Protocol schoolverzuim Oktober 2015 Concept 2015-1113- 1
Inleiding Voor u ligt het protocol schoolverzuim van Het Rhedens. Dit protocol is geschreven om duidelijkheid te geven over hoe binnen onze organisatie de regels zijn rondom schoolverzuim. Per locatie kan uitvoering op detailniveau verschillen. Definitie: Als een leerling niet naar school gaat zonder geldige reden, dan is dat een overtreding van de leerplichtwet. Er is dan sprake van schoolverzuim. Onder verzuim wordt geen interne schorsing verstaan, omdat er dan sprake is van onderwijsaanbod. Daar waar de term verzuimcoördinator staat kan ook gelezen worden: zorgcoördinator (Het Rhedens de Tender), receptiemedewerker, onderwijsassistent, afdelingsleider (Het Rhedens Dieren). 2
De dagelijkse gang van zaken bij verzuim: 1. Ouders/verzorgers melden voor 8.30 uur de afwezigheid van hun zoon/dochter. Dit kan telefonisch of per email. 2. Wanneer pas later op de dag wordt ziek gemeld, verandert de verzuimcoördinator het door de docenten ingevoerde ongeoorloofde verzuim in geoorloofd verzuim. 3. De verzuimcoördinator of conciërge noteert het verzuim in Magister met de reden van verzuim. 4. De docenten kunnen in Magister zien welke leerlingen afwezig gemeld zijn. De docent registreert het verzuim in Magister door middel van eenduidige codes (zie verderop). Ook leerlingen die te laat komen worden geregistreerd. Te laat wordt gezien als ongeoorloofd verzuim. Is een leerling afwezig zonder dat zijn/haar afwezigheid gemeld is, dan neemt de absentenadministratie voor het 2 e uur contact met de ouders/verzorgers. Evt. worden ouders op hun werk of mobiel gebeld. Er wordt gevraagd naar de reden van verzuim. 5. De verzuimcoördinator controleert aan de hand van ongeoorloofd/geoorloofd verzuim of een leerling in aanmerking kan komen voor een herkansing van een toets als hij/zij deze heeft gemist. Bij ongeoorloofd verzuim is er geen recht op herkansing. 6. In geval van een toetsweek moet een leerling dagelijks ziek worden gemeld wanneer het verzuim langer dan een dag duurt. Vervolgacties bij te laat komen: 1. De leerling haalt een te laat briefje bij de verzuimcoördinator/conciërge. 2. De verzuimcoördinator/conciërge registreert het te laat komen in Magister. 3. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent. 4. Indien de leerling ongeoorloofd te laat is, meldt de leerling zich de volgende ochtend om 7.45 uur (Het Rhedens de Tender 8.00 uur) bij de conciërge, ongeacht de aanvang van zijn/haar lessen die dag. Meldt de leerling zich de volgende dag niet dan wordt hij/zij thuis gebeld of het eerste uur uit de klas gehaald en dient de leerling zich twee maal om 7.45 uur (Het Rhedens de Tender 8.00 uur) te melden. 5. Bij signaalverzuim of twee maal in een week te laat komen, bespreekt in eerste instantie de mentor en - wanneer dit onvoldoende effect heeft - in tweede instantie de afdelingsleider met de leerling hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. 6. Na drie maal te laat komen heeft de mentor een gesprek met de ouders/verzorgers van de leerling. 7. Bij meer dan zes keer per maand te laat komen, meldt de verzuimcoördinator het te laat komen bij de centrale verzuimregistratie op het hoofdgebouw van Het Rhedens te Dieren. Daar wordt ook een notitie gemaakt in Magister in het logboek van de leerling en volgt er een sanctie. 3
8. Tegelijkertijd stelt de afdelingsleider de leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt haar het verzuimoverzicht digitaal toe (melding DUO). Ziek naar huis: 1. De leerling meldt zich voordat hij/zij naar huis gaat af bij de afdelingsleider/verzuimcoördinator/conciërge. 2. De ouders/verzorgers van de betreffende leerling worden op de hoogte gebracht dat het kind ziek naar huis gaat. 3. Het formulier ziek naar huis wordt uitgedraaid uit Magister en meegegeven aan de leerling. 4. De ouders/verzorgers bellen naar school wanneer de leerling thuis is aangekomen. 5. Na de ziektedagen wordt het formulier ingevuld en ondertekend teruggenomen naar school en ingeleverd en verwerkt door de verzuimcoördinator. 6. Na 3 maal ziekteverzuim (ongeacht in hoeveel tijd of hoe lang) wordt de leerling uitgenodigd op het ziekteverzuimspreekuur van de schoolarts. Hoewel geen echte wettelijke verplichting worden ouders op de hoogte gebracht dat de schoolarts is ingeschakeld. Vervolg bij ziekte: 1. Het streven is, dat wanneer een leerling langer dan twee dagen ziek is, dat de verzuimcoördinator contact opneemt met de ouders/verzorgers. In dit gesprek informeert de verzuimcoördinator hoe het gaat met de leerling vanuit een positieve houding en wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school komt. 2. Zodra de afgesproken termijn verstreken is en de leerling is nog niet op school, worden ouders geacht opnieuw contact op te nemen. Gebeurt dat niet dan neemt de verzuimcoördinator opnieuw contact op met de ouders/verzorgers. Zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de verzuimcoördinator de afdelingsleider. 3. Wanneer er sprake is van signaalverzuim of multi-problematiek bespreekt de afdelingsleider de leerling in het Onderwijs Zorg Steunpunt (OZS). De schoolarts roept de leerling in dit geval ook op voor het ziekteverzuimspreekuur. De schoolarts (jeugdarts) kan beoordelen wat de oorzaken van het ziekteverzuim zijn en kan informatie opvragen bij andere hulpverleners als daar toestemming voor is. Zij kan advies geven over wat de mogelijkheden v.w.b. schoolgang zijn. 4. Ziekmeldingen die vermoedelijk ongeoorloofd verzuim zijn, meldt de afdelingsleider bij de leerplichtambtenaar en bij de centrale verzuimregistratie in Dieren (DUOmelding). 5. Om bovenstaande punten te kunnen uitvoeren is het van groot belang dat verantwoordelijken binnen de school de absentie goed invoeren in Magister. 4
