Boekje voor DE STAFLEDEN

Transcriptie

1 Boekje voor DE STAFLEDEN

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Wat verwachten we van jou 3 Wanneer en hoe laat verzamelen 3 Algemene tips en weetjes 3 Afmelden 4 Avondeten 4 Avondprogramma 4 Calamiteiten 4 Foto s 4 Gevonden Voorwerpen 4 Groepsindeling 4 Functies 5 Spelcoördinatoren 5 Informatiekraam 5 Milieu 6 Opbouwen/opruimen 6 Picknick 6 Mensen van wie het handig is hun naam te weten 7 Het Programma 8 Hoi, Wat tof dat jij als staflid met het 59e Vakantiespel meedoet. Een jaar lang hebben de vaste vrijwilligers, ook wel de club van 40 genoemd, heel erg hard gewerkt om het Vakantiespel ook dit jaar weer tot een succes te maken. Er zijn weer hartstikke veel spellen bedacht, vrijdagavond is er een fantastische show van de Dikdakkers en natuurlijk eindigen we met de Lichtjesparade door het centrum. Allemaal om de kinderen een superleuke week te bezorgen. Maar met de voorbereidingen is eigenlijk nog maar het halve werk gedaan. Om de Vakantiespelweek voor de kinderen écht onvergetelijk te maken is jouw hulp enorm belangrijk. Bij de opbouw op een spellocatie, met het regelen van het verkeer of de enthousiaste ontvangst en begeleiding bij een spel. Niet alles is misschien even duidelijk zichtbaar, maar ook vele kleine radertjes maken één groot geheel. Jij bent voor ons echt héél belangrijk. Je hoeft overdag maar even om je heen te kijken om te zien wat jouw Maak minstens 1 keer per dag een werk oplevert: 1600 blije kinderen en ruim deelnemer aan het lachen 400 net zo blije vrijwilligers. Zorg er dus Maak nieuwe vrienden voor dat je goed uitgerust begint, want we (voor het leven?) hebben je een week lang hard nodig! Kom iedere avond naar de Nog wat tips om ook jouw week tot een staf-leidingavond succes te maken: Vergeet niet om iedere avond op Doe eens gek: knuffel iemand die je te kijken voor de niet kent filmpjes en foto s van de dag. Heel veel Roep elke dag stiekem iemand uit tot plezier bij het Vakantiespel. Als jij er een feestbeest van de dag feestje van maakt, dan vieren velen dat (en zing diegene telkens als je hem/ met je mee! haar tegenkomt toe) Neem taart mee (ik lust ook een stuk) Groetjes van de voorzitter, Robbert PS: Vraag eens aan vrienden en vriendinnen of ze zin en tijd hebben om één of meer dagen mee te helpen. We kunnen namelijk altijd nog leuke stafleden gebruiken. Ze krijgen ook zo n mooi Vakantiespel T-shirt en zijn natuurlijk welkom bij de staf-leidingavonden. Wat is er nou leuker dan s avonds met elkaar te chillen en te kunnen vertellen hoe geweldig je dag was? Gedeelde pret is driedubbele pret! Ze kunnen zich direct in de MAX opgeven Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 2

