1. Reglement Raad van Toezicht en Bestuur

Transcriptie

1 Reglement Raad van Toezicht en Bestuur November 2015

2 1. Reglement Raad van Toezicht en Bestuur Artikel 1 Definities 1.1 In dit reglement hebben de volgende termen de volgende betekenis, tenzij de context anders vereist of tenzij hierna anders gespecificeerd: a. Bestuur: het orgaan dat belast is met het besturen van de vereniging b. Bestuurder: de directeur-bestuurder van de vereniging c. Governancecode: de Governancecode Woningcorporaties 2015 d. Herzieningswet: De Woningwet zoals die is ingegaan op 1 juli 2015 e. Raad van Toezicht (RvT): het orgaan belast met het toezicht op het Bestuur f. Reglement: de bepalingen zoals opgenomen in dit document g. Statuten: de statuten van Woningbouwvereniging Helpt Elkander, voor het laatst gewijzigd op 23 juni 2015 h. Toezichtsvisie: de visie op de ontwikkeling, taakopvatting en rolverdeling tussen RvT en bestuur en het bijbehorende toetsingskader zoals vastgesteld door RvT in de vergadering van 8 oktober 2015 i. Vereniging: Woningbouwvereniging Helpt Elkander j. VTW: Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties k. WNT: Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Artikel 2 Vaststelling en reikwijdte reglement 2.1 Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd door de RvT en het Bestuur in de vergadering van 19 november Dit reglement is opgesteld als aanvulling op de statutaire bepalingen, de wet en de Governancecode. Het Bestuur en de RvT onderschrijven de Governancecode. 2.3 Waar dit reglement strijdig is met de Statuten, zullen de Statuten prevaleren. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met de wet, zal deze laatste prevaleren. Indien een of meer bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 2.4 Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van Helpt Elkander. 2.5 Dit reglement wordt jaarlijks geëvalueerd in het kader van de jaarlijkse zelfevaluatie en zo nodig bijgesteld. Artikel 3 Toezichtskader en toetsingskader 3.1 De RvT richt in samenspraak met het Bestuur het toezichtskader van Helpt Elkander in en definieert in overleg met het bestuur het toetsingskader. Reglement Raad van Toezicht Pagina 2 van 25

3 3.2 Ten aanzien van het toezichtkader zoals bedoeld in het eerste lid, betreft in ieder geval: a. de statuten b. de profielschets RvT (bijlage 1) c. de profielschets directeur-bestuurder (bijlage 2) d. het reglement selectie- en remuneratiecommissie (bijlage 3) e. beleidsvelden ter goedkeuring ter informatie (bijlage 4) f. het reglement Regionale Geschillencommissie g. de Aedes- en Governancecode h. de Woningwet + het BTIV i. Beleidsregels Autoriteit Woningcorporaties (AW) j. Beleidsregels WSW 3.3 Tot het toetsingskader als bedoeld in het eerste lid behoort in ieder geval: a. de toezichtsvisie (bijlage 7) b. het investeringenstatuut c. het treasurystatuut d. het verbindingenstatuut e. de integriteitscode en klokkenluiderregeling f. het ondernemingsplan g. de jaarlijkse begroting en activiteitenplanning h. de financiële meerjarenplanning i. het strategisch vastgoedbeleid j. het inkoop- en aanbestedingsbeleid k. het participatiebeleid DE VERENIGING Helpt Elkander is een vereniging. De rechtspersoon heeft drie organen, te weten de Algemene Ledenvergadering, het Bestuur en de Raad van Toezicht. BESTUUR Artikel 4 Taak van het Bestuur 4.1 Het Bestuur is verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken in de Vereniging. 4.2 Het Bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de Vereniging in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de Vereniging betrokkenen af. 4.3 Tot de taak van het Bestuur wordt onder meer gerekend: a. Het leiding geven aan de organisatie b. De realisatie van de missie en doelstellingen van de vereniging c. Het varen van een maatschappelijk koers waarin maatschappelijke vraagstukken op het gebied van het wonen en de belangen van mensen die op de woningmarkt in kwetsbare posities verkeren, centraal staan Reglement Raad van Toezicht Pagina 3 van 25

4 d. Het op regelmatige basis voeren van overleg met de bewonersorganisatie en het scheppen van randvoorwaarden om te komen tot sterke en professionele huurdersorganisaties e. De inventarisatie en het management van de risico s verbonden aan de activiteiten van de Vereniging en zorgen voor goed werkende systemen daarvoor f. Het naleven en handhaven van de governancestructuur van de Vereniging g. Het opmaken van de jaarrekening en het volkshuisvestigingsverslag h. Het zorgdragen voor tijdige en adequate informatieverschaffing aan de RvT als ook de individuele leden van de RvT als nodig voor het naar behoren uitoefenen van hun taak. 4.4 Het Bestuur is als integraal eindverantwoordelijke rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan, en eerste aanspreekpunt voor, de RvT ten aanzien van de gehele organisatie. Het afleggen van verantwoording door het bestuur vindt plaats in formele vergaderingen tussen het Bestuur en de RvT. Een overzicht van de door het Bestuur genomen besluiten worden per kwartaal aan de RvT verstrekt. 4.5 De bestuurder zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn bestuursfunctie verkrijgt en redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten het bestuur en de RvT openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. Artikel 5 Beleidsvorming 5.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsformulering, met inachtneming van de door het Bestuur respectievelijk RvT vastgestelde cq goedgekeurde beleidslijnen en beleidsinitiatieven. 5.2 De beleidslijnen en beleidsinitiatieven dienen te passen binnen het vigerende Ondernemingsplan. 5.3 Bij het vormgeven van het beleid houdt het bestuur rekening met de inbreng van de bewonersorganisatie en de gemeente waarmee de Vereniging prestatieafspraken sluit. Het bestuur voert daartoe regelmatig overleg met beide belanghouders. 5.4 Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren en uitvoeren van het Ondernemingsplan alsmede het jaarlijks op te stellen Jaarplan dat als basis voor de jaarlijkse begroting dient. Artikel 6 Bevoegdheden 6.1 Het bestuur is bevoegd om binnen de kaders van het vigerende Jaarplan/jaarbegroting verplichtingen aan te gaan de daaruit voortvloeiende betalingen te verrichten. Majeure besluiten dienen voorafgaand ter kennisgeving, en waar nodig op basis van de statuten (artikel 23.4) en op basis van de Herzieningswet (artikel en 28) ter goedkeuring, te worden voorgelegd aan de RvT. Daarbij verschaft het bestuur tevens inzicht in de standpunten van het Bestuur. 6.2 Overschrijdingen van het vigerende Jaarplan > 15% per begrotingspost dienen vooraf goedgekeurd te worden via een begrotingswijziging door de RvT. Reglement Raad van Toezicht Pagina 4 van 25

