CULTUREEL- ERFGOEDDECREET

Transcriptie

1 HANDLEIDING bij het CULTUREEL- ERFGOEDDECREET EENMALIGE CULTUREEL-ERFGOEDPUBLICATIES < verwijder het hiernavolgende sectie-einde niet! het bepaalt de opmaak van alle volgende bladzijden >

2 Inhoudstafel 1. Algemene informatie Voor wie en waarvoor zijn er projectsubsidies voor eenmalige publicaties Welke aanvragen komen niet in aanmerking voor subsidiëring Doelstelling van subsidies voor eenmalige cultureel-erfgoedpublicaties Wat is de duurtijd van een project 4 2. Een subsidie aanvragen Wie vraagt een subsidie aan Waaruit bestaat een subsidieaanvraag Aan welke criteria wordt een aanvraag getoetst Wanneer een aanvraag indienen Waar een aanvraag indienen Welke procedure doorloopt een aanvraag 7 3. Een subsidie toegekend Vermelding Met steun van de Vlaamse overheid Uitbetaling van de subsidie Doelstelling van het project: het aanvraagdossier Afrekening - evaluatie en controle 10 HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 2

3 1 Algemene informatie 1.1. Voor wie en waarvoor zijn er projectsubsidies voor eenmalige publicaties Projectsubsidies geven de mogelijkheid om interessante en relevante cultureelerfgoedprojecten uit te voeren. De projecten hebben steeds de zorg voor of de ontsluiting van cultureel erfgoed als doel. Er zijn drie soorten projectsubsidies: 1. subsidies voor ontwikkelingsgerichte projecten met het oog op de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed; 2. subsidies voor internationale projecten met het oog op de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed; 3. subsidies voor het uitgeven van een eenmalige cultureel-erfgoedpublicatie. De handleiding bij de subsidies voor ontwikkelingsgerichte en internationale projecten vormt een apart document. De projectsubsidie mag uitsluitend gebruikt worden voor de realisatie van het project zoals dat in het aanvraagdossier staat beschreven en in het subsidiebesluit wordt vermeld. Elke organisatie met rechtspersoonlijkheid en zonder winstgevend doel kan op basis van het Cultureel-erfgoeddecreet een projectsubsidie aanvragen. Het kan gaan om een vzw of stichting, een gemeente of provincie, een archiefinstelling, museum of erfgoedvereniging, een universiteit, hogeschool of andere onderwijsinstelling, een socioculturele vereniging of organisatie uit de (amateur)kunstensector enz. Voor het uitgeven van een eenmalige publicatie kunnen ook rechtspersonen die winst nastreven, bijvoorbeeld een commerciële uitgeverij, een projectsubsidie aanvragen Welke aanvragen komen niet in aanmerking voor subsidiëring Sommige organisaties kunnen geen subsidies voor eenmalige cultureel-erfgoedpublicaties aanvragen: HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 3

