Integriteitscode Burgland Vastgoed Groep

Transcriptie

1 Integriteitscode Burgland Vastgoed Groep Burgland Vastgoed B.V. Burgland Projectontwikkeling B.V. Bouwbedrijf De Vries en Verburg B.V. Definitieve tekenversie 29 juni

2 Inleiding Deze Integriteitscode beschrijft wat we bij Burgland Vastgoed Groep verstaan onder integriteit en waar bij ons de grenzen liggen. We streven ernaar zo integer mogelijk te handelen, zowel naar onze klanten, leveranciers en relaties als naar elkaar en bij het gebruik van bedrijfseigendommen. We zien deze Integriteitscode niet als verstikkend of als bureaucratisch onderdeel van de bedrijfsvoering, maar als steun om plezierig (met elkaar) te kunnen werken. Kortom, deze Integriteitscode is bedoeld als positieve bijdrage aan de door ons nagestreefde bedrijfscultuur en onze kernwaarden: passie en plezier, openheid, respect en wederzijds vertrouwen, professioneel en ambitieus, klantgericht, trots en innovatief. Burgland Vastgoed Groep is een toonaangevende en professionele groep van ondernemingen op het gebied van resultaatgerichte ontwikkeling, bouw en onderhoud van vastgoed. In de missie en visie staan onze klanten en (integer) ondernemerschap centraal. Burgland Vastgoed Groep wil open, eerlijk en transparant zijn in haar handelen. Integer gedrag is een belangrijke voorwaarde voor vertrouwen in ons bedrijf. Om deze reden bevat de Integriteitscode een aantal richtlijnen met betrekking tot gedrag en integriteit en geen uitputtende lijst van (gedrag)regels en sancties. Dit betekent overigens niet dat de Integriteitscode een vrijblijvend karakter heeft. Alle betrokkenen hebben zich te conformeren aan de inhoud ervan. Deze Integriteitscode is een openbaar stuk. Belanghebbenden kunnen er kennis van nemen via de website van Burgland Vastgoed B.V. De bedrijven waarmee wij werken moeten deze code onderschrijven. De Integriteitscode is volgt opgebouwd: 1. Wat zijn onze kernwaarden? 2. Wat verstaan wij onder Integriteit? 3. Omgang met klanten, leveranciers, relaties en collega s 4. Gebruik van bedrijfsmiddelen 5. Scheiding tussen werk en privé 6. Melden van integriteitskwesties 7. Borging en naleving Integriteitscode Burgland Vastgoed Bijlage Werkwijze Toezichthouder Integriteitscode 2

3 1. Wat zijn onze kernwaarden? Van directies en medewerkers van Burgland Vastgoed wordt een professionele houding verwacht ten aanzien van opdrachtgevers, toeleveranciers en onderaannemers, collega s en andere stakeholders, met wie zij in de uitoefening van hun functie in contact komen. Deze professionele houding betreft niet alleen deskundigheid en vakbekwaamheid, maar verlangt van directies en medewerkers tevens dat zij zich in de uitoefening van hun functie zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord gedragen. Kernwaarden in interne en externe relaties zijn openheid, respect en wederzijds vertrouwen. Onder maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt verstaan: het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten op een even efficiënte als ethische wijze. Medewerkers dienen hun gedrag in de uitoefening van hun functie mede te laten bepalen door de gerechtvaardigde belangen van anderen, die op enigerlei wijze bij Burgland Vastgoed Groep zijn betrokken. Op de eerste plaats houdt dit in dat medewerkers van Burgland Vastgoed Groep zich niet schuldig maken aan handelingen of gedragingen die onverenigbaar zijn met de regels die zijn opgenomen in deze code en het Personeelshandboek. Dit geldt met name voor handelingen en gedragingen die in strijd zijn met maatschappelijke zorgvuldigheid, waardoor een maatschappelijk belang in het geding is dan wel kan komen. Daarnaast spreekt het voor zich dat medewerkers van Burgland Vastgoed Groep zich houden aan de geldende wet- en regelgeving. In het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten dienen wij ons te onthouden van strafbare gedragingen en andere handelingen die in strijd zijn met de wet. Voor medewerkers die bemoeienis hebben met aanbestedingen geldt in het bijzonder dat zij zich zullen onthouden van alle gedragingen, die ertoe kunnen leiden, dat Burgland Vastgoed Groep op grond van het toepasselijke Nederlandse of Europese mededingingsrecht wordt uitgesloten van deelneming aan aanbestedingen. Van de medewerkers van Burgland Vastgoed Groep wordt verwacht dat zij géén zaken doen met personen, instellingen of bedrijven, die van hun kant niet de geldende wet- of regelgeving respecteren. De verantwoordelijkheid voor de samenleving, waarvan wij deel uitmaken, verlangt van alle Burgland-medewerkers voorts dat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het milieu. In dit verband streven zij naar een zo efficiënt mogelijk gebruik van onze natuurlijke hulpbronnen, alsmede naar een zo groot mogelijke beperking van de belasting van het milieu. 2. Wat verstaan wij onder Integriteit? Management en medewerkers handelen op basis van de regels en geven inhoud aan hun professionele verantwoordelijkheid. Deze regels liggen deels vast in de bij Burgland Vastgoed Groep geldende procedures en protocollen, maar zijn ook gebaseerd op de algemeen maatschappelijk geldende regels. Alle medewerkers communiceren actief over de normen en waarden die ten grondslag liggen aan hun beslissingen, houding en gedrag. Onze diensten worden verleend op een professionele onafhankelijke en onpartijdige manier. Eerlijk en volledig volgens de door Burgland Vastgoed Groep goedgekeurde methodes, gewoonten en principes. 3

