REGISTRATIENUMMER 157300 Evaluatie samenwerking op laboratoriumgebied en jaarrekening 2011
Laboratorium, april 2012 Inleiding. Het laboratorium van waterschap Groot Salland verricht vanaf 1 januari 2000 de analysewerkzaamheden voor het eigen waterschap maar ook voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht en Zuiderzeeland. In september van datzelfde jaar is het samenwerkingsverband uitgebreid met de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe. Met de participatie van belastingkantoor Tricijn uit Harderwijk in januari 2008, is het aantal partners uitgebreid naar zeven. Het samenwerkingsverband is een product van de waterschapsfusies in 2000 in Noord-Nederland en is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Doel van de samenwerking: het op een efficiënte wijze uitvoeren van laboratoriumwerkzaamheden voor de partners. In de regeling zijn de afspraken en voorwaarden van de samenwerking beschreven. De regeling is zo opgesteld dat deze voldoet aan de eisen van de belastingdienst om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. In de stuurgroep is afgesproken de samenwerking jaarlijks te evalueren middels een door Groot Salland opgesteld verslag. De deelnemers kunnen het verslag ter informatie voorleggen aan de Algemene besturen (zoals vermeld in de regeling). Prognoses en productie In de gemeenschappelijke regeling zijn door de deelnemers prognoses opgenomen over de werkhoeveelheid die jaarlijks per deelnemer wordt ingebracht. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk gehanteerde puntensysteem voor waterschapslaboratoria het zgn. ILOWpunten-systeem. Elke analyse die op het laboratorium wordt uitgevoerd, is gekoppeld aan een aantal ILOW-punten. Zo wordt bijvoorbeeld een eenvoudige analyse uitgevoerd voor 2 punten, terwijl voor een uitgebreide analyse 100 punten staan. Om voor vrijstelling van BTW-heffing in aanmerking te komen is de samenwerkingsovereenkomst per 1 januari 2005 aangepast naar het model 'gemeenschappelijke regeling volgens gemene rekening'. Dit houdt o.a. in dat alle deelnemers uit de regeling garant staan voor de totale laboratoriumkosten op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk. De verdeelsleutel voor 2011 is eind 2010 als volgt vastgesteld: Tabel 1: verdeelsleutel 2011 waterschappen samenwerking laboratorium % Zuiderzeeland 17.88 Veluwe 21.22 Velt en Vecht 14.54 Vallei & Eem 10.49 Lococensus-Tricijn 3.06 Reest en Wieden 16.24 Groot Salland 16.56 Totaal 100.00
Onderstaand overzicht geeft van elke deelnemer de productie van het laboratorium aan in de jaren 2006 tot en met 2011. De werkzaamheden van het laboratorium bestaan voor iets minder dan de helft uit onderzoek in oppervlaktewater en waterbodem en voor ca. een derde deel uit onderzoek in monsters van rioolwaterzuiveringsinstallaties. De overige werkzaamheden bestaan voor ca. 10 % uit monsters voor vergunningverlening en handhaving en voor ca 7% uit monsternemingswerkzaamheden. Tabel 2: productie 2006-2011 in ILOW-punten. Productie Productie Productie Productie Productie Prognose Productie 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2011 Zuiderzeeland 389,343 400,294 409,811 440,224 380,533 380,000 503,467 Veluwe 489,403 515,417 635,149 489,594 574,958 451,000 510,637 Velt en Vecht 227,003 191,802 235,143 281,585 246,472 309,000 341,148 Vallei & Eem 267,061 256,155 266,302 257,695 249,580 223,000 257,520 Lococensus-Tricijn 85,576 69,254 67,907 65,000 91,415 Reest en Wieden 322,946 331,037 376,441 461,606 330,333 345,000 375,119 Groot Salland 487,469 434,378 549,789 400,434 377,215 352,000 432,517 Sub-totaal 2.183.225 2,129,083 2,558,211 2,400,392 2,226,996 2,125,000 2,511,822 Derden 19,837 24,189 28,645 42,495 26,152 22,000 256,004 TOTAAL LAB 2,203,062 2,153,272 2,586,856 2,442,887 2,253,148 2,147,000 2,767,825 Toelichting tabel 2: In tabel 2 zijn de productie- en prognosegegevens van 2011 te lezen evenals de productie van voorgaande jaren. Opvallend is forse toename van de productie in 2011.Alle deelnemers hebben een groter werkaanbod dan geprognotiseerd. Als oorzaak voor het hogere werkaanbod zijn genoemd: Extra onderzoek vanuit de Kader Richtlijn Water en het stedelijk waterbeheer (ZZL en Veluwe), ziekte monsternemer (WVE), discrepantieonderzoek (Loc-Tricijn) en de calamiteit Raalte (WGS). Omdat de prognoses voor 2011 een lager werkaanbod voorspelden, is door het laboratorium actief de markt benaderd met als resultaat dat extra laboratoriumwerkzaamheden voor de waterschappen Regge & Dinkel en Rijn en IJssel zijn uitgevoerd. Ook voor de Waterdienst zijn analysewerkzaamheden verricht. Ook in 2012 worden opdrachten van deze drie overheden verwacht. De totale laboratoriumproductie 2011 is ruim 30 % hoger dan de prognose. Door overwerk op avonden en in weekenden en uitstel van interne (innovatie)projecten en investeringen, konden de extra laboratoriumwerkzaamheden met eigen medewerkers worden uitgevoerd. Kosten laboratoriumonderzoek. Om inzicht te krijgen in de kosten van het laboratorium zijn deze onderverdeeld in vier posten, te weten: kapitaalslasten, goederen en diensten, personeelslasten en overhead. Onderdelen van de post goederen en diensten worden direct doorbelast naar de deelnemers. Dit betreffen de posten: uitbesteed onderzoek, transportkosten van monsters en artikelen rechtstreeks besteld uit de magazijnen van het laboratorium. Ook zijn de inkomsten uit het werk voor derden op deze post in mindering gebracht. Het totale bedrag (ca. 285.000 werk derden en voor doorbelasting ca. 222.000) is verrekend binnen de post goederen en diensten en dus niet apart weergegeven in de tabel. Deze werkwijze geeft een scheef beeld van de begrotingspost Goederen en Diensten. In hier opvolgende jaarrekeningen worden inkomsten uit werken voor derden apart in de overzichten meegenomen.
Tabel 3: kosten laboratorium in euro s 2006 t/m 2011. Kosten Begroting 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2011 Kapitaalslasten 354,600 451,338 431,941 384,621 369,180 322,784 338,000 Personeelslasten 1,415,372 1,524,167 1,668,241 1,781,130 1,798,062 1,897,611 1,874,000 Goederen/diensten 684,641 612,794 664,162 914,980 808,923 667,187 814,630 Overhead 242,133 252,758 281,235 284,585 272,710 286,495 272,045 Totaal 2,696,746 2,841,057 3,045,579 3,365,316 3,248,876 3,174,077 3,298,675 Toelichting tabel 3: Voor de jaarrekening 2011 is het meest opvallend dat ondanks een toename van het werkaanbod van 30%, de uitgaven beperkt zijn gebleven. En mede door de inkomsten uit werk voor derden kan het jaar met een positief resultaat worden afgesloten. De stijging van de post Goederen en Diensten in 2009 ten opzichte van 2008 met 250.000 wordt grotendeels veroorzaakt door het feit dat monsterneming vanaf 1 januari dat jaar is ondergebracht in de samenwerkingsregeling. Verrekening van de kosten. Zoals eerder aangegeven vindt verrekening van kosten plaats op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk en is voor 2011 eind 2010 vastgesteld. Op basis van de begroting van het laboratorium en de vastgestelde verdeelsleutel wordt per waterschap het maandelijks te betalen voorschot berekend. Bij het vaststellen van de jaarrekening worden voor 1 juli (vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst) van het daaropvolgende jaar de definitieve kosten bij alle deelnemers in rekening gebracht. Tabel 4 geeft een overzicht van de voorschotbedragen en laat zien dat met elke deelnemer, mede als gevolg van extra afgesproken bezuinigingen en door de inkomsten uit werken voor derden, het teveel aan betaalde voorschotten moet worden verrekend. De laatste kolom in tabel 4 geeft het nog te ontvangen bedrag weer per waterschap. Tabel 4: kosten per waterschap in 2011. Vastgesteld % Te betalen Voorschot Verrekenen Zuiderzeeland 17.88 567,600 589,884-22,284 Veluwe 21.22 673,651 700,092-26,441 Velt en Vecht 14.54 461,548 479,664-18,116 Vallei en Eem 10.49 333,091 346,164-13,073 Lococensus-Tricijn 3.06 97,089 100,896-3,807 Reest en Wieden 16.24 515,321 535,548-20,227 Groot Salland 16.56 525,778 546,416-20,638 Totaal 100.00 3,174,078 3,298,664-124,586 Het in de prognose opgenomen aantal ILOW-punten is de basis voor de kostentoedeling en niet de ILOW-puntprijs. Wel wordt deze puntprijs gebruikt om een beeld te krijgen van de kostenontwikkeling in een laboratorium. Grafiek 5 laat de ILOW-puntprijs zien van de afgelopen tien jaren.