4 1. het steunpunt voor cultureel erfgoed (FARO), de Instellingen van de Vlaamse Gemeenschap en landelijke cultureel-erfgoedorganisaties die op basis van het Cultureel-erfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangen van de Vlaamse Gemeenschap (landelijke expertisecentra voor cultureel erfgoed, landelijke cultureel-erfgoedorganisaties voor volkscultuur, erkende musea en culturele archiefinstellingen ingedeeld bij het Vlaamse niveau, Nederlandstalige culturele archiefinstellingen in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, Archiefbank Vlaanderen en samenwerkingsverbanden met het oog op de internationale profilering van kunstcollecties); 2. provincies voor projecten om een regionaal depotbeleid vorm te geven. Sommige projecten komen niet in aanmerking voor subsidiëring als eenmalige cultureelerfgoedpublicatie: 1. projecten die gesubsidieerd worden op basis van andere decreten; 2. lokale projecten, zonder voorbeeldwerking voor Vlaanderen of landelijke relevantie, in een gemeente waarmee een cultureel-erfgoedconvenant is gesloten; 3. rekening houdend met het complementaire cultureel-erfgoedbeleid tussen de Vlaamse Gemeenschap, de provincies en de steden en gemeenten subsidieert de Vlaamse Gemeenschap cultureel-erfgoedprojecten met een relevantie voor gans Vlaanderen. De landelijke relevantie van het project is bijgevolg een criterium. Dit betekent niet dat projectsubsidies enkel zijn voorbehouden voor meer grootschalige projecten. Ook een kleiner project kan een meerwaarde voor Vlaanderen betekenen. De landelijke relevantie kan tot uiting komen in de voorbeeldwerking, het belang van het cultureel erfgoed, de vernieuwende methodiek, de uniciteit of in het publieksbereik Doelstelling van subsidies voor eenmalige cultureelerfgoedpublicaties Door het subsidiëren van eenmalige cultureel-erfgoedpublicaties stimuleert de Vlaamse Gemeenschap een flankerend beleid en zet ze aan tot reflectie over het cultureelerfgoedveld, het cultureel erfgoed of de cultureel-erfgoedpraktijk. Eenmalige publicaties worden in het Kunstendecreet niet-periodieke publicaties genoemd Wat is de duurtijd van een project Een project dat de uitgave van een eenmalige cultureel-erfgoedpublicatie omvat, is per definitie eindig. Er kan op hetzelfde moment voor éénzelfde publicatie slechts één subsidie worden aangevraagd. Het project moet ten laatste afgerond zijn tegen 15 september van het jaar volgend op het jaar waarin het is gestart. Meer informatie over de uitbetalingskalender van subsidies is hieronder te vinden. HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 4

5 2 Een subsidie aanvragen 2.1. Wie vraagt een subsidie aan De Vlaamse Gemeenschap betaalt de subsidie steeds uit aan een organisatie met rechtspersoonlijkheid. Als basisregel geldt dat een en dezelfde rechtspersoon de subsidie aanvraagt en verantwoordt. Voor de Vlaamse Gemeenschap draagt deze rechtspersoon de eindverantwoordelijkheid voor zowel de zakelijke als inhoudelijke werking van de organisatie. Als de organisatie de subsidie in pand geeft bij een financiële instelling, als dekking voor een krediet, brengt zij het agentschap hiervan op de hoogte en bezorgt ze het agentschap een kopie van het inpandgevingscontract. Betalingen worden dan rechtstreeks gestort aan de financiële instelling waar de subsidie werd in pand gegeven Waaruit bestaat een subsidieaanvraag De organisatie dient een aanvraag tot subsidiëring in bij het agentschap Kunsten en Erfgoed. Het agentschap kan een model van aanvraagdossier verplichten. Als het agentschap dat doet moet ze de richtlijnen uiterlijk drie maanden voor de uiterste indiendatum meedelen. Dit communiceert het agentschap via haar website. Het is belangrijk dat de organisatie die een subsidie aanvraagt, een volledig, helder geformuleerd en goed gestructureerd dossier opstelt. Zowel het agentschap als de beoordelingscommissie gebruiken dit dossier om het project te toetsen aan de doelstellingen en de criteria van het Cultureel-erfgoeddecreet. Het is voor het agentschap en de beoordelingscommissie gemakkelijker om een goed gestructureerde aanvraag aan deze criteria te toetsen dan een aanvraag waarbij ze de noodzakelijke informatie in talrijke bijlagen moeten gaan zoeken. Om er voor te zorgen dat je alle noodzakelijke informatie aanlevert is er een aanvraagformulier beschikbaar. Je kan dit formulier downloaden van de website Een eerste vereiste voor een goed aanvraagdossier is een duidelijke omschrijving van de inhoud van de publicatie: wat, hoe, met wie enz. moet in de subsidieaanvraag helder worden omschreven. Het is belangrijk dat het dossier alle informatie en documenten bevat die nodig en nuttig zijn om zowel de inhoudelijke kwaliteit van de publicatie, als de werking en het beheer van de aanvragende organisatie te kunnen beoordelen. Houd bij het beschrijven van de publicatie rekening met de vereiste gegevens en de criteria (zie infra), bijvoorbeeld met betrekking tot de gebruikte methodiek, de doelgroepen of de landelijke relevantie. De eventuele projectpartners dienen op een volledige manier hun inhoudelijke, methodische of financiële inbreng te verduidelijken. Een goede planning is een tweede vereiste. Houd rekening met het feit dat er vier maanden verstrijken tussen de aanvraag en de melding over de beslissing van de minister over het al dan niet toekennen van de projectsubsidie. Als je zeker wil zijn van de projectsubsidie voordat je met het project van start gaat, leg je de startdatum van het project (de uitgavedatum) HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 5

