INFOSHOP Het CAF in Europa Patrick Staes

INFOSHOP Het CAF in Europa Patrick Staes

Doelstelling van de studie De evolutie in het gebruik van het CAF in de Europese administraties nagaan sinds de herfst van 2003 1. kijken hoe het CAF wordt gepromoot en ondersteund in de Europese landen 2. onderzoeken hoe het instrument de overheidsdiensten helpt zichzelf te evalueren en verbeteringsacties op te starten in een context van integrale kwaliteitszorg of TQM 3. informatie verzamelen over goede praktijken in de organisaties die participeerden aan de studie en inschatten in welke mate ze geïnteresseerd waren in benchlearning/benchmarking

Scoop en methodologie (1) Voor doelstelling 1: Alle lidstaten van de EU, de kandidaat lidstaten en Noorwegen Een vragenlijst voor de nationale CAF correspondenten en de leden van de IPSG 27 landen hebben geantwoord 24 in 2003

Scoop en methodologie (2) Voor doelstellingen 2 en 3: Overheidsorganisaties in Europa die het CAF hebben toegepast sinds eind 2003 een on line vragenlijst in 2005: 131 antwoorden, meer gelijk verspreid over 22 landen, over het gebruik van het CAF over een periode van +/- 1,5 jaar In 2003: 150 antwoorden van 18 landen over het gebruik van het CAF gedurende 4 jaar 89% had het CAF 2002 gebruikt.

De stand van zaken midden 2005 (1) Het gebruik van het CAF neemt toe: 500 eind 2003 900 midden 2005 1900 eind 2006 25 landen hebben CAF toepassingen: 12 landen meer dan 30, 13 landen minder dan 30 De politieke steun voor TQM modellen in het algemeen neemt toe, waarbij het gebruik vooral wordt aangemoedigd, niet verplicht. Er worden meer en meer verscheiden activiteiten en initiatieven ontwikkeld i.v.m. CAF: bijv. speciale gebruiksrichtlijnen of guideliness in 10 landen, 1300 organisaties volgden al CAF opleidingen, 8 nationale CAF databases, elektronische tools in 9 landen.

De stand van zaken midden 2005 (2) Een eerste internationaal partnership met CAf tussen 4 landen: Oostenrijk, Tsjechië, Slowakije en Hongarije. Nood aan meer uitwisseling van ervaringen en aan versterking van het netwerk tussen CAF gebruikers, CAF correspondenten en het CAF Ressource Center. De kerntaak van het CAF Ressource Center is: regelmatig informatie uitwisselen op de meest geschikte wijze: nieuwsbrieven, kennis databanken, CAF Events en praktijkgemeenschappen organiseren, een CAF e-community ontwikkelen. De helft van de landen vraagt methodologische validatie van de CAF toepassingen om betrouwbare uitwisseling van informatie mogelijk te maken in de uitbouw van bench learning projecten.

Lessen uit het gebruik van CAF (1) CAF applications in countries Malta Romania Latvia Ireland Spain Norway Slovenia Sweden Poland Finland Greece Estonia France Survey 2003 Survey 2005 Cyprus Italy Germany Austria Slovakia Hungary Denmark Portugal Belgium Czech Republic 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

Lessen uit het gebruik van het CAF (2) CAF vindt zijn weg in de centrale besturen, naast het belangrijk gebruik ervan in de lokale administraties. Het wordt ook gebruikt in de verschillende sectoren van overheidsactiviteiten. CAF kan gebruikt worden in organisaties van alle omvang maar 50% van de deelnemende organisaties had tussen de 100 en 1000 werknemers. Het is zeer geschikt voor een groep starters die weinig of geen ervaring hebben met TQM of IKZ Er is een belangrijke verschuiving in het gebruik van het CAF van externe naar interne redenen om het te gebruiken: sterktes en verbeterpunten vaststellen, gevoeligheid voor kwaliteitsaspecten ontwikkelen, het personeel betrekken bij het aansturen van de organisatie. Waarom CAF i.p.v. andere TQM instrumenten: gemakkelijk te gebruiken, lage kost en aangepast aan de publieke sector.

Lessen uit het gebruik van het CAF (3) Een grote betrokkenheid van het topmanagement is noodzakelijk Het belang van sterke communicatie om het eigenaarschap bij de medewerkers te creëren wordt te laag ingeschat De ideale grootte van de Z(elf)E(valuatie)Groep: tussen 5 en 20 personen Externe ondersteuning is nodig, vooral bij de voorbereiding De beste voorbereiding: gebruikersvoorschriften, cases studies, opeling en uitwisseling van ervaring. Ideale tijdsverloop: 2 tot 5 dagen in maximum 3 maanden De belangrijkste problemen zijn verbonden aan de context van de organisatie, eerder dan aan het model: gebrek aan meten, de bestaande werklast en de beperkte kennis van de organisatie

Lessen uit het gebruik van het CAF (4) De belangrijkste voordelen komen overeen met de belangrijkste redenen nl. het identificeren van de nood aan het uitwisselen en verbeteren van de informatie de sterktes en verbeterpunten de verbeteracties die moeten worden ondernomen Verbeteracties als het gevolg van de toepassing van het CAF: 87 % (62% in 2003) Voornemens om het CAF nogmaals toe te passen: 95% (82% in 2003) 68 % is bereid de goede praktijken die ze ontdekten aan de CAF database van EIPA over te maken maar over het algemeen is benchmarking/ benchlearning op nationaal vlak aantrekkelijker

Algemene conclusies (1) over de CAF verspreiding Sterktes CAF heeft zijn plaats verworven tussen de TQM tools voor de publieke sector in Europa Het CAF heeft zijn toegevoegde waarde bewezen Verbeteropportuniteiten Meer intensieve ervaringsuitwisseling Op zoek naar een manier om de juiste methodologische aanpak te garanderen CAF zal meer in de picture komen in de toekomstige Europese Kwaliteitsactiviteiten voor de publieke sector (bijv. 4QC)

Algemene conclusies (2) over het gebruik van het CAF Sterktes CAF is geschikt voor alle bestuurlijke niveaus en alle overheidssectoren en wordt gesteund door het topmanagement Het CAF is gemakkelijk te gebruiken CAF wordt bijna altijd gevolgd door verbeteracties CAF schept bereidheid tot uitwisseling van goede praktjken Verbeteropportuniteiten Meer aandacht in de gebruiksrichtlijnen voor communicatie op alle momenten van de implementatie naar alle stakeholders toe en speciaal naar de eigen medewerkers van de organisatie. De benadering dient uitgebreid naar gebruiksrichtlijnen voor verbeteracties als gevolg van de CAF toepassing.

Contactpersoon Patrick Staes Adviseur-generaal van het Openbaar ambt Seconded National Expert European Institute of Public Administration O.L.Vrouweplein 22 P.O. Box 1229 NL-6201 BE Maastricht Tel. 31-(0)43-32 96 328 Fax 31-(0)43-32 96 296 E-Mail p.staes@eipa-nl.com W>ebsite:http://www.eipa.nl