Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus 20 1000 Brussel tel. secretariaat: 02/553.57.03 fax secretariaat: 02/553.57.02 e-mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2009/98 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx d.d. 22 juni 2009, gericht aan de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, verder VMW, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van de volgende documenten: - factuur van de reis naar China, zoals deze werd overgenomen door een delegatie van de VMW + partners - een voor echt en eensluidend verklaard reglement of besluit (ondertekend) dat toelating geeft aan de delegatie en partners om deze trip te ondernemen - de visa-afrekening en de justificatiestukjes die deze uitgaven staven met betrekking tot deze China-reis - het intern document (met handtekening) dat de vergoeding rechtvaardigt om de kosten te dragen van de echtgenotes van de personeelsleden - alle correspondentie met betrekking tot reisprogramma s (zowel voor delegatie als voor echtgenotes). Indien ondertekening voorzien, ondertekening erbij - alle briefwisseling tussen de VMW en de regeringscommissaris/kabinet van minister Crevits met betrekking tot deze aangelegenheid; Gelet op de beslissing van de VMW d.d. 23 juni 2009 waarbij een afschrift werd bezorgd aan verzoekster van de volgende stukken: - brief van de VMW aan de kabinetchef van minister Crevits d.d. 17 april 2009 met het reisprogramma - interne VMW-code van 1993 ivm tussenkomst van VMW in de kosten; - beslissing van de Raad van Bestuur d.d. 9 juni 2009 met betrekking tot de VMWdelegatie - bestelbon van reisbureau De Postiljon 1
- kopie van de facturen voor terugvordering van reiskosten (vluchten) - kopie van visa-uitgavenstaat en kosten reisapotheek Gelet op het bijkomend verzoek van xxx d.d. 12 juli 2009 gericht aan de VMW, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van de volgende documenten: - de betaalopdrachten en rekeninguittreksels in het kader van de Chinareis met vermelding van de refertes; - het verslag van het auditcomité met betrekking tot de Chinareis - basisdocument waarop de VMW zich baseerde om kosten door te rekenen aan partners van personeelsleden die deelnamen aan de Chinareis - kopie van de factuur van het reisbureau Gelet op de beslissing van de VMW d.d.17 juli 2009 waarbij werd beslist niet in te gaan op het bijkomend verzoek van 12 juli 2009; Gelet op het beroepschrift van xxx d.d. 20 juli 2009 tegen de beslissing van de VMW; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 22 juli 2009; Gelet op het bericht van de beroepsinstantie dd. 21 augustus 2009, waarbij in toepassing van artikel 24, 1 van het openbaarheidsdecreet, de behandelingstermijn in beroep werd verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen; Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de in beroep aangevochten beslissing van de VMW dateert van 17 juli 2009 en dat de beroepsmogelijkheid en modaliteiten werden vermeld in voormelde beslissing, zoals voorgeschreven in artikel 35 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat het beroepschrift de datum draagt van 20 juli 2009 en geregistreerd is op 22 juli 2009; dat het beroep binnen de in artikel 22, lid 2 van het decreet van 26 maart 2004 gestelde termijn van 30 dagen is ingediend; Overwegende dat het ingediende beroepschrift ontvankelijk is; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingsgronden, zoals gestipuleerd in de artikelen 10 tot en met 15 van voormeld decreet; 2
