van het intern controleplan is de onderstaande fasering aangebracht: 1. actualiseren van de wet- en regelgeving (normenkader); 2. schema te onderzoeken processen en posten; 3. intern controle plan; 4. actualiseren toetsingscriteria (toetsingskader). De fasen worden in de volgende paragrafen toegelicht. 3.1 Normenkader Het normenkader is een opsomming van externe wet- en regelgeving, verordeningen en kader stellende besluiten door de gemeenteraad, voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheers handelingen. Het normenkader wordt ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden. Jaarlijks dient te worden beoordeelt in hoeverre het normenkader nog actueel is. 3.2 Schema te onderzoeken processen en posten De in het normenkader genoemde relevante regelgeving dient minimaal eens in de drie jaren getoetst te worden voor de interne controle. Daarbij bepalen de geldstromen in belangrijke mate de prioriteitstelling voor de uit te voeren werkzaamheden. Op basis hiervan is in overleg met de accountant besloten een aantal processen jaarlijks te controleren. In onderstaand schema is de planning weergegeven voor de jaren 2017 en 2018. 5 Controleplan 2017 gemeente Marum
Proces Regelgeving 2017 2018 Activiteitenfonds Verordening Activiteitenfonds gemeente Marum Afschrijvingen Financiële verordening gemeente Marum Begrotingsconformiteit Kadernota rechtmatigheid 2013 Financiële verordening Belastingen Verordening onroerendezaakbelasting Verordening rioolheffing Verordening reinigingsheffingen Afvalstoffenverordening Crediteurstamgegevens Grafrechten Verordening op de heffing en de invordering van lijkbezorgingsrechten Grondexploitatie Exploitatieverordening Huisvesting onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Inkoop en aanbesteding Europese richtlijnen Aanbestedingswet 2012 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Westerkwartier Leerlingenvervoer Verordening leerlingenvervoer Leges Wabo Legesverordening Aansluiting systemen Marktgelden Verordening marktgelden Markt en overheid Wet Markt en overheid Misbruik & Oneigenlijk gebruik Kadernota rechtmatigheid Openstaande posten Debiteuren Crediteuren Reserves en voorzieningen Salarissen Invorderingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten Uitgevoerd door de gemeente Zuidhorn Secretarieleges Samenlevingszaken: - Werk en inkomensdeel (Participatiewet); Legesverordening Liquide middelen controle Werk en inkomensdeel wordt uitgevoerd door de Intergemeentelijke Sociale dienst 6 Controleplan 2017 gemeente Marum
Sociaal domein - WMO - Jeugdwet (niet zijnde uitkeringen en/of participatie) Strategische aankopen Noorderkwartier (ISD). Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning Gemeentewet art. 160 en art 169.4 Subsidies Subsidieverordening Treasury Wet Fido Tabel 1 Roulatieschema te controleren processen voor de interne controle 3.3 Intern controleplan In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op de uitvoering van het intern controle plan. 3.4 Toetsingskader Het toetsingskader is de uitwerking van het normenkader. Het toetsingskader bevat de artikelen in het normenkader die financiële consequenties hebben. Het gaat met name om de verordeningen. Deze zijn in veel gevallen de uitwerking van wetten en wettelijke regelingen. De artikelen van de verordeningen worden ingedeeld in recht-, hoogte- en duurbepalingen. Jaarlijks dient gecontroleerd te worden in hoeverre het toetsingskader nog actueel is. 3.5 Risicomanagement rechtmatigheid In de context van een organisatie kan een risico gedefinieerd worden als de kans op een mogelijke gebeurtenis die een groter of kleiner - negatief effect heeft op het bereiken van de doelen van de organisatie. In de context van het rechtmatigheidsonderzoek is een risico dan de kans op een gebeurtenis