APRIL 2017 NUMMER 113. Genoteerd

Transcriptie

1 APRIL 2017 NUMMER 113 Genoteerd Corporate Governance Code Op 8 december 2016 heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code (Commissie) onder voorzitterschap van Jaap van Manen een herziene Corporate Governance Code (Code) gepubliceerd. Deze vervangt de Code zoals deze gold sinds Het kabinet heeft zich positief uitgesproken over de herziene Code en de wettelijke verankering hiervan is in gang gezet. De Commissie is overgegaan tot herziening van de Code na een verzoek daartoe van de schragende partijen van de Code. Aanleiding van het verzoek zijn onder meer veranderingen op het gebied van corporate governance en overlap met wetgeving die kon leiden tot onduidelijkheden. De Code moet worden gezien als een aanvulling op en in samenhang met nationale en Europese wetgeving en jurisprudentie. De Code geeft richtsnoeren voor de governance van beursgenoteerde vennootschappen, gericht op effectieve samenwerking en goed bestuur. In deze bijdrage wordt aan de hand van de nieuwe indeling van de Code een samenvatting gegeven van de relevante principes en best practice bepalingen voor zover deze gewijzigd zijn ten opzichte van de oude Code.

2 In deze uitgave - Toepasselijkheid en naleving - Lange termijn waardecreatie - Strategie - Risicobeheersing, interne audit en externe accountant - Effectief bestuur en toezicht - Beloningen - Algemene vergadering - One-tier bestuursstructuur - Conclusie

3 Genoteerd 3 Corporate Governance Code Op 8 december 2016 heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code (Commissie) onder voorzitterschap van Jaap van Manen een herziene Corporate Governance Code (Code) gepubliceerd. 1 Deze vervangt de Code zoals deze gold sinds Het kabinet heeft zich positief uitgesproken over de herziene Code en de wettelijke verankering hiervan is in gang gezet. 3 De Commissie is overgegaan tot herziening van de Code na een verzoek daartoe van de schragende partijen van de Code. 4 Aanleiding van het verzoek zijn onder meer veranderingen op het gebied van corporate governance en overlap met wetgeving die kon leiden tot onduidelijkheden. De Code moet worden gezien als een aanvulling op en in samenhang met nationale en Europese wetgeving en jurisprudentie. De Code geeft richtsnoeren voor de governance van beursgenoteerde vennootschappen, gericht op effectieve samenwerking en goed bestuur. In deze bijdrage wordt aan de hand van de nieuwe indeling van de Code een samenvatting gegeven van de relevante principes en best practice bepalingen voor zover deze gewijzigd zijn ten opzichte van de oude Code. 1. Toepasselijkheid en naleving De Code is van toepassing op: a. alle vennootschappen met statutaire zetel in Nederland waarvan de aandelen of certificaten van aandelen zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt of een daarmee vergelijkbaar systeem; en b. alle grote vennootschappen met statutaire zetel in Nederland (> 500 miljoen balanswaarde) waarvan de aandelen of certificaten zijn toegelaten tot de handel op een multilaterale handelsfaciliteit of een daarmee vergelijkbaar systeem. De Code is niet van toepassing op beleggingsinstellingen of instellingen voor collectieve belegging in effecten die geen beheerder zijn in de zin van artikel 1:1 Wet op het financieel toezicht. Net als bij de oude Code, is de naleving van de herziene Code gebaseerd op het pas toe of leg uit - principe. Vennootschappen kunnen afwijken van de principes en best practice bepalingen mits deze afwijking voldoende wordt uitgelegd in de corporate governance verklaring, die onderdeel vormt van het bestuursverslag of apart op de website van de vennootschap wordt geplaatst. De herziene Code geeft meer sturing aan de inhoud van deze uitleg. Naast de uitleg op welke wijze en waarom door de vennootschap is afgeweken, dient - indien de afwijking tijdelijk is en langer dan één boekjaar duurt ook te worden uitgelegd wanneer de vennootschap voornemens is het principe of de best practice bepaling na te gaan leven. Daarnaast dient de uitleg in voorkomend geval, een beschrijving te bevatten van de alternatieve maatregel die is genomen en een uiteenzetting hoe die maatregel bijdraagt aan de realisatie van de doelstelling van het principe respectievelijk de best practice bepaling dan wel een verduidelijking hoe de maatregel bijdraagt aan een goede corporate governance van de vennootschap. Uiteindelijk is het aan de aandeelhouders om het bestuur en de raad van commissarissen over de naleving van de Code ter verantwoording te roepen. 2. Lange termijn waardecreatie De afgelopen decennia is binnen de Nederlandse stakeholdersopvatting meer nadruk komen te liggen op het belang van de aandeelhouders. Zo maakten (activistische) aandeelhouders gebruik van instrumenten als het agenderingsrecht om korte termijn aandeelhouderswaarde na te jagen. Ook veel bestuurders en commissarissen gingen zich richten op korte 1 In deze bijdrage zullen de begrippen herziene Code, oude Code en Code worden gehanteerd, waarbij het begrip herziene Code de Code 2016 aanduidt; het begrip oude Code de Code 2008 aanduidt en het begrip Code wordt gehanteerd wanneer er geen onderscheid is tussen de herziene en de oude Code. 2 De Code werd voor het eerst vastgesteld in Daarna is de Code slechts eenmaal gewijzigd Christelijk Nationaal Vakverbond, Eumedion, de Federatie Nederlandse Vakbeweging, Euronext NV, de Vereniging van Effectenbezitters, de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen en de Vereniging VNO-NCW.