4 Wat wel en niet mag in het kader van integriteit kan nooit helemaal helder omschreven worden. Een belangrijke vraag daarbij is: waarom wil iemand mij iets geven en als ik het accepteer verandert daardoor de relatie (beïnvloedbaarheid)? Het is belangrijk om te beseffen dat er altijd een grijs gebied blijft en dat dit lastig te duiden is. Elke situatie is net weer even anders. Belangrijke uitgangspunten bij een afweging over integer handelen zijn: het bespreekbaar maken met collega's; het bespreekbaar maken tussen de medewerker en de leidinggevende; reflecteren naar hoe een buitenstaander er naar zou kijken. Het is belangrijk dat we, door de gehele organisatie heen, duidelijk maken wat we van elkaar verwachten. Gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid, mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. Wij verwachten dezelfde transparante houding van onze (toe)leveranciers, handelend voor of namens Burgland Vastgoed Groep of in opdracht van Burgland Vastgoed Groep. Dat is ook de reden waarom voor en door Burgland Vastgoed Groep een eigen Integriteitscode is gemaakt, waarmee we naar elkaar duidelijk maken waarop we aanspreekbaar zijn. De Integriteitscode van Burgland Vastgoed Groep draagt bij aan het realiseren van de doelstellingen. Het ondersteunt het beleid en de uitgangspunten van de Arbo- en milieuwetgeving als het gaat om het bieden van een veilige werkomgeving aan medewerkers en het voorkomen van de aantasting van ons milieu. Burgland Vastgoed Groep werkt op een professionele, verantwoorde en zorgvuldige manier overeenkomstig de wetgeving, de Integriteitscode van Burgland Vastgoed Groep en alle externe voorschriften zoals aanbestedingsregels, overeenkomsten en contracten die zijn opgesteld voor onze opdrachtgevers. 3. Omgang met klanten, leveranciers, relaties en collega s We streven ernaar zo integer mogelijk te handelen naar onze klanten, leveranciers, relaties en als collega s onderling. Burgland Vastgoed Groep respecteert tevens het geldende integriteitsbeleid van haar opdrachtgevers en leveranciers. Privacy Wij respecteren de privacy van onze klanten, leveranciers, collega s en relaties. Informatie over hen gebruiken we uitsluitend in een werksituatie. Vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie over en van onze klanten, leveranciers, collega s of relaties gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Afspraken We komen afspraken na en zijn klantgericht zowel intern als extern. Wij doen wat we beloven; wij beloven alleen wat we waar kunnen maken, zowel aan klanten, leveranciers, collega s als aan relaties. Zorgvuldigheid Alle transacties, die door bestuur en medewerkers van Burgland Vastgoed Groep worden aangegaan, 4