Bij incidenteel ongeoorloofd verzuim (spijbelen): Hieronder wordt verstaan ongeoorloofde afwezigheid van 1 tot 16 uren les- of praktijktijd in vier weken. De verzuimcoördinator neemt contact op met de leerling of met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 1. De verzuimcoördinator geeft het verzuim door aan de mentor en de afdelingsleider. 2. De verzuimcoördinator onderneemt verdere actie: Spreekt de leerling hierop aan en hij/zij wordt uit de klas gehaald en spreekt een sanctie af in overleg met de afdelingsleider. Ze controleert of de sanctie wordt nagekomen. Bij veelvuldig ongeoorloofd verzuim (spijbelen): De verzuimcoördinator: 1. Neemt contact op met de leerling en geeft een waarschuwing. 2. Nodigt de ouders/verzorgers en leerling uit voor een gesprek. 3. Neemt contact op met eventuele hulpverlening, leerplichtambtenaar en/of het OZS. 4. De verzuimcoördinator screent alle klassen en geeft de resultaten door aan de afdelingsleider. De afdelingsleider geeft vervolgens aan de verzuimcoördinator door welke leerlingen worden uitgenodigd op het verzuimspreekuur van de leerplichtambtenaar wegens ongeoorloofd verzuim. Bij zorgwekkend of signaal verzuim: Dit kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per dag. 1. De verzuimcoördinator signaleert het verzuim en informeert de ouders, mentor, afdelingsleider. Er wordt een DUO-melding gemaakt. 2. De afdelingsleider meldt na overleg met de mentor een leerling met onterechte ziektemeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week aan de voorzitter van het OZS (de zorgcoördinator). 3. De zorgcoördinator verwijst in overleg met het OZS zo nodig door naar de onderwijshulpverlener/leerlingbegeleider, schoolmaatschappelijk werk, politie of leerplichtambtenaar. 4. De mentor/afdelingsleider stelt de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. 5
Bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (16 of meer lesuren): Dit is 16 lesuren ongeoorloofd verzuim in vier aanééngesloten weken of meer. Het kan ook om luxe verzuim gaan (zie verderop): 1. De verzuimcoördinator signaleert het verzuim en spreekt de leerling hierover aan en registreert de sanctie in Magister. Bij veelvuldig spijbelen overlegt de verzuimcoördinator met de mentor/afdelingsleider en informeert de ouders. 2. De afdelingsleider meldt het ongeoorloofd verzuim binnen drie dagen bij de centrale verzuimregistratie van Het Rhedens Dieren (DUO-melding). Dit is een wettelijke verplichting. 3. Tegelijkertijd stuurt de verzuimcoördinator een digitaal verzuimoverzicht aan de leerplichtambtenaar, stelt haar/hem op de hoogte van de achtergronden van het verzuim en geeft door welke acties de school reeds heeft ondernomen. Het is van groot belang dat alle acties worden genoteerd in het logboek van de leerling in Magister. 4. De leerling wordt gemeld bij lpa. Luxe verzuim: Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur of de leerplichtambtenaar. Hierbij staat het eigen belang van de ouder/jongere/verzorger boven het belang van schoolbezoek. Het kan bijvoorbeeld gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven). Extra verlof (conform de leerplichtwet): 1. Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. 2. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal twee dagen van te voren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar maken. 3. De directeur/afdelingsleider neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar echter de directeur blijft verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. 4. De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen in overleg met de directie van de school. 5. De verzuimcoördinator houdt een dossier bij van de verlofaanvragen. 6
Extra verlof; aanvraagprocedure: 1. Ouders vullen een verlofformulier in. Dit is te downloaden van de website (bijlage 1). 2. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de directeur/afdelingsleider de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. 3. De directeur/afdelingsleider geeft het toegekende of afgewezen verlof door aan de verzuimcoördinator en reageert naar ouders. 4. De verzuimcoördinator registreert het extra verlof in Magister. Verzuimregistratiesysteem: De docent/verzuimcoördinator verwerkt dagelijks het verzuim in Magister. Het zorgvuldig noteren van het verzuim door docenten is belangrijk om dit protocol goed te kunnen laten functioneren. De school moet vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elk geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Hiervoor gebruikt school de in Magister bekende verzuimcodes (bijlage 2). Dossiervorming: 1. Als er gesprekken worden gevoerd met ouders en de leerling met betrekking tot het verzuim, wordt hier een verslag van gemaakt. 2. De informatie wordt ingevoerd in het logboek van Magister. 3. Aanvragen voor extra verlof worden bijgehouden door de verzuimcoördinator. 4. Het verzuim wordt bijgehouden in leerlingvolgsysteem Magister. 5. Indien nodig kan de verzuimcoördinator een uitdraai van het verzuim maken. 7
Bijlage 1: aanvraag verlofformulier Aanvraagformulier vakantie buiten schoolvakantie Vakantieverklaring werkgever Aanvraagformulier vrijstelling schoolbezoek gewichtige omstandigheden Bijlage 2 : verzuimcodes Verzuimcodes: De school gebruikt de volgende codes voor verzuim zoals bekend in het leerlingvolgsysteem Magister: 8