4 4 termijn winsten. Terugblikkend op de financiële crisis, misstanden (waaronder boekhoudfraudes, corruptie en kartelvorming) alsmede recente ontwikkelingen waarbij ondernemingen (meer) rekening dienen te houden met de risico s en kansen op het gebied van niet-financiële aspecten, is lange termijn waardecreatie centraal gesteld in de herziene Code. De consequenties van handelen en besluiten voor de lange termijn en de impact op stakeholders verdienen volgens de Commissie een prominente rol in besluitvormingsprocessen. Bestuurders en commissarissen dienen duurzaam te handelen en moeten bewuste keuzes maken over de houdbaarheid van de strategie en mogelijke consequenties op de lange termijn. Daarvoor is essentieel dat belangen van stakeholders worden meegewogen. Stakeholders zijn groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of er door worden beïnvloed: werknemers, aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, toeleveranciers, afnemers en andere belanghebbenden. Van vennootschappen wordt verwacht dat zij zorgdragen en hun verantwoordelijkheid nemen voor de omgeving waarin de onderneming opereert en waarop zij invloed heeft. Het begrip waarde ziet niet enkel op winst, maar kent ook andere facetten zoals een bijdrage leveren aan de verbetering van mensenrechten en het verminderen van schadelijke invloeden op milieu, aldus de Commissie. De herziene Code stelt het bestuur verantwoordelijk voor de continuïteit van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Dit principe sluit aan bij de wettelijke plicht van het bestuur om zich te richten op het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De Hoge Raad heeft in de ABN AMROen de ASMI-beschikkingen bepaald dat het bestuur dit belang voorop moet stellen en daarbij de belangen van alle betrokkenen, waaronder die van de aandeelhouders, bij zijn besluitvorming in aanmerking behoort te nemen. Het bestuur dient zich derhalve te richten op de lange termijn waardecreatie. De vraag is wat lange termijn waardecreatie inhoudt, en of deze centraalstelling in de herziene Code een verandering betekent ten opzichte van de oude Code. De herziene Code geeft geen definitie van dit begrip, maar de Commissie stelt in de Preambule bij de herziene Code dat de vennootschap een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken stakeholders. Het bestuur en de raad van commissarissen (bij de uitoefening van toezicht op en het geven van advies aan het bestuur) hebben een verantwoordelijkheid voor de afweging van de belangen van deze stakeholders en zijn doorgaans gericht op de continuïteit van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, waarbij de vennootschap streeft naar het creëren van waarde op de lange termijn. Een opvallende wijziging is dat wordt gesproken over focus op de lange termijn waardecreatie in plaats van streven naar lange termijn aandeelhouderswaarde zoals in de oude Code. Aandacht voor lange termijn waardecreatie is algemeen van aard en zal door het bestuur onder toezicht van de raad van commissarissen nader moeten worden uitgewerkt. We zouden, conform het standpunt van de Gecombineerde Commissie Vennootschapsrecht menen dat lange termijn waardecreatie als doel voor de onderneming een disciplinerend perspectief is, dat in zijn algemeenheid recht doet aan de belangen van de diverse betrokken stakeholders. 3. Strategie De herziene Code bepaalt dat het bestuur een visie ontwikkelt op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en daarbij een passende strategie formuleert. Daarbij is de cultuur van de vennootschap onlosmakelijk verbonden met lange termijn waardecreatie. Aandacht voor waardecreatie op de lange termijn is een continu proces. Afhankelijk van de dynamiek van de markt waarbinnen de aan de vennootschap verbonden onderneming opereert, kan de strategie vragen om korte termijn aanpassing. Het bestuur dient de raad van commissarissen tijdig te betrekken bij het formuleren van de strategie ter realisatie van lange termijn waardecreatie en dient hierover tevens in het bestuursverslag verantwoording af te leggen. De Code schrijft overigens niet voor dat in de statuten of reglementen een goedkeuringsrecht wordt opgenomen voor de raad van commissarissen ten aanzien van het bestuursbesluit waarbij de strategie wordt vastgesteld, maar ongebruikelijk is dit zeker niet. Bij het formuleren van de strategie dient het bestuur onder meer aandacht te besteden aan de belangen van de stakeholders en andere voor de vennootschap en de met haar verbonden onderneming relevante aspecten van ondernemen, zoals milieu, sociale en personeelsaangelegenheden, de keten waarin de onderneming opereert, eerbiediging van mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping. Dit betekent niet dat maatschappelijk verantwoord ondernemen een