Overwegende dat de verzoeker in casu beroep heeft ingesteld tegen de weigering van de VMW d.d. 17 juli 2009 tot het verlenen van een afschrift van de volgende documenten: - de betaalopdrachten en rekeninguittreksels in het kader van de Chinareis met vermelding van de refertes; - het verslag van het auditcomité met betrekking tot de Chinareis - basisdocument waarop de VMW zich baseerde om kosten door te rekenen aan partners van personeelsleden die deelnamen aan de Chinareis - kopie van de factuur van het reisbureau; Eerste onderdeel: betaalopdrachten en rekeninguittreksels Overwegende dat in casu xxx een afschrift heeft gevraagd van de betaalopdrachten en rekeninguittreksels in het kader van de Chinareis met vermelding van de refertes; Overwegende dat de VMW het verzoek heeft afgewezen, gelet op de omvangrijkheid van het verzoek waardoor de opzoeking niet meer binnen de normen van de redelijkheid zouden vallen; dat de VMW hiermee impliciet heeft verwezen naar artikel 11, 1 van het decreet van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, op uitdrukkelijk verzoek van de beroepsinstantie, op zoek is gegaan naar de betaalopdrachten en de bijhorende bankafschriften ivm. de betaling van de bestelbon mbt. de Chinareis; dat uit het onderzoek is gebleken dat wel degelijk de volgende documenten in het bezit zijn van de Vlaamse Maatschappij en Watervoorziening: - Betalingsopdracht voor een bedrag van 11.000 euro (voorschot China-reis) - Rekeninguittreksel van Dexia-bank ivm. betaling van bedrag van 11.000 euro - Betalingsopdracht voor een bedrag van 28.845,30 euro (saldo reis China) - Rekeninguittreksel van Dexia-bank ivm. betaling van bedrag van 28.845,30 euro Overwegende dat de beroepsinstantie moet vaststellen dat de hiervoor vermelde documenten te beschouwen zijn als bestuursdocumenten in de zin van artikel 3,4 van het openbaarheidsdecreet; dat met betrekking tot deze documenten geen decretale of wettelijke uitzonderingsgronden kunnen worden ingeroepen om deze niet openbaar te maken; Overwegende dat het ingestelde beroep wat dit onderdeel dan ook als gegrond moet worden beschouwd; Tweede onderdeel: verslag auditcomité met betrekking tot de Chinareis Overwegende dat in casu xxx een afschrift heeft gevraagd van het verslag van het auditcomité met betrekking tot de Chinareis; Overwegende dat er geen twijfel kan over bestaan dat het hier een bestaand bestuursdocument betreft, in de zin van artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat de VMW het verzoek heeft afgewezen, gelet op de vertrouwelijkheid; dat de VMW hiermee impliciet heeft verwezen naar artikel 14, 5 van het decreet van het 3
openbaarheidsdecreet; dat de VMW in een e-mail d.d. 5 augustus 2009 aan de beroepsinstantie deze motivering heeft herhaald; Overwegende dat de VMW in een e-mail d.d. 13 augustus 2008 aan de beroepsinstantie meedeelt dat het auditverslag informatie bevat betreffende de interne organisatie van de VMW; Overwegende dat voormeld artikel van het openbaarheidsdecreet slechts kan ingeroepen worden als uitzonderingsgrond, als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de vertrouwelijkheid van het handelen van een instantie, voor zover die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitvoering van een interne audit; Overwegende dat de decreetgever met voormelde uitzonderingsgrond de noodzakelijke vertrouwelijkheid heeft willen beschermen die nodig is bij het voeren van interne audits; dat in de memorie van toelichting bij voormeld decreetsartikel evenwel wordt gepreciseerd dat de vertrouwelijkheid omtrent de resultaten van interne audits niet langer vereist is zodra de beleidverantwoordelijken kennis hebben genomen van deze resultaten; Overwegende dat in casu is gebleken dat het auditrapport eigenlijk een feitenonderzoek inhoudt betreffende de deelname van een VMW-delegatie aan een internationaal congres in China; dat de resultaten van dit auditrapport werden bezorgd aan het auditcomité en de Raad van Beheer van de VMW; dat derhalve de beleidsverantwoordelijken in kennis zijn gesteld van de resultaten en dat derhalve artikel 14, 5 van het openbaarheidsdecreet niet meer kan ingeroepen worden; Overwegende dat er derhalve dient nagegaan te worden of er eventueel andere decretale of wettelijke uitzonderingsgronden moeten worden ingeroepen om het desbetreffende auditrapport aan de openbaarmaking gehele of gedeeltelijk te onttrekken; Overwegende dat na onderzoek van het auditrapport, moet geconcludeerd worden dat geen enkele uitzonderingsgrond in aanmerking komt om de openbaarmaking van dit document niet toe te laten; dat het hier een feitenonderzoek betreft, waarbij in het rapport wordt nagegaan welke regels