5 dienen op zorgvuldige wijze in de administratie te worden vastgelegd. Dit geschiedt met inachtneming van procedures en richtlijnen, die inzichtelijk en controleerbaar dienen te zijn. Te allen tijde dienen facturen te worden opgesteld met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels en volgens goed zakelijk gebruik, zodat derden niet worden benadeeld. Aan het werken met valse gegevens wordt door de medewerkers van Burgland Vastgoed Groep geen medewerking verleend. Ten behoeve van een correcte administratie dient alle relevante informatie op tijd te worden verstrekt. Verantwoordelijkheid Van het bestuur en de medewerkers wordt verwacht dat zij in hun hoedanigheid van Burglandmedewerker geen uitlatingen of uitspraken doen in de openbaarheid of bij hun deelname aan (digitale) netwerken, zoals Twitter, SnapChat, LinkedIn, Facebook en dergelijke, die schadelijk zijn of kunnen zijn voor (de beeldvorming van) van Burgland Vastgoed Groep. Collegialiteit Burgland Vastgoed Groep wil een prettig, open en veilig werkklimaat bieden. Daarbij hoort dat wij elkaar correct en met respect behandelen. Medewerkers worden gelijk, eerlijk en met respect behandeld ongeacht ras, geslacht, leeftijd, nationaliteit, handicap of religie/overtuiging, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakbond. Seksuele intimidatie, discriminatie, agressief gedrag, belediging en pestgedrag worden niet getolereerd. Leidinggeven Leidinggevenden (directieleden, managementleden, afdelingshoofden en projectleiders) geven het goede voorbeeld. Een leidinggevende is helder over de wijze waarop de Integriteitscode wordt uitgedragen en consequent in de uitvoering daarvan. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst en/of niet integer gedrag. Dat is misschien niet altijd even gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan de sfeer binnen Burgland Vastgoed Groep negatief beïnvloeden en mogelijk collega s schaden. Kritiek op een collega of een leidinggevende wordt met hem of haar afzonderlijk besproken. 4. Gebruik van bedrijfsmiddelen Alle bedrijfsmiddelen die we voor ons werk gebruiken worden correct gebruikt en onderhouden alsof de medewerker zelf de eigenaar is (met de grootst mogelijke zorgvuldigheid). Wij gebruiken eigendommen van Burgland Vastgoed Groep, zoals communicatiemiddelen, computers, kopieerapparaten en auto s, in principe alleen voor het werk, tenzij contractueel anders is vastgelegd. Natuurlijk maken we allemaal wel eens gebruik van internet en maken we kopieën, of bellen en mailen we wel eens privé. Zolang we dat beperkt houden, is dat geen probleem. Medewerkers stemmen bij twijfel altijd af met de leidinggevende. 5. Scheiding tussen werk en privé Om de relatie met externe partijen zuiver te houden, houden directie en medewerkers van Burgland Vastgoed Groep privé en zakelijk zoveel mogelijk gescheiden. Dat schept verplichtingen voor zowel medewerkers van Burgland Vastgoed Groep als de organisaties waarmee Burgland Vastgoed Groep een relatie heeft. 5