5 Genoteerd 5 doel op zich zou moeten worden voor beursgenoteerde vennootschappen. Het betekent wel dat het bestuur zich bewust moet zijn van de impact op haar stakeholders en de hiervoor genoemde aspecten. Een uitgangspunt van de herziene Code is dat de vennootschap streeft naar waarde op de lange termijn, en stakeholders moeten erop kunnen vertrouwen dat hun belangen hierbij op zorgvuldige wijze worden meegewogen. Zowel het bestuur als de raad van commissarissen dient in zijn respectievelijke verslag aandacht te besteden aan de lange termijn waardecreatie. Het bestuur dient zijn visie en de strategie toe te lichten alsmede op welke wijze daaraan in het voorgaande boekjaar is bijgedragen. De raad van commissarissen legt verantwoording af over de wijze waarop zij betrokken is geweest bij totstandkoming en uitvoering van de strategie. 4. Risicobeheersing, interne audit en externe accountant 4.1 Risicobeheersing Ondernemerschap is het realiseren van kansen door op een zorgvuldige en afgewogen wijze risico s te nemen. Een adequaat risicobeheersingssysteem is hiervoor onmisbaar. De vennootschap dient derhalve te beschikken over adequate interne risicobeheersings- en controlesystemen. Het bestuur is daarbij verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van de risico s verbonden aan de strategie en de activiteiten van de vennootschap. Daartoe inventariseert en analyseert het bestuur de risico s die verbonden zijn aan de strategie en de activiteiten van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur stelt de risicobereidheid vast en besluit welke maatregelen tegenover de risico s worden gezet. In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van de risicobeoordeling en de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Daarnaast dient het bestuur onder meer aan te geven welke materiële risico s (en derhalve niet enkel financiële verslaggevingsrisico s) van invloed kunnen zijn op de continuïteit van de vennootschap. Deze in-controlverklaring is in de herziene Code verbreed nu ook de niet-financiële aspecten van ondernemen hierin betrokken moeten worden. De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Hierbij richt de raad van commissarissen zich tevens op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap en de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving. Binnen de raad van commissarissen ligt hiervoor in het bijzonder een taak bij de auditcommissie. 4.2 Interne audit De interne audit functie, die onder meer als taak heeft om de opzet en werking van de risicobeheersings- en controlesystemen te beoordelen, krijgt een sterkere rol in de herziene Code. Het bestuur is verantwoordelijk voor de interne audit functie. De raad van commissarissen houdt toezicht op de interne audit functie en heeft regelmatig contact met diegene die de functie vervult. De raad van commissarissen wordt nauwer betrokken bij benoeming, beoordeling en eventueel ontslag van de leidinggevende internal auditor. Indien geen interne audit dienst is ingericht, wordt van de raad van commissarissen verwacht dat zij beoordeelt of adequate alternatieve maatregelen zijn getroffen en in het verslag uitlegt waarom daarmee kan worden volstaan. 4.3 Externe accountant De rol van de externe accountant komt in de herziene Code voornamelijk aan bod vanuit het perspectief van bestuurders en commissarissen. De enige best practice bepaling direct gericht tot de externe accountant is dat hij de voorzitter van de auditcommissie onverwijld moet informeren, wanneer hij bij de uitvoering van zijn opdracht een misstand of onregelmatigheid ontdekt of vermoedt. Voor het overige gaan de best practice bepalingen over de procedure van benoeming en beoordeling van de externe accountant, de uitvoering van werkzaamheden door de externe accountant en de wijze waarop het bestuur en de raad van commissarissen daarbij betrokken zijn. De herziene Code geeft de externe accountant geen expliciete rol bij de naleving van de herziene Code. Het bestuur en de raad van commissarissen moeten erop kunnen vertrouwen dat de externe accountant hen informeert vanuit zijn rol als accountant van de vennootschap. 5. Effectief bestuur en toezicht 5.1 De samenstelling en omvang van bestuur en raad van commissarissen De herziene Code onderstreept het belang van de juiste samenstelling van zowel het bestuur als de raad van commissarissen. De benodigde deskundigheid, achtergrond, competenties en, in het geval van de commissarissen, onafhankelijkheid dienen aanwezig

6 6 te zijn ter vervulling van hun taken. Ook het aantal bestuurders en commissarissen dient te zijn afgestemd op hun taakvervulling. In lijn met de oude Code vereist de herziene Code dat de raad van commissarissen een profielschets opstelt, die rekening houdt met de aard van de activiteiten van de onderneming. In de herziene Code is niet langer opgenomen dat er ten minste één commissaris dient te zijn met een financiële achtergrond. Dit betekent echter geen wijziging aangezien het op 1 januari 2017 gewijzigde Besluit instelling auditcommissie 5 voorschrijft dat ten minste één lid van de door beursvennootschappen in te stellen auditcommissie deskundig moet zijn op het gebied van financiële verslaggeving of de controle van de jaarrekening. 