fa gemeente Eindhoven Concernstaf Raadsnummer Og. R597.OOI Inboeknummer cygoxss44 Besbsdatum BBA sa september 2ooa Dossiernummer Sgg.sss Raadsvoorstel tot het vaststellen van de Controleverordening Eindhoven gemeente Eindhoven (ex artikel zrz Gemeentewet) 1 inleiding De Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de accountantsverklaring veranderd. De ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak wordt hiermee versterkt. Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant aangescherpt. De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer alleen een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet de opdracht voor de accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door het college. In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat de gemeenteraad een Controleverordening opstelt zoals voorgeschreven in artikel 213 van de Gemeentewet. 2 Probleemstelling Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een verordening vaststelt voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van onze gemeente. De raad moet uiterlijk 15 november 2003 deze Controleverordening vaststellen. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes De Controleverordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid wordt getoetst door controle op het financiele beheer en de inrichting van de financiele organisatie. De Controleverordening vormt, tezamen met de financiele verordening, een basis voor een goede financiele organisatie, Adequaat financieel beheer en een degelijke controle is nodig omdat anders niet verantwoord kan worden omgegaan met het geld van de burgers. 3a Milieutoets Er treden geen milieueffecten op. 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting Door de VNG is een modelverordening opgesteld. Bij het opstellen van de Controleverordening voor onze gemeente is aangesloten bij deze modelverordening en bij het kortgeleden vastgestelde Programma van Eisen ten aanzien van de aanbesteding
Raadsnummer OQ.R597.OOI van accountantswerkzaamheden. De verordening is gebaseerd op het Besluit accountantscontrole gemeente en artikel 213 van de Gemeentewet. Dit artikel 213 luidt als volgt: Artikel 213 Gemeentewet. 1. De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiele beheer en op de inrichting van de financiele organisatie. Deze verordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiele beheer en van de inrichting van de financiele organisatie wordt getoetst. 2. De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van de bevindingen. 3. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; en c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186. 4. Het verslag van de bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiele beheer en van de financiele organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; en b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. 5. De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het college. 6. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid. 7. Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke dienst worden aangesteld en worden in dat geval door de raad benoemd, geschorst en ontslagen. 5 Financiele gevolgen en risico s Dit voorstel heeft geen financiele consequenties. 5a Bestuurlijke kaders Toets aan politieke-bestuurlijke kaders Dit voorstel spoort met Samen Stad 2002-2006. Het is een nadere invulling van de taakverdeling tussen raad en college in het kader van het dualisme. 5b Fiscale gevolgen Dit voorstel heeft geen fiscale gevolgen. 6 Overige gevolgen van de aanpak Niet van toepassing.
r p Raadsnummer OQ.R597.OOI 7 Resultaten van overleg /inspraak De Controleverordening is besproken en toegelicht in de financiele werkgroep van de raad op maandag 8 september 2003, in het Bedrijfsvoeringoverleg op 9 september 2003 en op 13 september 2003 in het GMT. 8 Communicatie Niet van toepassing. 9 Ter inzage gelegde stukken Modelverordening van de VNG inclusief de artikelsgewijze toelichting, d.d. 23 september 2003. Handreiking van de VNG voor de financiele en Controleverordeningen, d.d. 23 september 2003. 10 Referendabiliteit Dit voorstel is niet referendabel in het kader van de Tijdelijke Referendumwet. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Sakkers, burgemeester. G. Kok-Mol, wnd. secretaris.
4)++ Raadsnummer Og.R597.OOI Herzien Ontwer p Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 september 2003; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; besluit: vast te stellen de Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Eindhoven. Controleverordening gemeente Eindhoven Artikel 1. Definities. In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De leidinggevenden van het accountantskantoor en de controleleiders dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1 e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: 1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; 2. het rechtmatig totstandkomen van de baten en lasten en balansmutaties; 3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; 4. de inrichting van het financieel beheer en de financiele organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; 5. onrechtmatigheden in de jaarrekening: waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;
Raadsnummer OQ.R597.OOI c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het totstandkomen van de financiele beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten; d. jaarrekening: de concernrekening (gemeenterekening) inclusief de (dienst)rekeningen van de gemeentelijke vakdiensten en de afzonderlijke administraties; e. jaarrekeningrapport: de accountantsverklaringen en accountantsverslagen (rapporten van bevindingen) bij de dienstrekeningen, de afzonderlijke administraties en de gemeenterekening. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole. a. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. b. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. c. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen vast. In het Programma van Eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen: 1. de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties bij de controle van de jaarrekening; 2. de inrichtingseisen voor het jaarrekeningrapport; 3. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; 4. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; 5. de uit te voeren deelverklaringen; 6. de vormgeving aan de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning: 7. de totstandkoming van het dienstverleningsplan, d. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel 3. Informatieverstrekking door college. a. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Raadsnnmmer OP.R597.OOI b. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. c. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. d. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met het jaarrekeningrapport op een zodanig tijdstip aan de raad, dat de jaarrekening uiterlijk voor 1 juli van het jaar volgend op het jaar, waarop de jaarrekening betrekking heeft door de raad kan worden behandeld. e. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole. a. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbijbehorende werkzaamheden. b. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. c. Ter bevordering van een efficiente en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financien, de gemeentesecretaris, de stadscontroller en het hoofd Financieel Economisch Beleid van de Concernstaf. Artike(5. Toegang totinformatie. a. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. b. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
r+p <+4+ Raadaaummer OQ.R597.OOI c. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 6. Overige controles en opdrachten. a. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voorzover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. b. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. c. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controleeisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering. a. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. b. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de stadscontroller en het hoofd Financieel Economisch Beleid van de Concernstaf dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. c. Het rekeningsrapport wordt voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. d. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het rekeningsrapport met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Artikel8. Inwerkingtreding. Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2004 en later.
Raadsnummer OQ.R597.OOI Artikel 9. Citeertitel. Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Eindhoven". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 november 2003., voorzitter., griffier. EE03038958
c gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiexecretariaat Retouradres Postbus goxso, 56oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer 03.R597.002 Behandeld door F. Biemans Telefoon (o4o) 238 24 S9 Ons kenmerk griffie Verzenddatum x6 oktober zoog Commissieadvies Betreft cie. Fp: Raadsvoorstel tot het vaststellen van de Controleverordening Eindhoven gemeente Eindhoven (ex artikel 213 Gemeentewet). De commissie Financiele pijler heeft in haar vergadering van 13 oktober 2003 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: leefbaar eindhoven : akkoord; CDA: akkoord; PvdA: stemvoorbehoud; i.v.m.: zie bij D66; VVD: akkoord; SP: stemvoorbehoud; i.v.m.: zie bij D66; GroenLinks: akkoord; D66: stemvoorbehoud; komt eventueel nog met een amendement inzake artikel 2, lid c, nummer 3. Ouderen Appel akkoord; De Stadspartij: akkoord. T oeze in van de wethouder, meer.g. Mtttendorff. De wethouder overweegt -voor de raadsvergadering van 3 november 2003- in de verordening het punt ra orta etolerantie toe te voegen. De secretaris van de commissie, F B Bijlage(n): 0. r FBI. Bezoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6.oo uur Bereikbaar per openbaar vervoer Postadres Postbus goxso 56oo RB Eindhoven Telefonisch bereikbaar