6 beter niet vóór de datum van bekendmaking van de beslissing van de minister. Een project moet altijd verantwoord (en afgerekend) worden tegen 15 september van het jaar volgend op het jaar waarin het is gestart. Ook dit dien je in rekening te nemen bij de projectplanning. Het dossier bevat uiteraard ook een heldere en goed onderbouwde begroting van de uitgaven en de inkomsten voor de uitvoering van het project. De begroting met toelichting is een zeer belangrijk element bij de beoordeling van je aanvraag. Je moet de verschillende uitgaven en inkomsten zo veel mogelijk in detail bespreken zodat hieruit een beeld gevormd kan worden over de concrete uitvoering van het project. Je kunt dit onderbouwen door offertes, berekeningswijze, gelijkaardige kostenberekeningen, e.d. mee te delen of als bijlagen bij de aanvraag te voegen. Samengevat: Het aanvraagdossier bestaat uit: het aanvraagformulier, met daarin de volgende informatie: - de volledige gegevens van de aanvrager; - de volledige gegevens van de publicatie (titel, auteur(s), voorziene distributie, verschijningsdatum, verkoopprijs van uitgever aan boekhandel, geplande oplage in het eerste jaar, promotiewijze, aantal presentexemplaren, drager (papier of digitaal), vormelijke kenmerken van de gekozen drager, aantal delen, aantal pagina s tekst /beeld; verkoopprijs in de boekhandel); - de calculatie van de voorziene uitgaven en inkomsten; de volgende bijlagen: - aantonen dat de uitgever voldoende expertise kan voorleggen met betrekking tot het uitgeven en distribueren van publicaties of aantonen dat hij daarop afdoende een beroep kan doen; - aantonen dat de publicatie voldoende relevantie heeft voor het culturele veld in het algemeen en voor het cultureel-erfgoedveld in het bijzonder; - aantonen van een landelijke uitstraling en eventueel van een internationale uitstraling; - aantonen dat een degelijke kwaliteit wordt geboden, zowel naar inhoud als naar vormgeving; - aantonen dat voldoende publieksgerichtheid wordt beoogd; - aantonen dat een degelijk zakelijk beheer en financiële onderbouw wordt gewaarborgd; - het curriculum van de auteur (s); - de inhoudsopgave van de publicatie; - het manuscript en/of een representatief deel ervan; - een toelichting in verband met de honoraria. Doordat de aanvraag gebeurt door een rechtspersoon wordt het formulier ondertekend door één of meerdere personen die de rechtspersoon in overeenstemming met de statuten rechtsgeldig kunnen verbinden Aan welke criteria wordt een aanvraag getoetst Een eenmalige publicatie wordt aan de volgende criteria getoetst: - de kwaliteit van het inhoudelijke concept en de concrete uitwerking; - de inhoudelijke relevantie van de publicatie en de bijdrage aan het debat en de reflectie over het cultureel-erfgoedbeleid in Vlaanderen; - de landelijke dimensie; - het publieksgerichte concept en het beogen van de communicatie en distributie; - de haalbaarheid; - het gedegen zakelijke beheer en de financiële onderbouw. HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 6