6 Geschenken Burgland Vastgoed Groep wil voorkomen dat relatiegeschenken gezien zouden kunnen worden als tegenprestatie voor een geleverde/te leveren dienst. Wij accepteren of geven geen geld of een andersoortige beloning voor taken die wij als medewerker van Burgland Vastgoed Groep voor derden verrichten of nalaten. Wanneer ons geschenken of uitnodigingen worden aangeboden, overleggen wij altijd met onze leidinggevende over wat we met dit aanbod gaan doen. Dit geldt ook omgekeerd. Voorts vragen wij van medewerkers dat er geen geschenken op een privé -adres worden aangenomen. Bij Burgland Vastgoed Groep is het niet aannemen van presentjes de norm. Wel is enige nuance in de praktijk denkbaar: Een presentje voor een afdeling of aan Burgland Vastgoed Groep als geheel (bijvoorbeeld taart) wordt niet aangemoedigd, maar als we het krijgen en het gebak nuttigen is dat goed (het moet geen beloning zijn van een individuele prestatie, daar ligt de grens); Relatiegeschenken nemen we in principe niet aan, maar een gevulde koek, een pen, een fles wijn, etc. (de kleine dingen dus) zullen er niet toe leiden dat een medewerker opeens in integriteitsproblemen komt. Dat vertrouwen hebben we in onze mensen. Uitnodigingen Alle ontvangen en verzonden uitnodigingen voor etentjes, seminars, excursies en (sport)evenementen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. De leidinggevende maakt samen met de desbetreffende medewerker een afweging en besteedt hierbij ook aandacht aan de kansen en risico s die (het aannemen van) de uitnodiging met zich meebrengt. Wij gaan uit van een duidelijke scheiding tussen werk en privé om de relatie met externen zuiver te houden. Bedrijfsmatige activiteiten Het is niet toegestaan voor medewerkers om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen of materialen van Burgland Vastgoed Groep, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de leidinggevende. Bovendien is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden of bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen waar het de dienstverlening van Burgland Vastgoed Groep betreft. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Tegenstrijdige belangen Het kan voorkomen dat persoonlijke belangen en het belang van Burgland Vastgoed Groep met elkaar in strijd zijn. In ieder geval is een zorgvuldige afweging van privé en zakelijk belang aan de orde. Bij twijfel stemt een medewerker altijd even af met zijn of haar leidinggevende. Nevenwerkzaamheden Hier kan het gaan om nevenactiviteiten, het verrichten van werkzaamheden of diensten voor relaties, het verkrijgen van privévoordeel uit hoofde van het werk bij Burgland Vastgoed Groep. Medewerkers vragen voor het uitvoeren van nevenactiviteiten die conflicteren met de activiteiten van Burgland Vastgoed Groep altijd toestemming. Een lid van het bestuur of de directie van een werkmaatschappij beslist of deze werkzaamheden, betaald of onbetaald, de belangen van Burgland Vastgoed Groep kunnen raken en of deze uitgevoerd mogen worden. 6. Melden van integriteitskwesties 6

7 Burgland Vastgoed Groep vindt het belangrijk dat werknemers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een misstand binnen de organisatie. Volgens de Wet Huis voor klokkenluiders wordt onder vermoeden van een misstand verstaan: Het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover: 1. Het vermoeden is gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis van de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en 2 het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Het kan gaan om: Een (dreigende)schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; een (dreigende) schending van andere regels, waaronder interne regels, zoals in de Integriteitscode of het Personeelshandboek; een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten; een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; fraude. Deze code maakt het mogelijk: dat iedere medewerker (ernstige) misstanden kan melden; dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld; dat de medewerker die de melding maakt, met inachtneming van de bepalingen in deze regeling en die te goeder trouw is, op geen enkele wijze in zijn rechtspositie wordt benadeeld als gevolg van het melden. Wie kan een melding doen? De meldingsregeling geldt voor alle medewerkers van Burgland Vastgoed Groep. Dit zijn personen die al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst voor Burgland Vastgoed Groep werkzaam zijn en voor wiens werkzaamheden Burgland Vastgoed Groep de verantwoordelijkheid draagt. Hieronder verstaan wij de door Burgland Vastgoed Groep ingehuurde werknemers waaronder de uitzendkrachten, gedetacheerden, freelancers en inhuurkrachten die werkzaamheden verrichten voor Burgland Vastgoed Groep, maar in loondienst zijn bij een andere werkgever. Bepalingen 7