4.2 Het executive committee Een groot aantal Nederlandse beursvennootschappen heeft een executive committee. Dit is een relatief recent fenomeen, overgenomen uit de Anglo-Amerikaanse wereld. De herziene Code bevat een best practice bepaling die ziet op zo n executive committee. Aangezien het instellen van een dergelijke commissie gevolgen kan hebben voor de wijze waarop checks and balances en het toezicht binnen de vennootschap worden gewaarborgd, dient hier door het bestuur rekening mee te worden gehouden. De raad van commissarissen heeft hier een toezichthoudende rol, met specifieke aandacht voor de dynamiek en de verhoudingen tussen het bestuur en het executive committee. Indien een executive committee is ingesteld dient hierover verantwoording te worden afgelegd in het bestuursverslag. Daarbij dient te worden ingegaan op de keuze voor het werken met een executive committee, haar rol, taak en samenstelling en de wijze waarop de interactie tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven. 5.3 Diversiteitsbeleid De Commissie hecht belang aan diversiteit binnen het bestuur en de raad van commissarissen, nu dit kort gezegd naar haar oordeel bevorderlijk is voor een goede besluitvorming binnen vennootschapsorganen. Op grond van de herziene Code dient het door de raad van commissarissen op te stellen diversiteitsbeleid niet alleen in te gaan op de samenstelling van de raad van commissarissen zelf, maar ook op die van het bestuur en, indien aanwezig, het executive committee. Onderdeel daarvan zijn concrete doelstellingen ten aanzien van diversiteit en de voor de vennootschap relevante aspecten van diversiteit, zoals nationaliteit, leeftijd, geslacht en achtergrond inzake opleiding en beroepservaring. Nieuw in de herziene Code is dat in de corporate governance verklaring het diversiteitsbeleid en de uitvoering daarvan moet worden toegelicht Onafhankelijkheid Ingevolge de herziene Code kunnen meerdere commissarissen die afhankelijk zijn op grond van het feit dat zij of een familielid een aandelenpakket van ten minste tien procent in de vennootschap houden of een rechtspersoon die een dergelijk belang in de vennootschap houdt vertegenwoordigen, zitting nemen in de raad van commissarissen. Het aantal afhankelijke commissarissen is echter beperkt tot minder dan de helft van het totaal aantal commissarissen. Ten aanzien van de andere afhankelijkheidscriteria, die ongewijzigd zijn ten opzichte van oude Code, blijft het aantal afhankelijke commissarissen ongewijzigd en beperkt tot maximaal één persoon. Daarnaast heeft een uitbreiding plaatsgevonden van de eisen die aan de voorzitter van de raad van commissarissen worden gesteld. Deze mag niet alleen geen voormalig bestuurder zijn, maar dient daarnaast ook onafhankelijk te zijn. 5.5 Benoeming, opvolging en evaluatie De herziene Code bevat een nieuw principe: de raad van commissarissen dient zorg te dragen voor een formele en transparante procedure voor het benoemen en herbenoemen van bestuurders en commissarissen inclusief een gedegen plan van opvolging. Onderdeel daarvan vormt de evaluatie van het functioneren van de 5 Ter implementatie van Richtlijn 2014/56/EU. 6 Grote beursvennootschappen dienen ingevolge het Besluit bekendmaking diversiteitsbeleid in bestuursverslagen die betrekking hebben op de boekjaren die zijn aangevangen op of na 1 januari 2017 een beschrijving van het diversiteitsbeleid ten aanzien van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap op te nemen. Tevens dienen zij de doelstelling van dit beleid te vermelden, aan te geven hoe uitvoering aan het beleid is gegeven en wat de resultaten waren. Wanneer de beursvennootschap geen diversiteitsbeleid heeft, moet zij dit in de verklaring vermelden en ook uitleggen waarom er geen beleid is. Overigens heeft de Eerste Kamer recentelijk ingestemd met het wetsvoorstel tot herintroductie van het wettelijk streefcijfer om een evenwichtige verdeling van de zetels van het bestuur en de raad van commissarissen bij grote Nederlandse vennootschappen te bewerkstelligen. De zetels in het bestuur en de raad van commissarissen worden geacht evenwichtig te zijn verdeeld indien tenminste 30% van de zetels door vrouwen en ten minste 30% door mannen wordt bekleed. Deze regeling zal op 13 april 2017 in werking treden en komt van rechtswege te vervallen op 1 januari Wanneer niet aan het streefcijfer van 30% wordt voldaan, moet daarover door de vennootschap in de corporate governance verklaring verantwoording worden afgelegd.

7 Genoteerd 7 vennootschapsorganen, de individuele bestuurders en de commissarissen. Doel is het in balans houden van de benodigde deskundigheid, ervaring en diversiteit daarbij rekening houdend met de profielschets van de raad van commissarissen. In het kader van de benoeming en opvolging van bestuurders en commissarissen wordt de raad van commissarissen bijgestaan door de selectie- en benoemingscommissie, indien deze is ingesteld. Op grond van de oude Code kon een commissaris maximaal driemaal voor een periode van vier jaar zitting nemen in de raad van commissarissen. In de herziene Code is deze periode verkort naar twee termijnen van vier jaar. Herbenoeming na acht jaar kan slechts voor een periode van twee jaar die daarna met maximaal twee jaar kan worden verlengd. 7 Bovendien dient een dergelijke herbenoeming te worden gemotiveerd in het verslag van de raad van commissarissen. De herziene benoemingstermijnen gelden niet voor commissarissen die op de datum van inwerkingtreding van de herziene Code reeds langer dan acht jaar zitting hebben of die tijdens een algemene vergadering in 2017 voor herbenoeming van een derde termijn van vier jaar zullen opgaan. Als een bestuurder of commissaris tussentijds vertrekt, dient de vennootschap een persbericht uit te brengen waarin de reden voor vertrek wordt genoemd. 