3 Voor je ligt het stafboekje van Stichting Vakantiespel met belangrijke informatie over de Vakantiespelweek. Neem deze informatie goed door, zodat je helemaal voorbereid aan de week kunt beginnen. Indien je na het doorlezen van dit boekje nog vragen hebt, kun je terecht bij de kleurhoofden Rood. In dit boekje vind je ook een basisprogramma-overzicht, waarin je kunt terugvinden hoe het programma er uit zal komen te zien. Een gedetailleerd programmaoverzicht zal op de website te vinden zijn. Het Vakantiespel kent veel vaste termen. Deze kun je in dit boekje terugvinden of je kunt ze opzoeken bij de veel gestelde vragen op de website Wat verwachten we van jou? Naast het feit dat deelnemen aan het Vakantiespel enorm leuk is, brengt het ook een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee. Gelukkig deel je deze verantwoordelijkheid met een groot aantal vrijwilligers! Als iedereen zijn beste beentje voorzet, kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat het Vakantiespel ook dit jaar weer een succes gaat worden. Hieronder kun je zien wat we bij het Vakantiespel van een staflid verwachten. Een staflid: Leidt en begeleidt diverse spelonderdelen. Assisteert de leden van de spelcommissie bij het opbouwen én opruimen van de diverse spellen. Is verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van de gebruikte velden en locaties. Begeleidt de groepen wanneer deze zich verplaatsen van de ene naar de andere locatie. Dit is altijd in overleg met de coördinator verkeersdienst en zijn teamleden. Heeft een voorbeeldfunctie voor leiding en deelnemers. Is dagelijks om uur aanwezig bij de nabespreking van de dag. Er zijn stafleden die ingedeeld zijn als kleurtroep. Zij hebben als extra taak het ondersteunen van een kleurhoofd. Kleurtroepen zijn elke ochtend om 8.00 uur (maandag om 7.30 uur) op de verzamellocatie aanwezig om de dagbespreking van de kleurhoofden met de leiding bij te wonen. Is herkenbaar aan een blauw T-shirt, net als de kleurtroepen Wanneer en hoe laat verzamelen? Zorg ervoor dat je op maandag om uur bij de Parkeerplaats Alphense Boys aan de Sportlaan bent. Je krijgt dan uitleg over wat er op de eerste dag van je verwacht wordt. Iedere dag wordt s middags om uur bij de MAX een stafvergadering gehouden. Voor de vergadering worden lijsten vrijgegeven, waarop je kunt zien bij welk spelonderdeel je de volgende dag staat ingedeeld. Als je twijfelt over waar je moet zijn of waar je ingedeeld bent, ga dan naar een kleurhoofd Rood of één van de spelcoördinatoren. We verwachten dat je uiterlijk uur aanwezig bent op de locatie van het spelonderdeel waar je bent ingedeeld, tenzij anders vermeld. Let op: je kunt al vanaf uur ingezet worden. Algemene tips en weetjes Draag iedere dag je je Vakantiespel T-shirt. Hierdoor ben je herkenbaar als vrijwilliger van het Vakantiespel. Houdt dit T-shirt netjes en heel tot het eind van de week, uiteraard mag je hier wel op schrijven. Neem brood en drinken voor de picknick mee. Tijdens de week is bij elke spellocatie een EHBO-post aanwezig. Als er iets bij een spel gebeurt, ga dan niet zelf naar de EHBO-post, maar laat één persoon van de groepsleiding met het kind naar de EHBO gaan. Gebeurt er onverhoopt een ernstig ongeluk, laat het kind dan liggen en haal zo snel mogelijk iemand van de EHBO. Bij iedere spellocatie zijn stafleden aanwezig met een portofoon (herkenbaar aan de rode shirts) die de EHBO-post kunnen oproepen. Alcoholconsumptie is voor vrijwilligers niet toegestaan tijdens de gehele Vakantiespelweek. Ook niet tijdens het avondprogramma voor vrijwilligers dat tot ongeveer uur duurt. Tijdens het spelen van spellen en het begeleiden van de groepen kan er niet gerookt worden. Als je echt even een sigaret nodig hebt, kies er dan voor deze in de pauze op afstand van de aanwezige deelnemers te nuttigen. Tijdens de activiteiten van het Vakantiespel worden foto s gemaakt die gebruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 3

4 Gebruik van telefoons e.d. is op eigen risico, Vakantiespel is niet aansprakelijk voor eventuele schade. Afmelden Mocht je ziek zijn of worden tijdens de week laat het dan zo snel mogelijk weten via de mail of via de telefoon Avondeten Tussen de stafvergadering en het avondprogramma is er weinig tijd over. Daarom bieden wij vanuit het Vakantiespel tegen een kleine vergoeding een avondmaaltijd aan. Het is de bedoeling dat je op de dag zelf vóór uur laat weten of je die avond mee wilt eten. Er zijn intekenlijsten om je op te geven. Vooraf koop je dan de bonnen die je bij de kookmoeders inlevert. Avondprogramma Ook dit jaar verzorgt de Feestcommissie een spetterend avondprogramma voor alle vrijwilligers. Dit avondprogramma begint op maandag, dinsdag en woensdag om uur en is rond uur afgelopen. Op deze avonden worden sportieve en muzikale activiteiten georganiseerd, waaraan je kunt meedoen. Maar je kunt natuurlijk ook alleen kijken. Een ideaal moment om, zonder kinderen, gezellig na te kletsen over de afgelopen dag. Op donderdagavond is de feestavond vanaf uur en op vrijdag, nadat het Vakantiespel voor deelnemers is afgelopen sluiten we met zijn allen bij de MAX het Vakantiespel af. Calamiteiten Door onvoorziene omstandigheden kan het voorkomen dat we één of meerdere spelonderdelen moeten afgelasten. Het Vakantiespel heeft voor dit soort gevallen een calamiteitenplan en een calamiteitenteam paraat. Wat er ook gebeurt, onderneem zelf geen actie, maar volg de aanwijzingen van het calamiteitenteam op. De teamleden zijn te herkennen aan het blauwe hesje dat zij op dat moment dragen. Via de website en diverse sociale media worden ouders op de hoogte gebracht van de wijzigingen. Foto s Tijdens het Vakantiespel worden foto s gemaakt, die je kunt bekijken op onze website, Gevonden Voorwerpen Gevonden voorwerpen kun je afgeven bij de EHBO-post. Op de verzamellocatie staat een informatiekraam waar alle gevonden voorwerpen terechtkomen. Ouders met vragen over gevonden voorwerpen kun je tijdens het Vakantiespel naar deze plek doorverwijzen. Na het Vakantiespel kun je op de website kijken waar de gevonden voorwerpen opgehaald kunnen worden. Groepsindeling Stichting Vakantiespel bestaat al bijna 60 jaar. In al deze jaren is het een gewoonte geworden om de kinderen in kleuren in te delen. Er zijn bij het Vakantiespel zes kleuren waarvan steeds twee kleuren een kleurstel vormen. In een kleurstel zitten kinderen van ongeveer dezelfde leeftijd: Geel en Oranje: kinderen t/m 7 jaar Groen en Blauw: kinderen van 8 en 9 jaar Wit en Paars: kinderen van 10 jaar en ouder Afhankelijk van het aantal aanmeldingen in een bepaalde leeftijdscategorie, kan het aantal groepen per kleur per jaar variëren. Hieronder vind je een overzicht welke groepsnummers en kleuren bij elkaar horen. Geel Groep 01 t/m 40 Oranje Groep 41 t/m 80 Groen Groep 81 t/m 120 Blauw Groep 121 t/m 160 Wit Groep 161 t/m 200 Paars Groep 201 t/m 240 Functies Leiding is herkenbaar aan gele T-shirts; zij geven leiding aan een groepje van kinderen Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 4

5 Deelnemers zijn herkenbaar aan witte T-shirts; dit zijn de kinderen die meedoen. Stafleden zijn herkenbaar aan blauwe T-shirts. Om alle activiteiten en werkzaamheden van het Vakantiespel zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er bij het Vakantiespel stafleden met specifieke functies (herkenbaar aan de rode shirts.) Deze functies moeten alles stroomlijnen. De functies die voor jou als staflid het belangrijkst zijn om te kennen, zijn de functies van kleurhoofd, kleurtroep, kleurhoofd rood en spelcoördinator. Kleurhoofden De kleurhoofden zijn eindverantwoordelijk voor een kleur. De leiding in deze kleur, de kinderen en de ouders van de kinderen uit deze kleur kunnen met vragen bij het kleurhoofd terecht. Het kleurhoofd wordt ondersteund door kleurtroepen. Kleurtroepen Kleurtroepen zijn stafleden die de kleurhoofden ondersteunen, zij dragen net als algemene stafleden een blauw T-shirt. De kleurtroepen zijn de hele week aan één kleur verbonden en zij zijn altijd bij deze kleur aanwezig. Hierdoor zijn zij, net als het kleurhoofd, een vast aanspreekpunt voor leiding, kinderen en ouders. Kleurhoofden Rood Naast de kleurhoofden van de kleurstellen, zijn er ook de kleurhoofden rood. Zij zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie van het Vakantiespel en tevens het aanspreekpunt voor de stafleden. Spelcoördinatoren De Spelcommissie verzint het spelprogramma van het Vakantiespel en bereidt alle spellen voor. Tijdens de verschillende spelonderdelen hebben de leden van de Spelcommissie een coördinerende taak en zijn zij spelcoördinator. Voor spelinhoudelijke vragen kun je bij hen terecht. Daarnaast geven zij na iedere stafvergadering uitleg over de spelonderdelen van de volgende dag en vertellen ze hoe laat je de volgende dag aanwezig moet zijn. Informatiekraam Op een centrale plek op de verzamellocatie staat de informatiekraam, waar mensen met vragen en opmerkingen terecht kunnen. Ook de gevonden voorwerpen zijn hier terug te Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 5

6 vinden. De informatiekraam is te herkennen aan de roze beachvlaggen. Daarnaast is het Vakantiespel voor dringende zaken bereikbaar via het nummer of via de Milieu Tijdens het Vakantiespel proberen wij aandacht te besteden aan het milieu. Daarom krijgen alle groepen s ochtends een vuilniszak mee. Toch zal er op de spellocaties altijd wat rommel achterblijven. Als staflid heb je hierbij twee verantwoordelijkheden: Geef zelf het goede voorbeeld door afval in de daarvoor bestemde bakken of zakken weg te gooien. Loop s middags na het opruimen met elkaar even het terrein na om het laatste vuil op te rapen. Opbouwen/Opruimen Wij starten bij het Vakantiespel vroeg met het opbouwen van de spellen, om de deelnemers op tijd te kunnen laten beginnen. Tijdens de stafvergadering krijg je te horen hoe laat je de volgende dag verwacht wordt voor de opbouw. Dit zal een tijdstip tussen uur en uur zijn. Aan het einde van de dag moeten alle spelonderdelen weer opgeruimd worden. Voordat je teruggaat naar het centrale verzamelpunt of de stafvergadering, moet je het spelmateriaal dat je hebt gebruikt opruimen. Kijk ook of er andere stafleden zijn die hulp nodig hebben. Hoe meer helpende handen tijdens het opruimen, hoe sneller alle stafleden van hun welverdiende rust kunnen genieten. Picknick Tussen de middag is er een picknick. Soms op een andere locatie dan die van de spellen. Tijdens de picknick ben je als staflid nog steeds in functie. Dit betekent niet dat je geen boterham kunt eten, maar houd er rekening mee dat deelnemers of stafleden met een specifieke taak met vragen naar je toe kunnen komen. Zoekt extra stafleden! Meedoen kan al vanaf één dag. Zie Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 6

7 Club van 40 Bestuur Anita van Velzen Jochem Hogenes Marco Admiraal Mieke Bosman Mikki Repko Rene Bos Robbert Zantingh Lonneke Kuiper Walter L`Herminez Spel Commissie Britt de Jong Dennis Jonkman Larissa Garthoff Lia van Velsen Manon Bouman Marit Scheper - Rurup Mark Bosman Mikki Repko Minka Walraven Ruben van Leeuwen Tamara van Velsen Entertainment Commissie Bianca Bos Daphne Wolf Jeroen de Nie Kim de Groot Marco Admiraal Marjolein de Beus Mitchel Hoogervorst Mitchell Vreeswijk PR Commissie Bianca Hofstede Bianca Mijnsbergen Guido Severijn Kim Garthoff Pieter Dirkzwager Rene Bos Tamara van Velsen IT Commissie Dennis van der Zon Jochem Hogenes Kim Garthoff Mathijs Schilthuizen Patrick Brouwer Petra van Berkel Feest Commissie Ian van der Walle Jacqueline Hogenes Jasmijn Maletzky Lonneke Kuiper Mieke Bosman Monika van der Starren Tjetske Koeleman Wouter Kranenburg Facilitaire Dienst Bianca van Veen Bob Ligtvoet Dennis van der Zon Mart Wardenaar Martijn Mooi Maurice van Donk Niels van der Zon Pieter Dirkzwager Rick Reumerman Robin Schouten Ruben Reinders Wim van den Hurk Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 7

8 Programma Tijd Wat Wie Waar 06:00 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 06:00 Opbouwen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 07:00 Vergadering Stafleden en Leiding Parkeerplaats Alphense Boys 07:30 Leiding Overleg Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:30 Uitdelen t-shirts Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:45 Verzamelen Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 09:00 Opening Vakantiespel Parkeerplaats Alphense Boys 09:30 Start Spelprogramma zie details op de website 14:30 Songfestival 15:00 Einde Spelprogramma 15:45 Einde dag Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 15:00 Opruimen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 16:00 Opruimen verzamelterien Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 17:00 Stafvergadering Alle Stafleden MAX 18:00 Avondeten Opgegeven stafleden MAX MAANDAG 19:15 Verzamelen Avondspel Vrijwilligers MAX 19:30 Start Avondspel Vrijwilligers MAX 22:00 Einde Avondspel Vrijwilligers MAX Tijd Wat Waar 06:00 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 06:00 Opbouwen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 08:00 Leiding Overleg Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:45 Verzamelen Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 09:30 Start Spelprogramma zie details op de website 15:00 Einde Spelprogramma 15:45 Einde dag Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 15:00 Opruimen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 16:00 Opruimen verzamelterien Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 17:00 Stafvergadering Alle Stafleden MAX 18:00 Avondeten Opgegeven stafleden MAX DINSDAG 19:15 Verzamelen Avondspel Vrijwilligers MAX 19:30 Start Avondspel Vrijwilligers MAX 22:00 Einde Avondspel Vrijwilligers MAX Lees verder op de volgende pagina >>> Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 8