8 a) Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij of zij melding maakt van (een vermoeden van) een misstand. De meldende medewerker heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van zijn persoonsgegevens; b) Deze regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van de medewerkers. Dergelijke klachten kunnen met de leidinggevende besproken worden; c) De medewerker die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand dient te goeder trouw te handelen; d) De medewerker die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand dient niet uit persoonlijk gewin te handelen; e) Indien sprake is van bewust gedane valse meldingen of het verzwijgen van niet-integere handelingen, wordt een sanctie opgelegd; f) De medewerker die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand waar hij/zij zelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van sancties in overweging worden genomen, dat de medewerker zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is. Procedure a) De medewerker meldt (een vermoeden van) een misstand in eerste instantie bij zijn/haar leidinggevende. b) Indien de medewerker melding bij zijn/haar leidinggevende niet wenselijk acht, de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft aan de melding, kan (een vermoeden van) een misstand worden gemeld bij de Toezichthouder Integriteitscode van Burgland Vastgoed Groep (zie bijlage). c) Een werknemer kan bij het Huis voor klokkenluiders het vermoeden van een misstand melden, nadat hij dit vermoeden heeft gemeld aan de leidinggevende of de Toezichthouder Integriteitscode en deze melding niet binnen een redelijke termijn heeft geleid tot aanpak van de misstand danwel van de werknemer niet kan worden gevraagd de melding eerst intern te doen (bijv. bij acuut gevaar, een redelijk vermoeden dat de hoogst verantwoordelijke binnen de organisatie bij de vermoedelijke misstand is betrokken, bij dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal of bij een plicht tot directe melding). d) De medewerker kan een adviseur (bijv. vertrouwenspersoon) in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. Deze adviseur moet een persoon zijn die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand. Rechtsbescherming a) De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een (vermoeden van een) misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. Hetzelfde geldt voor degene waar de melding betrekking op heeft tot het moment waarop het tegendeel is bewezen; b) Represailles van collega's ten opzichte van de melder, als gevolg van het melden, worden door Burgland Vastgoed Groep niet geaccepteerd en zullen te allen tijde leiden tot sancties. Zolang de melder niet anders te kennen geeft, wordt de door hem gewenste anonimiteit gerespecteerd; 8

9 c) Een raadsman of een vertrouwenspersoon die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling; d) Bij een melding te goeder trouw door een werknemer bij de werkgever of het Huis voor klokkenluiders van een vermoeden van een misstand, geniet de werknemer tevens rechtsbescherming op basis van de Wet Huis voor klokkenluiders. 7. Borging en naleving Integriteitscode Burgland Vastgoed Groep De Integriteitscode geldt voor het bestuur en de medewerkers van Burgland Vastgoed Groep. Zij zijn gehouden de kernwaarden van de code te respecteren en tevens te handelen naar zowel de letter als de geest van de regels, die in deze Integriteitscode zijn opgenomen. De Integriteitscode wordt op de website van Burgland Vastgoed Groep geplaatst; Incidenten met betrekking tot deze code worden bijgehouden; Eenmaal in de vier jaar wordt de Integriteitscode geëvalueerd. De Integriteitscode is een vast onderdeel binnen het personeelsbeleid en de uitvoering daarvan; Bij aanstelling van nieuw personeel of inhuur van derden wordt de Integriteitscode uitgereikt, voor akkoord getekend en in het personeelsdossier vastgelegd; Voor de huidige medewerkers is de Integriteitscode van toepassing. Het bestuur van Burgland Vastgoed Groep benoemt een Toezichthouder Integriteitscode, wiens taak het is toe te zien op de naleving van deze Integriteitscode. Voorts adviseert de Toezichthouder het bestuur over de toepassing van deze Integriteitscode. Dat geldt ook voor gedragingen die niet in deze Integriteitscode worden beschreven, maar mogelijk wel in strijd zijn met de geest van de Integriteitscode. Dat is het geval als de kernwaarden zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord ondernemen dreigen te worden geschonden. Directieleden van werkmaatschappijen of medewerkers van Burgland Vastgoed Groep, die twijfelen of een voorgenomen handeling of gedraging is toegestaan, kunnen zich voor advies tot de Toezichthouder Integriteitscode wenden. Wanneer een medewerker op de hoogte is van een overtreding van deze Integriteitscode, dient hij dit de Toezichthouder Integriteitscode te melden. Uitlokking dan wel een poging tot uitlokking van een overtreding dient eveneens te worden gemeld. De melding wordt door de Toezichthouder vertrouwelijk behandeld, waardoor de privacy van de meldende medewerker is gegarandeerd. De medewerker, die met inachtneming van de bepalingen van deze Integriteitscode een (vermoeden van een) misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. Teneinde te voorkomen dat deze Integriteitscode een vrijblijvende zaak wordt, kan de Toezichthouder Integriteitscode in geval van een overtreding van de regels van deze Integriteitscode door een medewerker het bestuur adviseren hem/haar een sanctie op te leggen. Al naar gelang de aard en de ernst van de overtreding, kunnen dat sancties zijn van disciplinaire, doch ook van arbeidsrechtelijke aard. Indien een statutair directeur de regels van deze Integriteitscode overtreedt, brengt de Toezichthouder Integriteitscode zijn advies uit aan de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. Indien een directeur (niet statutair) of lid van het managementteam de regels van deze Integriteitscode overtreedt, meldt de Toezichthouder Integriteitscode deze overtreding aan de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. 9