5 6.3 Het bestuur kan de bevoegdheid tot het ondertekenen van documenten waaruit verplichtingen voor de Vereniging voortvloeien mandateren aan andere personen binnen de organisatie van de Vereniging. De mandatering ligt vast in een procuratieregeling. RAAD VAN TOEZICHT Artikel 7 Samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid RvT 7.1 Een vacature wordt aan de hand van de vastgestelde profielschets ingevuld. 7.2 De RvT is bij zijn functioneren onafhankelijk van de instructies van derden buiten de Vereniging, uitgezonderd de instructies van overheidsinstanties die handelen binnen de kaders van wet- en regelgeving. Artikel 8 Onverenigbaarheden 8.1 Indien een lid van de RvT voorziet dat er een onverenigbaarheid, zoals beschreven in de wet en de statuten, zou kunnen optreden, of een tegenstrijdig belang tussen HE en het desbetreffende lid van de RvT, meldt hij/zij dit terstond aan de voorzitter van de RvT en verschaft daarover alle relevante informatie. Indien het in de vorige zin bepaalde de voorzitter betreft stelt deze de vice voorzitter hiervan in kennis. 8.2 Nadat de voorzitter, danwel de vice voorzitter van de RvT in kennis is gesteld, consulteert de voorzitter, danwel de vice voorzitter de overige leden van de RvT. Indien de voorzitter een onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang voor zichzelf voorziet, consulteert de vice voorzitter de overige leden van de RvT. 8.3 Indien de RvT van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing gevonden kan worden, werkt het desbetreffende lid van de RvT aan die oplossing mee. 8.4 Indien de RvT van oordeel is dat er sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid, dient het desbetreffende lid van de RvT af te treden, tenzij hij/zij op korte termijn de onverenigbaarheid kan opheffen. Artikel 9 Taak van de RvT 9.1 In algemene zin heeft de RvT een vierledige rol: a. Toezichthouder op het Bestuur b. Adviseur c. Werkgever van het bestuur d. Netwerker 9.2 De RvT richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de Vereniging in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de Vereniging betrokkenen af. 9.3 Tot de taak van de RvT wordt onder meer gerekend: a. Het houden van toezicht en controle op en het adviseren van het bestuur b. Het bewaken van continuïteit, reputatie, legitimatie, doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van het Bestuur, de Vereniging en zichzelf Reglement Raad van Toezicht Pagina 5 van 25

6 c. Het stimuleren en bewaken van het opstellen van het Ondernemingsplan en Jaarplan door het Bestuur, tevens omvattende de (meerjaren)begroting d. Het benoemen van de externe accountant e. Het selecteren, benoemen, schorsen en ontslaan van de Bestuurder, het vaststellen van het bezoldigingsbeleid, de bezoldiging en de overige arbeidsvoorwaarden van de bestuurder f. Het jaarlijks evalueren en beoordelen van het functioneren van de RvT, alsmede van de individuele leden g. Het goedkeuren van majeure besluiten 1.2 De RvT kan commissies instellen voor zover zij dit nodig en nuttig acht. Het instellen van commissie slaat onverlet het beginsel dat besluitvorming omtrent onderwerpen op het werkterrein van de respectievelijke commissies de vrucht van onderling overleg dienen te zijn van de voltallige RvT. De RvT stelt ten minste een remuneratiecommissie in. Artikel 10 Functionerings- en beoordelingskader 10.1 De RvT treedt op als werkgever van het Bestuur. De door de RvT ingestelde selecie-en remuneratiecommissie voert de plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken en regelt de arbeidsvoorwaarden 10.2 Het realiseren van het Ondernemingsplan en ieder Jaarplan wordt betrokken bij de reguliere functionerings- en beoordelingscyclus In een gesprek tussen het bestuur en de RvT wordt het Bestuur geïnformeerd over de resultaten van de beoordeling door de RvT en de consequenties daarvan voor het Bestuur. Artikel 11 Zelfevaluatie 11.1 De zelfevaluatie vindt buiten aanwezigheid van het Bestuur plaats. Ten behoeve van het functioneren van de RvT vraagt de RvT nadrukkelijk de visie van het bestuur ter zake en betrekt deze in de bespreking. Artikel 12 Bezoldiging 12.1 De honorering van de RvT is niet afhankelijk van de resultaten van Helpt Elkander De honorering is inclusief BTW en wordt per kwartaal achteraf door Helpt Elkander voldaan Alle overige kosten, die de leden van de RvT in het kader van de uitoefening van hun functie maken, worden door Helpt Elkander uitsluitend vergoed, indien deze kosten worden gemaakt na voorafgaand overleg met en toestemming van de voorzitter. Artikel 13 Vergaderingen en besluitvorming 13.1 De RvT vergadert tenminste vier keer per jaar Elk lid van de RvT heeft het recht van initiatief voor het agenderen van zaken. Dit gebeurt in overleg met de voorzitter. Reglement Raad van Toezicht Pagina 6 van 25

7 13.3 De agenda van een vergadering wordt door de voorzitter in overleg met het Bestuur opgesteld. De agenda bevat, behalve actuele zaken, onderwerpen ter besluitvorming (vaststellen of goedkeuren), ter bespreking en ter informatie Jaarlijks stelt het secretariaat in overleg met de voorzitter van de RvT en het Bestuur een vergaderschema op Het Bestuur neemt deel aan de vergaderingen van de RvT, tenzij de voorzitter van de RvT oproept tot een besloten vergadering. Het bestuur kan zich, indien relevant en wenselijk, laten bijstaan door derden De RvT vergadert tenminste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het bestuur als het gaat over het functioneren van de RvT, leden van de RvT afzonderlijk en het bestuur De vergaderingen worden in beginsel gehouden op kantoor van Helpt Elkander Elk lid van de RvT wordt geacht de vergaderingen van de RvT bij te wonen. Is een lid van de RvT bij herhaling afwezig dan zal hij hierop worden aangesproken door de voorzitter De agenda met de bijbehorende stukken zijn minstens zes dagen voor de datum van de geplande vergadering in het bezit van de leden van de RvT. Alle in de RvT geagendeerde vergaderstukken en besluiten hebben een uniek kenmerk/documentnummer De notulen geven beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weer op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de RvT en/of het Bestuur een duidelijk beeld wordt gegeven van het ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd De RvT voorziet in een secretariaat met archief, waarin vergaderstukken, notulen en een deugdelijk besluitenregister, alsmede alle correspondentie en documentatie de RvT betreffende worden bewaard, alsmede voor de kerncommissies Het secretariaat en het archief worden gehouden op het kantoor van Helpt Elkander en het archief wordt zodanig ingericht en onderhouden dat dit te allen tijde volledig is en voor de leden van de Raad van Toezicht toegankelijk is. Ook voor voormalig leden van de RvT blijft het archief, over de periode dat zij deel uitmaakten van de Raad, te allen tijde toegankelijk Elk lid van de RvT zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn commissariaat verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvT en het Bestuur openbaar te maken, ook niet na zijn aftreden. Artikel 14 Kerncommissie 14.1 De RvT stelt een selectie- en remuneratiecommissie in met een eigen reglement (zie bijlage 3) 14.2 De taak van deze commissies is om de besluitvorming van de RvT voor te bereiden. Daartoe rapporteren de commissies hun bevindingen aan de RvT en doen zij voorstellen aan de RvT Reglement Raad van Toezicht Pagina 7 van 25

8 Artikel 15 Relatie tot het Personeelsoverleg 15.1 De RvT wijst uit zijn/haar midden een vertegenwoordiger aan die namens de RvT contacten onderhoudt met het personeel van de vereniging De vertegenwoordiger van de RvT sluit eenmaal per jaar aan bij het Personeelsoverleg. INTEGRITEIT Artikel 16 Integriteit 16.1 De Vereniging heeft een Integriteitscode. Deze code is ondertekend door de leden van de RvT, het Bestuur en alle medewerkers. De code is gepubliceerd op de website De vereniging heeft een klokkenluidersregeling en is gepubliceerd op de website 16.3 Er is een vertrouwenspersoon aangesteld. Medewerkers zijn hierover geïnformeerd Alvorens een bestuurder of een lid van de Raad van Toezicht kan worden benoemd, dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Uit deze verklaring moet blijken dat het gedrag geen bezwaar oplevert voor de uitoefening van de (toekomstige) werkzaamheden. Bijlagen, die onderdeel uit maken van dit reglement: Bijlage 1 Profielschets Raad van Toezicht Bijlage 2 Profielschets directeur-bestuurder Bijlage 3 Reglement Selectie- en remuneratiecommissie Bijlage 5 Beleidsvelden ter goedkeuring / ter informatie Bijlage 6 De toezichtsvisie Reglement Raad van Toezicht Pagina 8 van 25

9 Bijlage 1 Profielschets Raad van Toezicht Organisatie en context Helpt Elkander is een kleine, ambitieuze woningbouwvereniging in Nuenen die al sinds 1919 woningen realiseert, verhuurt en beheert in de gemeente Nuenen c.a. Als maatschappelijk ondernemer werkt Helpt Elkander voortdurend aan het bieden van betaalbaar wonen aan starters, jongeren, gezinnen en ouderen. Helpt Elkander kiest voor een strategie waarin betaalbaarheid, de bestaande voorraad en de huurders de belangrijkste kernwaarden zijn. De behoefte in de lokale markt wordt nauwlettend gevolgd en het toewijzingsbeleid en huurprijsbeleid wordt hierop afgestemd. De verwachting is dat de huidige voorraad beperkt wordt aangepast en uitgebreid. Helpt Elkander betrekt de huurders steeds meer bij vraagstukken van klanttevredenheid, woonlasten, onderhoud en beschikbaarheid. Helpt Elkander richt zich met name op haar taken als verhuurder en beheerder en doet dit vanuit een sobere en solide opdracht. Helpt Elkander is een zelfstandige corporatie die zich sterk lokaal en betrokken oriënteert op de Nuenense samenleving. De corporatie beseft dat de opgaven en ambities niet alleen gerealiseerd kunnen worden en zoekt de samenwerking met partijen die een bijdrage aan de volkshuisvesting in de gemeente kunnen leveren. De organisatieontwikkeling is gericht op een verdere professionalisering van efficiency en effectiviteit maar ook op een open en doelgerichte benadering van de buitenwereld. Algemeen profiel Raad van Toezicht Het hoofddoel van de RvT is toezicht te houden op de strategische doelstellingen, de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties en op de financiële continuïteit van Helpt Elkander. Daarnaast is de RvT een belangrijke sparringpartner voor de directeur-bestuurder en kan zij gevraagd en ongevraagd adviseren en verder treedt zij op als werkgever voor de directeur-bestuurder. Voor het goed functioneren van de RvT zijn de volgende aspecten van belang: - het toezicht van de RvT op het bestuur omvat in ieder geval de realisatie van de strategie en doelstellingen en de daaraan verbonden risico s, de opzet en de werking van het interne risicobeheersing- en controlesysteem, de maatschappelijke verantwoording, het financiële verslaggevingsproces en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving; - het houden van toezicht vindt mede plaats door het goedkeuren dan wel vooraf instemming verlenen aan besluiten van het bestuur. De besluiten die de RvT dient goed te keuren dan wel waar de bestuurder vooraf instemming voor moet vragen zijn genoemd in de statuten; - de RvT functioneert volgens de Governancecode woningcorporaties en heeft haar functioneren vastgelegd in een Reglement RvT; - de RvT bestaat uit generalisten die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen om op deze wijze hun collectieve verantwoordelijkheid in te kunnen vullen. Hiervoor is kennis en ervaring vereist op een aantal te noemen beleidsterreinen; - eensgezindheid over een gedeelde koers wordt gecombineerd met een kritische individuele instelling, waarbij met een open mind de visie en strategie van de organisatie met de bestuurder en met elkaar wordt besproken; - gelet op de positie en rol van de RvT is het een vereiste dat de RvT zich richt op strategische onderwerpen, op afstand toezicht houdt, maar met een grote betrokkenheid bij organisatie en maatschappelijke omgeving en een proactieve instelling; Reglement Raad van Toezicht Pagina 9 van 25