9 Tijd Wat Waar 06:00 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 06:00 Opbouwen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 08:00 Leiding Overleg Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:45 Verzamelen Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 09:30 Start Spelprogramma zie details op de website 15:00 Einde Spelprogramma 15:45 Einde dag Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 15:00 Opruimen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 16:00 Opruimen verzamelterien Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 17:00 Stafvergadering Alle Stafleden MAX 18:00 Avondeten Opgegeven stafleden MAX WOENSDAG 19:15 Verzamelen Avondspel Vrijwilligers MAX 19:30 Start Avondspel Vrijwilligers MAX 22:00 Einde Avondspel Vrijwilligers MAX Tijd Wat Waar 06:00 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 06:00 Opbouwen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 08:00 Leiding Overleg Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:45 Verzamelen Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 09:30 Start Spelprogramma zie details op de website 15:00 Einde Spelprogramma 15:45 Einde dag Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys DONDERDAG 15:00 Opruimen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 16:00 Opruimen verzamelterien Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 17:00 Stafvergadering Alle Stafleden MAX 18:00 Avondeten Opgegeven stafleden MAX 19:45 Deuren open Feestavond Vrijwilligers Scala College, locatie Diamantstraat 20:00 Start Feestavond Vrijwilligers Scala College, locatie Diamantstraat 23:30 Einde Feestavond Vrijwilligers Scala College, locatie Diamantstraat Lees verder op de volgende pagina >>> Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 9

10 Tijd Wat Waar 06:00 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 06:00 Opbouwen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 08:00 Leiding Overleg Kleurhoofden en Kleurtroepen Parkeerplaats Alphense Boys 08:45 Verzamelen Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys 09:30 Start Spelprogramma zie details op de website 12:00 Einde Spelprogramma 12:30 Einde ochtend Deelnemers Parkeerplaats Alphense Boys VRIJDAG OCHETND 12:00 Opruimen Spellocaties Ingedeelde Stafleden Spellocaties 12:45 Opruimen verzamelterien Ingedeelde Stafleden Parkeerplaats Alphense Boys 14:00 Lunch Opgegeven Stafleden Tijd Wat Waar 17:30 Opbouwen Verzamelterein Ingedeelde Stafleden zie details op de website 18:30 Verzamelen Leiding Kleurhoofden, Kleurtroepen en niet-ingedeelde stafleden zie details op de website 18:45 Verzamelen Deelnemers zie details op de website 19:45 Vakantiespelshow zie details op de website 20:15 Optreden Dikdakkers zie details op de website 21:30 Lichtjesparade zie details op de website 22:45 Einde Vakantiespel Deelnemers zie details op de website 22:45 Opruimen verzamelterrein Ingedeelde stafleden zie details op de website 22:50 Vertrek richting MAX (onder begeleiding van de Verkeersdienst) Leiding en Stafleden zie details op de website VRIJDAG AVOND 23:00 Kampvuur MAX 23:59 Einde Vakantiespel Vrijwilligers MAX Vrijdag 25 augustus de Afterparty!!!! Colofon Het Boekje voor de Stafleden Editie Het Boekje voor de Stafleden is een uitgave van Stichting Vakantiespel Alphen aan den Rijn en wordt digitaal verspreid onder alle deelnemende kinderen en/of hun ouders/verzorgers. Redactie: Robbert Zantingh, Jochem Hogenes Vormgeving: Pieter Dirkzwager De inhoud van dit boekje is met grote zorg samengesteld, toch kan het gebeuren dat bepaalde informatie onjuist staat vermeld. Voor de meest actuele informatie over het Vakantiespel kunt u kijken op de website: Wilt u ook adverteren in dit boekje of als sponsor bijdragen an het Vakantiespel, dan kunt u contact opnemen met onze pr-commissie via pr@vakantiespel.com Vakantiespel infonummer: mail: info@vakantiespel.com 10

11