10 Tot het opleggen van een sanctie wegens een overtreding van de regels van deze Integriteitscode is evenwel niet de Toezichthouder, doch uitsluitend de directie van de werkmaatschappij of het bestuur van Burgland Vastgoed B.V. of, in voorkomend gevallen, de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. bevoegd. In geval van een ernstig vermoeden dat in strijd met deze Integriteitscode is gehandeld en de Toezichthouder Integriteitscode ter zake een onderzoek is gestart, kan de directie van de werkmaatschappij dan wel de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V., in afwachting van het resultaat van het onderzoek van de Toezichthouder, voorlopige maatregelen nemen. Bij de uitoefening van zijn functie neemt de Toezichthouder Integriteitscode de in de bijlage van deze code opgenomen bepalingen in acht. Hij oefent zijn taak in onafhankelijkheid uit. Voor wat de wijze van uitoefening van zijn taak betreft, ontvangt de Toezichthouder Integriteitscode geen aanwijzingen van de directie van de werkmaatschappij dan wel het bestuur van Burgland Vastgoed B.V. De Toezichthouder voor de naleving van de Integriteitscode binnen Burgland Vastgoed Groep is mr. Victor E.M. Donk, directeur Risk & Compliance Burgland Vastgoed. Victor is als volgt bereikbaar: Telefoon: / [email protected] 10

11 Bijlage: Werkwijze Toezichthouder Integriteitscode A. Overtredingen van deze Integriteitscode Iedere melding van een overtreding wordt door de Toezichthouder Integriteitscode schriftelijk vastgelegd. Deze schriftelijke weergave van de melding wordt door de Toezichthouder Integriteitscode ter bevestiging van de juistheid van de weergave aan de melder voorgelegd. Naar aanleiding van een door hem/haar ontvangen melding van een overtreding van deze Integriteitscode stelt de Toezichthouder Integriteitscode een onderzoek in. Ook kan het bestuur van de onderneming op grond van een klacht van een medewerker van de onderneming of van een derde de Toezichthouder Integriteitscode opdragen een onderzoek in te stellen naar de naleving van deze Integriteitscode in de onderneming. Alle medewerkers van de onderneming, met inbegrip van de leden van de directie, zijn verplicht aan een dergelijk onderzoek volledige medewerking te verlenen. In het geval van een melding van een overtreding van de regels van deze Integriteitscode maakt de Toezichthouder Integriteitscode de naam van degene die de melding heeft gedaan niet bekend aan het bestuur van de onderneming en evenmin aan degene op wie de melding betrekking heeft, noch aan enige andere derde. De medewerker van wie wordt vermoed dat hij/zij in strijd met de regels van deze Integriteitscode heeft gehandeld, wordt door de Toezichthouder Integriteitscode in het kader van diens onderzoek gehoord. Na afronding van zijn onderzoek legt de Toezichthouder Integriteitscode de resultaten van zijn onderzoek vast in een rapport aan het bestuur. De Toezichthouder Integriteitscode streeft ernaar om zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen acht (8) weken na ontvangst van de melding de onderzoeksresultaten in een rapport te hebben vastgelegd. Het rapport wordt ter beschikking gesteld aan de melder en het bestuur. In zijn rapport legt hij tevens vast, op welke wijze hij de melding heeft afgedaan dan wel adviseert hij de directie c.q. het bestuur omtrent de aan de betrokken medewerker op te leggen sanctie. Indien de melding een statutair directeur betreft, rapporteert de Toezichthouder Integriteitscode aan de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. B. Advisering van het bestuur Indien een medewerker van Burgland Vastgoed Groep zijn directie heeft gevraagd hem ontheffing te verlenen van zijn geheimhoudingsplicht dan wel van het verbod een betaalde of onbetaalde nevenfunctie te aanvaarden, waarvan de uitoefening in conflict kan komen met het belang van Burgland Vastgoed Groep, is de directie c.q. het bestuur gehouden dit ter advisering voor te leggen aan de Toezichthouder Integriteitscode. De Toezichthouder Integriteitscode adviseert de directie c.q. het bestuur of ontheffing kan worden verleend. Ook kan de Toezichthouder Integriteitscode de directie c.q. het bestuur adviseren aan een ontheffing zodanige voorwaarden te verbinden, die de Toezichthouder Integriteitscode in het belang van de onderneming raadzaam acht. In het geval het verzoek door een statutair directeur is gedaan, adviseert de Toezichthouder Integriteitscode de nietuitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. De Toezichthouder Integriteitscode adviseert op diens verzoek de directie c.q. het bestuur indien een medewerker toestemming heeft gevraagd op uitnodiging van een derde te mogen deelnemen aan activiteiten, waaraan het zakelijk karakter ontbreekt. Indien een dergelijk verzoek door een statutair directeur is gedaan, adviseert de Toezichthouder Integriteitscode de niet-uitvoerend bestuurders van Burgland Vastgoed B.V. C. Compliance-programma De Toezichthouder nodigt ieder jaar de medewerkers van de onderneming uit tot het bijwonen van een evaluatiebijeenkomst, waarin hij verslag doet van zijn ervaringen met de toepassing van deze 11

