Projectsubsidies: meer dan wat papierwerk!

Transcriptie

1 Projectsubsidies: meer dan wat papierwerk! Een projectsubsidie is een toelage met een tijdelijk karakter gericht op output. Niet de werking van een vereniging of vereniging zelf staat centraal in de beoordeling, maar wel het idee, het plan, het initiatief, de activiteit, Een structurele subsidiëring gaat meer over de wie-vraag. Het voordeel van deze vorm van subsidiëring is dat je snel kan inspelen op nieuwe initiatieven en ook niet of minder gestructureerde actoren toelaten. Op deze manier is het een dankbaar kanaal om in te zetten voor de prioriteit jeugdcultuur We beschrijven projectsubsidies verder aan de hand van een aantal aspecten die we opdelen in een luik wettelijk en een luik wenselijk. Uit een (beperkte) analyse van bestaande reglementen blijken jeugddiensten voornamelijk in te zetten op de wettelijke aspecten. Tegelijk krijgen we vaak een signaal dat projectsubsidies nauwelijks gebruikt worden en enkel gekend zijn door jeugdverenigingen die lid zijn van de jeugdraad. Daarom leggen we een extra focus op keuzes die wenselijk zijn om het gebruik en de hanteerbaarheid van projectsubsidies te vergroten. Wettelijk kader Welke dingen zijn wettelijk verplicht op te nemen in een projectsubsidiereglement? Een belangrijke zaak om te weten is dat je het begrip projectsubsidies niet dient te gebruiken, je bent dit wettelijk niet verplicht, er is dus ook de nodige vrijheid om het anders te benoemen. 1. Voor wie? Individuele jongeren, groepjes vrienden, organisaties, Typisch voor dit systeem is dat de wie-vraag ondergeschikt is aan de inhoud van het project. Daarom staat de poort van een projectreglement meestal veel wijder open dan deze van de reglementen voor structurele subsidies. De enige afbakening is dat de doelgroep van het project binnen de afgesproken leeftijdsgrenzen (jeugd) valt, en verder doen we hier de suggestie om de doelgroep zo breed mogelijk te benoemen. Enkele illustraties: elke (erkende) vereniging gevestigd op het grondgebied van de gemeente; een (informele, toevallige) groep personen wonend in de gemeente; actoren uit andere sectoren dan de specifieke cultuur-, jeugd- of sportsector;

2 individuen; samenwerkingsverbanden tussen verschillende verenigingen; Welke projecten? Evenementen organiseren tot tentoonstelling van eigen foto s/filmpjes, bv in het kader van de prioriteit jongerencultuur. Vaak worden voorwaarden gesteld om af te bakenen welke project in aanmerking komen. Hoe meer voorwaarden, hoe complexer. Weeg dus goed af of je al dan niet, en hoe strakke voorwaarden afbakent. Vaak gehoord: Het project moet een financieel risico dragen, want anders is subsidie niet aangewezen. Dit betekent niet dat er geen winst kan gemaakt worden. Met andere woorden: het project moet dus geld kosten, maar niet alle goede ideeën kosten geld. Soms is dienstverlening nog belangrijker voor deze jongeren dan centen? Bv. Gebruik maken van uitleendienst, flyers laten drukken, infrastructuur Het project moet vernieuwend, experimenteel zijn. Het begrip vernieuwend is echter niet ongevaarlijk. Moet het vernieuwend zijn voor de gemeente of voor de jongere? Het moet vooral (leefwereld)verbredend zijn voor de jongeren: iets nieuw ontdekken, kan gaan van klassieke muziek ontdekken tot ontdekken dat het leuk is iets te organiseren. Enkele richtlijnen: het moet beperkt zijn in tijd (begin- en eindpunt moet bepaald worden) Probeer de inhoud van een project zo breed mogelijk te bekijken en niet in categorieën te denken. Vaak wordt er gevraagd om het project dat wordt ingediend, in te delen binnen een categorie: bv: sociaal-cultureel, vorming, animatie, Vaak is deze indeling duidelijk voor de medewerkers, maar niet voor de jongeren zelf. Denk daarom na, of het noodzakelijk is om een indeling te maken. En gebruik bij een eventuele indeling, de taal van de kinderen en jongeren zelf. 3. Timing : Wanneer moet de aanvraag binnen zijn? Wanneer wordt bevestiging gegeven? Wanneer volgt de uitbetaling? Deze aspecten hebben betrekking op de timing aangegeven in het reglement, de praktische timing. Een aandachtspunt is om deadline van indienen niet 3 maanden voor het initiatief te leggen. Jongeren werken graag last-minute. Dus kort op de bal spelen met de timing: indienen tot kort voor het initiatief; controle/verslag snel na het initiatief.