10 - een lid van de RvT moet over voldoende tijd beschikken om aan het lidmaatschap serieus invulling te geven. De voorzitter dient overdag bereikbaar te zijn; - de leden van de RvT zijn onafhankelijk en vrij van last en ruggespraak. Noch zakelijk, noch anderszins mag sprake zijn van belangenverstrengeling; - één lid van de RvT wordt bindend voorgedragen door de huurders(organisatie); - de leden van de RvT zijn woonachtig in de regio Eindhoven. Dit betekent dat de leden van de RvT beschikken over de volgende kwaliteiten en competenties: - affiniteit met de missie, visie en doelstellingen van Helpt Elkander; - een bijzondere interesse voor volkshuisvesting en (regionale) samenleving; - inzicht in strategische vraagstukken, kennis en ervaring in bestuurlijke besluitvorming, affiniteit met politiek/bestuurlijke processen lokaal en regionaal; - beschikken over een goed overzicht, analytisch vermogen en kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken; - kennis en inzicht/ervaring om de volkshuisvestelijke- en financiële prestaties en de bedrijfsvoering te kunnen beoordelen; - kunnen functioneren in teamverband, in staat scherpe discussies collegiaal af te ronden; - gevoel voor de betekenis van Helpt Elkander voor de stakeholders en maatschappelijke omgeving; - gevoel voor en affiniteit met de kleine schaal van de organisatie. Specifieke profielen in de RvT Uitgangspunt voor de bezetting van de RvT is dat deze bestaat uit generalisten met ieder hun eigen specifieke kwaliteiten, die in combinatie tot een integraal toezicht leiden. Binnen de RvT zijn bij voorkeur, naast de algemene kenmerken, een aantal specifieke kwaliteiten en competenties aanwezig op bepaalde aandachtsgebieden. Gelet op de kleine omvang is het logisch dat kennisgebieden worden gecombineerd in één persoon. Profiel voorzitter - sociale, communicatieve en leidinggevende vaardigheden; - stimulerend, gezaghebbend en besluitvaardig; - kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen bij voorkeur als bestuurder of toezichthouder; - oog voor de positie van de bestuurder en het functioneren van het team; - brede maatschappelijke belangstelling en bij voorkeur bekend met lokale/regionale politieke en maatschappelijke verhoudingen. Profiel aandachtsgebied volkshuisvesting, wonen, vastgoed - kennis en ervaring op het gebied van volkshuisvesting, stedenbouw en ruimtelijke ordening; - visie op de (toekomstige) rol van de corporatie in relatie tot de maatschappelijke opgave en externe woningmarktontwikkelingen; - kennis van en visie op het gebied van samenwerking met overheid, maatschappelijke organisaties en commerciële partijen; Reglement Raad van Toezicht Pagina 10 van 25

11 - kennis om vastgoedontwikkeling, strategisch voorraadbeheer en energiebeleid te kunnen beoordelen. Profiel financieel-economisch - kennis, inzicht en ervaring met financieel-economische vraagstukken, financiële continuïteit en managementtechnieken; - kennis, inzicht en ervaring met risicomanagement en treasuryvraagstukken; - kennis om investeringsbeslissingen te beoordelen op kaders en financiële risico s; - inzicht in de specifieke eisen die gesteld worden door externe toezichthouders als ministerie, WSW en accountant; - bij voorkeur kennis en inzicht in informatiebeleid en ICT vraagstukken. Profiel bedrijfsvoering, organisatie, juridisch - kennis en ervaring met bedrijfsprocessen, organisatieontwikkeling en verandering; - inzicht om risico s in de bedrijfsvoering te kunnen beoordelen; - kennis en ervaring met HRM vraagstukken en personeelsbeleid; - kennis en ervaring met communicatie en reputatievraagstukken; - inzicht in samenwerkingsconstructies, ketensamenwerking en andere contractvormen; - kennis cq ervaring met juridische vraagstukken, contractvorming, wet- en regelgeving. Profiel sociaal, maatschappelijk, zorg en welzijn - kennis en inzicht in politiek/maatschappelijke ontwikkelingen en de effecten op wonen, zorg en welzijn; - kennis en inzicht in sociale processen, bewonersparticipatie en de verwachtingen van belanghouders; - innovatieve instelling met betrekking tot maatschappelijke vraagstukken op het vlak van wonen, zorg en welzijn; - kennis en ervaring met burgerparticipatie en bewonersvraagstukken. Ontwikkeling van de governance Naast bovenstaande kwaliteiten en competenties is het van belang dat de individuele toezichthouders beschikken over eigenschappen in houding en attitude die een goede governance, het samenspel tussen toezicht en bestuur, bevorderen. Deskundigheid en integriteit zijn noodzakelijke ingrediënten in het functioneren van de RvT, maar ook gedrag dat laat zien dat het belang van de RvT, bestuur en organisatie voorop staat, is een kenmerk van professioneel toezicht. Een kritische en open houding naar de opvattingen van collega toezichthouders en de bestuurder, de bereidheid om tot een gedeelde visie en meningsvorming te komen en een coöperatieve bijdrage aan het functioneren van goed toezicht en bestuur, zijn onontbeerlijk. In de werving en selectie van toezichthouders zal daarom aan dit aspect bijzondere aandacht worden besteed. De RvT functioneert als een team en ontwikkelt een goed samenspel met de directeurbestuurder. Geen toezicht puur op afstand, maar een, mede gelet op de omvang van de corporatie, meedenkende, proactieve raad, die in overleg met de directeur-bestuurder de advies- en klankbordfunctie op een passende wijze invulling geeft. Reglement Raad van Toezicht Pagina 11 van 25

12 Door de (nieuwe) RvT zal als ondersteuning voor professioneel governance een toezichtsvisie ontwikkeld worden (bijvoorbeeld in de vorm van een workshop). In deze toezichtsvisie beschrijft de RvT haar ontwikkeling, taakopvatting en rolverdeling. Hierin komen zaken aan de orde die betrekking hebben op het individueel functioneren, het groepsproces, het besluitvormingsproces en de relatie tot de bestuurder, maar ook de opvatting over de verankering van de maatschappelijke betrokkenheid en de verantwoording van prestaties naar de samenleving. Het is goed om hier, zeker bij een nieuwe invulling, een serieuze start mee te maken en afspraken te maken over de evaluatie van visie en functioneren. Jaarlijks zal de RvT haar functioneren evalueren ondersteund door een extern deskundige. Reglement Raad van Toezicht Pagina 12 van 25