met een negatief effect van een bepaalde omvang op rechtmatigheidsfouten. De tolerantiematrix, die onderdeel is van de toolbox van het COSO-ERM-raamwerk kan dienen om risico s te beoordelen. De rechtmatigheidsmedewerker waardeert een risico op basis van ervaring en expertise. Een risico wordt in de matrix geplaatst op basis van een oordeel over de kans, dat een gebeurtenis zich voordoet, en de omvang van het effect dat optreedt als deze gebeurtenis zich voordoet. Voorafgaand aan de rechtmatigheidscontrole van elk proces vindt een analyse plaats van het rechtmatigheidsrisico, met behulp van de tolerantiematrix. Tolerantiematrix 7 Controleplan 2017 gemeente Marum
De risicobeoordeling bepaalt de omvang en de diepgang van de rechtmatigheidscontrole. Op basis van het risicoprofiel van een proces worden de omvang en de diepgang van de rechtmatigheidscontrole bepaald. Bij omvang gaat het om de grootte van de steekproef. Bij diepgang gaat het om een nadere analyse van de documenten, de geldstromen, het proces en de procedure. Na het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole wordt de risicobeheersing vastgesteld. De uitvoering van de risicobeheersing wordt als het mogelijk is geïmplementeerd in het proces en in de procedures. De rechtmatigheidsmedewerker houdt toezicht op de risicobeheersing en neemt de bevindingen mee naar het volgende rechtmatigheidsonderzoek. Naast het waarderen en beheersen van risico s wordt dit jaar meer aandacht besteed aan de werkprocessen. Er wordt gekeken naar de interne beheersing, de manier waarop de processen zijn ingericht, alsmede naar de functiescheiding, de beveiliging en het performance management. 8 Controleplan 2017 gemeente Marum
4 De uitvoering van het intern controleplan 4.1 Aansturing De uitvoering van de interne controle is een verantwoordelijkheid van het afdelingsmanagement. De controles worden gecoördineerd of uitgevoerd door de afdeling Middelen. Waarbij de controle van de onderstaande processen door externe partijen wordt uitgevoerd: Salarissen door de gemeente Zuidhorn Samenlevingszaken: - Werk en inkomensdeel (Participatiewet) door de Intergemeentelijke sociale dienst Noordenkwartier; 4.2 Bevindingen accountantscontrole 2016 1. Er vindt geen zichtbare controle plaats op memoriaalboekingen, er moet een controle komen waarbij steekproefsgewijs wordt vastgesteld of de boekingen correct en onderbouwd zijn. 2. Controles worden niet altijd goed vastgelegd, de controles vinden wel plaats maar niet altijd vastgelegd. 3. Sociaal domein kent nog veel onzekerheid in de verantwoordingen van de lasten die gerelateerd zijn aan het sociaal domein. 4.3 Wijzigingen ten opzichte van het controleplan 2016 Dit geactualiseerde controleplan is op een aantal onderdelen gewijzigd ten opzichte van het controleplan van vorig jaar. De volgende onderdelen zijn gewijzigd: Crediteurstamgegevens Vanaf juli 2017 zullen wijzigingen in bankrekeningnummers worden getoetst op juistheid. Dit gebeurt aan de hand van een factuur, het nieuwe bankrekeningnummer in het betaalsysteem moet overeenkomen met het bankrekeningnummer op de factuur. Controle factuur of de adressering juist is en of geld op juiste bankrekening is overgemaakt. Leges WABO Naast een steekproef toets zal erin 2017 ook een aansluiting gemaakt worden tussen Squit en Civision middelen. Secretarieleges Naast een steekproef op secretarieleges en kasstroken worden er vanaf 2017 ook controles uitgevoerd op juistheid, tijdigheid en volledigheid van de inkomsten. Dit werd op ad hoc basis ook altijd al uitgevoerd. Openstaande posten Vanaf het derde kwartaal zullen per kwartaal de lang openstaande debiteuren en crediteuren op inbaaren betaalbaarheid getoetst worden. Deze controle is nodig voor de debiteuren en crediteuren bewaking, de controle wordt al uitgevoerd op adhoc basis. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de invorderingsmaatregelen. Worden er tijdig herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen verstuurd. 9 Controleplan 2017 gemeente Marum