7 2.4. Wanneer een aanvraag indienen Een aanvraag voor een subsidie kan tweemaal per jaar ingediend worden. De indiendatum 15 september is voor publicaties die verschijnen in het volgende jaar. Er is bovendien een extra datum op 15 maart voor publicaties die verschijnen in de tweede jaarhelft van het zelfde jaar. De uitgavedatum van de publicatie geldt als startdatum van het project. Uitgavedatum Uiterste indiendatum Eenmalige cultureel-erfgoedpublicaties Tussen 01/01/20XX en 31/12/20XX 15/09/20XX-1 Extra datum: Tussen 01/07/200X en 31/12/20XX 15/03/20XX 2.5. Waar een aanvraag indienen Een aanvraag dien je in op het volgende adres: Kunsten en Erfgoed De heer Jos Van Rillaer Administrateur-generaal Afdeling Erfgoed Arenbergstraat BRUSSEL Een aanvraagdossier dien je in twaalf exemplaren in en ook steeds digitaal. De minister vraagt een advies over elke aanvraag voor een subsidie aan een beoordelingscommissie. Elk lid van deze commissie ontvangt een exemplaar van jouw aanvraag. Bijlagen zoals publicaties en documentatie hoef je maar in één exemplaar te bezorgen. Deze informatie wordt tijdens de commissievergadering aan de leden ter inzage voorgelegd. De digitale versie mail je naar: [email protected] in MS-Word- of PDFbestand. Met uiterste indiendatum wordt de datum van de poststempel bedoeld. Opsturen op die datum kan dus nog. Anders gezegd: het dossier komen afgeven in de Arenbergstraat 9 op die dag om tijd te winnen hoeft niet Welke procedure doorloopt een aanvraag Alle dossiers die op eenzelfde indiendatum toegekomen zijn, doorlopen samen de beslissingsprocedure. Die duurt ongeveer vier maanden, van ontvangst tot de melding over de beslissing van de minister. Als je zeker wil zijn van de subsidie voor je van start gaat, houd je hier beter rekening mee. De minister beslist of een project wordt gesubsidieerd. Deze beslissing moet worden gemotiveerd door de minister. In het decreet zijn daarom criteria opgenomen waaraan een project moet worden getoetst, en bijgevolg moet beantwoorden om in aanmerking te komen voor een subsidie. De minister laat zich bijstaan door een beoordelingscommissie die hem of haar een advies geeft. De beoordelingscommissie toetst de aanvragen aan de criteria in het decreet. Voor de eenmalige cultureel-erfgoedpublicaties wordt de minister geadviseerd door de beoordelingscommissie Publicaties. De samenstelling van deze commissie kan je terugvinden op onze website Als je het aanvraagformulier, eveneens te vinden op onze website, correct invult en voorziet van de gevraagde bijlagen, dan komen alle criteria aan bod. HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 7

8 Het agentschap en de beoordelingscommissie Publicaties onderzoeken of de projectaanvraag voldoet aan de voorwaarden en criteria. Het agentschap maakt een geïntegreerd advies op en bezorgt dit aan de minister. Vervolgens beslist de minister over het al dan niet toekennen van een projectsubsidie en de hoogte ervan. Omgezet in een stappenplan ziet de procedure voor een aanvraag van een projectsubsidie er als volgt uit: STAP BESCHRIJVING TERMIJN 1 Bezorgen van de aanvraag voor een projectsubsidie aan het Zie supra agentschap 2 Ontvankelijkheid 2.1 Het agentschap gaat na of de aanvraag tijdig en volledig is ingediend en of de aanvrager een projectsubsidie mag aanvragen 2.2 Het agentschap meldt de aanvrager per aangetekende brief of elektronisch of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is, met eventueel de reden van niet-ontvankelijkheid Uiterlijk 15 dagen na uiterste indiendatum 3 Onderzoek en advisering 3.1 Het agentschap maakt een eerste analyse van het project, onderzoekt of de organisatie of het project in het verleden werd gesubsidieerd, of de aanvrager of het project gekend is bij het agentschap enz., verwerkt deze informatie in een document en voegt het toe aan het dossier. Het agentschap bezorgt elk dossier, inclusief de historiek, aan de beoordelingscommissie 3.2 Onderzoek op stukken door de commissie 3.3 Opstellen advies door de commissie 4 Ontwerp van beslissing Het agentschap stelt een ontwerp van beslissing op over alle aspecten van de aanvraag (zakelijk, beheersmatig en inhoudelijk) en legt dit ontwerp van beslissing voor aan de minister 5 Principiële beslissing De minister beslist of een subsidie al dan niet wordt toegekend1 6 Financiële goedkeuring Daarna stelt het agentschap de individuele subsidiebesluiten op en doorlopen de dossiers nog een financiële goedkeuringsprocedure (advies Inspectie van Financiën, vastlegging van de kredieten ) 7 Melding beslissing De minister ondertekent de subsidiebesluiten. Op dat moment is de subsidie definitief toegekend. Het agentschap brengt de aanvrager op de hoogte van de beslissing van de minister Uiterlijk 1 juli (bij indiendatum 15 maart) of 15 januari (bij indiendatum 15 september) Max. 15 dagen na de principiële beslissing 1 Rekening houdend met het advies van de beoordelingscommissie, met het ontwerp van beslissing opgesteld door het agentschap, met de beleidsprioriteiten en de budgettaire ruimte op de begroting van de Vlaamse Gemeenschap kan de minister beslissen een lagere subsidie toe te kennen dan gevraagd. Een toegekende subsidie bedraagt nooit meer dan het gevraagde bedrag. HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 8

9 3 Een subsidie toegekend 3.1. Vermelding Met steun van de Vlaamse overheid Het logo van de Vlaamse overheid en de vermelding Met steun van de Vlaamse overheid worden verplicht opgenomen in de publicatie waarvoor een subsidie toegekend werd. Het logo van de Vlaamse overheid kan je downloaden van de website Uitbetaling van de subsidie De subsidie wordt in twee schijven uitbetaald: - 90% van het toegekende bedrag na de ondertekening van het subsidiebesluit. Dit is een voorschot op de subsidie; - 10% van het toegekende bedrag nadat het agentschap heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Nadat de minister een principiële beslissing heeft genomen wordt deze beslissing voorgelegd aan de financiële inspectiedienst van de Vlaamse overheid. Pas na de financiële goedkeuring wordt het subsidiebesluit ondertekend door de minister en kan de procedure voor uitbetaling van de subsidie opgestart worden. Op dat ogenblik wordt ook de aanvrager van de beslissing van de minister op de hoogte gebracht. Vanaf de melding van de beslissing duurt het doorgaans 6 tot 8 weken vooraleer het voorschot gestort wordt op de rekening van de begunstigde Doelstelling van het project: het aanvraagdossier Een projectsubsidie wordt toegekend voor de realisatie van een specifieke doelstelling. In de aanvraag is deze doelstelling beschreven. Bij een subsidie voor de uitgave van een eenmalige cultureel-erfgoedpublicatie is de uitgave ervan het doel van de aanvraag. Bij de goedkeuring van een aanvraag kunnen er bepaalde aandachtspunten geformuleerd worden die deze initiele doelstelling wijzigt of bijstuurt. HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 9

10 Na afloop wordt er geëvalueerd of deze doelstelling al dan niet gehaald werd. Indien de doelstelling onvoldoende werden behaald, dan is het mogelijk dat de subsidie (gedeeltelijk) dient te worden teruggestort Afrekening - evaluatie en controle Als het aanvraagdossier goed is opgesteld, de doelstelling helder is geformuleerd en de begroting realistisch is ingeschat, vormt het aanvraagdossier de basis voor de aanvrager om een afrekening op te stellen. Op onze website vind je hiervoor het nacalculatieformulier voor deze afrekening. De opbouw van het nacalculatieformulier is identiek aan deze van het aanvraagformulier. Dit formulier wordt door ons vergeleken met het oorspronkelijke aanvraagdossier, de doelstelling en begroting die daarin waren opgenomen. Wij hebben ook het recht om ter plaatse de uitvoering van het project, de financiële afhandeling en de bewijsstukken na te kijken. Wanneer het project niet het beoogde resultaat opleverde en daar onvoldoende verantwoording voor wordt afgelegd, wordt het saldo niet uitbetaald en kan het voorschot of een deel ervan worden teruggevorderd. De afrekening moet binnen 15 maanden na het ondertekenen van het subsidiebesluit worden ingediend en ten laatste op 15 september van het jaar volgend op de toekenning van de subsidie. De afrekening wordt ingediend in twee exemplaren en wordt ook digitaal (één MS-Word of PDF-bestand mailen naar [email protected] ) bezorgd. Tien exemplaren van de gesubsidieerde publicatie worden bij de afrekening gevoegd. De afrekening dien je in op het volgende adres: Kunsten en Erfgoed De heer Jos Van Rillaer Administrateur-generaal Afdeling Erfgoed Arenbergstraat BRUSSEL HANDLEIDING BIJ HET CULTUREEL-ERFGOEDDECREET 10