Ontwikkeling ILOW-puntprijs 1,80 prijs in euro's 1,60 1,40 1,20 Deelnemers Derden 1,00 2001 2001 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 jaar Toelichting grafiek 5: Tot en met 2004 zijn de laboratoriumverrichtingen door de deelnemers uit de gemeenschappelijke regeling betaald op basis van het aantal ILOW-punten. De ILOW-puntprijs werd jaarlijks verhoogd met 80% van de CBS-consumentenindex. In en vanaf 2005 kan de puntprijs worden berekend door de totale kosten van het lab te delen door het totaal aantal geproduceerde ILOW-punten. Omdat vaste kosten van een laboratorium stabiel blijven of licht stijgen, heeft een verminderend werkaanbod een verhogend effect op de ILOW-puntprijs. Opvallend is de sterke daling van de puntprijs in 2011. De oorzaak is tweeledig: Sterke stijging van het werkaanbod (dus hoge productie) en een hoog bedrag aan inkomsten uit werk voor derden. De prijs voor derden wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het bestuur van WGS en ligt in principe hoger dan de prijs die door de deelnemers wordt betaald. Voor 2011 is deze vastgesteld op 1,60. Personeel. De maximale toegestane vaste formatie van het laboratorium is in 2001 vastgesteld op 30,7 fte. Ondanks een lichte stijging van het aantal analyse-ilow-punten en uitbreiding van de monsternemingstaak en een verbreding van het analysepakket van het laboratorium is vanaf 2001 de formatieruimte vrijwel constant. Dit is mede het gevolg van efficiëntere werkwijzen en verdergaande automatisering en robotisering. Zie personeelsoverzicht tabel 6.
Tabel 6: aantal medewerkers laboratorium in vaste dienst eind 2011. aantal formatie Algemeen Anorgan. Organisch Monster Monster medew. fte Metalen neming ontvangst Laboratoriummanager 1.00 1.00 1.00 Teamleider 2.00 2.00 1.00 1.00 Kwaliteitsmanager 1.00 1.00 1.00 Laboratoriumcoordinator 1.00 1.00 0.90 0.10 ICT-lab.specialist 1.00 1.00 1.00 Laboratoriumassistent 2.00 1.56 1.56 Medew. Monsterontvangst/ monsternemer 3.00 3.00 1.00 2.00 Afdelingsassistent 1.00 0.51 0.51 Hoofdanalist 6.00 5.60 2.00 3.60 Analist 15.00 13.22 7.45 5.27 0.50 Totalen laboratorium 33.00 29.89 5.97 10.45 9.87 1.60 2.00 Het kwaliteitssysteem. Het laboratorium is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit betekent een jaarlijkse controle door de RvA en eens in de vier jaar een herbeoordeling. In september 2011 is het laboratorium gecontroleerd met een positieve uitslag als gevolg. De uitgebreide herbeoordeling vindt plaats in 2012. Monstertransport. Het transport van monsters is evenals voorgaande jaren ook in 2011 uitgevoerd door het koeriersbedrijf Frejan uit Lelystad. Hoewel de waterschappen verantwoordelijk zijn voor het transport is volgens afspraak een deel van de organisatie overgenomen door het laboratorium. De kosten van het transport zijn voor rekening van de waterschappen. Afgesproken is de kosten per kilometer in rekening te brengen. Voor 2011 is deze vastgesteld op 0,53. Het transport vindt gekoeld plaats en veelal buiten kantooruren. Overlegstructuur. Conform de gemeenschappelijke regeling vindt uitvoeringsoverleg plaats tussen een deelnemer en het laboratorium. In het overleg worden ontwikkelingen, eventuele problemen in de uitvoeringssfeer en lopende en toekomstige projecten besproken. Er vindt een verschuiving plaats van algemeen naar meer taakgericht overleg. Er vindt bijvoorbeeld al meerdere keren per jaar overleg plaats met medewerkers van alle waterschappen die zich bezig houden met het monitoren van oppervlaktewater. Voor de monsternemers van