5.6 Evaluatie Op basis van de herziene Code zal de raad van commissarissen in verband met de evaluatie van zijn eigen functioneren en dat van de commissies en individuele commissarissen aandacht moeten besteden aan het gewenste profiel, de samenstelling, competenties en deskundigheid van de raad van commissarissen. Daarnaast zullen inhoudelijke aspecten, de onderlinge interactie met het bestuur en zaken die zich in de praktijk hebben voorgedaan waaruit lessen voor de toekomst kunnen worden getrokken tegen het licht moeten worden gehouden. Net als in de oude Code evalueert de raad van commissarissen het functioneren van het bestuur. Nieuw is de jaarlijkse zelfevaluatie van het functioneren van het bestuur, zowel als collectief als dat van de individuele bestuurders. 5.7 De commissies Uitgangspunt onder de Code blijft dat het voorzitterschap van de audit- en remuneratiecommissie niet wordt vervuld door de voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalig bestuurder van de vennootschap. Niet langer is bepaald dat deze functie ook niet mag worden vervuld door een commissaris die bij een andere beursvennootschap bestuurder is. 8 Daarnaast geldt dat meer dan de helft van de leden van de audit-, remuneratieen selectie en benoemingscommissie onafhankelijk dient te zijn. 5.8 Stimuleren openheid en aanspreekbaarheid De Commissie acht de toon aan de top van de vennootschap in grote mate bepalend voor de cultuur en het gedrag binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. In dit kader bevat de herziene Code een nieuwe best practice bepaling die het stimuleren van openheid en aanspreekbaarheid door bestuurders en commissarissen binnen het orgaan waar zij deel van uitmaken en de organen onderling beoogt. De toon aan de top heeft onder meer betrekking op de wijze waarop bestuurders en commissarissen tegenspraak faciliteren en een onderlinge dialoog bevorderen. 5.9 Cultuur In de herziene Code is het bestuur verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur gericht op lange termijn waardecreatie, onder toezicht van de raad van commissarissen. Het bestuur dient daarover verantwoording af te leggen in de vorm van een toelichting in het bestuursverslag. Van het bestuur en de raad van commissarissen wordt verwacht dat zij op een actieve en betrokken wijze invulling geven aan het implementeren en stimuleren van een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid. Het bestuur stimuleert gedrag dat aansluit bij vastgestelde normen en waarden en draagt deze normen en waarden uit door het zetten en uitdragen van de juiste toon aan de top. 7 Genoemde termijnen beginnen te lopen vanaf het moment van een beursnotering. 8 Ingevolge het op 1 januari 2017 in werking getreden Besluit instelling auditcommissie, dient bij de samenstelling van de auditcommissie rekening te worden gehouden met de benodigde deskundigheid van de leden gezamenlijk die relevant is voor de sector waarin de rechtspersoon actief is. De meerderheid van de leden, waaronder de voorzitter, dient onafhankelijk te zijn van de vennootschap. Daarnaast dient ten minste één lid deskundig te zijn op het gebied van financiële verslaggeving of de controle van de jaarrekening.

8 Misstanden en onregelmatigheden De herziene Code schrijft voor dat het bestuur en de raad van commissarissen alert dienen te zijn op signalen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Het bestuur stelt een procedure in zodat meldingen kunnen worden gedaan en geeft adequate opvolging aan deze meldingen. De raad van commissarissen houdt toezicht op de werking van de meldingsprocedure, het onafhankelijk onderzoek en, indien een misstand of onregelmatigheid is geconstateerd, op de adequate opvolging van eventuele aanbevelingen tot herstelacties. Dit is niet alleen gericht op misstanden met maatschappelijk belang, zoals voortvloeit uit de Wet huis voor klokkenluiders, maar ook op andere misstanden en onregelmatigheden. De herziene Code is hiermee breder dan de wettelijke regeling. 6. Beloningen De herziene Code wil dat bestuurders en commissarissen verantwoordelijkheid nemen voor de inrichting en uitvoering van governance. Daarom zijn de best practice bepalingen zoveel mogelijk principle based geformuleerd. Bij deze eigen verantwoordelijkheid van het bestuur en de raad van commissarissen past dat veel bepalingen over beloningen uit de oude Code zijn geschrapt en de overblijvende bepalingen minder op details zijn gericht. De herziene Code stelt geen directe eisen aan de hoogte van beloningen. De focus wordt gelegd op aspecten die een rol spelen bij het vaststellen en toekennen van beloningen en de verantwoording daarover. 6.1 Beloningsbeleid bestuur en executive committee Het beloningsbeleid dient duidelijk en begrijpelijk te zijn. Voorts moet dit beleid gericht zijn op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Bestuurders mogen door het beloningsbeleid niet aangezet worden tot gedrag in hun eigen belang of het nemen van risico s die niet in lijn zijn met de geformuleerde strategie en de vastgestelde risicobereidheid. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het formuleren aan de hand van een duidelijk en begrijpelijk voorstel van de remuneratiecommissie en het implementeren van het beloningsbeleid. De algemene vergadering stelt het beloningsbeleid vast. i. de strategiedoelstellingen ter uitvoering van de lange termijn waardecreatie; ii. de vooraf uitgevoerde scenarioanalyses; iii. de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap; iv de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen; v. een passende verhouding van het variabele deel van de beloning ten opzichte van het vaste deel van de beloning, waarbij het variabele deel gekoppeld dient te zijn aan vooraf vastgestelde en meetbare prestatiecriteria, die overwegend een lange termijn karakter hebben; vi. bij de toekenning van aandelen dienen de voorwaarden waaronder dit geschiedt opgenomen te worden, met dien verstande dat toegekende aandelen ten minste voor een periode van vijf jaar na toekenning moeten worden aangehouden; en vii. bij de toekenning van opties dienen de voorwaarden waaronder dit geschiedt en de voorwaarden waaronder de opties kunnen worden uitgeoefend opgenomen te worden. Deze opties mogen in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet worden uitgeoefend. Indien een executive committee is ingesteld, moet het bestuur de raad van commissarissen informeren over de beloning van de leden van het executive committee, voor zover deze leden niet tevens bestuurder van de vennootschap zijn. Deze beloning moet jaarlijks door het bestuur met de raad van commissarissen besproken worden. 6.2 Vaststelling beloningen bestuur Binnen de grenzen van het door de algemene vergadering vastgestelde beloningsbeleid, stelt de raad van commissarissen de beloning van de individuele bestuurders vast. De vaststelling van de individuele beloningen wordt voorbereid door de remuneratiecommissie. Het voorstel van de remuneratiecommissie gaat in ieder geval in op de beloningsstructuur, de hoogte van de vaste en variabele beloningscomponenten, de gehanteerde prestatiecriteria, de uitgevoerde scenarioanalyses en dit is nieuw ten opzichte van de oude Code de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De herziene Code bepaalt dat een ontoereikende vervulling van taken niet wordt beloond. Bij het formuleren van het beloningsbeleid moeten de volgende aspecten in ieder geval in overweging worden genomen: Een ander nieuw element in de herziene Code is dat de remuneratiecommissie bij het formuleren van het voorstel kennis moet nemen van de visie van de bestuurders

9 Genoteerd 9 met betrekking tot de hoogte en structuur van hun eigen beloning. Het bestuur besteedt daarbij aandacht aan de hierboven onder (i) tot en met (vii) genoemde aspecten van het beloningsbeleid. De ontslagvergoeding mag maximaal één jaarsalaris (het vaste deel van de beloning) bedragen. Uitkering van de ontslagvergoeding vindt niet plaats wanneer de overeenkomst op initiatief van de bestuurder voortijdig wordt beëindigd of indien de bestuurder ernstig verwijtbaar of nalatig heeft gehandeld. 6.3 Beloning raad van commissarissen De herziene Code bepaalt dat de raad van commissarissen een duidelijk en begrijpelijk voorstel doet voor een passende eigen beloning. Deze beloning moet een adequate uitoefening van de functie stimuleren en mag niet afhankelijk zijn van de resultaten van de vennootschap. De beloning van de commissarissen moet in overeenstemming zijn met de tijdsbesteding en de verantwoordelijkheden van de functie. De Code verbiedt het bij wijze van beloning toekennen van (rechten op) aandelen aan een commissaris. Het aandelenbezit van een commissaris in de vennootschap waarvan hij commissaris is, moet een belegging op de lange termijn zijn. 6.4 Verantwoording uitvoering beloningsbeleid De raad van commissarissen moet op inzichtelijke wijze verantwoording afleggen over de uitvoering van het beloningsbeleid in het remuneratierapport. Dit door de remuneratiecommissie voorbereide rapport doet in ieder geval verslag van: i. de wijze waarop het beloningsbeleid in het afgelopen boekjaar in de praktijk is gebracht; ii. de wijze waarop uitvoering van het beloningsbeleid bijdraagt aan lange termijn waardecreatie; iii. het feit dat scenarioanalyses in overweging zijn genomen; iv. de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en indien van toepassing de wijzigingen in deze verhoudingen ten opzichte van het afgelopen boekjaar; v. indien een bestuurder een variabele beloning ontvangt, de wijze waarop deze beloning bijdraagt aan lange termijn waardecreatie, de vooraf vastgestelde en meetbare prestatiecriteria waarvan de variabele beloning afhankelijk is gesteld en de relatie tussen de beloning en de prestatie; en vi. indien een (voormalig) bestuurder een ontslagvergoeding ontvangt, de reden voor deze vergoeding. Het remuneratierapport moet op de website van de vennootschap worden geplaatst. Overigens moet de vennootschap ook in de toelichting op de jaarrekening verantwoording afleggen over de bezoldiging van de bestuurders. 9 Daarnaast moet volgens de Code verantwoording worden afgelegd over overeenkomsten die de vennootschap met een bestuurder sluit. De belangrijkste elementen hiervan moeten uiterlijk bij de oproeping voor de algemene vergadering waar de benoeming van de bestuurder wordt voorgesteld, in een inzichtelijk overzicht op de website van de vennootschap worden geplaatst. De herziene Code geeft niet aan welke specifieke elementen daarbij in ieder geval moeten worden vermeld. 