en richtlijnen de VMW heeft voor deelname aan buitenlandse reizen, de reis in kwestie daaraan toetst en ook aan de beslissing van de raad van bestuur van 9 juni 2006 over de samenstelling van de delegatie en de geraamde kostprijs, vaststelt hoe de bestelling van de reis is verlopen, de ter plaatse gedane uitgaven onderzoekt, alsook de verantwoordingsstukken; dat dit alles wordt aangevuld met een aantal algemene aanbevelingen; Overwegende dat trouwens in dat verband ook moet worden vastgesteld dat xxx al heel wat concreet feitenmateriaal had bekomen van de VMW, meer bepaald naar aanleiding van een antwoord vanuit de VMW op een eerder openbaarheidsverzoek van dezelfde verzoekster en waarbij ondermeer de bestelbon van het reisbureau al werd toegezonden (met de namen van alle deelnemers), alsook de volledige Visa-uitgavenstaat van die reis; dat de meeste gegevens die voorkomen in het auditrapport derhalve al gekend zijn door xxx; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook moet concluderen dat het opgevraagde auditrapport een bestuursdocument is dat dient openbaar gemaakt te worden; Overwegende dat het ingestelde beroep wat dit onderdeel dan ook als gegrond moet worden beschouwd; 4
Derde onderdeel: basisdocument waarop de VMW zich baseerde om kosten door te rekenen aan partners van personeelsleden die deelnamen aan de Chinareis Overwegende dat in casu xxx een afschrift heeft gevraagd van het basisdocument waarop de VMW zich baseerde om kosten door te rekenen aan partners van personeelsleden die deelnamen aan de Chinareis; Overwegende dat na onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat de interne VMWcode 1993 de basis is voor de terugvordering van de reiskosten; Overwegende dat dit document al op 23 juni 2009 aan de verzoeker werd bezorgd door de VMW en dat derhalve al werd tegemoet gekomen aan het verzoek van verzoekster; Overwegende dat het beroep wat dit onderdeel betreft zonder voorwerp is; Vierde onderdeel: een kopie van de factuur van het reisbureau Overwegende dat in casu xxx een afschrift heeft gevraagd van een kopie van de factuur van het reisbureau; Overwegende dat de VMW het verzoek heeft afgewezen daar zij het gevraagde document niet in hun bezit hebben; dat de VMW in haar e-mail d.d. 5 augustus 2009 aan de beroepsinstantie bovendien meedeelt dat er wel een bestelbon is, waarvan reeds een afschrift aan xxx werd gegeven; Overwegende dat artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een bestuursdocument een drager, in welke vorm ook, van informatie is waarover een bestuursinstantie beschikt; dat de passieve openbaarheid van bestuur enkel maar betrekking kan hebben op effectief bestaande bestuursdocumenten; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook niet anders kan besluiten dan dat het beroepschrift betrekking heeft op een document dat in casu niet bestaat en dat er bijgevolg dan ook geen afschrift kan van worden gegeven; Overwegende dat de beroepsinstantie in dit verband ook verwijst naar het voorvermelde auditrapport, waar eveneens wordt aangehaald dat er met betrekking tot de China-reis geen factuur werd opgemaakt en de betaling heeft plaatsgevonden op grond van een bestelbon; Overwegende dat het ingestelde beroep wat dit onderdeel betreft als ongegrond dient te worden verklaard. Na beraadslaging, BESLUIT: 5
Het beroepschrift van xxx d.d. 20 juli 2009 tegen de beslissing van de VMW wordt ontvankelijk en deels zonder voorwerp en deels als gegrond verklaard. Derhalve dient aan afschrift te worden verstrekt van de volgende documenten: - Betalingsopdracht voor een bedrag van 11.000 euro (voorschot China-reis) - Rekeninguittreksel van Dexia-bank ivm. betaling van bedrag van 11.000 euro - Betalingsopdracht voor een bedrag van 28.845,30 euro (saldo reis China) - Rekeninguittreksel van Dexia-bank ivm. betaling van bedrag van 28.845,30 euro - Het auditrapport dd. 3 juni 2009 mbt. het feitenonderzoek rond de deelname van een VMWdelegatie aan een internationaal congres in China Brussel, 4 september 2009 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno Asscherickx Voorzitter 6