oppervlaktewater en waterbodem zijn in 2010 2 contactdagen georganiseerd, waarvan 1 contactdag is gecombineerd met het houden van een ringonderzoek. Ook voor vergunningverleners en handhavers is inmiddels een eerste overleg geweest. De taakgerichte overlegvormen worden als erg nuttig ervaren. Naast de genoemde overlegvormen vindt overleg plaats binnen de stuurgroep. De stuurgroep is samengesteld uit afgevaardigden van elke deelnemende organisatie en de laboratoriummanager. Dit overleg is minimaal twee keer per jaar, een voorjaars- en najaarsvergadering. In de najaarsvergadering van de stuurgroep eind 2011 is de verdeelsleutel voor 2012 vastgesteld en wel als volgt:
Tabel 7: verdeelsleutel en prognose 2012 waterschappen samenwerking laboratorium. Analyse Monsterneming Totaal Verdeelsleutel ILOW-punten ILOW-punten % Zuiderzeeland 400,000-400,000 16.90 Veluwe 579,000 28,700 607,700 25.67 Velt en Vecht 208,000 89,000 297,000 12.55 Vallei & Eem 218,000 30,000 248,000 10.48 Lococensus-Tricijn 70,000-70,000 2.96 Reest en Wieden 300,000 45,000 345,000 14.58 Groot Salland 330,750 68,550 399,300 16.87 Totaal 2,105,750 261,250 2,367,000 100 Onderzoek uitbreiding samenwerking op Laboratoriumgebied.In 2011 zijn de eerste verkennende onderzoeken gestart naar uitbreiding van de samenwerking op laboratoriumgebied. De secretaris-directeuren van de laboratorium-houdende waterschappen in Noor-Oost Nederland en het bestuur van Waterproef uit Edam hebben opdracht gegeven aan een ambtelijke projectgroep om een eventueel samengaan van de 5 laboratoria te onderzoeken. Adviesbureau Berenschot is ingeschakeld om het onderzoek te begeleiden en middels een business case advies uit te brengen eind juni 2012. De 5 laboratoria zijn: Groot Salland, Hunze en Aa s, Regge en Dinkel, Wetterskip Fryslan en Stichting Waterproef. De genoemde laboratoria zijn samenwerkingsverbanden van 13 waterschappen in Noord-Midden Nederland. Ontwikkelingen. De laatste jaren is het organisch onderzoekspakket fors uitgebreid met bestrijdingsmiddelen, geneesmiddelen en andere stoffen genoemd in landelijke of Europese richtlijnen. Deze analysepakketten zijn in september door de Raad voor Accreditatie ge-audit en geaccrediteerd. De monsternemingstaak van het laboratorium breidt langzaam uit. De volgende bemonsteringen worden standaard uitgevoerd: rwzi s voor Reest en Wieden en Velt en Vecht en oppervlaktewater voor Velt en Vecht en Vallei en Eem. Op ad hoc basis worden bemonsteringen uitgevoerd voor waterbodem (erkende monsternemers), oppervlaktewater, zwemwater en ook grondwater (peilbuizen). Als huisvestingsonderhoud kan worden gemeld dat de CV-ketels in het oudste deel van het laboratorium zijn vervangen. Toekomst. De mogelijke uitbreiding van de laboratoriumsamenwerking zal in 2012 aandacht vragen van de laboratoriummedewerkers. Een aantal medewerkers zal direct betrokken worden bij het onderzoek en/of de samenwerkingsvoorbereidingen. Het bemonsteringspakket oppervlaktewater van Groot Salland wordt vanaf januari 2012 uitgevoerd door het Laboratorium. Naast de werkzaamheden gaan ook de twee monsternemers onderdeel uitmaken van de laboratoriumorganisatie. Uitbreiding van de LC-MS capaciteit wordt gevonden in een 2 e -hands apparaat van het AQUON-laboratorium. Het apparaat is nauwelijks gebruikt en is na de fusie overbodig. Het apparaat wordt overgenomen voor ca. 20% van de nieuwprijs. Vervangingen: Verdere uitbreiding LC-MS en GC-MS metingen
Vervanging GC-ECD systemen door GC-MS Monsternemingsauto Verdunningsrobot anorganisch laboratorium