6.5 Bepalingen over beloningen in de herziene Code en Boek 2 BW De principes en best practice bepalingen over beloningen in de herziene Code sluiten aan bij de artikelen 2:135 en 2:145 Burgerlijk Wetboek (BW). Opvallend is dat in de wet de term bezoldiging wordt gebruikt terwijl in de herziene Code uitgegaan wordt van het begrip beloning. Lid 1 van artikel 2:135 BW bepaalt dat de algemene vergadering het bezoldigingsbeleid vaststelt. In lid 4 van dit artikel is vastgelegd dat de bevoegdheid tot vaststelling van de bezoldiging van bestuurders toekomt aan de algemene vergadering, tenzij in de statuten een ander orgaan daartoe is aangewezen. Bij beursvennootschappen met een twotier bestuursstructuur wordt deze bevoegdheid vrijwel altijd statutair toegekend aan de raad van commissarissen. De herziene Code gaat daar dan ook van uit. Op grond van lid 5 van artikel 2:135 BW moet in dat geval een regeling van bezoldiging in de vorm van (rechten op) aandelen nog ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. Artikel 2:145 BW bepaalt dat de algemene vergadering een bezoldiging kan toekennen aan de raad van commissarissen. 7. Algemene vergadering De principes en best practice bepalingen die zien op de algemene vergadering zijn vrijwel ongewijzigd gebleven ten opzichte van de oude Code. Aangezien er op dit 9 Zie art. 2:383c BW

10 10 moment verschillende discussies en ontwikkelingen gaande zijn die betrekking hebben op de rechten en verantwoordelijkheden van de aandeelhouders is er voor gekozen te wachten met het invoeren van veranderingen op dit onderdeel totdat er meer duidelijkheid is over de kant waarop deze discussies en ontwikkelingen gaan. Ten opzichte van de oude Code is verduidelijkt welke onderwerpen als aparte agendapunten ter vergadering worden behandeld. Daarnaast is toegevoegd dat, indien het bestuur gebruik maakt van de responstijd 10, na afloop aan de algemene vergadering verslag dient te worden uitgebracht hoe de responstijd is gebruikt. Ten slotte is aan de herziene Code toegevoegd dat de ter benoeming voorgedragen bestuurders en commissarissen aanwezig dienen te zijn bij de vergadering waar over hun benoeming wordt gestemd. 8. One-tier bestuursstructuur De Code is toegeschreven op vennootschappen met een two-tier bestuursstructuur (two-tier board). Desalniettemin is de gehele Code ook van toepassing op vennootschappen met een one-tier bestuursstructuur (one-tier board). Onveranderd geldt dat de bepalingen die zien op de raad van commissarissen van toepassing zijn op de niet-uitvoerende bestuurders, onverminderd de overige verantwoordelijkheden die de niet-uitvoerende bestuurders hebben. Als het niet mogelijk is om deze bepalingen toe te passen, geldt het pas toe of leg uit - principe. Bij een one-tier board geldt, net als bij een two-tier board, het beginsel van collectieve verantwoordelijkheid: het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de bestuurstaken. Daardoor is de taak van de nietuitvoerende bestuursleden in beginsel breder dan die van commissarissen. De taakverdeling tussen de uitvoerende en de niet-uitvoerende bestuurders kan worden vastgelegd in een bestuursreglement, met dien verstande dat de toezichthoudende taken niet mogen worden toebedeeld aan uitvoerende bestuurders. 11 Omdat vennootschappen met een one-tier board steeds meer voorkomen in Nederland, is er bij de totstandkoming van de herziene Code meer aandacht besteed aan de one-tier board. De wijzigingen voor de praktijk zijn echter beperkt. Ongewijzigd is dat de meerderheid van het bestuur uit niet-uitvoerende bestuurders moet bestaan. De onafhankelijkheidseisen voor de raad van commissarissen zijn van toepassing op de niet-uitvoerende bestuurders. Nieuw is de toevoeging dat de voorzitter van het bestuur onafhankelijk moet zijn. De voorzitter mag daarnaast geen uitvoerend bestuurder (geweest) zijn. Ook is opgenomen dat de voorzitter van het bestuur de vergaderingen van het bestuur leidt. Taken die bij een two-tier board specifiek aan de voorzitter van de raad van commissarissen zijn toebedeeld, komen bij een vennootschap met een one-tier board toe aan de voorzitter van het bestuur. Voor wat betreft de commissies is toegevoegd dat het voorzitterschap van de audit- en de remuneratiecommissie niet vervuld mag worden door de voorzitter van het bestuur of een voormalig uitvoerende bestuurder van de vennootschap. Meer dan de helft van de leden van de commissies dient onafhankelijk te zijn. Het Besluit instelling auditcommissie bepaalt in aanvulling hierop dat de voorzitter onafhankelijk moet zijn. Op grond van een nieuw toegevoegde best practice bepaling dienen de niet-uitvoerende bestuurders verantwoording af te leggen over de uitvoering van de hen toebedeelde taken in een afzonderlijk verslag. 12 Deze verantwoording kan deel uitmaken van het bestuursverslag of in een apart verslag worden opgenomen. De tekst van deze bepaling sluit aan bij de bepaling over het verslag dat de raad van commissarissen dient op te stellen. 10 Een door een aandeelhouder voorgesteld agendapunt moet in principe worden geagendeerd indien de beursvennootschap het verzoek niet later dan op de zestigste dag voor de dag van de algemene vergadering heeft ontvangen en deze aandeelhouder voldoet aan het (statutaire) kapitaalsvereiste. De Code bepaalt dat het bestuur in aanvulling hierop een wachttermijn van maximaal 180 dagen kan inroepen in het geval één of meer aandeelhouders het voornemen hebben de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie, waaronder begrepen het ontslag van één of meer bestuurders. Tijdens de responstijd vindt overleg met de betreffende aandeelhouder(s) plaats. 11 Artikel 2:129a BW. 12 De niet-uitvoerende bestuurders zijn als bestuurder tevens verantwoordelijk voor het opstellen van het bestuursverslag (artikel 2:391 BW).