13 Bijlage 2 Profielschets directeur-bestuurder Functie directeur-bestuurder De aandachtsgebieden van de directeur-bestuurder kunnen als volgt samengevat worden: - Ontwikkelen van de strategische beleids- en organisatiedoelen van de woningcorporatie, mede in het licht van nieuwe ontwikkelingen zoals het regeerakkoord en de Herzieningswet - Doorvertalen van de strategische beleids- en organisatiedoelen naar de diverse beleidsvelden zoals volkshuisvesting, financiën, vastgoed (beheer en ontwikkeling) en het interne organisatiebeleid (inclusief personeelsbeleid). - Zorgen voor de realisatie van het afgesproken beleid. - Leidinggeven aan de organisatie zodat die effectief en efficiënt functioneert. - Zorgen voor de ontwikkeling en het goede verloop van de planning- en controlcyclus. - Zorgen voor de diverse interne en externe rapportages. - Ontwikkelen en onderhouden van het relatienetwerk met externe belanghouders. - Ontwikkelen en goed laten functioneren van de interne overlegstructuur. - Zorgen voor een goede communicatie en overleg met de leden en de huurders Profieleisen De directeur-bestuurder werkt met hart voor de volkshuisvesting, heeft een natuurlijk overwicht en straalt gezag uit. De directeur-bestuurder is een verbinder, een doorpakker en afmaker. Hij/zij is strategisch sterk en koersvast; opereert slagvaardig en overtuigend op verschillende niveaus binnen en buiten (collega corporaties, zorginstellingen, politiek/bestuurlijk, stakeholders) met sterk gevoel voor de politiek/bestuurlijke omgeving en de bedrijfseconomische mogelijkheden. De directeur-bestuurder is een motiverend leider, een goede, open communicator met gevoel voor menselijke verhoudingen, die samenhang en openheid brengt in de organisatie. Hij/zij kan mensen inspireren en kan mensen aanspreken; de directeur-bestuurder is toegankelijk en beschikt over een gezonde dosis humor. De directeur-bestuurder is een teamplayer en weet de organisatie te coachen en te stimuleren tot resultaatgericht functioneren. Hij/zij is toegankelijk voor signalen en aanspreekbaar voor medewerkers. Het personeelsoverleg is een gesprekspartner waar hij/zij rekening mee houdt als klankbord vanuit de organisatie. Hij/zij zet aan tot constructieve discussie met medewerkers en neemt op grond daarvan duidelijke beslissingen. De directeur-bestuurder beschikt over een goed vermogen tot zelfreflectie, is constructief kritisch ten opzichte van anderen en zichzelf. De directeurbestuurder is het gezicht van Helpt Elkander naar de omgeving en weet de Raad van Toezicht en belanghebbenden goed te informeren en draagvlak te verkrijgen over de keuzes van de woningbouwvereniging en de plannen die daaruit voortvloeien. Weet relaties goed te onderhouden, ook wanneer niet alle belangen van relaties behartigd kunnen worden. De directeur-bestuurder onderhoudt een goede relatie met de Raad van Toezicht, informeert de Raad adequaat en betrekt de Raad tijdig bij vraagstukken van belang. Reglement Raad van Toezicht Pagina 13 van 25

14 De directeur-bestuurder is een generalist die samengevat beschikt over: - academisch denk- en werk niveau; - bindend en relativerend vermogen; - relevante ervaring als directeur en/of bestuurder; - aantoonbare ervaring in de volkshuisvesting; - bedrijfskundig inzicht en een resultaatgerichte instelling; - visie op maatschappelijke en politieke ontwikkelingen; - ondernemerschap, pragmatische en zakelijke instelling; - kennis van projectontwikkeling in de initiële fase; - ervaring in het ontwikkelen van portefeuillebeleid; - inzicht in de financiële en bedrijfseconomische processen; - gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen en processen; Competenties De directeur-bestuurder beschikt over de volgende competenties: Strategische visie Heeft een nadrukkelijke opvatting over de te leveren prestaties van de corporatie, kan deze opvatting intern en extern uitdragen en concentreert zich daarbij op hoofdlijnen en langetermijnbeleid. Kan de visie omzetten in strategische keuzes, langetermijnbeleid en concrete jaarplannen. Communiceren Communiceert mondeling op een manier die duidelijk, vloeiend en to-the-point is en die bovendien de aandacht vasthoudt, zowel in een groep als in een een-op-een situatie. Sluit in een gesprek of presentatie aan bij de behoeften van gesprekspartners. Controleert in gesprekken met anderen of de boodschap begrepen is. Spreekt met zelfvertrouwen in het openbaar. Besluitvaardigheid Neemt besluiten op basis van weging van relevante informatie, meningsvorming en/of alternatieven en weet daarbij onderscheid aan te brengen tussen hoofd- en bijzaken. Neemt rationele, realistische en gegronde beslissingen. Weet diverse scenario s met een redelijke mate van voorspelbaarheid te hanteren. Natuurlijk gezag Is in staat te binden en doelgericht sturing te geven aan samenwerkingsverbanden. Neemt op natuurlijke wijze het voortouw, betrekt anderen en motiveert hen voor het realiseren van gemeenschappelijke doelen. Kan vanuit een coachende rol anderen ontwikkelen. Is niet bang voor kritiek. Netwerken Bouwt en onderhoudt actief een divers netwerk met invloedrijke personen die voor de organisatie belangrijk zijn, brengt daarbij de juiste mensen met elkaar in contact. Reglement Raad van Toezicht Pagina 14 van 25

15 Vertegenwoordigt de organisatie op het hoogste niveau, slaagt erin de aandacht te krijgen en bindt mensen aan zich. Omgevingsbewustzijn Bewust van maatschappelijke, politieke en andere omgevingsfactoren en kan daar op inspelen. Herkent ontwikkelingen in de omgeving die de corebusiness van de organisatie raken. Gebruikt meerdere netwerken om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen. Leiderschap Draagt op inspirerende en duidelijke wijze de noodzaak van de gekozen richting uit. Beschikt over verschillende stijlen van leidinggeven en wisselt soepel tussen de verschillende stijlen, afhankelijk van situatie en persoon. Is in staat veranderingen te initiëren en te ondersteunen. Personeel Heeft oog voor menselijke aspecten en het belang van human resources: het aantrekken en behouden van goed personeel, mede door opleiden, motiveren en evenwichtig beoordelen. Resultaatgericht Is gericht op het eindresultaat. Spreekt in termen van output en outcome. Gaat door totdat het doel is bereikt c.q. het resultaat is geboekt. Pakt door om zaken af te maken. Laat zien tot welk resultaat zijn inspanningen hebben geleid. Behaalt zichtbaar resultaat. Honorering Volgens de nieuwe regeling van de Minister van Wonen en Rijksdienst is de bezoldiging maximaal ,- per jaar (categorie B) inclusief de volledige pensioenlasten en inclusief een eventuele onkostenvergoeding. Reglement Raad van Toezicht Pagina 15 van 25

16 Bijlage 3 Reglement selectie- en remuneratiecommissie 1. Samenstelling 1.1 De Raad van Toezicht (RvT) benoemt vanuit zijn midden de leden van de selectie-en remuneratiecommissie (commissie). 1.2 De commissie bestaat uit twee leden, waaronder de voorzitter van de RvT. 1.3 De leden van de commissie wijzen een voorzitter aan, niet zijnde de voorzitter van de RvT. 1.4 De zittingsduur van een lid van de commissie is gekoppeld aan de zittingsduur van het lid in de RvT. 2. Taken van de commissie 2.1 De commissie bereidt de besluitvorming en de uitvoering voor met betrekking tot de werving, de selectie en het functioneren van de leden van de RvT en het bestuur ten behoeve van de RvT. Daarbij neemt de commissie de voor de sector woningcorporaties geldende wetgeving en/of codes in acht. 2.2 De commissie neemt geen beslissingsbevoegdheden over van de RvT. De RvT blijft verantwoordelijk voor zijn besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de commissie. 2.3 De commissie heeft in ieder geval de navolgende taken: - Het doen van een voorstel aan de RvT inzake het te voeren bezoldigingsbeleid voor het bestuur - Het doen van voorstel aan de RvT inzake de bezoldiging van het bestuur waarbij in ieder geval aan de orde komen: de hoogte van de vaste beloning, de eventueel toe te kennen variabele beloningscomponenten en secundaire arbeidsvoorwaarden - Het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de RvT. - Het jaarlijks voeren van een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek met het bestuur - Het doen van een voorstel voor selectiecriteria en een benoemingsprocedure ten aanzien van het bestuur en de leden van de RvT. - Het doen van een voorstel voor een profielschets van de RvT en het bestuur - Het werven, selecteren en voordragen van de leden van de RvT en het bestuur 3. Vergaderingen 3.1 De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar ter voorbereiding op het jaarlijkse functionerings-, beoordelings- en planningsgesprek. Daarnaast vergadert de commissie wanneer dat nodig wordt geacht. 3.2 De voorzitter roept de commissie bijeen en stelt de agenda op. 3.3 Van de vergadering worden notulen bijgehouden door de leden van de commissie. 4. Verslaglegging 4.1 De commissie verschaft aan de RvT een verslag van haar beraadslagingen, bevindingen en aanbevelingen. De verslagen van de commissie worden zo spoedig mogelijk verspreid onder de leden van de RvT en in de eerstvolgende vergadering van de RvT vastgesteld. 4.2 Ieder lid van de RvT heeft onbeperkt toegang tot alle gegeven van de commissie Reglement Raad van Toezicht Pagina 16 van 25

17 4.3 In het verslag van de RvT in het Jaarverslag van de vereniging worden de samenstelling van de commissie, het aantal vergaderingen van de commissie en de belangrijkste besproken onderwerpen vermeld. 5. Evaluatie 5.1 De commissie evalueert schriftelijk jaarlijks haar eigen taken, verantwoordelijkheden en functioneren en de actualiteit van dit reglement. Het verslag van deze evaluatie doet zijn toekomen aan de RvT 5.2 De commissie doet zo nodig voorstellen tot wijziging van dit reglement aan de RvT. Reglement Raad van Toezicht Pagina 17 van 25

18 Bijlage 4 Beleidsvelden ter goedkeuring / ter informatie Conform artikel 23, lid 4 van de statuten van Helpt Elkander behoeft het bestuur de goedkeuring van de Raad van Toezicht voor het namens de vereniging nemen van de daarin genoemde besluiten c.q. het verrichten van daarin genoemde rechtshandelingen. De goedkeuring wordt vooraf aan de RvT gevraagd. Onderstaand de rolverdeling in de besluitvorming op de verschillende onderwerpen: Nr Onderwerp Bestuur RvT AV 1 Overdracht of overgang van de door de vereniging in stand Op-vaststellen Goedkeuren gehouden onderneming dan wel een overwegend deel van die onderneming aan een derde 2 Aangaan of verbreken van een al dan niet duurzame Op-vaststellen Goedkeuren samenwerking met andere rechtspersoon of vennootschap 3 Investering tbv volkshuisvesting van ten minste Op-vaststellen Goedkeuren 4 Statutenwijzigingen en/of huishoudelijk reglement Op-vaststellen Goedkeuren 5 Ontbinding vereniging of wijziging rechtsvorm Op-vaststellen Goedkeuren 6 Aanvragen surséance van betaling of faillissement Op-vaststellen Goedkeuren 7 De gelijktijdige beëindiging of beëindiging van de Op-vaststellen Goedkeuren dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers 8 Wijziging arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal Op-vaststellen Goedkeuren werknemers 9 Vestigen van recht van erfpacht, opstal of vruchtgebruik op Op-vaststellen Goedkeuren onroerende zaken en overdragen van het economisch eigendom daarvan 10 Aangaan van overeenkomsten tot verkrijging vervreemding en Op-vaststellen Goedkeuren bezwaring van registergoederen of waarbij HE zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt 11 Volkshuisvestingsverslag Op-vaststellen Goedkeuren 12 Begroting Op-vaststellen Goedkeuren 13 Geldleningen boven een jaarlijks door RvT vast te stellen limiet Op-vaststellen Goedkeuren 14 Conceptjaarrekening en het conceptjaarverslag Op-vaststellen Goedkeuren Goedkeuren 15 Meerjarenprognoses en de financiële meerjarenplanning Op-vaststellen Goedkeuren 16 Uitgeven van schuldbrieven ten laste van de vereniging Op-vaststellen Goedkeuren 17 Reglement voor het financiële beleid en beheer inclusief het Op-vaststellen Goedkeuren beleggings- en treasurystatuut 18 Wijzigen van beleid op hoofdlijnen Op-vaststellen Goedkeuren 19 Toetsingskader voor verbindingen en investeringen Op-vaststellen Goedkeuren 20 Stemrecht op aandelen Op-vaststellen Goedkeuren 21 Opdracht uitvoeren en wijze uitvoering visitatie Op-vaststellen Goedkeuren 22 Het oprichten van andere rechtspersonen 23 Meerjarenstrategie / Ondernemingsplan Op-vaststellen Goedkeuren 24 Juridische Verbindingen Op-vaststellen Goedkeuren 25 Kwartaalrapportages Op-vaststellen Informeren 26 Controleopdracht accountant Opstellen Vaststellen 27 Decharge bestuur Nvt Vaststellen 28 Reglement Bestuur Op-vaststellen Goedkeuren Reglement Raad van Toezicht Pagina 18 van 25

19 Nr Onderwerp Bestuur RvT AV 29 Inrichting governance Op-vaststellen Goedkeuren 30 Reglement RvT Adviseren Opvaststellen 31 Vergoeding RvT Adviseren Vaststellen 32 Arbeidsvoorwaarden bestuur nvt Vaststellen 33 Benoem/schors/ontslaan bestuur nvt Vaststellen 34 Benoem/schors/ontslaan RvT Adviseren Vaststellen Vaststellen 35 Voordracht huurderszetel RvT Adviseren Goedkeuren Vaststellen 36 Voordracht zetels RvT Adviseren Goedkeuren Vaststellen 37 Fusie Op-vaststellen Goedkeuren Goedkeuren Reglement Raad van Toezicht Pagina 19 van 25

20 Bijlage 6 Toezichtsvisie en toetsingskader In 2014 is door het Bestuur en Raad van Commissarissen van Helpt Elkander het besluit genomen de governancestructuur aan te passen met het oog op gewijzigde inzichten van toezicht en bestuur en de vaststelling van de Herzieningswet. De verenigingsstructuur wordt gehandhaafd maar Helpt Elkander gaat over op een 2 lagenstructuur met een Raad van Toezicht (RvT) en directeur-bestuurder met taken en bevoegdheden voor RvT en bestuur zoals die zijn voorzien in de Governancecode en de nieuwe Herzieningswet. In de ledenvergadering van december 2014 zijn 3 nieuwe commissarissen benoemd, die zijn geworven op basis van nieuw vastgestelde profielen voor de RvT. In de leden vergadering van april 2015 is de nieuwe structuur aangenomen nog gebaseerd op de taken en bevoegdheden van RvT en bestuur conform het geldende BTIV (Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting). In het profiel voor de nieuwe RvT zijn voorwaarden benoemd voor een goede start en het functioneren van de RvT. Een van die voorwaarden is, (naast een introductieprogramma) het ontwikkelen van een toezichtvisie en het ontwerp van een toetsingskader. Tijdens een conferentie in april 2015 hebben bestuur en Raad van Toezicht gezamenlijk de toezichtvisie en het toetsingskader ter hand genomen. Een visie op toezicht en een toetsingskader maken deel uit van de recentelijk vastgestelde Governancecode woningcorporaties De code kent de volgende vijf principes: Leden van het bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen Bestuur en RvC beheersen risico s verbonden aan hun activiteiten De nieuwe visie van Helpt Elkander is geënt op de nieuwe Governancecode en de nieuwe Herzieningswet. Toezichtsvisie De meerwaarde van een effectief opererende board (RvT) is gelegen in een zodanige uitoefening van de taken van de RvT dat een belangrijke bijdrage geleverd wordt aan de prestaties van de onderneming. De RvT van HE heeft een verantwoordelijkheid in de realisatie van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de continuïteit van de corporatie. De RvT onderscheidt in haar functioneren vier taken en beschouwt zichzelf als de essentiële schakel om in de combinatie van die taken naar optimale prestaties te streven. Het gaat hier om de rol als toezichthouder, adviseur, werkgever en netwerker. Toezicht Het is de taak van de RvT om toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de corporatie. Toezicht in deze zin betekent, controleren of de afgesproken en vastgestelde kaders en doelstellingen op het vlak van volkshuisvestelijke, maatschappelijke en financiële prestaties worden gerealiseerd. De nadruk ligt hier op het Reglement Raad van Toezicht Pagina 20 van 25

21 verlenen van goedkeuring (met name op die onderwerpen die als zodanig zijn vastgelegd) en niet op beraadslagingen. De RvT van HE ziet voor zichzelf op dit punt een belangrijke kader stellende en controlerende rol weggelegd op basis van een gezonde kritische houding. Het bestuur krijgt de ruimte maar tevens wordt een ondersteunende bijdrage verwacht. Advies Vanuit de adviestaak treedt de commissaris op als klankbord en sparringpartner voor het bestuur. De ervaring en expertise van de commissarissen kan het bestuur helpen in vraagstukken naar de toekomst van de corporatie, de weg daar naar toe of belangrijke organisatorische dilemma s en externe kwesties. De RvT van HE wil graag het accent op de klankbordfunctie leggen en is als sparringpartner voor het bestuur beschikbaar om majeure aangelegenheden in een vroeg stadium af te stemmen. Werkgever De bestuurder wordt benoemd door de commissarissen en bestuurt de corporatie. De RvT is in haar werkgeversrol verantwoordelijk voor de beoordeling, de beloning maar ook voor het ingrijpen als niet meer de juiste persoon op de plek is. De RvT van HE hecht aan de rolvastheid van de RvT en het bestuur in hun taakuitoefening. Wil met respect en zorg voor de persoon op een transparante wijze de werkgeversrol vervullen. 2 Personen uit de RvT (Marlie en Rita) zullen de remuneratiecommissie vormen en zich in het bijzonder van deze taak kwijten. Netwerker Commissarissen vormen een belangrijke schakel tussen de corporatie en de samenleving. Tijdig inspelen op ontwikkelingen in andere sectoren, de markt of de lokale samenleving is essentieel voor een corporatie die zich wil kunnen aanpassen aan de veranderende omgeving. De RvT van HE wil zich terughoudend opstellen als het om acteren gaat op dit punt en wil gedoseerd, de goede momenten kiezen. Vooral op landelijk niveau zijn er mogelijkheden om gebruik te maken van het netwerk en in te tanken. De RvT voelt zich verbonden met de bewoners en de lokale samenleving, maar ziet op de eerste plaats een uitvoerende rol voor het bestuur. De stijl van toezicht en de teamrollen Voor bestuur en RvT van HE staat het behalen van maatschappelijke resultaten voorop. Zij doen dit vanuit een integere en open cultuur waarin ruimte is voor reflectie en tegenspraak. Bestuur en RvT zijn aanspreekbaar op resultaten en toezicht. Investeren in kennis en kunde, hebben oog voor belanghebbende partijen en staan open voor feedback. Zij zijn zich bewust van een goede risicobeheersing en de moraal binnen de corporatie. De commissarissen vervullen de vier taken (toezicht, advies, werkgever, netwerker) niet individueel maar gezamenlijk als een team. De RvT is qua vaardigheden en competenties complementair en is gecommitteerd aan het gezamenlijk doel en de manier waarop het doel Reglement Raad van Toezicht Pagina 21 van 25

22 van de corporatie gerealiseerd wordt. Commissarissen spreken elkaar hier gezamenlijk en wederzijds op aan. Het team wint aan kracht bij eenheid, door een goede samenwerking en het benutten van elkaars kwaliteiten. Het benoemen van een gezamenlijk doel en het onderkennen van verschillende teamrollen en wederzijdse verantwoording en verantwoordelijkheid benadrukt het opereren als een team en niet als losse individuen. Het gaat om gedrag dat gericht is op het aanbrengen van structuur, op het voorzien van nieuwe ideeën of informatie, op het voorbereiden of afmaken van vergaderingen, op de binding in het team, op tegengas, op de sfeer, op observatie, op gevoel voor de samenleving. Het profiel en de samenstelling van de RvT is afgestemd op verschillende teamrollen en de aanvulling op eigen competenties en vaardigheden. De accenten bij Marlie liggen op het vlak van observeren, letten op lichaamstaal en de verbinding maken en houden. Zij heeft graag zaken onder controle en als ze de bel luidt is het goed daar rekening mee te houden. Eric heeft een sterke focus op (het functioneren van de) organisatie en de structuur. Is kritisch en wil graag andere (vernieuwende) opvattingen in de meningsvorming brengen. Bij Rita vinden we veel gevoel voor de sfeer en het proces en de persoonlijke (of andere) relaties. Peter is oplossingsgericht, streeft naar consensus en een goede timing. Samen maakt dit mogelijk verantwoordelijkheid en verantwoording te creëren door een verscheidenheid in taken en gedragingen: uitdagen, vragen, sonderen, bespreken, testen, informeren, debatteren, verkennen en aanmoedigen. De wisselwerking tussen Bestuur en RvT Voor een goede wisselwerking tussen bestuur en commissarissen is balans en vertrouwen van groot belang. Besturen en toezicht moet vanuit een transparante en constructieve basis kunnen plaatsvinden. Commissarissen bieden ruimte aan de bestuurder zonder op de stoel van de bestuurder plaats te nemen. Maar hebben tegelijkertijd een kritische houding en durven door te vragen om te toetsen. Een goed geïnformeerde RvT kan goed toezicht uitoefenen en beter advies (= klankborden) geven. De RvT en het bestuur van HE hechten daarom aan een goede communicatie en rollenscheiding. Communicatie over de inhoud, het proces en ook het gevoel. De voorzitter heeft hierin een verbindende rol en koppelt terug op deze drie onderdelen. Van de bestuurder wordt verwacht dat zij haar verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en met (eigen) voorstellen komt. Nu bij de aanvang met het werken in een nieuwe structuur (twee lagen model) vraagt de afstemming bijzondere aandacht en is de frequentie van het contact, het terugkijken op het functioneren als team en als persoon in de wisselwerking extra van belang. De RvT wil een aantal waarborgen aanbrengen om deze wisselwerking goed gestalte te geven: een agendaoverleg tussen voorzitter en bestuurder voorafgaand aan de reguliere vergadering. Dit agenda overleg (mondeling en tijdig voorafgaand) heeft het karakter van Reglement Raad van Toezicht Pagina 22 van 25

23 het bespreken van de punten ter agendering, de noodzakelijke informatie en de vorm van bespreking (klankbord, besluitvorming of ter informatie). Incidenteel kan dit overleg telefonisch plaatsvinden. De RvT wil toe naar een structurele regelmaat van 1 keer per 2 maanden vergaderen. Indien relevant (als de agenda financiële, risico technische of bedrijfsvoering onderwerpen kent) vindt vooroverleg plaats tussen de bestuurder en de commissaris (Eric) die de auditfunctie, als aandachtsgebied heeft. Bij het personeelsoverleg zal 1 keer per jaar een vertegenwoordiger van de RvT aanwezig zijn (Rita). De leden van de RvT worden (1 keer per jaar) uitgenodigd voor een bijeenkomst met het personeel met een informeel karakter. Incidenteel wordt de RvT door de bestuurder per op de hoogte gebracht van zaken die in of buiten de organisatie spelen en die een gevoelig (reputatie) karakter hebben of waarvan het om andere redenen wenselijk is dat de commissarissen op de hoogte zijn. De RvT evalueert jaarlijks haar functioneren en tenminste om de 2 jaar onder begeleiding van een extern adviseur. Daarnaast evalueert de RvT het functioneren van het bestuur en de wisselwerking met de RvT. De RvT vraagt de bestuurder om een voorbereiding en bijdrage hieraan. De renumeratiecommissie (Marlie en Rita) heeft jaarlijks op basis van deze evaluatie en het toetsingskader een remuneratiegesprek met de bestuurder. Informatievoorziening De RvT heeft een meerwaarde in de bijdrage aan de prestaties van de corporatie door het uitoefenen van toezicht, advies, werkgever en netwerker. De verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de continuïteit van de organisatie kan alleen tot zijn recht komen bij een goede informatievoorziening. De RvT is hierbij niet alleen afhankelijk van de informatie die zij krijgt aangereikt van de bestuurder, maar heeft ook een haalplicht. De RvT geeft mede vorm aan de informatievoorziening en kan stukken opvragen om de goede afweging en besluitvorming te doen. De attitude bij Bestuur en RvT hierbij is steeds: wat is relevant. De informatie en documentatie zijn voor RvT tijdig beschikbaar en er is voldoende tijd voor discussie in het bijzonder bij complexe en/of strategische besluiten. Er vindt afstemming plaats over de agenda en de stukken worden 1 week voor de vergadering toegezonden. Er wordt gewerkt met een jaarplanning van RvT vergaderingen en beoogde onderwerpen. De agenda kent een vaste indeling gestructureerd naar klankbord, besluitvorming en informatie. De klankbord en besluitvormingsonderwerpen gaan vergezeld met een oplegger waarin de inleiding, aanleiding en overwegingen en voorgenomen besluit herkenbaar zijn. De afwegingen die een rol gespeeld hebben bij de besluitvorming worden goed vastgelegd en het verslag wordt binnen 2 weken na de vergadering toegestuurd. Elke vergadering sluit de voorzitter de vergadering met een korte terugblik op het proces en de beleving van de individuele leden van de RvT. (dit is het moment om de stijl van toezicht, de teamrollen en de wisselwerking, levend, dynamisch en lerend te houden). Reglement Raad van Toezicht Pagina 23 van 25