12 Integriteitscode, en de medewerkers informeert omtrent het sanctiebeleid in gevallen waarin zich een overtreding heeft voorgedaan. Hij legt vast welke medewerkers de bijeenkomst hebben bijgewoond, en rapporteert het bestuur van Burgland Vastgoed B.V. welke medewerkers aan de uitnodiging geen gevolg hebben gegeven. Op basis van zijn bevindingen doet de Toezichthouder Integriteitscode voorts eenmaal per jaar het bestuur verslag van de naleving van deze Integriteitscode in de onderneming. In zijn verslag besteedt de Toezichthouder Integriteitscode verder ook aandacht aan het beleid dat is gevoerd met betrekking tot het geven of ontvangen van giften en geschenken. D. Algemene bepalingen De Toezichthouder Integriteitscode vervult een vertrouwensfunctie. Een onderzoek naar een overtreding van deze Integriteitscode of naar andere zaken, die onder zijn aandacht worden gebracht, wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uitgevoerd. Ten aanzien van alle gegevens, die te zijner kennis komen, is de Toezichthouder Integriteitscode verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen. Zonder de voorafgaande instemming van de medewerker, die zich in enige aangelegenheid voor advies tot de Toezichthouder Integriteitscode heeft gewend of een overtreding van deze Integriteitscode dan wel andere aangelegenheden onder de aandacht van de Toezichthouder heeft gebracht, zullen de hem verstrekte gegevens door de Toezichthouder Integriteitscode niet aan derden bekend worden gemaakt, tenzij zulks noodzakelijk is in het kader van het door hem ingestelde of in te stellen onderzoek, waarbij de privacy van de meldende medewerker uiteraard gewaarborgd blijft. Indien de Toezichthouder Integriteitscode van mening is dat hij op oneigenlijke gronden of anderszins in strijd met de Integriteitscode een opdracht van het bestuur krijgt om een onderzoek in te stellen, kan de Toezichthouder Integriteitscode zich ter zake wenden tot de bestuursvoorzitter van Burgland Vastgoed B.V. en hem de gewraakte opdracht melden. In het algemeen dient de Toezichthouder Integriteitscode zijn taak op een zodanige wijze uit te oefenen dat het vertrouwen dat in hem wordt en dient te kunnen worden gesteld, niet in gevaar wordt gebracht. Aldus vastgesteld en ondertekend door het bestuur van Burgland Vastgoed B.V. op 29 maart Deze Integriteitscode is tevens ondertekend door directie en managementleden van Burgland Projectontwikkeling B.V. en Bouwbedrijf De Vries en Verburg B.V. 12