3 Daarnaast moet er ook een timing van het project zelf instaan en dit moet beperkt zijn in tijd. Dit is eigen voor een projectsubsidie. Het belangrijk is dat er flexibel mee wordt omgegaan, zorg ervoor dat er meerdere indiendata zijn, eventueel afhankelijk van het project. Weet dat een project ook altijd afgebakend is in tijd. 4. Controleprocedure: Elke overheid heeft de wettelijke verplichting om te controleren of de subsidie wel wordt gebruikt waarvoor ze werd toegekend. Aangezien de projectsubsidie vaak over een beperkt bedrag gaat, is het ook aangewezen om een beperkte controleprocedure op te stellen. Wat moet er in staan? Timing, minimale vorm van financiële verslaggeving. Inhoudelijke verslaggeving kan interessant zijn, maar is niet verplicht. Als je vraagt naar inhoudelijke verslaggeving, probeer het dan te beperken tot de essentie. Bedrag van toelage + wijze van subsidieberekening. Hierin kan men vrij zijn, ofwel stelt men vaste bedragen, ofwel laat men binnen een begrenzing, de jongeren vrij om een aanvraag te doen. Sommige gemeente werken met de mogelijkheid om in te tekenen op kleine, middelgrote en grote projecten, andere geven een maximumbedrag,. Er zijn ontzettend veel variaties. Rondvraag naar het bedrag van toelage leert ons dat de meeste steden/gemeenten een bedrag geven tussen 250 en de 500, dit lijkt een klein bedrag, maar weet dat het voor de jongeren wel een fijn bedrag kan zijn om hen aan te zetten tot initiatief nemen. Wenselijk kader Welke dingen zijn wenselijk op te nemen in een projectsubsidiereglement om de toegankelijkheid voor jongeren te vergroten? Welke zaken horen bij het pedagogisch kader van een projectsubsidie? 5. Aanvraagformulier documenten: We stimuleren duidelijke, beknopte formulieren en bewijsstukken met enkel de hoognodige informatie. Het enige wat belangrijk is, is dat er binnen het reglement wordt verwezen naar welke documenten men dient te gebruiken. Wat moet er in het aanvraagformulier aanwezig zijn? 1. Wie (contactgegevens) 2. Rekeningnummer 3. Wat wil je doen 4. Timing (begin en einddatum) 5. Hoeveel gaat dat kosten? Financiële indicatie.