4.4 Steekproef De omvang van de steekproef wordt voor elk te onderzoeken proces afzonderlijk bepaald op basis van het aantal beheers handelingen dat in het voorgaande jaar binnen een proces heeft plaatsgevonden. Frequentie Beheers handelingen per jaar Omvang steekproef Vaak per dag >200 25 Dagelijks <=200 20 Wekelijks <=50 5 Maandelijks <=12 2 Per kwartaal <=4 1 Jaarlijks 1 1 De 80/20-regel wordt toegepast op een populatie met een verdeling van enkele zeer grote objecten en vele kleine objecten, zoals de subsidies. Deze populatie wordt verdeeld in de grote en de kleine objecten. In veel gevallen zal de groep grote objecten van jaar op jaar weinig mutaties laten zien. Van de grote objecten wordt elk jaar een derde gecontroleerd, zodat na drie jaar de hele populatie aan het rechtmatigheidsonderzoek is onderworpen. Van de kleine wordt een steekproef genomen volgens de tabel. De wijze van controle en de benadering van de populatie wordt afgestemd op de aard en de bijzonderheden van het te controleren proces. De steekproeven vinden gespreid over het jaar plaats. Indien meer dan het toegestane foutenpercentage wordt gevonden, wordt de steekproefsomvang verdubbeld om meer zekerheid te krijgen. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen structurele en niet-structurele fouten. Structurele fouten zijn fouten die voortkomen uit de werking van de AO/IC en hebben gevolgen voor de gehele populatie. Een structurele fout dient na aanpassing van de AO/IC niet meer voor te komen. Tabel 2 Steekproefschema te controleren processen voor de interne controle Proces Frequentie Omvang steekproef Activiteitenfonds Dagelijks 15 Afschrijvingen 10 Begrotingsconformiteit Kwalitatieve analyse van alle programma s overeenkomstig getrouwheidsonderzoek Belastingen (OZB, riool, Vaak per dag 25 afval) Crediteurstamgegevens Dagelijks 40 Grafrechten Wekelijks 5 Grondexploitatie Huisvesting onderwijs Inkoop en (Europese) aanbesteding 80/20 regel indien van toepassing Alle aanvragen Vaak per dag 25 Alle crediteuren exclusief BTW > 25% van de drempelwaarde of > 100% van de drempelwaarde over de vier voorgaande jaren 10 Controleplan 2017 gemeente Marum
Leerlingenvervoer Dagelijks 20 Leges Wabo Dagelijks 20 Marktgelden Kwartaal 5 Markt en overheid Misbruik en Oneigenlijk gebruik Openstaande posten Debiteuren Openstaande posten Crediteuren Dagelijks Kwalitatieve toetsing van het beleid Kwalitatieve analyse van alle programma s overeenkomstig getrouwheidsonderzoek Integrale controle per kwartaal Reserves en voorzieningen De 10 grootste mutaties in de reserves en de voorzieningen Salarissen Wordt uitgevoerd door gemeente Zuidhorn (samenwerkingsverband salarisadministratie) Secretarieleges Vaak per dag 25 Verbonden partijen Aanbestedingen van de commissie Samenlevingszaken: - Werk en inkomensdeel (Participatiewet); -WMO, Jeugd en overig (niet zijnde uitkeringen Werk en inkomensdeel wordt uitgevoerd door de Intergemeentelijke Sociale dienst Noorderkwartier (ISD). WMO, Jeugd en overig wordt nader bepaald of dit door een externe partij of zelf wordt uitgevoerd. en/of participatie). Subsidies Wekelijks 80/20-regel 3 jaars-roulatie 5 Treasury Alle aangegane en verstrekte geldleningen 4.5 Rapportage De bevindingen naar aanleiding van de interne controle dienen te worden verwerkt in een rapportage. In de rapportage dient een kwantificering van de bevindingen te worden aangegeven (goed en fout). Daarnaast wordt een analyse van de oorzaak van de tekortkoming weergegeven en advies ter verbetering gedaan. 11 Controleplan 2017 gemeente Marum