11 Genoteerd Conclusie De Code heeft een grondige herziening ondergaan. Niet alleen is de indeling gewijzigd van functioneel naar thematisch, maar ook is een aantal principes en best practice bepalingen toegevoegd, verwijderd of zodanig gewijzigd dat er meer nadruk op het betreffende onderwerp is gelegd. De herziene Code is van toepassing vanaf het boekjaar dat begint in Vennootschappen hebben tot 31 december 2017 om aan de herziene Code te voldoen. Wat betekent dit nu in de praktijk? Tot slot heeft de herziene Code gevolgen voor het verslag van de raad van commissarissen. Ook de raad van commissarissen moet verantwoording afleggen over nieuwe thema s, zoals lange termijn waardecreatie en cultuur, de herbenoeming van commissarissen na acht jaar of het ontbreken van een interne audit dienst. Daarnaast is nu duidelijk dat in geval van een one-tier bestuursstructuur, naast het bestuursverslag een aparte verantwoording dient te worden opgemaakt door de niet-uitvoerende bestuurders. Dit kan in de vorm van een apart verslag of als onderdeel van het bestuursverslag. Allereerst moeten vennootschappen bezien of de reglementen, de diverse vormen van beleid (policies) en de interne processen in lijn zijn met de herziene Code. Een aandachtspunt is bijvoorbeeld of in het reglement van de raad van commissarissen van een vennootschap met een executive committee aandacht wordt besteed aan de interactie tussen de raad van commissarissen en het executive committee. Ook zal mogelijk een diversiteitsbeleid en/of plan van opvolging moeten worden opgesteld of zullen deze moeten worden uitgebreid. De vennootschap moet een visie op lange termijn waardecreatie en in lijn daarmee een strategie formuleren. Het bestuur dient zich in het verlengde daarvan over het thema cultuur te buigen. Ook zal de kwaliteit van de risicobeheersings- en controlesystemen moeten worden bekeken. De verantwoording in het bestuurverslag en het verslag van de raad van commissarissen conform de herziene Code zal voor het eerst in de jaarvergadering die in 2018 plaatsvindt, worden besproken. Daarnaast heeft de herziene Code impact op het bestuursverslag en de corporate governance verklaring. Deze zullen moeten worden aangepast. Indien de vennootschap afwijkt van principes en best practice bepalingen dient de desbetreffende verklaring mogelijk te worden uitgebreid. Het bestuur zal in haar verslag verantwoording moeten afleggen over nieuwe thema s, zoals lange termijn waardecreatie en cultuur of de keuze voor een executive committee. Ook zal het bestuur op een nieuwe of uitgebreidere manier verantwoording moeten afleggen over bestaande onderwerpen, zoals de uitvoering van de risicobeoordeling of de in-control-verklaring.

12 Genoteerd 12 Over Loyens & Loeff Genoteerd Loyens & Loeff N.V. is een onafhankelijk full service kantoor van advocaten, belastingadviseurs en notarissen, waar de civiele en fiscale dienstverlening geïntegreerd worden aangeboden. De advocaten en notarissen enerzijds en de belastingadviseurs anderzijds hebben binnen het kantoor een gelijkwaardige positie. Met deze opzet en haar omvang is Loyens & Loeff N.V. uniek in de Benelux en Zwitserland. De praktijk is vooral gericht op het (internationale) bedrijfsleven en de overheid. Loyens & Loeff N.V. is een kantoor met uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van onder meer belastingrecht, ondernemingsrecht, fusies en overnames, beursnoteringen, privatiseringen, bank- en effectenrecht, commercieel onroerend goed, arbeidsrecht, bestuursrecht, technologie, media en procesrecht, EU en mededinging, bouwrecht, energierecht, insolventie, milieurecht, pensioenrecht en ruimtelijke ordening. loyensloeff.com Genoteerd is een periodieke nieuwsbrief voor relaties van Loyens & Loeff N.V. Genoteerd verschijnt sinds oktober Auteurs van deze bijdrage zijn mr. Q.H. van Vliet prof. mr. W.J. Oostwouder mr. J.S. Kalisvaart mr. M.P. van Agt en mr. M. van Es Redactie drs. P.G.M. Adriaansen prof. dr. R.P.C. Cornelisse mw. mr. E.H.J. Hendrix mw. mr. drs. A.N. Krol prof. mr. C.W.M. Lieverse mr. W.C.M. Martens prof. mr. W.J. Oostwouder prof. mr. D.F.M.M. Zaman Uiteraard kunt u zich ook wenden tot uw eigen contactpersoon binnen Loyens & Loeff N.V. Hoewel deze nieuwsbrief met grote zorgvuldigheid is samengesteld, aanvaardt Loyens & Loeff N.V. geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit deze uitgave zonder haar medewerking. De inhoud ervan is bedoeld ter algemene informatie en kan niet worden beschouwd als advies.

13 LOYENSLOEFF.COM Als toonaangevend kantoor is Loyens & Loeff de logische keuze als juridisch en fiscaal partner wanneer u in of via Nederland, België, Luxemburg of Zwitserland, onze thuismarkten, zaken doet. Met onze vestigingen in de Benelux, Zwitserland en kantoren in de belangrijke financiële centra kunt u wereldwijd rekenen op een persoonlijk advies van een van onze 900 adviseurs. Dankzij onze full-service praktijk, specifieke sector benadering en diepgaande kennis van de markt, begrijpen onze adviseurs precies waaraan u behoefte heeft. Amsterdam, Arnhem, Brussel, Dubai, Hong Kong, Londen, Luxemburg, New York, Parijs, Rotterdam, Singapore, Tokio, Zürich