4 6. Andere actoren: Gemeentelijke context/partners/andere jeugdverenigingen? Hoe schepen, jeugdraad, meekrijgen in dit verhaal van laagdrempelige projectaanvragen. Is een soepel beleidsmiddel en geeft direct verantwoordelijkheid voor bijvoorbeeld schepen, jeugdraad,. Jongeren en/of beleidsverantwoordelijken hebben zeggingsschap en dit kan een argument zijn om hen mee over de streep te trekken en zo te kunnen investeren in projectsubsidies met een duidelijk reglement. Opmerking: weet dat het vaak invloed heeft wie er mee mag beslissen over de projectsubsidies en het soort aanvragen dat je mag verwachten. Als de jeugdraad mee beslissing recht heeft, zie je in de praktijk soms dat er veel aanvragen komen van jeugdverenigingen ipv individuele jongeren. Denk dus zeker na over de manier waarop de jeugdraad hiermee omgaat. Zijn ze eerder kritisch of keuren ze het goed om de andere verenigingen niet tegen zich te krijgen? De rol van de jeugdraad kan bepalend zijn voor het verschil in aanvragen. Als je gaat voor individuele jongeren, moet je misschien ook individuele jongeren mee laten beslissen? Voordeel om uw bestuur te overtuigen, als je kan meegeven binnen de perken van de kredieten daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting- kan er hiermee een risico factor worden uitgesloten en dit kan werken om je bestuur te overtuigen om een soepel en flexibel reglement te hebben. 7. Begeleiding voorzien van geïnteresseerde jongeren vanuit je opdracht als jeugddienst. Deze begeleiding kan verschillende vormen aannemen: Er is een rol weggelegd voor de jeugddienst ter bekendmaking van de projectsubsidies, maak er promotie voor, moedig jongeren aan, denk aan persoonlijk contact, gebruik ook je eigen netwerken om dit bekend te maken (jeugdwerkers, leerkrachten, ). Probeer reglementen en aanvraagformulieren in duidelijke en eenvoudig taal te schrijven, bekijk het even door de bril van de jongeren. Ook ideeën die je hoort, opvangt, toevallig ontdekt zijn de moeite waard. Niet enkel de officiële zaken moeten mee tellen. Blijf alert en flexibel! Een projectsubsidie gebruiken als actief instrument om aan jongeren plannen te ontlokken Rol van de jeugddienst is essentieel als contactpunt, filter van de ideeën en inhoudelijke begeleider bij uitvoering plannen waar nodig. De boodschap moet zijn, Heb je een idee,kom dan naar de jeugddienst. Stappenplan opmaken om jongeren wegwijs te maken binnen het reglement (bv. Boomstructuur)

5 Mogelijkheid van herkansing. Laat de jongeren niet vallen, maar begeleid hen als ze een dossier indienen dat onvoldoende is voor die rond, kan zowel op vlak van administratie als op coaching. De mogelijkheden van projectsubsidies duiden door praktijkvoorbeelden op de website te plaatsen (foto s, korte verslagen, ). Zelf een idee? Hieronder vind je een mogelijk stappenplan om jongeren verder te helpen met hun idee en de hieraan gekoppelde mogelijkheden voor projectsubsidies: Eerste Stap; - Check bij je eigen gemeente (jeugddienst-cultuurdienst- onthaal/informatiepunt) Tweede stap: - Per provincie zijn er ook mogelijkheden voor jongeren, al dan niet individueel, vzw of per gemeente. Hieronder een overzicht per provincie: 1/ Provincie Antwerpen - Cultuurproject jongeren: &page=2 2/ Provincie Limburg - Investeringssubsidies Jongereninitiatieven 3/Provincie Oost-vlaanderen - Muziek ondersteunende zaken zoals een prijs voor popmuziek of recitals: 4/Provincie West-Vlaanderen - Project door en voor jongeren rond thema cultuur: - Subsidies voor projecten en startende festivals 5/ Provincie Vlaams- Brabant: - Opleiding fuifcoach Opleiding oorverdovend/ oogverblindend - Artistieke/ sociaal culturele projecten: - Kunststukjes: jong artistiek talent boeken + subsidies: Derde stap: - Ook zijn er instanties en organisaties die op Vlaams of nationaal niveau projecten lanceren waarvoor je subsidies kan bekomen als jongere. 1/ Jint plaatselijke context voor een groep van jongeren:

6 2/ Cultuureducatieve verenigingen met doel op jongeren in combinatie van artistieke producten/projecten: 3/ Allerlei thematische projecten Koning Boudewijnstichting,Brederodestraat 21,1000 Brussel Tel: 02/ Fax: 02/ Webstek: